1 2014—2015学年第一学期期中考试
文书与档案管理 试 题
级 班 姓名： 学号：
试卷说明：1、试卷共 4 页，有5大题； 2、考试时间：90分钟；3、试卷满分共100分。
题号
一
（12分） 二
（30分）
三
（21分） 四
（26分） 五
（11分） 总 分
(100分)
得分
一、填空题（每空1分，共12分）
1、电子档案就是经过 的电子文件。
２、根据行文的方向，把公文分为 、 和 。
３、根据记录信息的载体划分，文书可以分为 和
５、文书工作，主要是指公务文书的形成、 、 和 。
４、收文处理总程序是指对收到的文书进行办理的程序，一般包括签收、 、审核、 、传阅、拟办、 、承办、催办、注办等环节。
二、单项选择题(本大题共15小题，每小题2分，共30分)
1、某大学拟增设一门新专业，向省教委行文，应选用的文种为（ ）
A、报告 B、请示 C、函 D、通报
2、某公司保管磁带录音档案的相对湿度为（ ）
A、55％—70％ B、45％—60％ C、35％——50％ D、15％—30％
3、下列文件不需要归档的是（ ）
A、上级领导对本机关的指示 B、本机关干部任免材料
C、上级机关征求意见的未定稿 D、本机关成立的相关材料
4、以下文种中不属于下行文的是 （ ）
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文书档案的整理
作者：小 倪
来源：《北京档案》2010年第10期
文书档案的整理工作,就是对零乱的和需要进一步条理的档案进行基本的分类、排列和编目,使之组成有序体系的过程。本文将向大家介绍以案卷为单位的文书档案整理工作。
一、文书档案整理的内容
文书档案整理工作的内容可以概括为文书档案的系统化和基本编目两个部分。系统化是指对彼此间存在某种关系的案卷,按照一定的方法组合在一起,构成完整的、具有有机联系的整体,具体包括档案的分类、案卷的排列和档号的编制。基本编目主要是编制案卷目录,以反映和介绍每一卷档案的内容、状况和特征。
二、文书档案整理的原则
文书档案整理工作的原则是:充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。
1.充分利用原有的整理基础。在正常的工作条件下,档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷。对于已经整理过的档案,档案部门不必打乱重整。一般情况下,只要不是零散文件或原有基础十分不好的案卷,都应尽量保持原有的整理体系。对于某些不合理处,可以做必要的加工补救,这样既可以节约人力物力,减轻对档案的损毁,又可以保证整理工作的质量和效率。
2.保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系,是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系。档案文件之间的历史联系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等四个方面。 龙源期刊网
(1)文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的,形成文件的单位构成了文件在来源方面不可分割的联系。整理档案,必须保持文件在来源方面固有的联系。从全部整理工作来说,文件在来源方面的联系是首要的。
(2)文件在时间方面的联系。形成文件的机关、组织或个人进行工作活动,都有一定的时间范畴,这使文件之间具有一定的时间联系。整理档案时,必须保持档案在时间上的密切联系。
文书档案整理
一、定义
将机关团体、企事业单位和社会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当归档的文件，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：
传统整理方法——以“卷”为管理单位
新的整理方法——以“件”为管理单位
二、制定标准
1、制定本单位文件材料保管期限表
按照国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，结合本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，制定本单位的文件材料保管期限表，将需归档保存的文件材料划分为“永久”、“ 长期”、“ 短期”三类保管期限。 实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况：一是对本单位制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定；二是直属上级部门制发的文件；三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。
2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围
按照国家档案局1987年颁发的《机关文件材料归档范围和不归档范围》标准，将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。
3、做好本单位分类大纲编制工作
根据本单位机构设置及文件形成的特征，按照复式分类要求，选择制定本单位的文书档案的分类方案。
以上标准一旦确定后，就不宜随便更改，它是保证本单位档案案卷质量的前提，不可马虎。
方法一
——以“卷”为单位的整理方法
★文书档案以“卷”整理流程：
1、收集 2、分类 3、组卷 4、检查、调整卷内文件 5、排列卷内文件 6、卷内文件编号 7、填写卷内目录 8、
拟写案卷标题 9、 填写案卷封面 10、装订案卷 11、填写卷内备考表12、案卷排列 13、编制档号 14、编制案卷目录15、装盒。
第一步 收 集
一、文件的收集工作 按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。
文书档案工作之我见
档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。
一、争取领导重视是做好文档工作的前提
1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路 随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
