做好新形势下公务接待工作的实践与思考
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做好新形势下公务接待⼯作的实践与思考
做好新形势下公务接待⼯作的实践与思考
近年来,莱州县域经济综合实⼒不断提升,视察调研⼯作的各级领导、参观考察的党政代表团纷⾄沓来,公务接待⾯临着从传
统向现代、事务性向综合性、被动向主动、经验型向管理型转变的重⼤课题。
⼀、跳出接待看接待,切实增强做好公务接待⼯作的责任感和使命感
新形势下的公务接待⼯作,不是简单的应酬,迎来送往、安排⾷宿是接待的低层次要求。要突破定势,放活思维,从更⾼的层
次、更⼴的领域认识公务接待,并将其置于整个⼯作⼤局中谋划和开展,不断提升所在城市形象,努⼒推动地⽅科学发展。
第⼀,做好新形势下的公务接待⼯作,是继承和发扬中华民族优良传统的内在要求。⾃商朝以来,历代都设有专司公务接待的
机构和官员,负责处理国家与⽅⽅⾯⾯的关系。新中国成⽴特别是改⾰开放以来,公务接待作为党政机构的⼀项重要政务性⼯
作,获得了长⾜发展,出现了百花齐放的局⾯。继承和发扬中华民族公务接待精华,必须学习研究公务接待这门学问和艺术,
围绕党委、政府中⼼⼯作和阶段性重点⼯作认真加以实践。
第⼆,做好新形势下的公务接待⼯作,是交流信息、展⽰形象的难得机遇。公务接待是⼀个地区展⽰发展成就和精神风貌的重
要窗⼝。在公务接待过程中交流信息、展⽰形象,具有成本低、宣传⾯⼴、影响⼒⼤等特点,是“送上门”的公关机遇。要强化
机遇意识,展⽰好地⽅历史⽂化和现代⽂明,将被动公务接待变成主动公关⾏为;同时,注意收集好政治的、经济的、⽂化的
信息,为党委、政府领导决策提供参考。
第三,做好新形势下的公务接待⼯作,是开发⼈⼒资源、推动科学发展的政治任务。公务接待具有很强的政治性、公务性,是
为政治、经济和社会⽣产、⽣活服务的,是软环境建设的重要组成部分。优质特⾊的公务接待,将会以直接或间接的表现形
式,出效益、出成果、出资⾦、出资源。从这个⾓度讲,公务接待也是⼀种⽣产⼒。公务接待如何,直接关系着公务活动的成
效,影响到⼈⼒资源的开发程度,最终体现在科学发展的⽔平上。
⼆、树⽴以⼈为本理念,在提供优质特⾊服务中实施公关⾏为
接待对象⽣活在社会中,具有正常的感情、需求和理性。公务接待不是单纯服务的过程,⽽是集产⽣情感、沟通情况、密切关
系于⼀体的过程,是宣传和展⽰⾃我、开发⼈⼒资源、取得最⼤效益的过程,其实质是⼀种公关⾏为。因此,必须按照⼈性
化、⼈情化、⼈
⽂化的要求,精⼼制定⽅案,认真组织实施,进⼀步提升公务接待品位,增强公务接待的辅政能⼒。
第⼀,研究接待对象。准确掌握来访者意图,全⾯了解来访者的⼯作经历、⽣活习惯、个⼈爱好及与之有密切联系的信息,并
认真梳理筛选,深⼊透彻研究,去粗取精,去伪存真。这是对接待⼯作的最基本要求。每⼀项接待活动,都要以实现来宾的⽬
的和⾃我的公关期望为原则,认真制定接待⽅案,从接站到送站,每⼀个环节都须符合来宾⾝份和意图,使接待⼯作尽可能多
⼀点⼈性需求,多⼀点⼈情关怀,多⼀点⼈⽂氛围。
第⼆,注重接待细节。“细节决定成败”,在接待⼯作中表现得尤为突出,必须处处留⼼,周密考虑,谨慎⾏事,确保接待⼯
作“零失误”。对陪同⼈员、车辆时速、调频⾳量、解说内容、⾳乐曲⽬、会议场所、汇报材料、观摩现场、饮⾷住宿等关键环
节,要认真研究每⼀处细节,全程模拟演练,选择最佳⽅案,及时弥补可能存在的疏忽和纰漏。在接待过程中,要“眼观六
路、⽿听⼋⽅”,对来宾⼀个眼神、⼀个动作、不经意的⼀句话,都要留意和体会,以便采取应变措施。要将安全摆到突出位
置来抓,确保接待对象⼈⾝、住宿、饮⾷、交通及活动等⽅⾯的安全。
第三,突出接待特⾊。莱州历史悠久,⽂化底蕴深厚,经济社会繁荣,为搞好公务接待⼯作奠定了坚实基础。⼤⼒发掘莱州的
历史⽂化、海神⽂化、武术⽂化、书法⽂化、道教⽂化、戏曲⽂化、民俗⽂化、⼯艺⽂化、饮⾷⽂化等精髓,形成具有莱州特
⾊的接待⽂化。在充分考虑来宾意图及相关情况的前提下,将这种⽂化作为公务接待的灵魂,贯穿于公务接待全过程,为公务
接待注⼊新的活⼒,不断提升接待质量和档次,形成独树⼀帜的接待品牌,给来宾留下难以忘怀的印象,实现接待效应的最⼤
化。
第四,增强接待本领。参与公务接待的每⼀个⼈都代表莱州形象,每⼀个⼈的⼀⾔⼀⾏都是莱州⽂化的折射。接待⼈员必须定
好位⼦,演好⾓⾊,既热情周到服务,⼜能随机处理接待中出现的问题,还通晓莱州古今、涉猎⾃然社会科学知识。特别是对
市情,要做到熟记在⼼、有问必答、对答如流,当好地⽅形象的展⽰员,经济发展的宣传员,资源产品的推销员。通过为宾客
提供优质特⾊服务,为地⽅赢得政策、赢得朋友、赢得⽀持、赢得信息、赢得投资。
三、按照与时俱进要求,进⼀步规范和创新公务接待⼯作
创新是公务接待⼯作上档次、上⽔平的源泉。要努⼒研究新形势下公务接待⼯作的特点和规律,适应形势的发展变化,在继承
中创新,使公务接待⼯作步⼊制度化、程序化和专业化轨道。
第⼀,整合接待资源,实现配合联动。公务接待是⼀项系统⼯程,其基本特点就是具有协作性。⼀些⼤型接待任务,涉及⽅⽅
⾯⾯,需要各单位密切配合、共同完成。从宏观层⾯看,⼀是搞好对上对外沟通。⼆是协调下级⽀持配合。三是平⾏单位间要
团结协作。从微观层⾯看,主要是公务接待整个过程各个环节的紧密衔接。要明确⼯作职责,完善以接待部门为主导,以对⼝单位及相关部门为依托,以宾馆、参观考察点为载体的联动机制。从最初的任务领受、⽅案拟定,到领导审定后的协调、检
查、落实,由接待部门统⼀负责、归⼝管理,确保⼯作科学统筹、配置⾼效、协调有⼒。
第⼆,优化接待流程,规范操作实施。接待⽅案制定以后,就要严格按照⽅案进⾏程序化运作,使接待⼯作中的各个环节有序
衔接、⾸尾相连,必要时可以制作接待⼯作清单,对接待⼯作中的各要素进⾏全⾯清点,以确保⼯作进程的有序性、稳定性和
连续性。同时,针对公务接待中存在着不确定因素,实⾏预案式管理,⼀旦接待任务临时变动,接待部门作为指挥中⼼,迅速
把指令和信息传递出去,做到应变有序、运转⾼效。
第三,建⽴接待资料库,加强软硬件建设。为增强公务接待的科学性和针对性,应建⽴公务接待信息事务处理系统。在这个系
统中,每⼀次具体的接待都被当作⼀个独⽴的事务单元,从开始、提交、执⾏、结束形成⼀套完整的资料。遇有涉及考察参观
事宜等的公务接待任务,可根据来宾的要求和实际情况,随时从中提取相关资料,准确、便捷地形成考察、参观⽅案,迅速呈
报领导审定。同时,要注意运⽤电⼦显⽰屏致欢迎辞、对讲机联络事务、统⼀模板制作⽅案、多媒体技术制作汇报材料、调频
⾳乐解说等现代接待⼿段,增强公务接待⼯作效果。(作者系中共莱州市委办公室主任)