文件和资料控制程序
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程序文件版本：B2
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制订日期：2006-03-31 文件和资料控制程序修订日期：2008-04-03————————————————————————————————————1．目的
对与质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2．适用范围
适用于质量管理体系有关部门的所有文件和资料的控制，包括外来文件。
3．职责
3.1管理企划室负责公司体系文件及其他综合管理类文件（含此类外来文件）的管理
控制；
3.2研发部负责技术类文件（产品标准、图纸、工艺卡等）管理控制及外来工程标准/
规范的接收、评审及管理
4．工作程序
4.1 文件和资料的分类
4.1.1质量管理体系文件和资料
质量手册、程序文件、质量文件；
管理性企业标准制度、经营计划等。
4.1.2技术文件和资料
a)产品图纸、产品标准/企业技术标准、专用设备工装图纸、包装设计资料；
b)工艺文件：包括工序操作指导卡片、工艺装备文件等；
c)检验规程、检验指导书；
d)国家标准、行业标准及外来标准；
e)顾客提供的工程图样、工程标准/规范和技术协议等。
4.2文件编号
(1)质量手册
xxx/QM—XX
文件序号
质量手册
公司代号
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⑵程序文件
xxx/QP XX-XX
文件序号
质量管理体系要求号
程序文件
公司代号
(3)作业指导书
技术类文件依照《技术文件管理规范》执行，其他文件编码依照《作业文件编号
规定》执行
⑷质量记录、表单
QRXX-XX
序号
质量管理体系要求号
质量记录
4.3 版本及修订状态
本公司质量管理体系文件版本状态以两码“XX”表示，其中前一码代表文件现有
版本，第一版为“A”，第二版为“B”，依此为“C”、“D”……类推；第二码代表文件
现行修订次数，原始文件为“0”，第一次修订为“1”，依此为“2”，“3”……至“9”，文件9次修订换版后再从0开始。
如文件有整体变动则直接换版
4.4文件资料管理
4.4.1文件编写、审批和发放
4.4.1.1《质量手册》及《程序文件》由公司总经理授权管理企划室组织各职能部门
编制，由管理者代表审核，经公司总经理批准后发布。
4.4.1.2作业文件及相应质量记录由各职能部门编制，部门主管审批，作业文件不得
与相应的《程序文件》规定相违背。
注：作业文件包括：操作规程、检验规程、产品技术/质量标准、工艺文件及其他
xxxx限公司文件编号：xxx/QP04-01
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制订日期：2006-03-31 文件和资料控制程序修订日期：2008-04-03 ————————————————————————————————————有关制度等；
4.4.1.3文件发放
（1）管理企划室和研发部分别负责各自管理文件发放的策划，策划包括文件发放范围及发放份数，策划结果记录于《文件清单》中;
（2）质量管理体系文件均为受控文件，发放时需盖章并编号。
非受控文件不作为正式有效使用版本，仅为参考使用，修订时不予以追踪修改；
（3）文件管理部门按照发放规定发放文件并在《文件发放登记表》中详细登记文件发放情况并应有文件接收部门/人员的签名；
（4）受控文件不得擅自复印，如因需要增发或补发，则应填写《文件增（补）发申请表》，经文件管理部门主管批准发放；
（5）文件如需外发，手册和程序文件需经管理者代表批准，其他文件经部门主管批准后方可外发并登记于《外发文件登记表》；
（6）文件管理者应按规定的发放范围及时发放文件及有关资料，保证与质量管理体系有关的场所使用相应文件的有效版本，并应及时从所有发放和使用场所收回
作废的文件受控本（对于非受控本无须更换新版或回收）；
（7）文件经主控部门分发后,接收部门需二次分发其他有关部门时,也需履行以上条款规定的程序;
4.4.1.4管理企划室及技术科编制《文件清单》，对各自所管理受控文件进行登记并注
明其最新修订状态，当文件修订更新时，清单也应及时修订。
4.4.2文件增补修订
4.4.2.1有下列情况之一，应对质量管理体系文件进行增补或修订
⑴引用的法规和标准已进行修改;
⑵组织机构和职能有较大的变动;
⑶质量审核和管理评审中提出了改进要求;
⑷文件中条文不清或与实际情况不符等等。
4.4.2.2对文件和资料的更改由提出者填写在《质量管理体系文件更改申请单》上；
4.4.2.3为防止对质量管理体系文件未经授权的更改，对于质量管理体系文件的任何
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并在《质量管理体系文件更改申请单》上签字；
4.4.2.4文件修改，审批应由原文件编制、审批人或其职位代替者进行，因特殊情况
由其它人员进行编制、审批时，该编制、审批人员必须获得该文件的有关背
景资料。
对于新增文件编审人员应策划其发放范围并报文件管理部门
4.4.2.5文件修订采用换页形式并以下划线形式标注以识别所做更改，如文件更改较
多可将整份文件换发；
4.4.2.6对于增补修订的发放按发放规定执行，同时管理部门将原文件回收防止误用；
4.4.2.7技术类文件按《技术文件管理规范》实施管理。
4.4.3作废文件由原文件发放部门收回后，不需保留的文件资料由文件管理员填写《文
件销毁申请单》经文件批准人批准后由文件管理部门销毁，需作保留的作废文
件经管理者代表批准后，由文件管理员加盖“资料保留”印章予以保存。
4.5外来文件管理
4.5.1顾客提供的工程标准/规范由研发部负责在两个工作周内完成评审。
如需采用则
有研发部登记后按本程序相关规定发放及管理，并记录生效实施日期；
4.5.2 对于外部/外来标准(如国家/国际标准等),体系标准或政府管理类标准由管理
企划室管理,技术类标准有技术科管理，所有标准应受控,并编制《外来标准一
览表》,其借阅/分发按本程序有关规定执行；
4.5.3 由研发部负责对国家/国际/行业标准等的最新版本进行查询，确保标准的最新
版本信息获得以便及时更新。
4.6质量管理体系文件持有者的责任
4.6.1文件持有者应认真实施文件中的各项规定和要求，并督促和检查从属人员认真
贯彻执行；
4.6.2文件持有者应妥善保管，调离本公司时，应办理移交手续；
4.6.3质量管理体系文件属企业内部资料，不得外借和赠送。
需临时借阅文件的人员
应填写《文件借阅登记表》经文件管理部门主管批准后，方可借阅文件，借阅
者应在指定日期归还文件，原版文件一律不得外借，以防止文件的丢失或损坏。
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4.7文件保存
4.7.1保存期限（质量管理体系文件失效后所有副本销毁，正本保存期限如下，并作
保存标识）
⑴质量手册和程序文件失效后保存1年；
⑵技术性文件和资料失效后保存3年；
⑶涉及到产品安全性文件保存5年。
以上规定为“最短的”保存要求，不替代政府法规或顾客的要求。
4.7.2保存要求
各类文件有效时应注意防火、防水等，避免丢失或损坏，如系为磁盘或软件保存时应有备份系统。
4.8计算机软件存储文件/资料的管理
4.8.1本公司所有以软件存储的文件和资料,应由管理企划室及技术科登记在案；
4.8.2所有软件应作出备份，备份由人力资源部资讯科定点存放，妥善保管；
4.8.3所有软件需要拷贝或出借时，应经文件管理部门负责人批准，履行相应登记手
续，防止丢失、损坏。
4.9文件有效性评估
管理者代表负责在每次质量管理体系内审及管理评审过程中,对质量管理体系文件的符合性及适用性进行检查,发现问题,应及时组织相关部门采取措施改进
5.相关文件
5.1 xxxQP04-02 质量记录控制程序
5.2 xxx-D-QM-301 技术文件管理规范
5.3 xxx-B-QM-301 作业文件编号规定
6.相关记录
6.1 QR04-01 文件清单
6.2 QR04-02 文件发放登记表
6.3 QR04-03 文件增（补）发申请表
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6.4 QR04-04 质量管理体系文件更改申请单
6.5 QR04-05 外发文件登记表
6.6 QR04-06 文件销毁申请单
6.7 QR04-07 文件借阅登记表
6.8 QR04-08 外来标准一览表
6.9 QR04-09 文件接收登记表
6.10 QR04-10 技术文件发放(回收)登记表
6.11 QR04-11 技术文件更改通知单
6.12 QR04-12 技术文件更改通知单签收表。
