文件管理员专用表格汇编

企业管理表格汇编（第四部分：文件管理）收文登记表受控文件申请表受控文件发放记录表文件名称:内部编号:3文件更改申请单文件更改通知单文件借阅单6标准规范跟踪登记表年月日7标准规范定期评审表年月日8新增受控文件记录表9取消受控文件记录表10受控文件换新记录表11_______年受控文件销毁记录表制表人：销毁时间：信息中心负责人：审批人签名：合格供应商花名册13文件发放、回收登记表14文件资料的借阅（复印）登记表文件（记录）销毁登记表批准：日期：外来文件登记表17质量记录清单18职工名册19培训记录表20设备台帐21合同台帐22作废文件登记表23文件归档记录表24绝密文件登记表25绝密文件（借）查阅登记表26仪器设备维修记录27投诉处理登记表28文件盒目录文件柜目录第页共页绝密文件查阅（借阅）申请单绝密文件查阅（借阅）审批单文件购买申请表客户资料接收目录卡调卷单注：本单一式两联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。

阅档催还单部门：36档案查借阅审批表注：1.借阅绝密资料需经领导批准 2.使用方式有(1)查阅；(2)摘抄；(3)外借。

37外部档案（资料）移交清单38档案存放位置表档案销毁审批表内部档案移交清单表注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

档案销毁清册销毁人签名：监销人签名：销毁时间：销毁地点：文件遗失登记表文件遗失报告表。

文件管理记录表格
目录
1.质量记录清单
2.外来文件清单
3.受控文件清单
4.文件发放/回收登记表
5.文件借/调阅登记表
6.文件更改单
7.文件作废申请单
8.文件销毁申请表
9.文件销毁清单
10.文件归档登记表
版号/修订号：表号：
质量记录清单
版号/修订号：表号：
外来文件清单
版号/修订号：表号：
受控文件清单
版号/修订号：表号：
文件发放/回收登记表
版号/修订号：表号：
文件借/调阅登记表
版号/修订号：表号：
文件更改单
编制：审核：批准：
注：更改内容若填写不下可另行附页。

版号/修订号：表号：
文件作废申请单
编号：
注：此表编制、审核、批准由原文件编制审核批准人员或接替其岗位的人签名。

文件销毁申请表
编号：
文件销毁清单
版号/修订号：表号：
文件归档登记表
编号：。

文件发文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－07序收文单位文件编号文件名称接收登记号接收日期接收人备注号12345678910111213文件收文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－01序发文单位文件编号文件名称发文登记号接收日期接收人备注号12345678910文件借阅登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－04序借阅单位文件编号文件名称借阅日期借阅人归还日期号受控文件台帐表号：HNFD/JL－4.2.3－05 序编号名称页数编制部门备注号1 保障体系手册23 作业文件汇编国家标准4 《出版行政管理条例汇编》国家标准5 《印刷业管理条例》6 《中华人民共和国国家通用语言文字法》国家标准7 《出版物汉字使用管理规定》国家标准CY/T7-1991 《印后加工质量要求及检验方法》国家标准89 CY/T12-1995 《书刊印刷品检验抽样规则》国家标准10 GB/T788-1999 《图书和杂志开本及其幅面尺寸》国家标准受 控 文 件 台 帐表号：HNFD/JL －4.2.3－05序 号编 号 名 称 页数编 制 部 门 备 注11 CY/T5-1999《平版印刷品质量要求及检验方法》国家标准 12 CY/T29-1999《骑马订书刊质量分级及检验方法》国家标准 13 CY/T28-1999 《平装书刊质量分级及检验方法》国家标准 14 CY/T13-1995 《胶印印书质量要求及检验方法》国家标准 15 CY/T14-1995 《教科书印制质量要求及检验方法》国家标准16 GB/T7005-2008 《平版装潢印刷品》 17 GB/T9851-2008 《印刷技术术语》18 GB/T18359-2008 《中小学教科书用纸、印刷质量要求和检验方法》 19 HJ/T220-2005 《环境标志产品技术要求-胶粘剂》 20HJ/T370-2007《环境标志产品技术要求-胶印油墨》受控文件台帐表号：HNFD/JL－4.2.3－05序号编号名称页数编制部门备注21 HJ/T2053-2011《环境标志产品技术要求-印刷》国家标准22 （2003年33号主席令）中华人民共和国产品质量法23 （1999年九届15号主席令）中华人民共和国合同法24 （1985年283号主席令）中华人民共和国计量法25 （2003年33号主席令）中华人民共和国消费者权益保护法外来文件收文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－01序号发文单位文件编号文件名称发文登记号接收日期接收人备注1行业标准《出版行政管理条例汇编》2012.102行业标准《印刷业管理条例》2012.103国家标准《中华人民共和国国家通用语言文字法》2012.104行业标准《出版物汉字使用管理规定》2012.105 行业标准CY/T7-1991 《印后加工质量要求及检验方法》2012.106 行业标准CY/T12-1995 《书刊印刷品检验抽样规则》2012.107 行业标准GB/T788-1999 《图书和杂志开本及其幅面尺寸》2012.108 行业标准CY/T5-1999 《平版印刷品质量要求及检验方法》2012.109 行业标准CY/T29-1999 《骑马订书刊质量分级及检验方法》2012.1010 行业标准CY/T28-1999 《平装书刊质量分级及检验方法》2012.1011 行业标准CY/T13-1995 《胶印印书质量要求及检验方法》2012.1012 行业标准CY/T14-1995 《教科书印制质量要求及检验方法》2012.10外来文件收文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－01序号发文单位文件编号文件名称发文登记号接收日期接收人备注13国家标准GB/T7005-2008《平版装潢印刷品》2012.1014国家标准GB/T9851-2008《印刷技术术语》2012.1015国家标准GB/T18359-2008《中小学教科书用纸、印刷质量要求和检验方法》2012.1016行业标准HJ/T220-2005《环境标志产品技术要求-胶粘剂》2012.1017行业标准HJ/T370-2007《环境标志产品技术要求-胶印油墨》2012.1018行业标准HJ/T2053-2011《环境标志产品技术要求-印刷》2012.10作废留存清单HNFD/JL－4.2.3－03 序号文件或案卷名称文号或卷号编制部门作废原因留存期限销毁备注质量记录清单登记部门：HNFD/JL—4.2.4—01序号记录名称记录编号份数编制部门存放部门保存时间职工名册序号姓名性别学历所在岗位所持有证书(包括上岗证书)家庭住址联系电话年度培训计划表表号：HNFD/JL—6.2—01序号办班名称培训对象人数培训内容承办部门培训日期培训费用要求获得成绩(或证书)填表人：日期：批准人：日期：培训记录表表号：HNFD/JL—6.2—05序号办班名称姓名性别年龄职务或工种培训日期培训内容获得成绩(或证书)填表人：日期：设备台帐表号：HNFD/JL—6.3—01序号设备名称型号规格设备编号厂家出厂日期使用部门设备原值备注12345678910111213设备检修计划表号：HNFD/JL—6.3—04序号名称型号台数维修内容预计工时负责人备注制表人：年月日批准人：年月日_____________________年合同台帐表号：HNFD/JL—7.2—07序号合同编号合同名称甲方单位签订日期价格完成日期备注合格供方名录表号：HNFD/JL—7.4—03序号供方名称供应的物资联系人联系电话传真供方地址检测设备台帐表号：HNFD/JL—7.6—01序号计量设备名称型号规格编号厂家出厂日期使用部门设备原值备注（）年检测检测设备检定计划和记录表号：HNFD /JL—7.6—02序号名称编号型号规格计划检定月份检定周期使用部门检定单位检定结果备注不合格品台帐表号：HNFD/JL—8.3—03序号合同号不合格名称车间发生时间处置方式处置结果备注填表人：年月日进货验证记录表号：HNFD/JL -7.4-01序号名称规格批次厂家外观数量（三证）检验结果检验人日期备注注：如是防护用品请填齐括号里的内容。

质量方针、目标考核记录记录人：年月日企业质量管理方针、目标宣贯会议记录表主持部门：宣贯人：宣贯日期：年月日考核记录表工人考勤记录年月质量目标进展情况生产设备维护、保养记录设备、设施运行检查记录设备、设施事故报告单生产设备台帐设备生产清洗消毒记录设备运行记录表“√”正常运转“0”停产状态“△”维修保养“×”报废14车间卫生检查记录厂区卫生检查记录废弃物处置记录个人培训计划个人培训档案原辅材料出入库记录21运输工具消毒、清洗记录生产作业计划编号：批准人：日期：质量责任考核记录工作人员卫生检查记录设备消毒记录日期：过程检验不合格品处理记录。

不合格项纠正预防措施不合格项处理记录采购计划、采购清单一览表供方评价记录注：相关内容的评价，均应符合“B”以上要求，方可列入合格供方。

35合格供方名单原辅材料验证记录采购合同供货方：购货方：一、购买设备名称：二、供货方式：三、验收方式：四、结算金额：五：违约责任，按《合同法》由违约方承担全部责任，如产品出现质量问题一律退货或拒收。

六、争议的解决方式，本合同在履行过程中，如发生争议，供需双方协商解决、调解、提起诉讼。

七、本合同一式两份，供需双方各执一份，供需双方签字生效。

地址：地址：电话：电话：签字人：签字人：单位公章：单位公章：年月日检验设备台帐检验设备使用记录检验设备维护与保养记录抽检产品留样记录保管人：备注：本表仅适用于有对出厂产品进行留样管理的企业。

编号：__________工序关键控制点控制记录检测设备管理台帐原、辅料检验记录原、辅料检验记录。

受控文件发放/回收记录表编号：Q/TSJL--4.2.3—01 NO：版次：A/0序号文件名称编号发放号版本发放记录部门签收人日期份数文件资料清单编号：Q/TSJL--4.2.3—03 NO：版次：A/0序号文件名称文件编号版次发布日期实施日期编制部门备注5S管理规定Q/TS03-01-2013 A岗位任职要求Q/TS03-02-2013 A偶发性应急计划Q/TS03-03-2013 A进货检验规范Q/TS03-04-2013 A设备安全操作规章制度Q/TS03-05-2013 A量具自校规程Q/TS03-06-2013 A编制/日期：审批/日期：文件更改申请单编号：Q/TSJL--4.2.3—04 NO：版次：A/0申请部门申请时间文件名称文件编号文件版本更改方式□划改■换页更改更改理由：更改前内容：更改后内容：审核意见：签名/日期：批准意见：签名/日期：文件借阅/复制申请单编号：Q/TSJL--4.2.3—05 NO：版次：A/0 □借阅□复制部门岗位申请人/日期原因说明：申请人/日期：处理意见：批准人/日期：详细说明序号文件名称文件编号版本数量归还日期备注文件作废/销毁申请表□作废□销毁编号：Q/TSJL--4.2.3—06 NO：版次：A/0申请部门申请部门负责人申请日期受影响的文件序号文件名称文件编号版本数量备注申请理由申请人/日期：审核意见审核人/日期：批准意见批准人/日期：备注顾客工程标准会签记录编号：Q/TSJL--4.2.3—07 NO：版次：A/0工程标准名称来样时间执行期限接收人顾客名称评审内容能否满足尺寸：材料：技术要求：工艺要求：量具要求：设备要求:其他参加评审人员签字序姓名部门意见备注号评审结论：批准人/日期：文件检查记录编号：Q/TSJL4.2.3—08 NO：版次：A/0检查人检查日期检查数量序号文件名称文件编号版次是否充分是否适宜结论外来文件清单编号：Q/TSJL--4.2.3—09 NO：版次：A/0序号文件名称编号文件来源份数收文日期文件有效性评价评价人/日期接收人备注1 标准规范ISO/TS16949-2009网络下载12013.3.5有效赵希民3.5李娟娟2 质量先期策划手册网络下载12013.3.5有效赵希民3.5李娟娟3 失效模式与后果分析网络下载12013.3.5有效赵希民3.5李娟娟4 测量系统分析网络下载12013.3.5有效赵希民3.5李娟娟5 生产件批准程序网络下载12013.3.5有效赵希民3.5李娟娟6 统计过程控制网络下载12013.3.5有效赵希民3.6李娟娟7 汽车管带式散热器芯子型尺寸QC/T29025-91网络下载12013.3.5有效赵希民3.6李娟娟8 汽车散热器技术条件QC/T468-1999网络下载12013.3.5有效赵希民3.6李娟娟9 形状和位置公差未注公差值GB/T1184-1996网络下载12013.3.5有效赵希民3.6李娟娟10 中华人民共和国2000-09-0网 1 2013.有效赵希民李娟产品质量法1（修订）络下载3.5 3.6娟11 中华人民共和国合同法1999-10-01网络下载12013.3.5有效赵希民3.6李娟娟非受控文件发放申请表编号：Q/TSJL4.2.3—02 NO：版次：A/0文件名称文件编号发放单位申请部门发放理由：文件管理部门意见：签名：年月日管理者代表审批：签名：年月日备注：图纸工艺文件更改通知单编号：Q/TSJL—4.2.3—10产品名称产品型号更改文件编号更改前版本更改后版本更改标记处数数更改日期实施日期更改性质□永久；□临时：从年月日至年月日更改原因申请人签字/日期：库存品/在制品/在途品处理：□报废；□留用；□返工；□返修；□改制；□换件更改前更改后受影响的文件资料需进行更改的是：□控制计划□PFMEA□产品图纸□工艺流程图□工艺卡片□作业指导书□PPAP文件□检验文件分发单位：电子文件更改：更改人签字/日期：验证人签字/日期：编制日期：审核：日期：批准：日期：。

文书管理常用表格文件目录清单页次文件标题、类别□规范类□规格类□标准类文件号文件名称版本页数日期备注123456789101112131415●●收(发)文编号登记表收(发)文编号登记表收文日期发文日期收文字号经办者收文日期发文日期收文字号经办者发文字号发文字号●收(发)信登记表收(发)信登记表月日发送单位编号数量密(速)级发向单位签收●信函寄(发)记录表信函寄(发)记录表□业务类□采购类□总务类□公共关系类发函日期发函单位文别内容寄发单位回函日期回函内容●送件登记簿送件登记簿年第号月日发件机关密(速)级件数号码收件机关或收件人收件人盖章●人事登记表人事登记表编号姓名到职日期性别出生日期籍贯身份证号码户籍所在地最高学历离职日期●人事资料表人事资料表公司(部) 室人员编号姓名性别出生年月日学历进入公司日期职位职称基本月薪主办工作备注●人事资料卡人事资料卡照片姓名性别年龄出生：年月日周岁籍贯户籍身份证号身高体重血型亲属：称谓名氏存或殁出生年月日职业服务单位住址发生意外时联络人关系通讯地址电话受益人关系通讯地址电话学历学校名称科系地点肄业年月详述所受特殊职业或技术训练之特长●人事资料记录表人事资料记录表人事资料卡编号进厂编号姓名建卡日期更新卡期更新卡号卡片归类●文件传递单文件传递单年月日收交送文编号文件名称发文签收备注注：本单一式三联，第一联送件部门存查；第二联收件部门存查；第三联收件部门签收后返寄送件部门。

●交办事项登记簿交办事项登记簿交办编号交办项目交办主管经办部门完成逾期原因处理结果其他事项内容及编号预定实际月日月日月日●公文传递单公文传递单件数收件单位(代号) 收件人寄件单位(代号) 件数备注123456789101112131415161718收方：转送人：送方：●内部联络单内部联络单年月日填单人受单人希望完成期限联络事项结果□已完成年月日□不能完成原因：●内部业务便笺内部业务便笺□指示□通知□协调□请求□报告□洽办发出部门日期年月日接收部门□请回复□请归档标题内容抄送：●共页第页●●●●●●业务接洽便函业务接洽便函类别 A B C 收文：年月日时分发文：年月日字第号复文：年月日字第号发文受文者附件发文受文者附件待复日期经办部门经办人待复日期经办部经办人●复印文件登记表复印文件登记表□复印□打印序号日期文件名称原稿页数份数使用部门使用人备注A3A4B4B5合计●●●●●公文拟稿用纸样本公文拟稿用纸样本公文标题发〔〕号密级印数主送机关抄送机关主办单位领导签发拟稿人打印人校对人备注●●●●●●发文稿纸样本发文稿纸样本发文机关草拟日期发文文号拟稿人收文机关发文日期本文字号签发批示董事长总经理经理厂部主管主任标题文件正文寄发标印年月日年月日●●●●●发文呈批单发文呈批单签发会签秘书室核稿会办核稿主办核稿主办单位拟稿人标题附件主报送抄报送密级速级文号第〔〕号印发份数年月日封发●签呈事务备查表签呈事务备查表年月日No.编号签呈日期签呈部门签呈人内容摘要厂长批示呈报日期经理批示总经理批示卷号。