数字化办公室职能

办公室管理职能和岗位职能

基本管理职能 主任岗 位职责 文员 职责 涉及工 作流程 涉及相关制度及标准 涉及相 关表单

项目 简要说明

1 员工招聘入职管理 员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。 ①审查员工履历表

②报请总经理考核

③面试

④根据总经理意见审核批准入职 协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等 员工入职流程 员工入职管理制度 《履历表》

《应聘人员登记表》

2 员工调动管理 根据公司安排，对跨分公司人员变动采取调令的方式；分公司内部的变动报送人员异动表。 ①审核调动手续

②监督检查 变更通讯录 员工调动流程 调动管理制度 《介绍信》

《人事调令》

《员工异动交接清单》

3 劳动合同管理 员工实习两个月，可以书面申请与公司签订劳动合同。 ①全面负责

②审核 ①初拟合同

②签订合同文本

③存档 签订劳动合同流程 合同书标准文本 《劳动合同书》

《A类员工信息表》

《B类员工登记表》

《保密协议》

4 员工辞职管理 员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批，办理交接手续。 ①全面负责

②审核 ①办理辞职手续

②接收辞职申请、归档

③收集交接表 员工辞职流程 员工辞职管理制度 《员工离职交接清单》

5 培训管理 公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训想结合方式进行。 ①拟定方案

②组织实施

③考核验收

④效果分析 ①培训通知

②培训场地会务服务 培训流程 员工培训管理制度 《培训计划表》

6 考核管理 公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核，奖优罚劣。 ①拟定考核计划

②考核数据分析、整理

③统计考核表 ①发放通知

②协助固定资产统计报表

①部门月度考核流程

②业务员年度考核流程 ①控制清单

②各处室员工绩效考核表

7 财产管理 公司对所属部门、各分公司财务进行登记，明确责任人。 ①车辆财产管理

办公室职能

办公室是公司的“枢纽"部门，是协调机构、承上启下,沟通内外，联系各方的重要组织。办公室的主要任务就是服务上级机关，服务公司领导，服务公司员工，涉及的工作内容比较广泛、繁琐，在公司发挥着重要的作用。

一、部门职责

1、协助公司高层制定相适应的管理制度、岗位职责，并推进制度实施；

2、协助人事部门对部门以及员工的考核工作；

3、负责公司相关文件的编写、出台、下发;

4、负责对外宣传工作,编撰公司对外宣传材料、编辑公司最新动态新闻并网上发布;

5、负责公司领导的对外接待工作；

6、负责公司法务工作；

7、负责党群工作及党费的收缴；

8、负责工会工作，推动公司企业文化的建设;

9、负责总经办会议及公司领导召开的会议的组织和会议记录工作,整理必要的会议纪要并依据公司领导的批示来贯彻落实。做好各部门部门会议的备案工作。

10、负责公司资质证书、营业执照、安全许可证等大件维护(年检、延期、变更）；

11、负责ISO 的管理体系所涉及的工作;

12、负责各类人员证书的维护（注册、延期、变更)，做好员工的考证报名工作；

13、负责公司的印章管理工作；

14、负责各类证书的存档及出借工作；

15、负责配合上级部门完成公司相关的荣誉申报;

16、负责公司的档案管理工作，图纸、行政协议、公司发文等资料的存档；

17、负责处理来电来信来访相关工作；

18、负责公司人员出差机票的订购及报销,高铁票的报销；

19、负责来萧客户及办事人员的酒店预订;

20、负责车辆维修及保险工作.

二、工作要求

1、做好公司管理制度的编辑出台,贯彻落实管理规定，落实岗位责任制。

2、督促各部门做好相关工作备案,提供年末考核依据； 3、文件制定既符合法律法规及上级机关的规定，又体现领导的意图；

4、依据公司实际情况做好简介的更新，简讯的及时编写及网站上传；

5、做好对外来宾的接待策划、现场调度工作；

6、处理涉及公司的债权债务的相关法律事宜，协助其他部门合同的制定,防范法律风险,协调法律纠纷及劳动争议；

办公室材料

办公室是一个综合部门，协调机构、承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽，工作千头万绪、纷繁复杂。办公室的主要职责是“参与政务、管理事务、搞好服务”。办公室主任是一个单位的“总管家”，如何当好办公室主任，充分发挥办公室的职能作用，笔者根据自己的工作实践谈一点粗浅的认识。

一、要树立“一种理念”，增强做好办公室工作的责任感和使命感

今年以来受国际市场价格的影响，国内物价呈上涨趋势，物价管理部门的工作任务更加繁重。新的形势、新的任务，对办公室工作提出了新的、更高的要求。为适应新的形势和任务，必须树立办公室就是服务部、办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务的新理念。怎样才能做好服务工作呢？

一要有责任意识。要做好办公室工作，必须有高度的责任心，树立“零距离服务”和“零差错服务”的理念。办公室工作无小事，如果哪一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响全局的工作。如编发信息、传阅文件、呈办文件、拟草公文等等，这些看起来都是小事，但件件事关全局，耽误了就是大事，就会贻误工作。高度的责任心是做好办公室工作的前提。作为办公室主任，必须保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、严谨细致的作风，认真对待和切实抓好每一项工作，以保证全局工作的正常运转。

二要有真诚情感。要牢固树立真诚服务的理念，对外要热诚，对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人，即 “一张笑脸相迎、一把椅子让座、一杯热茶暖心、一片赤诚待人”，杜绝“门难进、脸难看，话难听、事难办”的现象。对内要真诚，大家在一起共事,是事业的需要,也是一种难得的缘分,要互相关心,互相爱护, 互相帮助,互相理解,互相尊重。要在办公室着力营造一种团结和谐、温馨融洽的氛围，要加强品德修养，顾全大局，谦让包容。要多看他人之长,常思自己之短；以责人之心责己,以恕己之心恕人。充满真诚之心，满怀真挚情感是做好服务工作的关键，服务要热情诚恳、耐心细致，要多联系、多商量、多协调、多沟通，坚持以诚待人、以理服人、以情感人。

数字化信息部工作职责

为了及时有效的为我系师生进行活动摄影、撰写新闻稿以及编辑系刊《法意》，信息部将始终本着“团结、务实、进取、创新”的精神，为同学服务。信息部的工作重点是努力使一切有我系参与或举办的活动都能以图(照片)文(新闻稿)的形式公之于众，充分调动学生干部和干事的积极性和集体性，发扬团队精神，结合系学生会的实际情况，特制定本学期工作计划如下：

一、搞好新闻稿的编写工作以及辅助宣传部的工作

保证所有部员都精通新闻稿的撰写技巧，力求优秀率100%，以此来扩大我系信息部在院信息部中的话语权和影响力。除了做好本部的新闻稿撰写工作，我们部也将积极参与宣传部的宣传板绘制工作，为宣传部提供人员支持，在诸如“笔墨青春”书画摄影大赛一类的图文活动中本部也会积极提出一些设想和宣传部共同合作在本学期将工作做的更出色。

二、搞好我们的本分――《法意》编辑工作

《法意》作为我系的特有产品，代表着我系的门户，展示着我系的风貌。有了前两期《法意》的编辑经验，本学期将再上一层楼，在规划方面，让每个部员都参与策划，进行脑力风暴，广开言路，鼓励创意;在编辑方式方面，用商业杂志的标准来要求系刊，相比之前的单一文字排版，本期则更加注重图文混排，力求图文并茂，提高系刊的阅读价值。

三、辨认出和培养人才

信息部是和图文打交道的部门，故发现和培养此类人才是至关重要的。提到信息则离不开网络，提到编辑则离不开计算机，所以本学期要尽快对部员及相关爱好者进行特长总结，特别是在系刊的编辑所需要的方面的人才，培养他们的Office办公软件以及PhotoShop的操作能力。对于爱好摄影的部员则要重点培养他们的单反相机操作技巧以及拍摄技巧。

四、强化沟通交流联谊

信息部的管理不能是闭塞的，需要更多地与学生会各职能部门的沟通与联系。信息部将加强与其他部门的交流和合作，各个部门举办的活动及图片资料，信息部都要在第一时间得到，这需要各部门配合将资料给本部。同时对于一些系内新闻等我们也将努力去得到一些时事资料，例如先进个人表彰的名单等。