电子文件生命周期新探

沈阳师范大学学报二○二二年第四期收稿日期：圆园22原03原12基金项目：国家社会科学青年基金项目（17CTQ048）作者简介：秦芳，女，辽宁沈阳人，北京航空航天大学助理研究员，材料学博士，主要从事教育学与档案学研究；高传君，女，辽宁沈阳人，辽宁大学技术经济学博士研究生，主要从事技术经济学研究。

信息化背景下人事档案管理问题探析———基于生命周期理论视角秦芳彧1，高传君2（1.北京航空航天大学科学技术研究院，北京100191；2.辽宁大学经济学院，辽宁沈阳110036）摘要：人事档案作为人才信息的重要载体，在信息资源管理和人力资源管理中发挥着重要作用。

基于信息化背景，利用生命周期理论，在对人事档案动态性、分散性、服务性及风险性等特点进行阐述的基础上，深入分析档案管理在规范性、信息化建设及服务效率等方面存在的不足及成因，并针对性地提出健全管理制度、强化审核补缺、推进科学信息化、重视信息数据挖掘等对策建议。

这将有助于提升人事档案的服务绩效，提高档案信息利用率，推动人事档案管理的创新发展。

关键词：档案管理；生命周期理论；信息化中图分类号：G203文献标识码：Ａ文章编号：1674-5450（2022）04-0080-07一、引言信息化与大数据的飞速发展为档案管理带来了新的机遇与挑战。

2021年修订通过的《中华人民共和国档案法》中，分章单独论述档案信息化建设的相关内容，其重要程度不言而喻。

因此，在信息化背景下研究人事档案管理问题具有重要的理论价值与现实意义[１]。

人事档案是选任领导干部和评鉴人才的重要基础，对于事业单位发展具有重要意义。

早在2018年11月中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中，首先，明确其为党的重要执政资源的重要意义，对管理者的专业性、政治站位和责任意识提出了更高的要求；其次，对人事档案的日常管理工作提出规范性要求[２]。

同时，突出了档案审核及相应处理办法，审核工作全面从严。

值得注意的是，条例特别提出要提升档案信息化建设水平，以更好地适应大数据时代的发展和技术进步要求[３]。

中国军转民 69研关于档案管理“双轨制”模式的探析■ 陈 燕本文介绍了档案管理“双轨制”模式的涵义，针对档案的纸质文件与电子文件的各自特点进行了详细分析，对于档案管理“双轨制”在一段时期内存在的必要性进行了初步的探析，指出档案管理“双轨制”模式是适应现代档案管理要求的必然趋势，是档案管理无纸化进程中一个必不可少的发展阶段，并进一步提出构建符合时代特征和现代科技水平的档案管理“双轨制”模式的实施办法。

随着社会的发展，我们已经从根本上改变传统的办公模式。

文件的起草、审核、签发、传递、阅办、以及接受、查询、存档、利用等都要运用计算机和网络技术来实现。

数字时代的到来，纸质档案的命运和电子档案的发展趋势日益成为档案学术界关注的话题。

部分学者认为，随着社会各界对电子文件和电子档案的认识逐步深入，电子档案完全取代纸质档案的情形并非只是设想；反对者则认为，电子档案虽然速度快、效率高，但由于其在真实性、可靠性方面存在风险，纸质档案始终处于无可替代的重要地位。

目前，我国各系统各单位所管理的档案普遍处于电子档案与纸质档案并存的状态，即档案管理“双轨制”。

1.档案管理“双轨制”涵义双轨制是指纸质文件和电子文件二者的共存。

即:两种版本的文件同时随业务流程运转。

实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成纸质和电子两种版本,业务人员要对相同内容的两种文件进行重复或部分重复办理。

档案“双轨制”管理包括了三层含义。

“双轨制”的第一层含义就是要在现有的基础上继续加强对纸质档案的管理和研究。

“双轨制”的第二层含义就是要跳出传统纸质档案管理的模式，寻找出一条符合时代要求和科技发展特征的电子文件管理之路。

随着时代的发展，“双轨”不可能永远地平行下去，随着科技的不断进步，总有“并轨”的时候。

“并轨”之后的单轨，并不是对“双轨”取舍其一，而是对“双轨”的复合，是对传统管理理念与现代科学技术的整合，是一种升华了的单轨，这也正是档案“双轨制”管理的第三层含义。

电子档案管理背景信息（来源于鹿城档案地方志网）一、电子档案管理背景信息1．社会信息化浪潮中大量电子文件产生办公自动化：电子公文、上报信息计算机辅助设计（CAD）：电子图纸互联网上信息传递：电子邮件电子商务：电子协议合同、电子货币——电子文件要不要管？怎么时候管？怎么管？2．电子文件管理是摆在档案工作者面前的现实问题▲电子文件管理是新世纪对档案工作者的要求省人大、政协会议上有关档案提案办公自动化迅速发展的需要（顺德市政府要求档案馆接收电子文件）快捷、方便的利用需求（社会上查档利用者的呼吁）▲相关行业、部门的电子化进展图书馆：数字化图书馆──不受时空限制，利用互联网有组织的大规模的知识中心。

科技情报所：国际性的科技情报数据信息库各单位的信息中心：现行文件、资料信息库▲电子文件管理是档案事业本身求创新、求发展的需要管理方法的发展：文件整理原则——不组卷，按件保管集中保管原则——逻辑归档、物理归档（档案室）开放、保密原则——虚拟用户、虚拟档案服务工作的发展网上服务、自动服务人员素质的提高▲基本对策《全国档案工作“十五”规划》把电子文件管理作为档案信息化建设重点，组织研究，开展试点，制订标准，加强管理。

档案信息化建设，已列入我省《“十五”国民经济和社会信息化专项规划》，与“浙江电子政务”、“社会公共服务领域信息化”等协调、有序发展。

二、电子文件、电子档案基本特征1．基本概念▲电子文件——以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。

文件——国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

电子文件——能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

▲电子档案——具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

2．基本特征⑴电子文件的数字化信息形态⑵电子文件对设备及标准的依赖性⑶电子文件载体的非直读性⑷电子文件信息与载体的可分离性⑸电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性⑹电子文件信息共享性及不安全性⑺电子文件的易修改性⑻电子文件逻辑归档的可能性▲电子文件的好处：接收方便，归档及时齐全；存储空间小，可统一管理；共享性，利用快捷；减轻档案员手工劳动，效率提高；▲需要解决的问题：理论基础问题管理标准规范（名词术语、归档方法、保管期限表…）技术保障（原始凭证技术、归档管理技术、远程利用技术、科学保管技术…）人员队伍建设▲如何保证电子文件、电子档案的原始性、真实性①鉴定标准：以信息内容的原始性、真实性为鉴定标准②技术保障：网络安全技术、加密技术、签名技术、防火墙技术、身份验证技术等③建立并执行严格的管理制度：电子文件全过程管理、电子文件制作制度④建立电子文件管理记录系统：电子文件生命周期表、实时跟踪记录三、档案部门在电子文件管理的进展情况1．国际研究新动态国际档案理事会93年开始着手研究电子文件的管理。

文件连续体理论与文件生命周期理论文件运动理论研究之一一、本文概述本文旨在深入探讨文件连续体理论与文件生命周期理论的核心内容，分析两者在文件运动理论研究中的重要地位及其相互关系。

文章首先将对文件连续体理论和文件生命周期理论的基本概念进行界定，阐述各自的核心理念和主要特点。

随后，文章将对比两种理论在文件运动过程中的不同视角和侧重点，分析它们各自在文件生成、流转、存储和利用等环节的指导作用。

在此基础上，文章将进一步探讨两种理论的融合与互补，以及在信息化背景下如何更好地运用这些理论来优化文件管理实践，提高文件利用效率，从而为企业、组织和个人提供更加高效、便捷的文件管理服务。

通过本文的研究，希望能够为文件运动理论研究提供新的视角和思考，为文件管理实践提供有益的借鉴和指导，同时也为相关领域的学术研究和实践应用提供有益的参考。

二、文件连续体理论文件连续体理论是文件学中的一个重要理论，它提供了一种全新的视角来理解和管理文件的生命周期。

这一理论的核心思想是将文件视为一个连续的、不断发展的整体，而不仅仅是单个孤立的文档。

在文件连续体理论中，文件的生命周期被视为一个连续的过程，而不是一系列孤立的阶段。

这意味着文件的形成、使用、保存和处置是一个连续的、动态的过程，每个阶段都与其他阶段紧密相连，共同构成了文件的整体生命周期。

文件连续体理论强调文件的连续性和动态性，认为文件在不同的生命周期阶段中保持着一定的联系和关系。

这种联系和关系不仅体现在文件的内容和形式上，还体现在文件的管理和利用上。

因此，在文件管理中，应该注重文件的整体性和连续性，确保文件在不同阶段之间的顺畅过渡和有效衔接。

文件连续体理论还提出了“文件连续体”的概念，即文件在其生命周期中形成的一个连续的、动态的整体。

这个整体包括了文件的形成、使用、保存和处置等各个阶段，以及各个阶段之间的过渡和衔接。

通过对文件连续体的全面考虑和管理，可以更好地保证文件的完整性和可利用性，提高文件管理的效率和质量。

随着我国注册会计师行业业务规模和整体实力的快速发展，会计师事务所的职业责任和职业风险也不断加大，对会计师事务所审计档案管理提出了新的更高要求。

囿于传统观念和电子化审计档案难以证明档案的真实、可靠、完整的现实困难，注册会计师行业在实现审计档案电子化方面不能摆脱或减轻对纸质审计档案的依赖，成为当前行业发展必须厘清和解决的重要障碍。

依据最高人民法院最新颁布的《关于民事诉讼证据的若干规定》及其理解与适用，本文基于电子证据法律效力视角，探究会计师事务所审计档案电子化的实现策略，为事务所发展提供一点有价值的参考。

一、会计师事务所审计档案电子化背景分析（一）会计师事务所审计档案电子化是大势所趋会计师事务所审计档案是指会计师事务所按照法律法规和执业准则要求形成的审计工作底稿和具有保存价值、应当归档管理的各种形式和载体的其他历史记录。

审计档案电子化就是借助数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等相关的技术手段，将传统纸质的审计档案，有条理、成系统的组织成有序结构的档案信息库。

会计师事务所采用电子审计档案与传统纸质档案相比有诸多优势。

1.电子审计档案采用电子数据存储，集约化管理，占地少、储存保管成本低。

而纸质审计档案占用场地空间较大，尤其是审计档案保管时限长，随着业务量的快速增长，保管数量巨大的纸质审计档案给会计师事务所造成较大压力。

2.电子审计档案能够实现信息共享和协同。

大数据背景下，电子审计档案的采集和数据的处理都是通过计算机网络进行，时间短、速度快、可实现线上远距离传输和多人同时查阅同份档案，信息资源共享性高、协同性强。

3.电子审计档案时效性强、工作流程简化。

审计作业和质量控制过程可以通过网络实现无纸化作业和管理，解决了传统纸质件传递流程繁杂冗长，管理不规范和出错等问题，减少了人员沟通协调中的时间消耗，减轻工作人员工作量，提高工作效率。

4.电子审计档案出错易修改、重置和纠错，监督检查方便，数据还可进行备份保存，防范自然灾害、意外事故和人为破坏等问题的出现。

电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考一、本文概述随着信息技术的快速发展和广泛应用，电子文件已经成为现代社会中不可或缺的信息载体。

与此电子文件的管理问题也日益凸显，其中，“单套制”管理作为一种新型的文件管理方式，正逐渐受到人们的关注。

本文旨在辨析电子文件“单套制”管理的相关概念，探讨其理论基础和实践应用，以期为我国电子文件管理提供有益的参考和启示。

本文将首先明确电子文件“单套制”管理的定义和内涵，阐述其与传统文件管理的区别与联系。

接着，文章将分析电子文件“单套制”管理的理论基础，包括信息生命周期理论、电子文件真实性保障理论等，以揭示其科学依据和实践价值。

在此基础上，本文将深入探讨电子文件“单套制”管理的实践应用，包括其在各个领域的应用案例、优势与挑战等，以期为我国电子文件管理的实践提供借鉴和指导。

文章将总结电子文件“单套制”管理的未来发展趋势，展望其在未来电子文件管理领域的应用前景。

通过本文的阐述和分析，我们期望能够为读者提供一个全面、深入的了解电子文件“单套制”管理的视角，为我国电子文件管理的理论研究和实践应用提供有益的参考和启示。

二、电子文件与“单套制”管理概念辨析随着信息技术的飞速发展，电子文件作为一种新型的信息记录方式，已经在各个领域中得到了广泛的应用。

而“单套制”管理作为一种新型的档案管理模式，也逐渐受到了人们的关注。

那么，电子文件与“单套制”管理之间又存在怎样的联系与区别呢？我们需要明确电子文件的概念。

电子文件，是指通过计算机等电子设备生成、处理、存储和传输的数字信息记录。

它具有信息存储的高密度性、处理的高效性、传输的便捷性等优势，但同时也面临着易修改、易丢失等风险。

因此，对于电子文件的管理，需要采取更为严谨、科学的方法。

而“单套制”管理，则是指在一个组织或系统中，只保留一份电子文件作为正式档案，取消纸质档案或其他形式的副本。

这种管理模式可以有效地减少存储空间、降低管理成本、提高工作效率，但同时也对电子文件的安全性、完整性、真实性提出了更高的要求。

电子元器件的生命周期管理与库存优化一、引言在电子领域中，电子元器件在产品设计、生产制造和售后服务等各个环节都扮演着重要角色。

电子元器件的生命周期管理和库存优化对于确保供应链的稳定性和降低成本具有重要意义。

本文将探讨电子元器件生命周期管理的挑战以及库存优化的方法。

二、电子元器件生命周期管理的挑战1. 不可控制的供需变化电子元器件市场变化频繁，供需关系常常难以预测。

有时元器件供应短缺，有时则面临过剩。

这种不可控因素给企业的生产计划和库存管理带来巨大挑战。

2. 技术更新迅速电子领域的技术变革日新月异，新一代产品的推出往往伴随着元器件的更新换代。

过时的元器件库存可能会面临报废或堆积的风险，从而浪费资金和空间。

3. 供应链的不稳定性电子元器件的供应链涉及众多环节，包括原材料供应商、制造商、分销商等。

如果供应链中的任何环节出现问题，都可能导致生产中断或延误。

因此，供应链的稳定性对于电子元器件的生命周期管理至关重要。

三、电子元器件生命周期管理的方法1. 建立全面的供应链合作伙伴关系与可靠的供应链合作伙伴建立长期合作关系，可以确保供应的稳定性。

通过与供应商密切合作，可以更早地了解到元器件的变化趋势，提高对市场动态的认知。

2. 加强产品设计与元器件选择在产品设计阶段，应充分考虑元器件的可替代性和可获取性。

选择那些长期供应可靠、具备替代品选择的元器件，可以降低供应风险。

3. 定期评估库存状况定期评估库存中的元器件，剔除过时产品并及时更新。

同时，应分析过去的销售数据和趋势，合理预测未来的需求量，避免过量或缺货的情况。

四、库存优化的方法1. 实施先进的库存管理系统利用先进的库存管理系统可以自动化数据收集和分析，提高库存可见性，减少人工错误。

库存管理系统还能帮助企业实时跟踪库存，及时预警并解决库存过剩或不足的问题。

2. 供应链协同管理与供应链中的各个环节建立协同机制，共享信息，与供应商和客户实现快速响应。

通过准确预测需求、共同制定库存策略和订单计划，可以降低库存成本和风险。

银行工作中的重要文件存档与归档原则在现代金融行业中，银行作为重要的金融机构，每天都会产生大量的文件和数据。

为了保证文件的安全性、易查性和高效性，银行工作中的文件存档和归档原则显得尤为重要。

本文将探讨银行工作中的重要文件的存档和归档原则，并提出一些实用的建议。

一、文件分类与标记为了将不同类型的文件进行区分和管理，银行需要对文件进行分类和标记。

常见的分类方式包括：业务类型、文件性质、文件状态等。

通过合理的分类和标记，可以方便文件的查找和检索，提高办公效率。

同时，还需要对文件进行编号，以便更好地进行存档和归档。

二、存档与归档的区别存档和归档是银行文件管理中的两个重要环节，它们分别具有不同的目的和功能。

存档是指将文件保存在特定的存储介质中，以备将来检索和使用。

存档的原则是保密、安全、易存取。

银行工作中的文件均属于敏感信息，因此存档的过程必须严格遵守保密规定，并采取相应的安全措施，如加密、备份等。

归档是指将已经存档的文件按照一定的规则进行整理和分类，以便更好地管理和利用。

归档的原则是整理、分类、易查找。

对于银行而言，能够根据归档规则迅速定位所需文件，可以提高工作效率，并减少误操作的风险。

三、存档与归档原则1. 遵循文件生命周期原则：文件生命周期包括文件产生、使用、归档和销毁等阶段。

在文件存档和归档过程中，应根据文件的阶段和价值确定合适的存储和管理方式。

2. 分级管理：针对不同级别和类型的文件，采取不同的存档与归档策略。

例如，高级别的文件可以采用加密保存、单独存储等方式，而低级别的文件可以选择常规存储和整理。

3. 根据文件重要性确定存档与归档周期：对于重要的文件，应定期进行存档和归档，以确保其安全和易查性。

根据文件的重要性和变动程度，可以制定不同的存档与归档周期。

4. 定期检查与修复：定期检查存档和归档系统的完整性和有效性，对于有损坏或错误的文件进行修复或重新归档，保证存档和归档系统的稳定和可靠性。

5. 合规管理：存档和归档的过程必须符合法律和监管机构的要求，遵循合规管理的原则。

179作者简介：周建宏（1973—　），男，汉族，甘肃通渭人，研究生，高级政工师。

主要研究方向：公文、档案、保密管理。

在计算机及网络高度发展应用的今天，各类档案管理载体和技术不断丰富，这为电子档案单轨制的开展创造了有利条件。

省电网公司现阶段仍然采取的是“纸质+电子”形式并存的双套制模式。

然而，这种模式存在诸多弊端。

2017年习近平在中共中央政治局第二次集体学习上指出电子文件资源作为数字中国的重要组成部分，其单轨制管理势在必行。

一、双套制存在的问题①浪费资源，降低管理效率。

在一些信息化较高的省网公司，现存的电子公文基本已满足单轨归档的条件，在系统、技术上也已经足以对其进行支撑和保障。

然而由于传统观念等的约束和限制，电子文件也始终以“电子+纸质”两种形式进行档案存档，这无疑会增加纸质档案的管理成本，降低工作效率，是对人力、物资等资源的浪费。

②易导致档案信息缺失，提高管理难度。

对于原生电子档案而言，只有同质归档管理才能最大限度地一并保存其重要修改记录和相应的元数据，也才能最大限度地保护档案的原始性与完整性[1]。

然而，在“双套制”的档案管理模式下，有时需要对纸质和电子两种形式的档案进行互相转换以备保存，这样反而不利于档案信息的完整度，还会提高管理难度。

③双套文件依赖性过高，不利于文件档案的安全性。

在“双套制”模式下，档案管理人员可能会从心理上将纸质（电子）文件作为安全保障，在档案管理工作中产生侥幸放松心态，档案管理工作中放松警惕，或者出现操作不够规范的问题。

这种情况下，反而导致纸质（电子）文件的真实安全难以真正得以保障。

二、省网公司单轨归档面临的问题①思想观念问题。

我国长期处在以纸质文件为主的档案管理模式中，无论是档案管理人员还是利用者，都对纸质文件有较强的依赖度。

这归根结底来说，还是缺乏对电子文件的信赖。

电子文件是互联网时代信息技术发展的产物，作为一种新的文件形式，其真实性、有效性并未得到全社会的公认。

电子商务的生命周期理论研究随着互联网的迅速发展，电子商务已经成为了不可或缺的一部分。

现如今，很多公司都选择将自己的业务拓展到电子商务领域。

而电子商务的生命周期理论研究就成了一个十分有意义的问题。

在这篇文章中，我们将会探讨电子商务生命周期理论的一些基本的概念和模型，并且分析电子商务企业在其生命周期内所需注意的问题。

1. 电子商务生命周期理论的基本概念首先，我们需要了解什么是电子商务生命周期理论。

电子商务生命周期理论是指一种对电子商务企业从初始阶段到最终收益的演进历程的解释和研究。

这种理论认为电子商务企业经历了五个基本阶段：初始阶段、发展阶段、成熟阶段、衰退阶段和凋亡阶段。

这五个阶段是按照企业生命周期理论的基本理论模式进行分析的。

其基本原理是，每个企业在其生命周期中都会经历相似的发展阶段。

电子商务企业也不例外。

2. 电子商务生命周期理论的模型接着，我们需要了解电子商务生命周期理论的具体模型。

电子商务企业的生命周期可以被表示成一个椭圆形。

在这个模型中，横轴代表时间，而纵轴代表收益。

这种模型允许我们看到一个企业在其生命周期中的所有财务信息，从而帮助我们分析企业是否处于健康和强劲的发展状态。

3. 电子商务企业在各个阶段应该注意的问题接下来，我们来看一下在每个阶段中，电子商务企业应该注意的问题。

3.1 初始阶段在初始阶段，电子商务企业的主要问题是如何引起人们的注意，吸引客户，增加销量。

此时如果不注意营销和市场宣传，将很难吸引到用户。

此外，初始阶段的电子商务企业可能会面临一些技术问题。

例如，在网站设计和运维方面可能会缺少专业知识和技能。

企业需要花费大量时间和资金来提高网站的技术水平和业务层次。

3.2 发展阶段发展阶段是指企业已经成功地引起了人们的关注，拓展了市场份额，逐渐形成了稳定的收入来源。

此时，企业应该继续寻找新市场和新客户，并且改进已有的产品和服务，以满足客户的需求。

在发展阶段，企业应该提高自己的品牌形象和市场份额。

90IEC 62430:2019环境意识设计标准关键变化及应对措施探讨陈秉楠* 许立杰 唐云鹭 朱 冉（深圳市标准技术研究院）摘　要：本文介绍IEC 62430:2019的修订背景，并从标准结构、主要内容等方面分析了IEC 62430:2019和IEC 62430：2009的不同之处，解读该标准的核心技术内容，最后探讨了我国发展环境意识设计的对策和建议。

关键词：IEC 62430，生命周期，环境意识设计，标准DOI编码：10.3969/j.issn.1674-5698.2021.05.015Research on the Key Changes andCountermeasures of IEC 62430:2019CHEN Bing-nan* XU Li-jie TANG Yun-lu ZHU Ran（Energy and Environment Research Centre of Shenzhen Institute of Standards and Technology ）Abstract: This paper introduces the background of IEC 62430:2019 briefly, analyzes the differences between IEC 62430:2019 and IEC 62430:2009 in the aspects of framework and main contents, and illuminates the main technical content of the standard. Finally, it also discusses the corresponding suggestions for China to develop the ECD.Keywords: IEC 62430, life cycle, ECD, standard作者简介：陈秉楠，通讯作者，环境管理与科研中级工程师，硕士，研究方向为低碳节能。

722023年10月下 第20期 总第416期信息技术与应用China Science & Technology Overview0引用近几年，我国开展了一系列电子档案“单套制”实践与探索，所谓的“单套制”，指的是档案按照电子文件形式进行接收、管理、保存、利用，不需要转变为纸质档案。

企业应从管理与服务的双重视角下着手研究，发挥“单套制”的作用与价值，挖掘电子档案管理与保存的优势，丰富企业电子档案资源，使企业档案工作在管理与服务之间取得平衡。

1管理和服务双重视角下“单套制”优势传统的企业档案管理选取了“双套制”的模式，此种模式难以和文件电子化的趋势相适应，也不利于提升档案管理质量。

沿用“双套制”模式的企业，在具体工作中产生了大量的待归档文件和数据，提升了归档管理工作难度。

与此同时，“无纸化办公”已经成为发展趋势，所以企业应该结合具体情况，创新与优化档案管理工作，并在企业的档案管理与服务中引进“单套制”模式，顺应“无纸化办公”的趋势。

1.1提升档案归档规范性“单套制”理念的融入，对数字化环境的创设提出了严格要求，促进数据归档的应用更加具备规范性。

不同种类的电子档案在业务系统、档案管理系统中生成、流转以及归档，具备科学与完整的生命周期，避免了传统档案管理因缺少文件保存意识而出现的文件漏归问题。

并且“单套制”背景下，档案的归档呈现一定的科学性，以信息化的形式优化档案管理平台，可减少文件不规范而引发的退档现象[1]。

1.2减少档案保存成本在企业的档案管理中采用“单套制”模式，可以优化归档流程，企业可以直接通过网络执行归档操作。

档案归档流程简化，减少了档案归档耗费的时间，节约了档案管理中的人力成本和沟通成本，有利于企业的数字化建设。

企业的档案管理人员也得以从以往繁杂的纸质档案管理工作中解放出来，节省了自身的时间与精力。

同时，“单套制”管理模式下，档案管理人员的统筹能力得到了培养。

1.3充分发掘档案的价值传统的企业档案利用方式比较单一，且难以发挥档案深层次的价值。

8档案管理2/2021总第249期档案后保管理论和档案多元论产生于欧美档案界。

本文系统阐释了档案后保管理论和档案多元论的内涵，探讨二者的共通之处及差异所在，旨在为数字时代档案学理论创新和档案工作转型提供参考。

1 档案后保管理论和档案多元论的内涵1.1 档案后保管理论。

“后保管”具有符号特征和象征意义，与“保管时代”相对应，标志着档案工作由纸质时代向数字时代的过渡，也意味着档案范式的变化和转移。

美国档案学者Gerald Ham在20世纪70年代最早提出“后保管”思想，但未对其含义进行明确阐释。

[1] [2]20世纪90年代以来，加拿大档案学者Terry Cook准确指出了“后保管”的含义和实质，为国际档案界所认同。

他认为：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应对电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”“传统的工作重点——档案实体保管，将被新重点——关注档案的来源、形成过程、制作目的、档案之间及立档单位之间的联系、立档单位职能关系，档案形成者职权范围等——所取代或（至少是）加强。

”[3][4][5]在第十三届国际档案大会上，Cook系统阐述了档案后保管思想，指出：“这种新的‘后保管’范例将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注，转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。

所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管”。

[6]2011年，Cook总结了西方档案学自1840年以来的内在发展逻辑，高度抽象地提出了证据、记忆、认同、社会（社区）四个档案范式，[7]发展和深化了“后保管”的内涵。

经Cook阐释的“后保管”模式受到了档案学界的广泛关注。

2005年，美国档案工作者协会出版的《档案与文件术语手册》将“档案后保管理论”（Post-custodial theory of Archives）定义为“档案工作者将不再物理性地接收和保管文件，他们会对保存在文件生成者手中的文件进行管理性监督”“后保管主义理论促进了档案工作者由集中保管非现行文件的保管者角色向文件经理角色的转换”。

132020年 第16期兰台内外科学管理实践创新电子文件“单套制”归档及管理概述文/崔　强摘　要：电子文件“单套制”改革的深入推进，开拓了档案管理领域。

本文从电子文件“单套制”归档及管理改革的必要性、可行性探讨入手，提出了新时期电子文件“单套制”归档及管理的对策建议，为做好电子文件归档、管理提供理论参考，具有积极的现实指导意义。

关键词：电子文件；单套制；归档；管理概述电子文件“单套制”是对于由电子设备生成的电子文件而言的一种管理模式，是在进行归档时只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档和管理制度。

2015年上海自贸试验区保税区管理局首次开展电子文件“单套制”试点成功。

随后，国家发银行、珠海、青岛等部门或地区陆续推行电子档案“单套制”试点。

2016年，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出“有条件的部门开展电子档案‘单套制’管理试点”。

紧接着，《档案法》修订征求意见稿规定“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力”，这也为电子档案的合法性、有效性提供有力法律保障。

随着计算机信息技术、网络技术，以及办公OA系统在日常办文中的应用，深刻地改变了传统的档案管理模式，电子文件“单套制”归档及管理改革要立足现实工作需要，把握电子文件“单套制”的规律和要求，了解改革的现实需要性，把握改革的现实可行性，结合新时期电子文件的特点和规律，切实推动电子文件的归档、管理和利用，为进一步做好电子文件的归档、管理提供理论参考，具有积极的理论指导意义和现实应用价值。

一、电子文件“单套制”内涵及提出背景1.内涵相对于“双套制”而言，电子文件“单套制”是指经由计算机等电子设备而生成的档案，且仅以电子文件模式予以保存。

电子文件“单套制”突破了传统纸质档案收集、整理、归档的管理模式，利用计算机信息技术将电子文件管理嵌入至电子文件形成、办理、收集、管理、利用的全生命周期。

文件体系管理年终述职报告年终述职报告一、引言本年度我担任文件体系管理职务，全年工作主要围绕文件管理流程、制度建设及档案管理工作展开，针对各个环节进行了深入研究和探索，不断完善和提高文件管理体系，推进单位文件管理工作的规范化、科学化和信息化。

二、工作总结1. 文件管理流程优化作为文件体系管理负责人，我通过对文档生命周期的全面分析和研究，对现有的文件管理流程进行了优化和改进。

通过与各部门的沟通协调，梳理了文件管理的全流程，并针对存在的问题，提出了改进方案。

经过一年的努力，我们成功实现了文件管理流程的简化和规范化，提高了处理效率，减少了出错率。

2. 文件管理制度建设我们制定了一系列文件管理制度，包括文件归档、文件备份、文件保密等，对文件管理的各个环节进行了规范和明确。

我们还组织开展了一系列培训，提高了全体员工的文件管理意识和能力，并通过内部考核和绩效评估，加强了对文件管理制度的推行和执行。

通过这些工作，我们有效规范了文件管理行为，保证了文件的安全性和可追溯性。

3. 档案管理工作积极推进档案管理工作，我们投入大量人力物力，对档案进行了集中整理和数字化处理。

通过建立档案数据库，并采用先进的数字化档案管理系统，实现了档案的全面电子化和信息化。

我们还积极开展档案调查和整理工作，确保档案的完整性和准确性。

通过这些工作，我们提高了档案管理的效率和质量，方便了员工的查阅和利用。

三、创新探索在文件体系管理工作中，我积极进行创新探索，尝试引入先进的信息技术，提高文件管理的智能化水平。

1. 引入云存储技术我们建立了一个基于云存储的文件管理平台，实现了文件的在线存储和共享。

通过这个平台，员工可以随时随地访问和管理文件，提高了工作的灵活性和效率。

2. 应用大数据技术我们利用大数据技术对文件进行分析和挖掘，提取其中的有价值信息。

通过对文件数据的深度挖掘，我们能够更好地理解文件的背后逻辑和价值，为决策提供更有力的支持。

四、存在的问题与对策在文件体系管理工作中，我们也遇到了一些问题和挑战，需要进一步加以解决。