公司文件打印归档管理规定

公司文书归档工作程序一、背景介绍公司文书归档工作程序旨在规范公司内部文书管理，确保文档能够按照一定的规则进行归档和保存，以便日后查阅和审阅。

本文档将详细介绍公司文书归档工作的流程和标准，以确保公司文档管理的高效性和安全性。

二、归档分类公司文书归档按照不同的分类进行，主要包括以下几类： 1. 人事档案：包括员工合同、离职手续等。

2. 财务档案：包括公司财务报表、发票等。

3. 销售档案：包括销售合同、客户信息等。

4. 行政档案：包括公司规章制度、公告通知等。

5.技术档案：包括产品技术资料、研发文件等。

三、文档编号每份文档都应当有唯一的编号，以便进行查找和追踪。

文档编号的格式为：类别-年份-序号，例如：人事-2023-001。

四、归档流程1. 归档准备在归档之前，需要对文档进行整理和分类，确保文档内容清晰明了，无误。

2. 文件打印将需要归档的电子文档打印出来，并标明文档编号和日期。

3. 文件装订对打印好的文档进行装订，确保不会丢失或混乱。

4. 归档存储将装订好的文档按照分类存放在指定的文件柜或档案室中，并做好详细的记录。

五、归档标准为了确保归档工作的质量和效率，公司制定了以下归档标准： 1. 文档存放位置必须明确标明，不得私自改动。

2. 每份文档都必须有清晰的编号和日期，以便查找和识别。

3. 归档时必须根据文件分类要求进行整理，不得混放或随意归档。

4.归档存储环境必须清洁干净，避免受潮或受损。

六、归档责任人公司设立了专门的文书管理员，负责文档的整理、归档和管理。

文书管理员必须严格按照公司规定的流程和标准进行工作，确保文档管理的顺利进行。

七、归档审核公司每年定期对文档归档进行审核，检查是否符合规定的标准和流程。

对于不符合要求的文档，需及时进行整改。

八、归档安全公司文书归档工作需保证文档的安全性，不得泄露或遗失。

所有具有机密性质的文档必须进行加密存储，并设有权限控制。

九、总结公司文书归档工作程序对于公司的管理和发展具有重要意义，只有严格遵守规定的流程和标准，才能确保公司文档管理的高效性和安全性。

文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。

那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。

文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。

按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。

具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。

在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。

第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。

公司文件打印规章制度怎么写一、背景和目的随着科技的进步，办公环境也在不断发生变化，电子文档和数字化文件的使用日益普遍。

然而，作为一家传统公司，仍然有大量的文件需要打印。

为了规范公司文件打印行为，提高文件管理效率，特制定以下规章制度。

二、适用范围本规章适用于公司所有员工，在公司工作期间的一切文件打印行为。

三、文件打印的目的- 为了公司业务的正常进行，需要打印的文件包括但不限于公司文件、合同、报告、会议资料等；- 为了提高工作效率，需要打印的文件可以提供纸质备份，方便查阅和审阅；- 为了保密文件安全，需要打印的文件涉及公司机密信息，不宜以电子形式传播。

四、文件打印的原则- 省纸节约用：在确保办公需求的前提下，尽量减少不必要的打印行为，避免浪费资源；- 精打细算：在打印文件时，应选择正确的打印模式和纸张规格，合理控制打印成本；- 保密安全：涉及公司机密信息的文件，必须加密打印并正确处理打印稿件，防止泄露；- 环保节能：使用双面打印，尽量减少废纸产生，倡导绿色办公。

五、文件打印的管理- 文件打印申请：员工需要打印文件时，应提前向部门主管提交文件打印申请，包括文件内容、打印数量、打印时间等信息；- 文件审核审批：部门主管负责审核审批文件打印申请，确保打印行为符合公司规定；- 文件查收登记：打印文件完成后，应及时进行查收登记，防止遗失或混乱；- 文件归档保存：已经完成的打印文件，应及时进行归档保存，方便日后查阅和审阅。

六、文件打印的责任- 部门主管负责监督和管理本部门内的文件打印行为，确保遵守公司规章制度；- 员工应严格按照规章制度要求执行文件打印行为，不得违反公司规定；- 打印文件需要消耗公司资源，员工应珍惜资源，避免浪费。

七、处罚措施对违反文件打印规章制度的员工，将按照公司规定进行处罚，包括但不限于口头警告、书面警告、记过、降级等。

八、其他公司会不定期对文件打印规章制度进行审查，对制度进行必要的调整和完善。

档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作,保证档案完整性和保密性,准确地反映公司各项工作,根据中华人民共和国档案法、武汉市档案管理条例,结合公司实际,特制定本办法;一、档案管理1、主要内容档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和;包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等,其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体;公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作;公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则;2、文件的收集与归档各部门形成的文件材料,由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理,并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交;一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交办公室备案;会议文件由办公室收集;档案室在接收移交的档案后,应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录;档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列,存放档案必须有专用的档案装具,档案排列方法要科学,以便查找;定期进行对库房档案的清理核对工作,做到账务相符,对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制;收进的档案要及时入库,借阅档案归还后,及时放回原处;3、公司文件材料归档的基本要求归档的文件材料必须完整;归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程;归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律;4、公司文件材料的归档范围保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等;行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件;人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等;会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表;经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等;工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等;生产计划方面;有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析活动中形成的各种文件材料;物资供应方面;有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料;其他方面;5、档案级别的划分：档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级;一级为绝密文件等级划分为一级;公司的重大决议;包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等,其等级划分为一级;本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;属非常重要的文件,此类型文件为绝密文件,其等级划分为一级;本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料;属于人事方面的档案,为绝密文件,其划分级别为一级;二级为机密文件本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书;此类型文书属机密文件,划分等级为二级;三级为秘密文件本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报;属公司内部重要文件,为秘密文件,划分等级为三级;反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;属于秘密文件,其等级为三级;四级为普通文件重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件,划分等级为四级;6、归档时间基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审定后,向档案管理部归档;各项管理工作中形成的文件材料,在一个月内,要将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档;7、档案的鉴定和销毁编制档案的保管期限表,保管期限可分永久、长期10-30年、短期10年以下三种;档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织进行,鉴定领导小组由主管档案工作的副总经理任组长,组员由技术部门和业务部门的负责人等组成;鉴定工作根据各类档案的保管期限进行;每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表上注明鉴定意见,由小组负责人签名,并且注明鉴定日期;档案通过鉴定确认为永久保存的档案,如发现档案不完整、不准确,应责成有关部门和人员进行补充和修改;对经鉴定确认无保存价值的档案,要登记造册,提出销毁报告,经主管经理审批,并报送上级档案管理部门备案;销毁档案要严格执行保密规定;二、档案管理实施细则1、档案管理归档要求：档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用;归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;在归档的文件材料中,应将每份文件的正件原件与附件复印件、扫描件分别立在一起,不得分开,文电应合一归档;不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年;档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列;案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰;2、各部门保管文件的档案范围及相关规定各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档,其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件,原件交由公司档案室存档管理;各部门的档案管理由各部门指派相关人员进行管理,不设置专职岗位;部门存档文件的范围：保密办公室保密资料、涉密文件;部门例会纪要、业务函件、往来文件;客户业务信息、资料、销售报表;公司及各部门的规章管理细则;原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管;生产资料、采购信息、工序交接记录等生产资料由生产部门保管;3、文件档案分类整理保存办公室负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索清单、保存、调阅使用;根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制公司文件档案分类编号方法;分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用;常用的分类方法有：按工程项目分类；按专业性质分类；按组织机构分类；按时间分类;可按文书的性质分类,可分为橱窗大类别,再从大类别下分到小类别,再从小类别细分种类、年份等;文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别;“加密”还分为绝密、机密和秘密三类;不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件,其重要性归档文件时自行确认;4、档案编目：编制卷内文件页号应符合下列规定卷内文件有书写内容的页,按流水号编页码,页码从“1”开始;页码编写位置:单面书写的文件在右下角; 双面书写的文件,正面在右下角、背面在左下角;图样页码编写在标题栏外右下角;成套图纸和印刷成册的文件不必重新编写页码;案卷封面、卷内目录、卷内备考表、空白页不编写页码;、卷内目录的编写序号：应用阿拉伯数字从“1”依次标注,按照卷内文件的顺序,一份文件一个号;文件编号：应填写卷内文件的文号,图样的图号,或设备、项目的代号; 责任者：应填写卷内文件的直接形成单位或主要责任者,有多个责任者时,选择两个主要责任者填写;文件题名：填写卷内文件标题的全称;页数：应填写每份文件的实际页数,要求在最后一份文件的备注栏里填写总页码;卷内目录排列在卷内文件首页之前;卷内备考表的编制：卷内备考表主要标明卷内文件的件数、页数,不同载体文件的数量见示例,说明组卷情况,如立卷人档案员,检查人档案负责人、立卷时间等;示例：本卷内文件材料20件,100页;其中：文字材料80页,附图10张,照片10张;卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后;案卷封面和背脊的编制：案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面两种形式,主要内容如下：立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门;保管期限：应依据保管期限表填写划定的保管期限;密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级;档号：应依据先后顺序,档案移交前档号暂用铅笔填写,审查合格后改用蓝黑墨水或碳素笔填写;卷内封皮、卷内目录、备考表的幅面统一采用A4幅面;档案盒面、背脊的填写要求：按项目法人统一格式要求用计算机打印在薄的牛皮纸上贴在盒面和背脊上,做到字迹工整清晰,粘贴牢固;卷内封面、卷内目录、备考表的填写：电脑打印;打印时要求案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及卷内目录题名按规定的字体和字号填写;案卷的装订要求案卷可采用装订和不装订两种形成;文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破损的文件要先修复后在装订;幅面一般采用国际标准A4型297mm×210mm;图样折叠为手风琴式统一幅面,图样折叠时标题栏露在右下角;不装订的案卷,应在每份文件的右上角加盖档号章;档号章尺寸单位统一为mm,比例：1：1,档号章式样：案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4,有文字面向内折叠,为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用装订线一律在左,装订时左侧、下边对齐,采用三孔一线,装订线必用棉质或化纤线绳,装订为3孔,每孔孔距为80mm,左边距为15mm,装订线不得遮压卷内文件的字迹,若装订线位置不够时要进行适当粘贴;装订厚度: 以文件资料的实际情况而定;横向打印的文件资料装订时应将题头上面对应纵向左侧装订的一面装订;案卷内不应有金属物;正本和副本、永久、长期和短期的印章由公司统一制作;声像及电子档案声像及电子载体是纸质档案的必要补充;档案员负责各部门产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作,归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容;5、档案管理人员职责按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作;按照归档范围、要求,将文件材料按时归档;工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全;6、档案保管接收档案必须认真验收,并办理接交手续;存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找;要定期进行档案室的清理核对工作,做到目录、文档相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制,档案室的档案因移交,作废、遗失等注销时,要查明原因,保存依据;文件档案保存期限：永久保存：公司章程；股东名册；组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其它债权凭证；工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸；其它经核定须永久保存的文书;长期保存：预算、决算书类；人事档案、会计凭证；事业计划资料；其它经核定须保存10 年的文书;在目前公司文件档案建制初期,不涉及文件档案的清理销毁,相关规定另行规定7、内部档案分类及编号分类代码的标识以各类第一、第二个字的汉语拼音组合而成;保密管理BM行政管理XZ人力资源管理RL财务统计管理CW经营销售管理JY工程建设管理GC生产计划管理SC物资供应管理WZ其他管理QT档案分类代码编号GJ——XZ——2016——001卷号年份档案分类号冠捷缩写8、文件档案调阅管理公司档案只有公司内部人员可以借阅;调阅文件档案要履行调阅手续;填写档案调阅单,而后交给部门主管或是部门经理及总经办领导批准签字才能进行调阅;调阅之前要填写档案调阅记录方可进入档案室查阅或调阅资料;普通文件档案：要办理调阅手续,并由行政部主管、档案负责人两级签字确认;调阅“加密”的文件档案,要办理调阅手续,并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认;人事的档案的调阅管理：查阅权限：公司领导、人力资源部负责人、人事业务负责人可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过分管领导和人力资源部审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；原则上不得摘抄或者复印员工人事档案;如由于工作原因确需摘抄或者复印的,经公司领导、部门经理和人力资源部负责人批准后,交由档案管理人员复印;档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记；员工人事档案不得借出查阅;如必须借出查阅时,应提交申请,由主管领导及人力资源部审批后方可执行,并严格履行登记手续；借阅人事档案必须严格遵守保密制度,并严禁涂改、抽取和撤换档案; 调阅自己的相关资料需要三级以上签字确认方可调阅;调阅档案的人员必须爱护档案,保持整洁,要保护档案的安全与保密,不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印档案;一、二级类型的档案的调阅只可在公司档案管理部门调阅复印件及扫描件,且其它各部门不可复印及留存扫描件;必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任;用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续调阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导;调阅范围：外部机构调阅文件档案调阅只限在行政部查阅,不能带出,必须带出行政部查阅的,要经过公司负责人批准;调阅时间一般普通文件档案最长不超过二周;“加密”文件档案最长不超过一周;9、档案保密工作严格保守公司档案机密,维护档案的完整与安全,是每个档案管理人员的职责;档案室在接收、保管、提供利用时,应按有关规定认真核对、签字,做到手续严格,账目清楚;档案管理员要严守机密,不得随意摘抄、传播密级档案内容,不准私自进行复印;任何人未经批准,不得私自将档案带出档案室,不得向外传播档案内容;档案工作人员在工作中形成的有关废纸,不准随意扔掉,必须销毁;10、解释权涉及到保密档案的管理,由保密办公室另行制定管理办法;本管理办法解释权归行政人事部,自颁布之日起生效;附件1：档案调阅单附件2：档案调阅记录附件3：档案级别划分表附件4：档案盒面附件5：档案盒背脊附件6：卷内备考表格式附件7：卷内目录附件1：档案调阅单日附件2：档案调阅登记档案级别划分表附件：档案盒面、档案盒背脊、案卷封面、卷内目录、卷内备考表格式卷内备考表档号：注：卷内备考表内容字体大小：仿宋、四号;卷内目录档号注：卷内目录内容字体大小：仿宋、五号,如填写不下可回行填写;表格外框线宽为㎜,内线宽为㎜,页边距统一为上,下,左,右;。

关于文印管理规定的介绍样本1)所有文印人员应遵守公司的保密规定,不得泄露工作中接触的公司保密事项。

2)打印正式文件,必须按文件签发规定由总经理签署意见,送办公室打印。

各部门草拟的文件、合同、资料等,也由办公室打印。

打印文件、发传真均需逐项登记,以备查验。

3)文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务,不得积压延误。

工作任务繁忙时,应加班完成。

办理中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。

4)文件、传真等应及时发送给有关人员。

因积压延误而致工作失误或造成损失的,追究当事人的责任。

5)严禁擅自为私人打印、复印材料,违犯者视情节轻重给予罚款处理。

关于文印管理规定的介绍样本（2）文印管理规定是指为了规范文印工作流程、提高工作效率和保护办公设备的正常使用而制定的一些规范和措施。

文印管理涉及到办公室中常见的文印设备的使用、文印文件的归档和保密等方面。

首先需要明确的是，文印设备的使用要符合设备的规定和操作手册。

在使用文印设备时，需要注意设备的安全使用，避免随意调整设备参数，以免影响设备的正常运行。

同时，还应该定期对设备进行维护保养，以保证设备的性能稳定、质量可靠。

其次，对于文印文件的归档管理，需要根据文件的重要性和保密程度，采取相应的措施。

对于一般文件，可以按照时间或者文件类型进行归档；而对于涉及到商业机密或个人隐私的文件，应该加强保密措施，如采取密码保护、限制访问权限等。

此外，还应该定期清理和销毁不再需要的文件，以避免文件管理混乱和泄密风险。

在文印管理中，还需要注意文印过程中的环保问题。

办公室应该提倡使用双面打印、节约用纸，并正确处理废纸，避免对环境造成过多的污染。

同时，还应该合理安排文印任务，避免大量的批量打印，减少不必要的资源浪费。

另外，文印管理还包括对文印人员的规范要求。

文印人员应该具备一定的专业知识和操作技能，并遵守文印设备的使用规定。

同时，文印人员应该保障文印工作的质量和效率，避免出现错印、漏印等问题，并保证文印文件的准确性和完整性。

文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。

2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。

3、原件与复印件合为一件进行整理归档。

4、正文与附件合为一件进行整理归档。

5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。

6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。

7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。

二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。

2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。

3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。

4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。

三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。

2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。

3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。

四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。

2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。

3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。

五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。

2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。

即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。

公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。

到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。

公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。

1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。

1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。

1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。

1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。

1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。

2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。

■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。

■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。

■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。

■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。

为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。

例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。

制度中应详细规定文档的归档流程。

从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。

比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。

对于电子文档的管理同样不可忽视。

随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。

因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。

确保电子文档的安全性和可追溯性。

为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。

同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。

在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。

制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。

并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。

随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。

因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。

建筑公司文书归档管理制度第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定本制度。

第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。

第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。

第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理员归档。

工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应设专人（兼职文书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室管理员。

第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。

第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。

2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。

第九条：各部门兼职文书的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门文件材料。

2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。

3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。

二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。

2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。

3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。

四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。

2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。

3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。

4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。

2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。

3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。

4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。

5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。

六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。

2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。

3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。

4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。

七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。

2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。

以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。

单位文印室管理制度为了加强单位文印室的管理，提高文印工作效率和质量，保障单位各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。

一、文印室的职责和工作范围1、文印室负责单位各类文件、资料、报表等的打印、复印、装订工作。

2、承担单位内部文件的排版、校对、印制等工作，确保文件格式规范、内容准确。

3、负责文印设备的日常维护和保养，保障设备正常运行。

4、做好纸张、墨盒、碳粉等文印用品的采购、保管和使用登记工作。

二、文印设备的使用管理1、文印设备仅供单位内部人员使用，非本单位人员未经许可不得使用。

2、使用文印设备前，使用者应熟悉设备的操作方法和注意事项，避免因操作不当造成设备损坏。

3、打印、复印文件时，应根据实际需要合理设置纸张规格、打印质量等参数，以节约用纸和耗材。

4、如遇设备故障，使用者应及时通知文印室管理人员，不得自行拆卸或修理设备。

三、文印材料的管理1、单位各类文印材料应统一由文印室负责采购，确保质量可靠、价格合理。

2、文印室应建立文印材料的出入库登记制度，详细记录材料的采购、领取和使用情况。

3、严格控制纸张的使用，提倡双面打印和复印，对于非正式文件尽量使用废纸背面打印。

4、墨盒、碳粉等耗材的更换应遵循节约原则，在保证打印质量的前提下，尽量延长耗材的使用寿命。

四、文件打印、复印的规定1、各部门需要打印、复印文件时，应填写《文印申请单》，注明文件名称、份数、打印要求等信息，经部门负责人签字批准后交文印室办理。

2、文印室应按照申请单的要求及时完成打印、复印工作，如遇特殊情况不能按时完成，应及时通知申请部门。

3、机密文件的打印、复印应严格按照保密制度办理，由专人负责，并在完成后及时清理相关文件和记录。

4、禁止打印、复印与工作无关的私人文件和资料。

五、文件装订和归档1、打印、复印完成的文件应按照规定进行装订，确保整齐美观。

2、文印室应定期对打印、复印的文件进行整理和归档，以备查阅。

3、归档的文件应按照部门、时间等分类存放，便于查找和使用。

第一章总则第一条为规范公司行政文印管理，保障公司文件、资料的打印、复印、存档等工作的顺利进行，提高工作效率和质量，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有涉及文印业务的部门和个人。

第三条公司行政文印资质管理遵循以下原则：1. 依法合规：严格按照国家相关法律法规和公司规章制度执行。

2. 效率优先：提高文印工作效率，确保文件、资料及时完成。

3. 质量保证：确保文印质量，保证文件、资料的真实性和准确性。

4. 保密安全：加强保密意识，确保公司机密信息的安全。

第二章资质管理第四条公司行政文印资质主要包括以下内容：1. 营业执照：证明公司合法经营资格。

2. 法人身份证复印件：证明法定代表人身份。

3. 税务登记证：证明公司依法纳税。

4. 开户行证：证明公司银行账户信息。

5. 申请的专利、商标等：证明公司知识产权。

6. 获得的荣誉：证明公司综合实力。

第五条公司行政文印资质的管理：1. 营业执照、法人身份证复印件、税务登记证、开户行证等资质文件应妥善保管，不得遗失。

2. 申请的专利、商标等资质文件应及时更新，确保信息准确。

3. 获得的荣誉证书等资质文件应定期整理归档。

第三章文件管理第六条公司文件管理包括发文和收文两部分。

第七条发文管理：1. 发文需经拟稿、审核、签发、发布、存档等程序。

2. 发文需采用统一格式，包括文头、发文字号、题目、正文、发文单位、主送机关、抄送机关、印发时间等事项。

3. 文件发布后的纸张、格式、存档等均需符合相关要求。

第八条收文管理：1. 收文需进行登记、审核、分发、处理、归档等工作。

2. 收文需及时处理，确保文件内容准确无误。

第四章印章管理第九条公司印章管理包括公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、法人签名章、发票专用章等。

第十条印章管理：1. 明确管理部门，明确管理的流程，如各类印章的雕刻、使用、更换等。

2. 印章使用需严格按照规定程序，不得私自使用或借用。

3. 印章遗失或损坏，应及时上报，并按照规定程序补办。

公司档案如何管理制度精选7篇（全文）公司档案如何管理制度篇1一、文书档案归档制度1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5.凡归档的39;文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。

档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!三、兼职档案工作人员岗位责任制1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.接受本公司专职档案员的监督指导。

努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

文件打印管理规定1.引言打印是一项常见的办公活动，但不合理的文件打印行为会造成资源浪费与环境污染。

为了提高办公效率、节约资源、保护环境，制定本《文件打印管理规定》。

2.打印行为规范2.1.合理使用纸张：减少不必要的打印工作，尽量使用电子文件进行阅读和存储。

2.2.单面打印节约纸张：必须在双面打印选项可用的情况下选择双面打印，以减少纸张使用。

2.3.选择适当的字体和大小：在打印时选择合适的字体和字号，以减少打印页数和墨盒使用量。

2.4.删除空白页：打印前请检查文档，删除文档中的空白页，以减少不必要的纸张浪费。

2.5.减少彩色打印：尽量减少彩色打印，除非特殊要求或需要。

2.6.电子档案替代打印：对于无必要的文件打印，应使用电子文件进行存档，并养成良好的电子归档习惯。

3.打印设备管理3.1.合理使用墨盒/碳粉：在打印前请检查墨盒/碳粉是否充足，如有问题请及时向设备管理人员报告。

3.2.及时清洁维护打印设备：定期清洁打印设备，保持设备运行良好，减少故障和维修次数。

3.3.合理使用打印设备：在没有必要的情况下，请勿滥用打印设备，避免对设备造成额外的负担和损坏。

4.打印权限管理4.1.设立文件打印权限：对打印设备进行权限管理，只允许有需求的人员使用，以减少滥用和无效打印。

4.2.删除无用打印任务：设备管理员有责任及时检查打印队列，删除无效打印任务，以释放打印资源。

5.打印监管与奖惩5.1.考核与监督：定期进行打印资源的使用情况考核，鼓励员工节约打印资源。

5.2.奖励机制：对于节约打印资源的员工进行奖励，例如价值奖品或奖金。

5.3.处罚机制：对于滥用和浪费打印资源的员工进行纪律处分，例如口头警告、扣工资或写报告。

6.培训和宣传6.1.培训员工意识：定期组织培训，加强员工对节约资源和环境保护的意识，教育员工合理使用打印设备和纸张。

6.2.宣传节约打印政策：定期发布节约打印政策和宣传资料，提高员工对打印资源利用的重要性的认识。

文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。

第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。

第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。

文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。

第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。

第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。

各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。

第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。

第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。

第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。

第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。

第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。

文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。

第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。

第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。

第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。

文书档案管理办法根据公司发展的新形势以及新形势对文书档案工作的新要求,在二00二年版文书档案管理制度和文书档案查借阅规定的基础上,结合当前机构人员设置等因素,为做好文书档案工作,为生产经营工作更好地服务,特制定公司文书档案管理办法.第一章文印室管理规定第二条公司的文件,有打印必要时方予打印.内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印.第三条公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印.一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时,可经总裁办公室主任同意后办理.第四条私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机传送,以免影响公司的正常工作.第五条文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务.对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室取回,不得延误.第六条文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得载留任何文件.第七条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算.属业务部门的,由各部门承担费用；属行政、管理部门的,统一列行政开支.第二章文件收发规定第一条公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草,办公室审核,总经理签发.第二条文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印盖章.第三条文件和原稿,由办公室分类归档、保存备查.第四条属于秘密的文件,按保密制度办理.第五条文件统一由办公室负责发送.送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果.第六条外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记.由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误；属急件的,应在接件后即时报送.第七条传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示的文件,办公室应及时组织传达和落实.第三章公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发.第二条外发函电要求.1．各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表.2．每天下午××点以前,公司收发室应将当日外发函、电清点,累计送交邮局寄发.第三条外来邮件管理1．外来邮件一律公司收发室签收分发.2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收.3．一般公启函、电和公司内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内.4．私人不明平信一律放到信架信袋内,由个人自取.5．不论公私邮件,收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误；对国外来函应检查封口、邮戳,如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映查明原由.6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件.超期罚款收发室概不负责.第四条报刊收发1收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退任.2收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误.收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室.第四章公司文件管理规定一总则第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度.第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料.第三条按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办以下简称两办归口管理.二收文的管理第四条公文的签收1．凡来厂公启文件除厂领导订启的外均由厂收发员登记签收由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外后分别交两办机要秘书拆封.在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳.对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收.2．对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号.第五条公文的编号保管1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管.须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件,厂领导启封后,也应分别交两办办理正常手续.2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存.第六条公文的阅批与分转1．凡正式文件均需分别由两办主任或副主任根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送厂领导或分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办,为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完紧急文件要月即办.2．一般函、电、单据等,分别由两办机要秘书直接分转处理.如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理.3．为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过2天特殊情况例外.第七条文件的传阅与催办1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容.2．阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责.如有领导“批示”、“拟办意见”,两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜.3．阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密.4．文件阅完后,应送交两办机要秘书,切忌横传.5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理.不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转.6．按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由两办机要室通知到机要室阅文.三发文的管理第八条发文的规定1．全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件.2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核.厂部同意发文,则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂×字发文.3．对全厂影响较大,涉及两个以上厂领导分管范围的文件,须由厂长批准签发.其余文件均由分管厂领导批准签发.第九条发文的范围1．凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围.2．厂部下发文件主要用于：1公布全厂规章制度；2转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；3公布工厂体制机构变动或干部任免事项；4公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；5发布有关奖惩决定和通报；6其他有关全厂的重大事项.3．厂部上行文、外发文主要用于：1对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；2同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜.4．在工厂日常生产、技术、经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部、署传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管厂领导批准后,由主管业务科室书面或口头通知执行,一般不用厂部文件发布.5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用工作简讯发会议纪要.6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系,可用各科室的名义对外发函应各自编号备查,不用厂部名义发文.四发文程序与要求第十条发文程序规定1．各单位需要发文,应事先向厂部提出申请；2．厂部同意发文时,主办单位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；3．草拟文稿必须从全厂角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4．文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级；5．厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定,对文稿进行审查和修改.对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；6．经厂办审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿对文稿内容、质量负责；7．对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新誊写清楚；8．需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签；9．文稿审核会签后,按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发；10．经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印；11．文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名；12．文件打字后,由厂办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发.五文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅.第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还.任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等.第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作.一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清.如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告.第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作.六文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1．凡下列文件统一分别由两办负责归档：1上级机关来文,包括上级对工厂报告、申请的批复；2厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；3厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；4厂一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；5有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果；6参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；7上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录,以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；8反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品；9工厂日志和大事记；10工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料.2．业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档.第十六条立卷要求1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档.2．立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件材料的完整性.3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则.重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档.4．上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完.6月份正式向档案馆室移交,清单一式两份接交单位各留存一份备查.七文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,厂办机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续.第十八条经审核同意销毁的文件,应派专车分别由厂办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁.第五章公司文书管理制度一总则第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文.第三条全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有.第四条必须严格保守文书的机密.第五条文书按下列要点处置或办理：1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行.所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任.2．即使在紧急状况下以口头或形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来.第六条文书的管理原则规定如下：1．文书的收发、领取与寄送,原则上由总公司总务部负责.2．分公司或分支机构的文书管理,另有文书管理细则做出规定.二文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要点处置：1．一般文书予以启封,分送各部门.2．私人文书不必开启,直接送收信人.3．分送各部门的文书若有差错,必须立即退回总务部.三文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：1．绝密.指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书.2．秘密.指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书.第六章公司文书制作制度第一条适应范围凡公司内的公务文件,除有特殊规定外,一律依照本制度制作.发往公司以外的文件除有特殊规定外,也适用本制度.第二条名义公务文件的往来以各部门经理的名义签署,有些简单事项的文件,应以部门的名义签署.第三条呈交公司经理的文件凡需呈递公司经理文件,须逐级上报.各级主管须在调查核实的基础上写出意见,注明需呈报经理的理由,然后上报.若不需呈报,则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日.第四条文书格式1．公务文件应使用楷书,尽可能简单准确.2．陈述理由和经过时,若正文繁复,则将此部分内容作为附件记在另外的文件上.第五条文件编码文件上应有制发单位规定的号码,还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日,以便处理.第六条书写格式1．通常在第一行写文号,第二行写文件内容的标题,另起一行写制发年月日、制发者名称,再一行写明收文件人的姓名,然后再写文件内容.2．在属于提复审报的情况下,通常采取在文件末尾处用后记的形式证明,在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名.3．由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称,必要时要写上号码和年月日.第七条签署应用文件制发者及收件者应注明职务,根据情况只署姓名.在文件制发者个人或单位的下方盖上制发者个人或制发单位的印章,作为文件处理的依据.但同时发往多个单位的文件如通知等,为了简便,多采用印制好的印刷品,此时签名或盖印可省略.第八条封签上的记录文件信封上的记录,依照以下各条进行.1．在用于普通文件的信封上,要写明送达单位的名称,同时在左侧写上是否加急、挂号等,并在其下写上发文号码,信封背面写发文单位.2．秘密文件的信封上,除要在正面的左侧写上“秘”外,其他参照第一项.3．必须由收文者亲自开启的文件,信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样.4．机密文件要用二层信封,内封上写文件标题,外封上的标志参照以上各条在左侧写明“秘”的字样.5．文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘”的字样.6．本条第一项中所列内容,除有关机密的外,简易的文件可依照第二条进行,只要在封面左下角用小号字印上单位名即可.第九条文件用纸文件所用纸张另行规定略.第十条墨水文件原则上应用黑色墨水书写,在使用墨水时要选用性能较好的纸张,文字应清晰可辨.第十一条文件种类的区分部门经理发文应根据文件的不同作用,按以下原则区别使用不同文种.1．提案,不仅仅是发出的指令,而且希望将其意见进行广泛讨论.2．承认,就有关事务进行认定.3．请求,所报内容等候裁定.4．报告,关于指示的答复性汇报.5．申请,请求对自己或有关事项处理的许可和承认,也可用于单方面提出申请.第十二条指示类文件的区别公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用.1．指示,对申请、请示及要求的答复.2．传达,有关事务上的指令.第十三条电文依靠电信传达的文件,要求特别简明,避免使用容易误解的文字,并省略敬语以使电文简短.电报通常在结尾处注明发电单位的代号.重要的电信文书,在发出电报的同时,还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人.第十四条本制度自颁布之日起实施第七章公司文书收发制度第一条范围本公司文件本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行.第二条统管部门文书的收发、分布等事务,由本公司及各事务所的总务部统一管理.第三条部门文书责任者在部处室中设文书负责人,负责本部门内文件的分发、保管等工作.第四条文书的收受对公司外来文书的接收由总务部收件室负责.第五条收文的处理收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外,其余一般信函应全部拆封,拆封后,以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上用别针别在一起.收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在收文簿上,并将文件及收文簿一并交给总务部经销.第六条审核以及分发批示总务部经理在对文件及收文簿加以审核后,对收件室做出分发批示.当总务部经理外出时,如有事务急需处理,可由副经理代理承担上述工作.第七条分发收件室将“收文簿”及文件分发各部门,各部门的文书负责人应该在收文簿上盖印签收.第八条处部门内部文书处理文书负责人在收到文件上加盖传阅印,并递交有关部门.有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示,文书负责人据此分发文件给有关工作人员.在文书承办量、分发量较大的部门,可设文书整理簿,并据此处理文件.第九条发送文书的发送全部由总务部收件室负责,在特殊必要时亦可由适当的业务部办理.第十条部门内总发送文书的处理文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名,并注明是否采用挂、快递等方式.文书负责人将本部门文件分类别,请示发送.第十一条发送的处理总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称全名、内容等项目登记在“发文簿”上,贴好邮票投递出去.第十二条投递文件投递通常一天三次,按以下时间投出：第一次上午十点；第二次下午三点；第三次下午五点.遇有紧急投递的文书,可不受上述时间限制.第十三条邮票的收付保管邮票购入、付出、保管等情况,应登记在“邮票收付保管明细表”,并在年末计算出余额,与现存邮票数量加以核对.第十四条公司内部的定期专递不利用国家邮政,而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送,可依照本制度的有关规定办理.对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责.第十五条定期专递收发文簿的制作在发送定期专递时,各部门应在定期专递收文簿上登记其内容,一式二页,副页留存,正页与发送物品同时放入定期专递箱定期专递收发文簿,作为发文单位记录,可代替发文簿,每天进行整理清点.对于收文部门,定期专递收发文簿,可代替收文簿,每天进行整理清点.第八章公司文书处理制度一总则第一条范围本公司文书处理均按本制度执行.在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续.第二条定义本制度所指文书,包括以下内容：1．高层决策文书以及基层下达的文件.2．部门会议文书与转阅文件.3．合同书、证券、证书和劳动协议书.4．志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书.5．收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书.6．往来书信、电报、任命书、意见书.7．各种报告、各种统计表.其中“1”与“2”项文书的处理,原则上按会议决定处理.第三条类别划分上述文书按机密程度、可划分为以下几类：1．机密文书1绝密.2秘密.3保密.2．普通文书,即机密文书以外的文书.3．其他文书,如公开发行的书籍、杂志、报纸,以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的.第四条适用原则二文书的收发第五条收发到达本公司的文书,原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受.所有文书按下列原则处置或送发：1．普通文书全部由接受部门开启或开封.启封时,编上文书的收发编号,注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管,或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书.但是不涉及特别事项的文书,可以简化登记手续.。

办公室文件归档制度一、目的和意义为了加强办公室文件的管理，确保文件的安全、完整和便于查阅，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

本制度适用于公司办公室各类文件的收集、整理、归档和保管工作。

二、文件分类1. 文件分为纸质文件和电子文件两大类。

纸质文件包括：公司内部文件、外部来文、宣传资料、合同协议、会议纪要、工作计划、工作总结等。

电子文件包括：电子邮件、办公文档、扫描文件、音频视频资料等。

2. 文件按照内容分为：综合管理类、人力资源类、财务管理类、市场营销类、研发技术类、生产运营类等。

3. 文件按照密级分为：公开级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。

三、文件收集与整理1. 各部门应在文件形成时，明确文件类别、密级，并进行初步整理。

纸质文件应逐页编号，标注页码；电子文件应进行适当压缩，并标注文件名称。

2. 各部门应在每月末对本月产生的文件进行汇总，填写《文件汇总表》，提交给办公室负责人。

3. 办公室负责人对提交的文件进行审核，确保文件符合归档要求。

四、文件归档1. 文件归档采用纸质档案和电子档案双重管理方式。

纸质档案按照文件类别、密级和形成时间顺序进行整理，装订成册，放置在专门的档案柜中。

电子档案存储在公司的服务器或云存储平台上，设置访问权限。

2. 办公室负责人定期对归档文件进行审查，确保文件完整、准确、可用。

对不符合归档要求的文件，应要求相关部门进行整改。

3. 归档文件应保留原始痕迹，如签字、盖章等。

文件复印件、打印件应注明“复印件”或“打印件”字样，并加盖骑缝章。

五、文件保管与查阅1. 办公室负责人负责文件保管工作，确保文件安全。

办公室应配置防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保文件不受损坏。

2. 办公室负责人建立健全文件查阅制度，明确查阅范围、查阅人员、查阅程序。

未经批准，不得擅自查阅、复制、借阅、销毁文件。

3. 查阅文件时，应在办公室内进行，不得将文件带出办公室。

如有特殊需要，须经办公室负责人批准，并办理借阅手续。

2023年公司文件档案管理制度2023年公司文件档案管理制度1第一章文件管理制度第一条本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。

第二条公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。

第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。

第四条公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。

第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定,发文字号为:×××公司发[××年号]第×号。

第六条公司内部行文及对外发文,必须使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。

第七条发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。

第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。

打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。

第九条制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。

第十条综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。

第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。

第二章档案管理制度第十二条公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。

即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。

公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。

第十三条公司综合管理部设专门档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。

第十四条归档资料包括:1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同;2、公司会议记录、纪要、决定;3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结;4、会议形成的领导讲话、文件;5、公司对外交流的文件、协议、报告等;6、公司各部门的发文;7、其它具有保存价值的文件、材料。