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公司发文管理规定及流程一、引言在现代化企业管理中，发文管理是一项非常重要的工作，它是企业内外沟通的重要手段。
合理有效地管理好发文工作，对于提升企业形象、加强内外部沟通、保障企业管理顺利进行具有重要意义。
为此，公司制定了以下发文管理规定及流程，以确保发文工作的规范性和高效性。
二、发文管理规定1.发文的目的（1）及时传达重要信息。
发文是企业内外沟通的重要手段，可以及时将重要信息传达给内外部的相关人员。
（3）提升企业形象与知名度。
通过发文，能够宣传企业的新闻动态、产品推广等信息，提升企业的知名度和形象。
2.发文内容与要求（1）发文内容应真实、准确、完整，并且符合公司相关制度和法规的规定。
（2）发文语言要简洁明了，避免使用过于晦涩的专业术语，确保接收人能够准确理解发文的意思。
（3）发文应经过相关部门审核，确保内容的合法性与合规性，并遵守保密协议，不得泄露公司机密信息。
3.发文形式与格式（1）发文可以以电子邮件、纸质信函、公文等形式进行，根据具体情况选择合适的方式。
（2）发文确保文稿清晰、字迹清楚，并且按照公司的格式要求进行书写。
4.发文的流程（1）发文申请：部门或个人有发文需求时，应向公司行政部门提出发文申请，申请中应包括发文目的、内容、接收人等信息。
（3）发文撰写：发文申请审核通过后，由相关部门或个人进行撰写发文的具体内容。
发文应严格把关，确保内容的准确性和可理解性。
（4）发文审批：发文内容定稿后，需要经过公司领导的审批。
领导审批的目的是确保发文与公司整体方向和政策相一致。
（5）发文发布：发文审批通过后，行政部门负责将发文发送给接收人，确保发文及时传达。
三、发文管理的注意事项1.定期整理归档：公司应建立健全的发文档案管理制度，对已发出的公文进行整理归档，以便查阅和追溯。
2.严禁修改篡改：一旦发文定稿，严禁对发文进行随意修改和篡改，避免出现误导和不一致的情况。
3.及时回复确认：接收人在收到发文后应及时确认，并根据需要回复相关意见，以保证沟通的及时性和有效性。
公司红头文件格式规范及流程管理办法第一篇：公司红头文件格式规范及流程管理办法公司红头文件格式规范及流程管理标准第一节总则第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条公司文件，实行统一管理。
文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
1.各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。
2.文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
保密文件由阅文人妥善保管。
第三条文件机密等级，由发文单位的分管领导根据文件内容确定。
第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司分管领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条草拟文件应注意以下事项1.内容要符合公司制度。
2.反映情况要客观，实事求是。
3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。
4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第九条收文由公司办统一负责。
公司办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由公司办收回归档。
第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十一条各公司发文，一定要由集团公司办统一编号1.以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；2.股份公司发文，用总经办字(××年)××号；3.制冷公司发文，用财字(××年)××号；4.铸造公司发文，用工字(××年)××号；5.太阳能公司发文，用技字(××年)××号；6.艾博公司发文，用营字(××年)××号；7.金贝公司发文，用人行字(××年)××号；8.党委文 9.组干文 10.纪委文 11．工会 12．江苏 13.欧宝 14.实业第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。
公司发文管理办法与程序一、背景和目的公司作为一个组织机构，需要在日常运营中进行文件的发文，以确保内外部信息的传达和管理的顺畅。
为了规范公司发文的流程和管理，制定了本办法与程序。
二、发文管理的范围公司发文管理适用于所有部门和员工，涉及到公司内外部信息传递的各类文件均须按照本办法执行。
三、发文管理的原则1.规范性：发文应符合相关法律法规，明确表达意图，避免不当言论或违规行为。
2.准确性：发文内容应准确无误，不得含有错误或虚假信息。
3.保密性：涉密文件应按照公司保密规定进行处理，确保信息安全。
四、发文程序1. 起草•发文单位：确定发文的部门或个人。
•审批权限：根据文件性质确定审批权限的级别。
•内容起草：起草文件内容，确保准确、清晰表达。
2. 审批•逐级审批：经过逐级领导审批，确保文件内容和审批程序的合规性。
•专业审批：涉及专业领域的文件，需要相关专业部门审批。
3. 签发•签发单位：确定最终签发文件的部门或人员。
•文件编号：为文件编号，便于管理和查找。
•签章盖章：盖章确认文件的有效性。
4. 分发•收件单位：按照文件的内容和涵义确定收件单位。
•传递方式：书面传递、电子邮件发送等。
•跟踪确认：对收件单位进行跟踪确认，确保文件到达，并督促执行。
5. 归档•文件保管：按照公司规定的文件保管期限进行归档。
•信息检索：建立健全的文件档案管理系统，方便信息检索和查阅。
五、发文管理的监督与调整公司应定期对发文管理办法与程序进行监督检查，发现问题及时调整和改进。
领导和相关部门应加强对发文管理工作的监督，确保发文管理的规范性和有效性。
总结公司发文管理办法与程序是公司内部管理的重要一环，规范的发文流程能够有效提高信息传递的效率和准确性，也能提升公司内部管理的专业性和规范性。
各部门和员工应严格按照本办法执行，并不断完善和优化发文管理工作，以确保公司运营的高效和稳定。
公司发文管理通知公司发文流程及管理规定通知一、背景介绍公司作为一个组织机构，为了保证内部信息的传达和管理效率，需要建立起完善的发文流程和管理规定。
本通知旨在规范公司内部的发文行为，提高工作效率，保障信息安全。
二、发文流程1. 发文申请发文申请人填写发文申请表格，包括发文标题、内容摘要、紧急程度等信息。
发文申请表格需经直接主管审批签字确认。
2. 发文审批直接主管收到发文申请后，进行审批，并在发文审批表格上签字确认。
若涉及跨部门或重要事项，需报总经理办公会审批。
3. 发文起草经过审批确认后，发文起草人员进行具体内容的撰写。
发文内容需准确清晰，符合公司规定的格式要求。
4. 发文审核发文起草完成后，由相关部门负责人进行审核，确保内容准确无误。
审核通过后，方可进入下一步流程。
5. 发文签发经过审核确认无误后，由公司领导进行签发，并加盖公司公章。
签发后的文件即为正式生效的公司文件。
三、管理规定1. 保密性要求公司内部文件涉及机密信息的，应当严格控制查阅范围，并在文件上标注保密级别。
涉密文件在传递过程中需采取加密措施，确保信息安全。
2. 归档管理公司发文应当建立完善的归档管理制度，对每份文件进行编号、分类、归档，并设立专人负责管理。
归档文件应当按照规定的期限保存，并定期清理过期文件。
3. 修改和废止对于已经发布的文件如需修改或废止，应当经过相同流程重新审批，并在新文件中明确修改或废止原因。
四、总结公司发文管理是公司内部信息传达和管理的重要环节，规范的发文流程和管理规定能够提高工作效率，保障信息安全。
希望全体员工认真遵守公司的发文管理规定，共同维护公司内部秩序和形象。
以上为公司发文管理通知内容，请各部门注意遵守执行。
一、目的为加强公司内部管理，规范发文工作，提高发文效率和质量，特制定本制度及流程。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有发文工作，包括但不限于文件、通知、报告、请示、批复等。
三、发文管理职责1. 公司办公室负责制定和修订发文管理制度，组织实施发文工作，并对发文工作进行监督和检查。
2. 各部门负责人负责对本部门发文工作进行审核、审批和签发。
3. 文书工作人员负责文书的起草、校对、打印、分发等工作。
四、发文流程1. 文书起草（1）各部门根据工作需要，由部门负责人或指定专人负责起草文书。
（2）起草人应确保文书内容准确、完整，格式规范。
2. 文书审核（1）起草人将文书提交至部门负责人进行审核。
（2）部门负责人对文书内容、格式、签发手续等进行审核，如发现问题，应及时退回起草人修改。
3. 文书审批（1）审核通过的文书，由部门负责人签字并提交至公司办公室。
（2）公司办公室对文书进行初步审核，如无问题，提交给总经理或分管领导审批。
4. 文书签发（1）经总经理或分管领导审批同意的文书，由公司办公室负责人签字并加盖公司公章。
（2）公司办公室将签发的文书打印成纸质版，并按照规定进行分发。
5. 文书归档（1）文书签发后，由文书工作人员进行归档。
（2）归档时，应按照档案管理要求，对文书进行分类、编号、登记。
五、发文要求1. 文书内容应简洁明了，条理清晰，语言规范。
2. 文书格式应符合公司规定，包括标题、正文、落款等。
3. 文书签发手续应齐全，不得漏签、代签。
4. 文书分发要及时，确保相关人员及时收到。
5. 文书工作人员应妥善保管文书，防止丢失、损坏。
六、监督检查1. 公司办公室定期对发文工作进行监督检查，发现问题及时纠正。
2. 各部门负责人对发文工作进行自查，确保发文工作符合制度要求。
3. 对违反发文管理制度的行为，公司将进行严肃处理。
七、附则本制度自发布之日起实施，原有发文管理制度及流程同时废止。
如有未尽事宜，由公司办公室负责解释。
公司发文规范及流程一、发文规范发文是指以公司总部及各部门、分公司的名义行文并发至相关部门或单位的公文。
（一）、公文种类：1、按行文关系分：上行文：请示、报告；下行文：决定、公告、通告、通知、通报、批复；平行文：函、平行性通知、会议纪要（下行文、平行文皆可）2、以时间限制为标准：特急件；急件；平件3、以秘密等级为标准：普通件、秘密件、机密件、绝密件4、以特性作用为标准：指挥性公文：决议、决定、批复规范性公文：条例、规定、办法、细则报请性公文：报告、请示、意见、议案知照性公文：公告、通告、通报、通知、函会议性公文：会议纪要、会议提案、领导讲话筹划性公文：计划、规划、工作方案、工作要点信息性公文：简讯、工作总结、调查报告（二）、各级文件发文权限：1.代表公司立场的各类公文由综合发展部行文发布。
其中涉及重大决策、机构调整、重要奖惩、传达重要精神等文件，以红头文件形式发布。
2.代表各部门、分公司立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪要等由各部门、分公司以普通文件形式行文，总经理审批发布。
3.代表各部门、分公司立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要等由各部门自行行文发布。
4.人事任免等人事类公文由综合发展部行文，总经理审核发布。
5.红头文件严格执行公文书写格式，请注意区分上行文、下行文、平行文的抄报、抄送对象；同时，对标题、主题词力求规范、恰当、完整。
二、发文流程（流程图见附件1）：1、公司级公文：综合发展部根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或由各部门提交需公司行文的文件初稿，由综合发展部报总经理审批，签发后发送相关部门和人员。
2、部门重要公文：各部门提交文件初稿，综合发展部根据拟办意见履行审批手续，经各级审批后，签发后发送相关部门和人员（部门简称表见附件2）。
3、部门普通公文：各部门自行拟制、审核、发布。
附件1：发文流程图附件2：部门简称表。
公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。
一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
1、内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。
公文字号由行政部统一编制。
涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。
2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。
二、收、发文处理程序与要求1、发文处理程序①、申请一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请，经相关领导同意后拟稿。
公文及各种规章制度的发文，应事先向主管副总经理提出口头申请，经主管副总经理同意后拟稿。
②、拟稿公司对外文件由行政部负责拟稿；各部门间的往来文件由本部门负责人拟稿；职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。
公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
③、拟稿要求各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。
规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。
各项规定要明确具体、切实可行。
要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，篇幅力求简短。
人、地、物名、引文及时间要具体准确等。
文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。
④、审核签发文稿首先送行政部初审。
经行政部审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。
以公司名义对外文件由主管副总经理核稿；公司各部门间的往来文件由部门负责人核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理会审。
公司⾏⽂流程及管理办法鸿业地产公司⾏⽂流程及管理办法为规范公司各种⽂件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令⾏禁⽌，正确指导公司的各项⼯作，特制定本规定。
⼀、⾏⽂管理主要内容：外部函、电、来⽂，本公司内部下发的各种⽂件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
1、内部发⽂管理公司内部发⽂分为⼀般事务性⽂件、公司各项规章制度和公务⽂书。
⼀般事务性⽂件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务⽂书包括：请⽰、报告、指⽰、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公⽂由总经办统筹管理，各部门、下属⼀律不得⾃⾏向上、向下发送公⽂。
公⽂字号由总经办统⼀编制。
涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的⽂字材料，由总经办以公司名义发⽂。
2、外部⽂件的管理外部⽂件为公司以外来⽂，包括信函、公⽂、传真等。
3、公司⽂件的种类及范围（1）、公司的⽂件种类主要有：公告、通知、通报、制度。
（2）、各类公司⽂件使⽤范围：（3）、公告：主要运⽤于公司的各类⼈事变动，如：任命、岗位变动等。
（4）、通知：适⽤于发布临时事件和措施；传达公司⾼层有关指⽰；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。
（5）、通报：适⽤于公司采取重⼤或强制性措施、或⼈事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员⼯的奖励或对于严重违反公司规章制度员⼯的处罚等。
（6）、制度：主要运⽤于公司各项政策的实施细则及各项⼯作流程的解释、补充和完善。
4、公司⽂件处理的定义及原则（1）、公司⽂件处理指公司⽂件的编号、下发、宣贯、整理（⽴卷）、归档等⼀系列相互关联、衔接有序的⼯作。
（2）、公司⽂件处理应坚持实事求是、精简、⾼效的原则，做到及时、准确、安全、规范。
公司⽂件由总经办统⼀收发、传递、⽴卷、归档和销毁。
（3）、公司各类发⽂在有效期内均实⾏受控管理。
XXX公司公文管理制度一、目的为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司各类办公文件的处理。
三、常用公文文种1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。
2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。
●通知：适用于发布和传达公司内部事项；●通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项；●报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问；●请示：适用于向上级单位请求指示和批准；●函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；●纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项；●决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。
3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。
四、版面要求1、纸张尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4 型纸（210mm×297mm），特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。
2、版面（附件1《公文样本》）●页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。
如使用公司红头稿纸（附件2），则可去掉《公文样本》中的“版头”，并将页边距的上尺寸调为4.5厘米。
●字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。
●文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
●装订：公文应左侧装订，不掉页。
五、公文内容要素划分及格式要求公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。
版头指公文首页红色分隔线以上的部分；主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。
1、版头：字体为华文仿宋，字号小初，加粗，文字颜色为红色；分隔线为2.5磅粗的直线。
公司公文管理制度流程第一章总则第一条为规范公司内部公文的管理流程，提高办理效率，保证各项公文的正常传达和执行，特制定本公文管理制度流程。
第二条公司公文管理规定适用于公司内所有部门和员工。
第三条公司公文包括但不限于文件、报告、函件、通知、通报、通告、公告、简报、请示、批复等各类书面资料。
第四条所有公司公文必须按照制度规定的流程进行处理，不得私自修改、泄露或篡改。
第五条公司公文管理制度流程的具体内容和执行细则由公司行政部门负责制定，并不时进行修订和完善。
第六条公司公文管理制度流程包括公文的起草、审核、签发、传达、归档等各个环节，具体流程如下：第二章公文的起草第七条公文的起草由行政部门或相关部门负责完成。
起草人员必须明确公文的目的、内容、目标对象及所需附件，并根据公司格式规定填写完整。
第八条公文的起草必须经过自查、核对，确保文字清晰、逻辑严密、格式规范，无错别字和谬误。
第九条对于涉及重大事项或需上报公司领导批示的公文，起草人员必须提前向相关领导做好汇报，并征得对方同意后方可起草。
第十条起草人员应当尽量减少公文的篇幅，简练明了，以确保信息的传达效果。
第三章公文的审核第十一条公文的审核由行政部门或相关部门负责完成。
审核人员必须审核公文的内容是否符合实际，是否符合法规及公司规定，是否涉及重要事项。
第十二条审核人员在审核公文时，必须对公文的正文、附件、重要内容、格式等进行全面核对，确保无误。
第十三条对于涉及敏感信息或重大事项的公文，审核人员应当慎重审核，确保内部不外泄。
第十四条若公文内容涉及多个部门的协作，审核人员必须征得相关部门的意见后方可完成审核。
第四章公文的签发第十五条公文的签发由相关领导或部门主管完成。
签发人员必须对公文的内容进行充分了解，核实无误后方可签发。
第十六条签发人员在签发公文时，必须填写签发时间、签章、核发人员等相关信息，并在公文正文上标注签发意见。
第十七条对于需要会签或审批的公文，签发人员必须确保全部会签或审批意见完整，方可签发。
公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发，进行流程管理，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。
一、行文管理主要内容：公司内部行文:包括一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
1、一般事务性文件是指：通知、说明、各种统计表格等；2、公司各项规章制度；是指公司在管理中的各项规定、办法、措施等；3、公务文书包括：请示、指示、报告、批复、通告、通报、决议、函、会议纪要等；二）外部来文：函、电、来文等；三）外部行文：对外的函、电、文；网站报道；来文回复；二、行文管理1、内部行文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门、分公司一律不得自行向上、向下发送公文。
公文字号由行政部统一编制。
涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。
2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。
二、收、发文处理程序与要求1、发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。
公文及各种规章制度的发文，应事先向常务副总经理提出口头申请。
各类文件拟稿承办部门：①.公司总部对外文件由行政部负责拟稿；②.各分公司对外文件由分公司负责拟稿；③.各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；④.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。
⑤.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。
规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。
各项规定要明确具体、切实可行。
要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。
人、地、物名、引文及时间要具体准确等。
章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“①”。
文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。
各类文件拟稿后进行审核签发，首先送行政部初审。
经行政部审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。
以总公司名义对外文件由常务副总经理核稿；各分公司对外文件由分公司经理核稿；公司各部门（含分公司）间的往来文件由常务副总经理核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理、副总裁会审。
其次进行会签、发送。
文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。
公司行政公文、规章制度，在副总经理、总经理署意见后，由副总裁签发；公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由副总经理以上领导签发。
经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政部存档，并由行政部负责打印、校对、登记后通知信息部在网站上发布。
行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政部存档，并由行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后通知信息部在网上发布。
发文日期以领导签发日期为准。
发文编号由行政部收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列。
2、收文的处理收文一般为公司的外部来寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等，文。
公司外部来文，有指名收件人的为部门的由行政部收发员负责登记、签收、直接交给收件人。
如系公文，统一由收发员处理。
为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
公司内部文件的收文，以部门或分公司为单位，指定专人负责收文工作。
公司内部文件收文处理程序：登记、填写《部门收文阅办单》部门或分公司负责人批示、传阅、归档。
凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）收文员应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
经办人如未能如期按要求办妥交办事宜，应于处理期限届满前，请示相关领导同意后，以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证文件的及时传阅。
公司外来文件和内部文的收文编号，由行政部收发员和部门收文员按年份依流水号一文一号编制。
三、关于收、发传真及快件的管理1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。
2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。
3、总部发送、接收快件及挂号信一律在行政部登记，由行政部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。
收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。
4、公司内部各分公司传给总部和各分公司之间的收、发快件双方必须记录所邮寄资料明细，由直接收发人记录，以便查询。
本办法自下发之日起实施。
鞍山兴东集团经贸有限公司二〇〇六年一月一日发文管理流程公司外部来文处理流程公司内部发文处理流程发文登记表公司收文阅办表收文登记单承办通知单文件和资料标准化管理制度1．目的通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。
2．适用范围本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。
3．术语和定义3．1 公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。
3．2 制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。
3．3 办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。
3．4 标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。
3．5 规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。
3．6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。
4．职责权限4．1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。
4．2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。
4．3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。
4．4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。
4．5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。
5．工作程序5．1 文件资料的编写格式5．1．1 文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用a4（210mm×297mm）型纸张。
图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
5．1．2 文件和资料章、条、款的编排规则：5．1．2．1 根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。
章、条均用阿拉伯数字编号。
5．1．2．2 “章”应左起空两格书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。
章与章之间应空一行编排。
5．1．2．3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用“4．1”表示，后空一格书写该条的标题。
如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分为2个小条，则分别表示为“4．2．1．1、4．2．1．2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。
5．1．2．4 “章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。
5．1．3 文件资料的字体、排版、装订标准。
5．1．3．1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准:a标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字；b纵向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；c横向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；d非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用，字体、行距应符合以上要求。
文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。
章的标题采用小四号黑体字；记录编号应在右上角，用四号黑体字。
5．1．3．2 一般文件资料（包括制度/程序、办法、标准、规程）的字体、排版、装订标准: a封面:公司名称用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写；b修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1．5倍行距；c正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写；d纵向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为24mm、左页边距为28mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距,页眉为1．7mm,页脚为1．5mm；e横向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为15mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距；f章的标题采用小四号宋体加黑；g页码从修改页算起；h记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。
5．1．3．3 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。
5．2 文件资料的撰写格式及内容5．2．1 格式及内容：由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。
5．2．2 公文格式及内容：5．2．2．1 国际红头公文格式及内容：a国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成。
b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。
c公司的国际红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整,排列对称，间距恰当：正文采用3号仿宋字体。
d发文字号，包括机关代字年号发文序号。
