文书档案整理
一、定义
将机关团体、企事业单位和社会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当归档的文件，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：
传统整理方法——以“卷”为管理单位
新的整理方法——以“件”为管理单位
二、制定标准
1、制定本单位文件材料保管期限表
按照国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，结合本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，制定本单位的文件材料保管期限表，将需归档保存的文件材料划分为“永久”、“ 长期”、“ 短期”三类保管期限。 实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况：一是对本单位制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定；二是直属上级部门制发的文件；三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。
2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围
按照国家档案局1987年颁发的《机关文件材料归档范围和不归档范围》标准，将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。
3、做好本单位分类大纲编制工作
根据本单位机构设置及文件形成的特征，按照复式分类要求，选择制定本单位的文书档案的分类方案。
以上标准一旦确定后，就不宜随便更改，它是保证本单位档案案卷质量的前提，不可马虎。
方法一
——以“卷”为单位的整理方法
★文书档案以“卷”整理流程：
1、收集 2、分类 3、组卷 4、检查、调整卷内文件 5、排列卷内文件 6、卷内文件编号 7、填写卷内目录 8、
拟写案卷标题 9、 填写案卷封面 10、装订案卷 11、填写卷内备考表12、案卷排列 13、编制档号 14、编制案卷目录15、装盒。
第一步 收 集
一、文件的收集工作 按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。
第一---三单元(Unit) 第1—2周(Week) 6 学时(Periods)
单元标题 (Title) ：文书工作与档案管理的认知（概述）
教学地点 (Place) ：文秘实训室
教学目标 (Teaching Target) ：
了解文书、文书工作的含义、性质、特点等概念；了解档案、档案管理的含义、性质、特点等概念；能对文书工作特点进行分析总结，并能够对各种文体进行甄别；能够总结档案的历史沿革；认识各类公文的权威性和效力性。
教学方法 (Teaching Approaches) ：项目教学法
教学材料及工具 (Teaching Materials & Aids) ：课本、多媒体
考核与评价方式 (Testing & Evaluating Mode)：
以学生课堂听讲和回答问题情况给予成绩和评价。
主要教学内容及过程 Main Teaching Contents & Procedures
任务布置：
展示各类文书，让学生分组讨论总结其特点，并草拟文种题目。
知识点讲解：
一、文书的含义
文书是国家机构、社会组织或个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。理解这一概念时应把握以下几点：
1．文书的适用范围很广
2．文书是处理事务的工具
3．文书是以文字的形式处理事务的工具
4．文书具有某种特定的体式
二、文书的种类
公务文书：正式公文、事务文书、杂体文书、私人文书。
三、文书的特点
1．实用性（目的性）
2．程式性
3．原始记录性
4．凭证性
5．传递性
四、文书的功能
记载功能：文书的多文种、多类型是文书记载功能的各种表现形式；
凭证功能：主要通过文书的有效性来体现，文书的内容是凭证功能的实质；
传递功能：传递是文书发挥效用的重要步骤之一；
存储功能：文书物质材料质量是基本条件，科学管理与保护是根本保证。
五、公文的含义
—1— 集团有限公司文书档案管理规则
第一章 总 则
第一条 为规范集团公司文书档案管理工作，统一集团公司文书档案工作标准，充分发挥文书档案的作用，根据国家档案局《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》、《 股份有限公司文书档案管理规则》及《 集团有限公司档案管理办法》，制定本规则。
第二章 文件材料的收集、归档
第二条 文件材料的收集归档工作，应纳入各单位、各部门工作计划，纳入领导工作议程，纳入部门的职责范围和文书处理人员（或兼职的文书人员）的岗位责任制。
第三条 各单位、各部门在其职能活动中形成的应归档的文件材料，都必须由文书处理人员（或兼职的文书人员）收集整理，及时向档案部门移交归档，不允许承办单位、部门或个人分散保存。各单位应建立文件材料归档责任追究制度，不按要求归档、造成文件材料丢失的应追究当事人或部门的责任。
第四条 各单位、各部门文书处理人员（或兼职的文书人员）在文件材料收集、整理、归档时，应做好以下工作：
（一）按照归档范围，将需归档的文件材料收集齐全、完整；
（二）对归档文件进行价值鉴定，确定保管期限；
（三）确定文件材料的秘密等级，绝密文件应单独存放；
（四）按照文件材料之间的联系和特征进行分类整理。 —2— 第三章 归档范围
第五条 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，都应按照《国有企业文件材料归档范围》（见附件1）及时归档。
第六条 归档文件材料的来源：
（一）本企业内部形成的文件材料；
（二）本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)上报本企业的文件材料;
（三）本企业引进项目、外购设备附带的文件材料；
（四）本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；
（五）本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；
（六）本企业执行、办理的外来文件材料。
第七条 归档文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
综合练习（三）
一、 填空题：
1、档案实体管理的内容主要包括档案的 收集 、 整理 、
鉴定 、 保管 和 统计 。
2、档案实体管理是 手段 ，而档案内容信息的开发利用是
目的 。
3、档案实体管理的主要方法就是 历史的方法 。
4、鉴定档案价值的方法主要采用 定性分析 与 综合
的方法。
5、档案保管期限表的结构，包括 顺序号 、 条款 、
保管期限 、 附注 以及 说明 等部分。
6、 科学性 、 实用性 、 可操作性 是评价档案保管期限表优劣的重要标准。
7、档案的收集是 接收 、
征集 和有关文献的活动。
8、档案馆作为国家永久保存档案史料的基地，应当确立“
档案为主 、 资料为辅
”的馆藏建设政策。
9、馆藏结构以形成的历史时期划分为
古代档案 、 近代档案 、
现代档案 。
10、馆藏结构按档案内容可以划分为 文书档案 、
科技档案 、 专门档案
和 人物档案 。
11、档案统计工作的进行，基本上可以分为三个步骤； 选定档案统计指标 、 进行档案统计调查 、 档案统计资料的整理与统计分析 。 12、档案统计调查的基本形式主要分为 统计报表 和 专门调查 两种形式。
13、全宗单由三个主要部分组成： 全宗的一般情况介绍 、 未编目档案 和 已编目档案 。
14、检索效率通常采用 查全率 和 查准率 两个指标来衡量和表示。
15、档案检索语言由 词汇 和 语法 组成。
16、《中档法》的标记符号采用 汉语拼音 和 阿拉伯数字 相结合的混合号码制。
17、著录格式有两种类型，一种为 表格式 ，一种为 段落式 。
18、在档案著录中对 档案内容 进行分析和选择，并赋予其规范化 检索标识 的过程，称为档案标引。
19、主题词的组配，一般有 概念限定组配 和 概念相交组配
两种。
20、档案馆指南是以 文章 的方式，全面概要地介绍档案馆
