XXXXX物业公司内部控制情况审计报告
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新公司审计报告摘要本文是对新公司的审计报告,通过对公司财务状况、内部控制、风险管理以及合规性等方面进行审计,以评估公司的财务稳定性和合规性。
在审计过程中,发现了一些问题并提出了相应的意见和建议。
1. 公司概况1.1 公司背景新公司成立于x年x月,是一家提供xxxx服务的公司,主要经营范围包括xxxxx。
公司目前拥有x个分公司,员工人数为x人。
1.2 审计目的本次审计的目的是评估新公司的财务状况、内部控制、风险管理和合规性,为公司提供参考依据,优化运营和管理。
2. 财务状况审计2.1 资产负债表通过审计资产负债表,发现公司拥有较高的流动比率,表明公司有足够的流动性来偿还短期债务。
然而,公司的固定资产结构需要进一步优化,以提高长期资产回报率。
2.2 利润表审计利润表显示公司的净利润增长不稳定,主要是由于销售成本的波动和管理费用的增加。
建议公司优化成本结构,提高营业收入,并控制管理费用的增长。
2.3 现金流量表公司的现金流量表显示了良好的现金管理能力,现金流入和流出保持相对稳定的状态。
然而,公司应该更加注重短期现金流量的管理,以确保正常的经营活动。
3. 内部控制审计3.1 财务记录和信息系统对公司的财务记录和信息系统进行审计,发现公司采用了一套完善的财务管理软件,并有专门负责财务信息管理的团队。
然而,在记录和报告财务信息的过程中,存在一些人为错误和不足之处,需要加强内部沟通和培训。
3.2 风险管理和内部审计公司设立了专门的风险管理和内部审计部门,通过定期风险评估和内部控制审计,可以及时发现和处理潜在的风险和问题。
然而,审计发现了一些尚未得到妥善处理的问题,建议公司加强风险管理和内部审计的效果,确保风险的及时应对和处理。
4. 合规性审计4.1 法规和政策遵从性通过审计,发现公司在遵守相关法规和政策方面存在一些问题,例如xxxx。
建议公司建立健全的合规性管理制度,并加强对相关法规和政策的宣传培训。
4.2 与合作伙伴的合规关系公司与合作伙伴的合规性审计显示,与大部分合作伙伴的合规性关系良好。
公司内部控制审计报告一、引言内部控制审计旨在评价公司内部控制体系的设计和运行有效性,以合理保证公司财务报告的可靠性、经营的效率和效果以及对法律法规的遵守。
本次审计依据相关法律法规和审计准则,对_____公司(以下简称“公司”)截至_____年_____月_____日的内部控制进行了审计。
二、公司基本情况公司成立于_____年,主要从事_____业务,经过多年的发展,已在行业内取得了一定的市场地位。
公司总部位于_____,下设_____等部门,拥有员工_____人。
三、内部控制审计的范围本次审计涵盖了公司的内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及监督等五个方面,包括公司层面和业务流程层面的内部控制。
四、内部控制环境1、治理结构公司建立了较为完善的治理结构,明确了股东会、董事会、监事会和管理层的职责权限,形成了有效的制衡机制。
但在实际运作中,存在部分董事会成员对公司战略决策参与度不足的情况。
2、组织机构公司根据业务发展需要设置了合理的组织机构,各部门职责明确,但在部门之间的协调沟通方面仍有待加强,导致部分工作流程出现重复或脱节。
3、人力资源政策公司制定了较为完善的人力资源政策,包括招聘、培训、绩效考核和薪酬福利等方面。
然而,在员工晋升机制方面,存在标准不够明确和透明的问题,可能影响员工的工作积极性。
4、企业文化公司倡导积极向上的企业文化,注重诚信经营和社会责任。
但在企业文化的宣贯和落地方面,还需要进一步加大力度,确保全体员工能够深刻理解和践行企业文化。
五、风险评估1、风险识别公司能够定期对面临的内外部风险进行识别和分析,但在风险识别的全面性和前瞻性方面仍有提升空间,例如对新兴市场风险和技术变革风险的关注度不够。
2、风险应对公司针对识别出的风险制定了相应的应对措施,但在措施的执行和监控方面存在不足,部分风险应对措施未能有效落实。
六、控制活动1、资金活动公司建立了完善的资金管理制度,对资金的筹集、使用和保管进行了规范。
企业内部控制审计报告示例3篇第一篇:关于XX公司内部控制审计报告本审计报告旨在对XX公司2021年度内部控制情况进行审计,基于我们的审计程序和标准,我们得出以下结论:1. 内部控制框架的存在和有效性- XX公司已建立并实施了一套内部控制框架,包括授权制度、会计记录和财务报告制度、预算管理制度等,这些制度在整个公司内部推行并有效实施。
- XX公司的内部控制框架适当地反映了公司的业务和经营特点,能够满足其管理层的信息需求。
- XX公司内部控制框架的设计存在一些不足之处,例如在信息技术方面的管理和风险评估方面仍有待改进。
2. 内部控制的运行情况- 我们的审计程序对XX公司的内部控制的运行情况进行了评估,发现了一些不足之处,例如会计记录和财务报告制度方面存在的风险,公司内部控制制度的执行不够严格等。
- 在我们的审计程序中,我们发现了一些不合规的情况,例如有员工在授权制度方面存在滥用职权的问题,需要加强内部控制的操作。
3. 内部控制缺陷的调整- 我们要求公司加强对一些内部控制方面的管理和改进,以避免未来出现同样的问题。
- 在多次沟通和交流之后,XX公司同意对内部控制存在的问题进行了相应的整改。
第二篇:关于YY公司内部控制审计报告根据我们对YY公司2021年度内部控制情况的审计,得出以下结论:1. 内部控制框架的存在和有效性- YY公司制订并实施了整套内部控制制度,并在公司内部推广、实施,授权制度、会计记录和财务报告制度、预算控制制度等制度健全完善,严格执行。
- YY公司的内部控制框架与公司业务经营特点相符合,能够满足其管理层的信息需求。
- YY公司内部控制框架的设计合理,能够有效控制业务风险和财务风险。
2. 内部控制的运行情况- 我们评估了YY公司的内部控制的运行情况,发现成熟度高、操作规范度高,能够有效控制业务风险和财务风险。
- 我们的审计程序并未发现有不合规的情况存在,YY公司在内部控制方面的执行较为严谨。
XXXXXX物业公司内部控制情况审计报告一、审计背景与目标随着市场经济的深入发展和物业管理行业的日益繁荣,物业管理公司的内部控制显得尤为重要。
本次审计旨在对XXXXXX物业公司的内部控制体系进行全面评估,确保公司规范运作,防范风险,提高管理效率和服务质量。
审计目标包括了解公司内部控制的基本情况、发现内部控制存在的问题、提出改进建议,以促进公司持续健康发展。
二、内部控制框架XXXXXX物业公司的内部控制框架主要包括治理结构、风险管理、内部监督和信息沟通四个方面。
公司治理结构健全,董事会、监事会和经理层职责明确,相互制约;风险管理方面,公司建立了完善的风险管理机制,通过定期风险评估和应对措施,确保业务风险可控;内部监督方面,公司设立了内部审计部门,负责对公司内部控制的有效性进行监督和评价;信息沟通方面,公司建立了有效的信息沟通机制,确保信息在公司内部及时传递和共享。
三、关键控制活动在关键控制活动方面,XXXXXX物业公司重点关注了财务管理、客户服务、安全管理和资源管理等方面。
在财务管理方面,公司实行了严格的资金管理制度,确保资金使用的合规性和有效性;在客户服务方面,公司注重客户需求和反馈,不断优化服务流程,提高客户满意度;在安全管理方面,公司加强了安全设施建设和人员培训,提高了安全保障能力;在资源管理方面,公司注重资源的合理配置和有效利用,降低了运营成本。
四、风险评估与应对XXXXXX物业公司定期进行风险评估,识别出对公司经营和发展有重大影响的内外部风险,并制定相应的应对措施。
在风险评估过程中,公司采用了定性和定量相结合的方法,确保评估结果的准确性和可靠性。
同时,公司还建立了风险应对机制,明确各级管理人员在应对风险中的职责和权限,确保风险得到及时有效的控制。
五、审计发现与问题经过对XXXXXX物业公司内部控制的审计,我们发现公司在某些方面仍存在一些问题。
首先,在财务管理方面,部分员工对资金使用的合规性意识不强,存在违规操作的风险;其次,在客户服务方面,虽然公司注重客户需求和反馈,但在处理客户投诉时,部分员工反应不够迅速,影响了客户满意度;最后,在风险管理方面,虽然公司定期进行风险评估,但在应对风险时,部分管理人员缺乏足够的应对经验和能力,影响了风险应对的效果。
物业公司内部审计报告XXXXX物业公司内部控制情况审计报告2006年7月上旬,审计部按照集团领导的指示对物业公司的内部控制流程进行了评审,评审主要侧重于安全保卫、卫生环境和服务职能等重点工作环节。
我们从受理的业主投诉入手,向有关人员进行咨询,并深入现场实地查勘和测试。
Xxx总经理和物业公司有关人员对我们的工作给与了大力的支持和配合,并提供了很好的意见和建议。
下面将我们在现场看到和了解到的一些情况并结合内部控制的重点环节进行评述如下。
总的来说,目前业主对房屋质量问题、外檐墙砖脱落现象、门禁系统故障、二期大门入口路面泥泞、停车位不足等问题投诉比较集中,对物业的保洁、安全保卫和环境投诉较少。
房地产售后与施工单位对涉及建筑房屋质量等系列问题不能协调一致及时解决,给物业的管理带来了一定的难度,既牵扯物业公司的人力、精力并直接导致业主情绪不满,拖欠物业费。
物业公司部分岗位人员缺失情况严重,卫生保洁、保安、管家、维修人员短缺,此外,对员工的服务意识、专业能力的培训较少,现有人员的素质和技能不能满足高水平物业管理工作的需要,物业公司亟待引进优秀的、高素质的人才加盟,以提升管理水平。
物业公司原有的一套《工作职责和政策程序》已不适应现今的组织结构、岗位设置和人员状况。
从目前看,制度制定与执行、检查和绩效考核四者间没有形成有效的互动关系,因此执行力不高。
一、接待业主投诉和解决问题方面,1. 管家既负责接待业主投诉,根据投诉问题向有关部门反馈,同时又兼管拜访业主,了解情况,平均每个管家要负责160多户业主的走访任务,工作量比较大,目前无法做到管家式服务,业主非常不满。
2. 记录业主投诉情况的《接待业主记录表》填写不全,接待人、如何处理等项目有漏填情况。
3. 接待人对受理的投诉追踪和反馈不及时。
发生过投诉受理后,因某些第 1 页共 5 页原因不能尽快维修而又没有及时反馈给业主,业主再次投诉的情况,业主怨言较大。
4. 管家接到投诉后,向维修人员传达任务时不能有效调度维修人员尽快到现场解决问题,部门间责权利不明确。
内控制度审计报告范文报告编号:XXX-XXXX-XXXX日期:XXXX年XX月XX日一、审计背景根据XXXX公司委托,我方对其内部控制制度进行了审计。
本次审计旨在评估公司内控制度的有效性和合规性,以及发现可能存在的风险和薄弱环节。
审计范围包括了公司的组织结构、流程规定、风险管理、内部控制措施等相关方面。
二、审计方法本次审计采取了综合审计方法,包括了文献资料的审查、实地观察和访谈等手段。
审计团队成员依据国际审计准则和行业最佳实践进行了审计工作,并对发现的问题提出了相应的建议。
三、控制环境分析公司控制环境对内部控制的构建和运行起到了至关重要的作用。
经过审计调查,我方认为公司的控制环境整体良好,表现出了良好的道德伦理和价值观。
管理层对内部控制的重要性有充分的认识,并且对公司风险管理和内部控制制度的制定与推进给予了高度重视。
四、风险管理分析公司存在的主要风险包括市场风险、财务风险、法律风险和经营风险等。
公司已建立了相应的风险管理措施,并采取了适当的对策来应对不同类型的风险。
然而,我方发现公司在风险管理方面存在薄弱环节,例如,公司对市场风险的敏感度较低,应进一步加强市场风险的监测和应对能力。
五、内部控制制度评价1. 组织结构:公司组织结构合理,各部门职责明确。
然而,我方发现公司各部门之间存在信息沟通不畅的问题,建议加强跨部门沟通和协作。
2. 流程规定:公司内部流程规定较为完善,但存在一些规定落实不到位的情况,例如某些部门未按照规定进行操作。
建议公司加强对流程规定的宣贯和监督。
3. 资产保护:公司已建立了一系列的资产保护措施,例如信息安全管理和资产管理。
但是,我方发现公司存在部分信息泄露的情况,建议公司加强对信息安全管理的监测和改进。
4. 人员管理:公司对员工进行了岗位培训和考核,但仍存在一些员工素质不高或不合格的情况,建议公司加强对员工的培训和素质提升。
六、问题与建议根据审计调查的结果,我方认为公司在内部控制制度方面存在以下问题:1. 跨部门沟通不畅:建议公司加强沟通和协作,设立相关的沟通机制,加强信息共享和协同工作。
内部控制审计报告内部控制审计报告范文审计报告是注册会计师在完成审计工作后向委托人提交的最终产品。
以下为大家分享的是内部控制审计报告范文,希望对大家有所帮助。
如果想了解更多内容,敬请关注!MM有限责任公司董事会:集团监察审计部根据核准的yyyy年年度审计计划,于XX年XX 月XX日-XX日对XX有限责任公司实施了内部控制审计。
本次审计的主要目的是检查和评价采购及付款、销售及收款、存货管理及成本核算等业务流程相关制度的有效性和日常执行的遵循性。
我们审阅了相关制度,与相关采购、销售、仓储、财务等部门人员进行了面谈,并抽查了相关业务的处理文件。
现将审计中情况报告如下:一、财务收支管理公司财务核算总体比较规范,能够按《企业会计制度》执行,公司财务部制订了财务管理条例使之成为日常财务管理、核算的标准。
现主要突出的问题是财务总监如何直接参与企业业务管理,特别是对重大的资本性支出、费用性支出加强事前审核和监督。
货币资金支出缺乏财务总监的审批手续本次审计,我们抽查了公司部分收付款凭证。
发现公司在部分收付款作业中相关业务单证及审批手续并不完备,特别是财务总监没有在重要财务收支上履行审批责任。
审计建议:公司制订了完备的财务部管理文件,对财务部的日常工作都作了相应的规章制度。
但没有对各种支出的审批程序、审批权限作出清晰的规定,出现了以上情况,我们建议:任何一项财务收支均应由内部填制单证,并经授权程序批准。
包括提现、资金划拨等业务。
建议公司设计相关单证及授权审批程序。
二、采购及付款公司采购有较为完备的采购作业管理标准。
对供应商质量审计、采购物资入库时的质量检查及验收、付款审批等环节的实务操作有适当控制;公司采购部门及相关岗位对采购管理和岗位职责较为熟悉。
采购环节的主要审计发现:1、供应商相对集中,主要原料采购供应商选择,缺乏年度复查程序,供应商名录基本维持不变,新供应商开拓力度较弱。
审计建议:(1)我们建议公司宜实施一年一度的供应商复审制度,同时通过对供应商的供货质量、过去履约情况以及生产现场等方面进行年底系统复查,来选择有利于公司生产和成本较低的供应商。
物业公司审计报告范文省审计局:根据局第××次会议决定,我们于××年7月1~15日对我省××外贸公司与××公司合营办厂引进设备情况进展了审计,现将审计结果报告如下:××外贸公司是我省具有进出口业务权的地方工贸企业。
该公司现有职工436人,设八个科室,一个直属五金加工厂。
该公司1983年被批准自营出口业务,主要出口小五金产品。
几年来,经过广阔职工的努力,出口业务有了一定的开展,1985年出口销售额达736万元,出口创汇145万美元,均比1983年翻了两番。
但是,由于该公司主要出口货源基地直属五金加工厂的设备陈旧,因此继续扩大出口业务,增加创汇的才能受到了限制。
××年初,经有关人员提供线索,该公司决定与××公司组成合营企业,合作消费经营机丝螺钉。
××年3月,双方签订合营合同,其根本条款规定:合作期四年,引进国际上先进的机丝螺钉消费工艺,由我方以租赁方式提供厂房1300平方米,负责招聘消费技术人员和工人。
××公司提供国际上80年代出产的螺钉流水线全套设备共78台,并负责提供主要原材料和产品的外销。
双方总投资115万美元,其中机器设备总金额94.96万美元。
按投资比例,我方承担六成,产品外销60%,内销40%,资本64万美元,年提折旧25%。
四年后设备归我方。
经审计上述合作工程,从洽谈到成交,反映出的问题不少,主要表如今:1.工程建议书和可行性研究报告陈述的情况不真实。
第一,申请理由缺乏事实根据。
建议书说,国产消费机丝螺钉的设备工艺差、效率低,不能适应市场对机丝螺钉的需求。
经查明,我国制造的消费机丝螺钉设备各项技术指标均已到达世界标准,且有供应,完全不需要引进。
第二,轻信对方谎话,××公司实际上是一家五金商店,规模不大,资本仅10万元港币,且从未搞过机丝螺钉的消费经营,其对我方投资的设备,是从一家行将倒闭的螺钉工厂低价买来的二手货。
工作报告-物业公司内部控制情况审计报告物业公司内部控制情况审计报告报告目的:本报告旨在对物业公司的内部控制情况进行审计评估,以确定其控制环境是否健全,有助于保护公司的资产安全、提高业务效率、减少风险和促进公司可持续发展。
审计范围:本次审计涵盖了物业公司的各个部门和业务流程,包括财务管理、人力资源管理、采购管理、资产管理、风险管理等关键领域。
审计方法:我们采用了一系列审计方法,包括风险评估、文件审查、内部控制测试、现场检查和访谈等,以尽可能全面和准确地评估物业公司的内部控制情况。
审计结果:根据我们的审计工作,物业公司的内部控制情况总体较好,但也存在一些需要改进的地方。
首先,在财务管理方面,公司的财务流程和报告制度比较规范,内部审计机构的职能和独立性得到了保障。
然而,存在一些未经充分授权或审批的资金支出问题,需要加强对审批流程的监督和控制。
其次,在人力资源管理方面,公司的招聘、培训和绩效评估等人力资源管理流程比较完善,但一些关键岗位的职责划分不清晰,需要进一步明确,避免责任不清导致的工作效率低下和责任逃避。
此外,在采购管理和资产管理方面,公司的采购程序和资产管理制度比较完善,但采购合同的履行和资产盘点的监督需要加强,以防止违规操作和资产丢失。
最后,在风险管理方面,公司的风险辨识和评估能力较强,但风险应对策略和预案的制定和执行存在一定问题,需要进一步完善。
改进建议:基于以上审计结果,我们提出以下改进建议:1. 强化对资金支出的控制和监管,确保各项支出经过合法授权和审批。
2. 明确各岗位的职责,并建立相应考核机制,确保工作责任清晰且有效履行。
3. 加强对采购合同履行和资产盘点的监督,防止违规操作和资产丢失。
4. 完善风险应对策略和预案,保障公司的业务连续性和可持续发展。
总结:物业公司的内部控制情况在大部分方面较好,但仍存在需要改进的地方。
我们相信,通过采纳我们的改进建议,物业公司的内部控制将进一步得到加强,为公司的发展提供有力保障。
物业公司内部审计报告报告封面物业公司名称:审计报告审计周期:XXXX年XX月XX日至 XXXX年XX月XX日审核日期:XXXX年XX月XX日审计报告编制人:审计报告审核人:目录1.摘要2.背景和目的3.审核范围和方法4.审核结果5.结论6.附注1. 摘要本报告旨在对物业公司过去一段时间的业务及金融运营情况进行审计。
审计结果显示,物业公司的内部控制存在一些不足,需要及时改进。
具体结果及建议请见下文。
2. 背景和目的本次审计的背景是物业公司的管理部门要求对公司的财务状况进行审计,以确保公司的资金安全性和管理的合规性。
目的是对物业公司的资产负债表、损益表、现金流量表、客户信用度等方面进行审计,评估公司的财务状况和业务风险。
3. 审核范围和方法审计范围包括物业公司过去12个月的资金收支、财务核算、内部控制等方面。
审核方法包括了对财务资料的勘误、现场指导、账目对账、确认关键数据的真实性、查理资产负债表和利润表等工作内容。
4. 审核结果1. 资金管理不规范。
物业公司有部分规章制度和流程未进行完善,在存在一些资金周转不够灵活、部分费用计入不明确、采购管理不规范等问题。
2. 内部控制审核不足。
物业公司内部控制存在一些瑕疵,如流程监管不规范、员工权限管理不当等问题。
3. 财务报告存在不足。
部分财务数据未予以准确核算,同时未对客户信用度进行及时清查。
5. 结论根据以上审核结果,我们建议物业公司加大内部管理的力度,及时完善一些规章制度和流程措施,严格管理业务流程及财务核算,提升内部控制力度,保证公司的业务、财务及管理的合规性。
6. 附注本次审计仅对物业公司过去一段时间的业务及金融运营情况进行了审计,并未对公司的生产经营等方面进行审核,结果仅用于内部业务资产的管理及使用。
本审计意见不包含财务会计报表、所负责的所有核心可能发生的事项。
本次审计报告仅供管理部门内部参考使用,并不对外公开,如有需要请确认后咨询法律和会计方面专业人士提出建议。
XXXXX物业公司内部控制情况
审计报告
2006年7月上旬,审计部按照集团领导的指示对物业公司的内部控制流程进行了评审,评审主要侧重于安全保卫、卫生环境和服务职能等重点工作环节。
我们从受理的业主投诉入手,向有关人员进行咨询,并深入现场实地查勘和测试。
Xxx总经理和物业公司有关人员对我们的工作给与了大力的支持和配合,并提供了很好的意见和建议。
下面将我们在现场看到和了解到的一些情况并结合内部控制的重点环节进行评述如下。
总的来说,目前业主对房屋质量问题、外檐墙砖脱落现象、门禁系统故障、二期大门入口路面泥泞、停车位不足等问题投诉比较集中,对物业的保洁、安全保卫和环境投诉较少。
房地产售后与施工单位对涉及建筑房屋质量等系列问题不能协调一致及时解决,给物业的管理带来了一定的难度,既牵扯物业公司的人力、精力并直接导致业主情绪不满,拖欠物业费。
物业公司部分岗位人员缺失情况严重,卫生保洁、保安、管家、维修人员短缺;此外,对员工的服务意识、专业能力的培训较少,现有人员的素质和技能不能满足高水平物业管理工作的需要,物业公司亟待引进优秀的、高素质的人才加盟,以提升管理水平。
物业公司原有的一套《工作职责和政策程序》已不适应现今的组织结构、岗位设置和人员状况。
从目前看,制度制定与执行、检查和绩效考核四者间没有形成有效的互动关系,因此执行力不高。
一、接待业主投诉和解决问题方面:
1.管家既负责接待业主投诉,根据投诉问题向有关部门反馈;同时又兼管
拜访业主,了解情况;平均每个管家要负责160多户业主的走访任务,工作量比较大,目前无法做到管家式服务,业主非常不满。
2.记录业主投诉情况的《接待业主记录表》填写不全,接待人、如何处理
等项目有漏填情况。
3.接待人对受理的投诉追踪和反馈不及时。
发生过投诉受理后,因某些原
因不能尽快维修而又没有及时反馈给业主,业主再次投诉的情况,业主怨言较大。
4.管家接到投诉后,向维修人员传达任务时不能有效调度维修人员尽快到
现场解决问题,部门间责权利不明确。
对涉及到需与施工单位交涉的问题解决起来比较困难,售后的维修工作不能到位。
5.工作中没有一定的监管和考核程序,没有奖惩和激励机制。
6.在接待业主投诉时,投诉处理能力还需要进一步提升。
7.原有的特色服务—代购水电业务因售电机构限制和人力不足已被取消,
目前缺少自有的特色服务项目。
8.目前维修人员中没有专业电工,给日常的维修工作带来影响。
二、环境绿化和保洁卫生方面:
1.因装修车辆碾压和人员踩踏,小区边角的绿地已出现损坏;湖泊水质差
有水草等杂物。
2.巡查发现有的楼道卫生质量不高,卫生做的不细,临时存车场和小区内
有部分死角卫生清理不及时;夏季炎热,垃圾场周围异味很大,且蚊蝇
较多。
3.巡查和监管力度欠缺,没有相应的奖惩激励措施。
4.保洁人员的招聘存在很大的难度,目前缺员2-3人,xx楼和地下车库无
专人定岗工作。
5.厨房的卫生环境和工作条件比较差,设备亟待改善。
6.保洁人员对午饭和工资等待遇问题颇有怨言,希望集团能给解决。
三、安全保卫方面:
1.小区入口的摄像头不清晰;电杆控制系统反应不灵敏,经常出现刷卡后
电杆不能自动抬起的情况。
2.外来车辆出入登记不全。
抽取的登记表发现,出口登记记录7月23日
和17日、18日记录缺失。
3.监控室环境欠佳,室内空调已坏,长时间没有得到修理。
4.保安缺员,目前缺员4-5人。
小区流动巡逻人员白天只有2人,巡视力
度较差,发现各楼栋大堂门经常不能及时关闭,存在安全隐患;9号楼和15号楼之间没有监控,白天也没有固定岗。
5.工作检查和监管力度不够。
发现个别保安在岗抽烟。
6.车位仍存在短缺情况,使得没有车位的车辆不能得到妥善的管理,出现
过业主侵占车位发生争吵的情况,给保安工作带来难度。
7.保安的着装不整齐,帽子佩戴不齐。
8.保安人员提出宿舍环境差,希望给以改善。
四、根据上述情况并结合内控重点环节,提出建议如下:
必须明确房地产售后及物业公司各自的职责权利,双方协调和配合,及
时解决工作中的问题,服务好业主。
◆尽快补充物业急缺人员,保证各岗位工作的有序开展;同时要引进高素
质、高水平的物业管理人员,“要将合适的人请上车,不合适的人请下车”,提升物业管理水平。
同时也要不断提高企业的凝聚力,减少人员流失。
◆建议对员工开展系统的培训。
通过培训不仅完善和促进员工自身的发
展,提高职业技能水平,还可以随时跟上市场的动态变化,获取最新的资讯,最终为客户提供更专业、更理想的服务,创立物业管理的品牌。
◆修改和完善各项规章制度,搭建好组织机构和岗位设置,以适应目前管
理的需要。
制度建立后,要及时跟进有效的检查和监督,制定科学的监督考核机制,做到赏罚分明,提高员工工作激情和积极性。
◆建议恢复工作人员佩戴名牌规定,既可以体现物业公司整齐规范的管理
风格,又便于业主和公司管理人员能及时督察岗位工作情况,奖优罚劣,起到激励和监督的作用。
(一)对客户服务方面
1.明确接待投诉的处理原则,事中处理要及时,要有回馈和跟踪,事后监
督到位,保证投诉件件有着落,事事有回音。
1)一是确定责任人,即谁受理、谁跟进、谁回复。
在投诉事宜须其他
部门配合处理的,应明确各部门人员的权力和责任,能及时调度有
关人员到达现场,提高处理投诉的反应速度。
2)二是清晰记录。
对每一起投诉都要做好详细的记录,通过记录不仅
使接受处理的物业管理人员一目了然,而且归档后可以总结投诉处
理经验。
3)三是处理要及时,对一时无法解决的问题,在事先跟业主说明之外,
要约时处理,时时跟进,力争用最短的时间内全面解决问题。
4)四是要及时反馈,投诉问题处理完毕后,一定要把投诉处理的结果
及时、直接反馈给业主,这是处理投诉工作的重要环节。
2.建立业主投诉处理的监督机制,检查责任人是否尽职尽责,检查跟进要
及时、有效,对落实不到位给公司造成影响的要追究责任。
3.定期对相关人员进行服务知识和技能的专业培训,使之能准确判断和处
理业主投诉的问题,提高员工处理投诉的能力。
4.可以考虑设立专职接待人员或成立客服中心,主要负责:(1)接待客户
投诉,将问题进行分类并反馈给各职能部门。
(2)负责追踪事情处理结果并及时反馈给业主。
(3)对投诉记录进行归类整理、分析、评价和总结,通报有关部门以完善和改进管理,积累经验。
5.创立自已的特色服务,提高服务水准。
可以了解业主需要什么服务,在
合理条件下,就提供什么服务,既可以创立品牌服务,提高竞争力,又使物业发挥最大的使用价值,带来经济效益。
(二)环境绿化和卫生保洁方面
1.加强园林绿地的维护,可采取必要的自我保护措施,在边角周围易被践
踏的地方增加防护措施,避免车辆和行人损坏。
2.夏季炎热,要注意小区的死角和垃圾站周围的环境卫生,可适当增加喷
洒药液的次数,消除异味和蚊蝇。
3.保洁主管要加大巡查和监管的力度,根据保洁工作标准进行不定时、不
定区的巡视,要有布置有检查,建立必要的奖惩激励措施,做到赏罚分明。
4.改善厨房的环境和设备条件,夏季炎热应注意食品卫生安全,保障员工
健康。
(三)安全保卫方面
1.建议对外来车辆采取换证方法,便于管理和监督外来车辆的去留情况。
在暂时不能换证的情况下,必须对进出车辆进行详细记录,记录的资料要设定专人进行检查和妥善保管,以备查核。
2.因外来人员较多,对大堂门的监控和管理必须密切注意,确保门户随
时处于关闭状态。
3.尽快增加保安人员,弥补白天巡查人员少,巡查力度差问题。
在9号
楼和15号楼之间存在安全隐患,要设立固定岗加以防范。
4.安全主管要根据安全工作标准加大巡查和监管的力度,要有必要的奖
惩激励措施。
5.保安人员的着装和衣帽配戴要统一和整齐干净,要有良好的精神状态。
6.对电杆控制系统故障要尽快修理;小区入口监控头要保证视像清晰;
改善地下监控室的环境,尽快修复好空调通风设备,保障安全运行,延长系统使用寿命。
7.尽快解决外檐墙砖脱落问题,以免伤害到行人给物业带来更大的影响。
(四)节能降耗方面
1.建议对保洁耗材的使用情况进行统计和分析,力求最大限度的节约成
本费用,降低消耗。
2.进一步挖潜节约能耗的办法。
如:利用夏季温度高,对热水的加热温
度和加热时间进行调节降低电力消耗。
3.在公共照明、用水和其他公用设施上要有合理的购置方案,不能只顾
眼前利益,而忽视未来的发展。
如公用设备和设施的损耗率降低,就可以减少维修成本,就能节约更多的资源。
Xxxx集团审计部
2006年7月28日。