如何高效的组织一场会议

龙源期刊网

如何让会议更高效

作者：杨祉琦

来源：《企业文明》2017年第07期

先分享个真事儿，我昨日和4个同事开会讨论接下来某个项目的转型，其实就是很简单的事儿，大家各自分享信息，然后讨论一下看法，最后敲定什么时候提交项目。结果，会议刚刚开始，大家就开始讨论某位同事最近遇上的一件事儿，好不容易拉回正轨，讨论项目，结果随着项目的讨论整个会议又走偏了，又变成了吐槽大会。最后，会开了接近两个半小时。虽然也达到了本来的目的，但确实算不上高效。

现在是年中，你的公司的会议数量有没有多起来？其实何止年中，新年伊始、年末、每一季度、每一月、每一周，“开会”这两个大字总是伴随始终。高层、主管作为公司中的领头人和中枢，需要掌控各项工作的进程、交流各类工作的信息……于是，他们经常穿梭于各种大小会议之中。但是，如果静下心来，仔细思考，会发现：如潮水一般涌来的会议，有多少是高效的呢？

这些会议，占据了我们多少时间？是提高了你们工作的效率还是降低了？我们的初衷是开一场高效的会议，但有些时候会议的内容却偏离了初衷，不仅浪费了大家的时间，而且最终也没讨论出个结果来。

那么，你是否曾经思考过这些会议的必要性和如何提高会议的效率？下面我们就如何高效开会来谈几点建议。

注意责任分散

工作中的会议，真的需要那么多人参加吗？我们常常有个误解：越多的人参与讨论，越能得出周全的结论，这个结论也更能符合许多人的期待。并且，我们时常也想要各部门的同事了解公司目前某个项目的情况或者公司接下来的计划，所以会叫上各部门的人来参加。其实很多时候，这样的做法很多情况下是弊大于利的。

在各类会议中，不是“众人拾柴火焰高”，也不是“人多力量大”，而是“三个和尚没水喝”。

法国农业工程师迈克西米连·林格尔曼曾经做了一个著名的拔河实验，在实验中他发现，随着拔河的人数从1逐渐增加到一群人时，集体的力量并不等于个体力量的总和，甚至是大大小于个体力量的总和。比如，当增加到3个人时，力量仅仅相当于两个半人的总和。也就意味着，在人数从1增加到3的过程中损失了半个人的力量。而当增加到8个人时，集体的力量竟然已经仅仅相当于大约4个人的总和。于是林格尔曼得出结论：个体的力量会在成为群体的过程中流失，而且是集合人数越多，流失越大！

如何使会议更有效率

先看一个案例

出场人物：部门经理Ａ及职员Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ

Ａ：今天我们来讨论兼职顾问的管理方式，大家谈谈自己的想法。

Ｂ：我们在各区域的兼职顾问应该有个组织，加强相互的交流和沟通，这样才能增强凝聚力。

Ａ：目前我们没有精力做这个事情，这个先放放。

Ｃ：应该多给兼职顾问创造一些专业上提升和交流的机会，这样他们才愿意给我们提供长期的服务

Ａ：关于这点你有什么具体的计划吗，前提是，不能增加公司的成本。

Ｃ：这个。。。。。。

Ｄ：可以请一些初级的顾问，他们经验不太丰富，但从业热情高，对收入也不会太计较，有利于我们降低成本。

Ａ：我们服务的都是世界５００强公司，这些初级顾问风险太大了。

Ｅ：可以找一些地方的小顾问公司作我们的挂牌服务商，这样我们就不用每次再派人过去，可以大大降低差旅成本。

Ａ：他们羽翼渐丰，会抢我们在地方的客户。

沉默……

Ａ：我就知道，没有人认真动脑子想过这些问题。

Ａ：既然这样，我来谈谈自己的想法……（３０分钟过去了）对于这些，大家有什么意见吗？

沉默……

Ａ：好，那就这样，散会。

这是职场中常见的会议情境。因为承担压力感觉不满的人是经理，所以我们从经理的角度分析。

从表面的事实来看，这是一个思考周全的经理和一群不敬业的员工，但从中我们可以看出经理内心里隐藏着一种不安全感，他这样的沟通方式是为了让自己的方案不受到攻击。这个例子里的经理，可能是带着这样一种想法来到会议室的：“我知道你们一直瞧不起我，认为我不够专业。别想否定我，我会让你们尝尝我的厉害。”这就是一种“我好，你不好”的心理定位。

在这个沟通中，从表面上看，经理Ａ提出问题：“今天我们来讨论兼职顾问的管理方式，大家谈谈自己的想法。”这好像是一种成人与成人之间的正常沟通，是一个成年人在向另几个成年人征求意见。但是当职员Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ都提出自己的意见后，他们的意见都被经理Ａ以各种理由立即否决，而且他会告诉对方否决的理由，并批评说：“我就知道，没有人认真动脑子想过这些问题。”因此，在表面之下隐藏着另一种沟通，这就是经理Ａ的父母状态针对职员们的儿童状态的沟通……。表面上的沟通是经理与员工都像成年人一样在讨论问题，就事论事，但心理层面的真实状况却是一个挑剔的父母处处指责不负责任的孩子。

30家分公司覆盖四川.重庆.贵阳… 专注社保代理12年

如何组织一场年会

一般来说整个年会过程当中无外乎包含五大模块：年会主题、年终聚餐、晚会，颁奖和抽奖。下面围绕这五个方面坐下总结。

一、确定年会的主题

这个基本决定了年会的基调和形式，今年的年会是在本地组织还是外出，是传统的晚会形式还是以旅游的形式组织，都需要综合考虑一年以来公司的发展状况、对明年的发展方向预测、组织人员的基本情况确定。

二、年终聚餐，主要需要考虑以下几个点：

1、预算：这个模块会结合业务的情况和老板的想法定一个基调，是希望热热闹闹形式丰富多彩，还是平平淡淡中规中矩都需要决策

2、确定场地：结合晚会的情况和时间的人数，再考虑交通状况、举办的时间点确定场地。还要考虑场地的灯光音响效果。

3、确认人数：大致的人数已经需要邀请的人员。

4、安排座次：需要综合考虑核心人员和晚会现场工作人员的便利性统一安排。

5、确定菜单：结合预算和关键人员的口味选择。

6、酒水确认：在考虑安全性的基础上适当布置，要保证大家能够尽兴又不能够喝醉，把握好度。

7、车辆安排：对于几百人的移动需要及时到位，保证往返的通畅。

三、年会的一大重要莫跨：晚会。主要需要考虑以下几点

1、节目筹备：这块需要大量的人员和各部门的支持，需要挖掘公司内部的核心文艺骨干，给他们赋能，策划各类形式的节目。核心是确定主持人和各节目的负责人，确定核心骨干后30家分公司覆盖四川.重庆.贵阳… 专注社保代理12年

通过组织资源为各节目组配备组织的人员。

为保证节目的质量，条件允许的情况下可以寻找外援。为增强晚会的气氛可以考虑邀请公司关键人物表演节目，或者专门为其策划节目。节目筹备的过程中要制定彩排及其他相关的时间节点，要有反馈机制，节目组出现问题时要通过协调资源保证节目能够顺利的排练最总达到效果。

2、道具及服装准备：需要专门的人员负责衔接和支持。

3、年终致辞：公司关键人物的致辞需要提前协调。

如何成功组织一场公司会议

随着公司人员的增加，部门越来越多，想要组织一场公司内部的会议是越来越难：不是某某某有事不能参加，就是XXX忙忘了时间，你还得临时通知；有被领导骂的参会者还和你狡辩说根本没收到通知。除了这些乱七八糟的，各种临时情况有木有！今天某领导变动，改名单，明天有情况，改流程。组织一场会议，和生了一场大病差不多

可组织不好，老板还只会说你工作不尽心，有木有！！“我都三天没睡觉额，就为你的会，现在你说我不尽心”！行政真是苦逼中的苦逼！

那么，用e邀约来解放你吧！

今天，我们就来看，如何用e邀约来成功举办一场公司内部会议：

首先，你必须是名苦逼的会议组织者。如果不是，后面的文字你就不需要看了。

接下来，我们来看，怎么组织。

1，进入微信，关注e邀约微信公众号；

2、点击菜单中的“我要约”

3、填写会议主题、时间。地点、已经在更多选项中填写会议详情和你的名片（为何填写名片？万一有个突发事情，可以方便联系你，你不会自恋到公司所有人都把你的电话存进电话本了吧），如有需要，也可以修改一下提醒时间。

4、保存这个邀约。重点来了，怎么发给参会人呢？目前e邀约还只支持微信。相信每个公司都有微信群，米有微信群，也应该有加员工的微信。所以，我们采用微信的形式发，你可以发在微信群里，或是一对一的发给参会者。

5，发了我怎么知道他们看没看，参加不参加了？这个邀约的页面并不仅仅只是发一个展示页面给参会者，他同时还有一个报名功能，不用注册，微信就可以直接报名。这下懂了吧，谁报了名，还有微信消息提醒到你。简单方便。

6、到某个时间点，你就可以上去看看谁还没报名，那就再通知一遍，或电话通知，让其报名，这回谁都没理由说自己根本没收到通知了吧。

7、报名了，又忘记了怎么办？e邀约会给每个报名者提供提醒功能，报名者可根据自己的需要设置会议前什么时候提醒他参加。

8、我对会议想了解点会前资料或是有疑问怎么办？e邀约在这个页面会有一个评论功能，参会者可在里面进行交流，提前了解会议内容。