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第一节 “5S ”员工宣传手册
1-1 “5S ”的目标
塑造良好的工作环境
提高生产力
减少浪费
提高服务水平和维修产品质量
提高效率
提高人员素质
提高生产安全性
塑造公司良好形象
1-2 “5S ”的定义
整理（SEIRI ）：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西， 撤除不需要的东西；
整顿（SEITON ）：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理； 清扫（SEISO ）：将不需要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态； 清洁（SEIKETSU ）：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作人员觉得整洁卫生；
修养（SHITSUKE ）：通过进行上述5S 的活动，让每个员工都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，做到“以厂为家、以厂为荣”的境界。
《5S推行手冊》一. 序言品質及現場管理對於任何企業都極為重要,源於日本的“5S”為現代企業管理提供了一套全面的管理規範,為確保安全、效率、品質以及減少故障提出了簡易可行的解決辦法.它不但能使工作環境消除臟亂、保持舒爽和井井有條,還能不斷提高工作質素和效率,更重要的是可使員工養成認真規範的好習慣,為企業打下堅實的管理基礎,從而提升企業形象及競爭力,使業務蒸蒸日上.有不少的企業為提升形象及競爭力,已經開展了諸如ISO9000、ISO14000、QCC、TPM、TQM等品質改善計劃,然而5S活動乃最基本、最有效的品質技術,仍是優質管理的第一步.踏入新世紀,企業之間的競爭已呈現全方位、全球化,企業在強調以提高品質為中心的同時,逐步意識到企業以人為本的重要性.5S活動作為一種最基礎的管理方法和ISO9000的輔助課程,逐漸被眾多企業接受並普遍推廣.尌5S本身理論,易學易懂,然而5S畢竟是一場管理方法的革新、思想觀念的革命,且各個企業具體情況不盡相同,在實際推行過程中一定會碰到這種或那種的困難、容易出現的問題.本手冊將結合具體實例,一一分析闡述並提出可行的對應措施.讓管理者可以藉以鑒之,排除障礙,走出自已的一片天空.二. 5S的由來5S源自於日本的一種家庭方式,針對地、物提出了整理、整頓2個S.企業將其引進內部管理運作,隨著管理需求及水準的提升,後來又增加其餘3個S,形成了企業今天廣泛推行的5S活動.日本民間流傳已有200年了.三四. 5S的定義和目的有些事情人們會不假思索地主動做了，有的事情卻好像很刺手，需要5S幫助我們分析問題、處理問題.實施5S活動為公司帶來巨大的好處.一個實施了5S活動的公司可以改善其品質、提高生產力、降低成本、確保准時交貨、確保安全生產及保持員工高昂士氣。
概括起來講，推行5S最終要達到八大目的：1.改善和提高企業形象整齊、清潔的工作壞境,容易吸引顧客,讓顧客有信心;同時,由於口碑相傳,會成為其他公司的學習對象.2.促成效率的提高良好工作環境和工作氣氛,有修養的工作夥伴,物品擺放有序,不用尋找,這樣員工可以集中精神工作，工作興趣高，效率自然會提高。
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第一章 基础知识
第一节 5S 的兴起
“5S ”最初是由“5Ｓ”引申而来，它是源于日本，指的是在生产现场中，对材料、设备、人员等生产要素进行相应的“整理（SEIRI ）”、“整顿（SCITON ）”、“清扫（SEISO ）”、“清洁（SEIKETSU ）”、“素养（SHITSUKE ）”等活动。
它为其它管理活动的开展打下了良好的基础，它是日本产品在二战后品质得以迅猛提升，并行销全世界的一大法宝。
由于用罗马拼写这几个日语词汇时，它们的第一个字母都是“S ”，所以日本人又称为“5S ”，
第二节 “5S ”的定义与目的
1S ——整理
定义：区分要用和不要用的，不要用的清除掉。
目的：把“空间”腾出来活用。
2S ——整顿
定义：要的东西依规定定位、定量摆放整齐，明确标示。
3S ——清扫
定义：清除工作场所内的脏污，并防止污染的发生。
目的：消除“脏污”，保持工作场所干干净净、明明亮亮。
4S ——清洁
定义：将上面3S 实施的做法制度化，规范化，并维持成果。
目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。
5S ——素养。
5S活动推行手册1．开展5S活动的意义和目的“规范现场现物，提升人的品质”——从细处着手，克服马虎之心，改善厂容厂貌，营造一个整洁舒心的工作环境，最终达到工作效率、工作质量、员工综合素质的全面提高。
2．5S活动的保障领导重视，全员参与，持续维护。
3．竞赛及考核区域●生产部门XX个：●辅助部门XX个：4．各区域所辖范围●各区域办公及作业的区域/设备●各区域分配的卫生责任区5．竞赛办法以月度为单位，依得分高低将所有评分区域进行排序。
前2名且得分高于90分，责任区域挂红色锦旗(虽为前2名但低于90分则不挂旗)；后2名且得分低于90分，责任区域挂“限期整改”黄旗(虽为后2名但得分高于90分也不挂旗)。
红黄旗属于流动式，挂上以后不得移动，直到下月评分结果公布后，由推行办换挂。
6．奖惩办法以月度为单位，结合竞赛进行。
●区域集体的奖惩生产部门获得第1名奖励元/人，第二名元/人，挂“限期整改”黄旗的区域处罚元/人；辅助部门获得第1名奖励元/人，第二名元/人，挂“限期整改”黄旗的区域处罚元/人。
●区域责任人的奖惩竞赛区域的最高领导为该区域责任人。
生产部门的责任人，得第1名奖励元，第2名奖励元；倒数第1名罚款元。
辅助部门的责任人，得第1名奖励元，第2名奖励元；倒数第1名罚款元。
7．5S推行结束后的日常维护5S推行结束后的日常维护纳入公司的人事考核。
推行委员会将对5S推行期间有特别贡献的人员和单位给予奖励；对5S推行期间不予重视、应付草率的，将给予处理。
8．评分加权系数考虑到各区域的整理整顿难度(系数K1)、清理清扫面积(系数K2)、人数(系数K3)及素养(系数K4)不同，计算最后得分时，将给各区域不同的评分加权系数。
（1）实得分数 =“5S评分表”所得分数×加权系数（2）基本方法：设定基准参数（一般在0.90～1.10之间），采用比较法确定相应系数。
9．申诉程序区域如果不同意评委的某项评分，在评分结束的当日，可以申诉。
5S管理推行手册(doc 22页)5S 推行手册序言人,都是有理想的。
企业内员工的理想,莫过于有良好的工作环境,和谐融洽的管理气氛。
5S提倡造就安全、舒适、明亮的工作环境,提升员工真、善、美的品质,从而塑造一流公司的形象,实现共同的理想。
为配合工厂广泛开展5S运动，特编写了《5S推行手册》,手册中较为详实地介绍了5S的定义、目的、效用、推行步骤、推行要领及其意义具有一定的指导性。
为此,热忱希望广大员工对该手册勤学习,多领会,常行为, 并循序渐进、持之以恒,不断规范自己的日常行为,促使5S 活动向“形式化、行事化、习惯化”演变为工厂的稳步发展打下坚实的基础。
告别昨日，挑战自我，塑造企业新形象；通过5S活动，造就充满活力的现场。
一、何谓5S5S 就是整理(SEIRI) 、整顿(SEITON) 、清扫(SEISO) 、清洁(SETKETSU) 、素养(SHITSUKE)五个顶日,因其古罗马发音均以"S" 开头,简称为5S。
二、推行5S的目的1.强化基础管理，提升全员的素质2.提升企业形象，加强企业竞争力三、适用范围本办法适用于公司内所有员工四、5S定义5S即整理、整顿、清扫、清洁、素养，源自日本，因5个日语单词的罗马拼音的第一个字母均为“S”，故称5S。
后来有人又加入了安全、坚持、坚信（日语罗马拼音的第一个字母均为“S”）等成为6S、7S、8S，但其基本还是5S。
1S—整理定义：区分要与不要的东西，必要的物品留下来，不必要的物品彻底清除。
目的：将空间腾出来活用；防止误用、误送；塑造清爽的工作场所。
2S—整顿定义：必要的东西依规定定位、定方法、摆放整齐，标识明确。
目的：不浪费时间找东西。
3S—清扫定义：清除工作现场内的脏污，并防止污染的再次发生。
目的：消除脏污，保持干净、明亮。
4S—清洁定义：将上面3S实施的做法制度化、规范化，维持其成果。
目的：通过制度化来维持成果。
5S—素养定义：人人依规定行事，养成良好的习惯。
5S推行手册（完整版）
5S推行手册(完整版)
一、5S的定义
5S就是：整理（Seiri）
整顿（Seiton）清扫（Seiso）清洁（Seiketsu）素养（Shitsuke）
5S的定义： 1S——整理
定义：区分“要”与“不要”的东西，对“不要”的东西进行处理。
目的：腾出空间，提高生产效率。
2S——整顿
定义：要的东西依规定定位、定量摆放整齐，明确标识。
目的：排除寻找的浪费。
3S——清扫
定义：清除工作场所内的脏污，设备异常马上修理，并防止污染的发生。
目的：使不足、缺点明显化，是品质的基础。
4S——清洁定义：将上面3S的实施制度化、规范化，并维持效果。
目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。
5S——素养（又称修养、心灵美）定义：人人依规定行事，养成好习惯。
目的：提升“人的品质”，养成对任何工作都持认真态度的人二、5.S的效用
5.S的效用可以归纳为： 5.S是最佳的推销员
①、顾客满意工厂，增强下订单信心；②、很多人来工厂参观学习，提升知名度；③、清洁明朗的环境，留住优秀员工。
5.S是节约能手
①、降低很多不必要的材料及工具的浪费，减少“寻找”的浪费，节省很。
“5S”推行手册(草稿)目录前言1. 5S的定义与目的2. 5S的效用3. 推进步骤4. 推行要领5. “要”与“不要”物品的判定标准6. 公司各级员工在5S活动中的职责7. 5S的检查要点——办公室8. 5S的检查要点——生产现场9. 开展五分钟5S活动10. 5S的评分计算方法11. 5S的评比12.5S推展手法13.文件的5S前言人, 都是有理想的。
企业内员工的理想, 莫过于有良好的工作环境、和谐融洽的管理气氛。
5S凭借造就安全、明朗、舒适的工作环境, 激发员工团队意识, 提升员工真、善、美的品质, 从而塑造企业良好的形象, 实现共同的梦想。
为配合公司广泛地开展5S活动, 让全体员工确切了解5S的涵义、目的、作用、推进步骤及其要领, 公司特组织编写并发行《5S推行手册》。
热忱希望广大员工对该手册勤学习, 深领会, 常行动, 并循序渐进、持之以恒, 不断规范自己的日常工作行为。
促进公司的5S 活动从“形式化”走向“行事化”, 最后向“习惯化”演变, 以达公司“持续改进, 永续经营”的宗旨。
一、5S的定义及目的5S是指整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）的循环。
因其日语的罗马拼音均以“S”开头, 因此简称为“5S”。
1S--整理（Seiri）定义: 就是分类, 把要与不要的物品区分出来, 在现场保留要的物品, 撤除不要的物品。
目的: （1）腾出空间, 防止场地的浪费；（2）防止误用, 防止效率和成本的浪费；（3）塑造清爽的工作场所, 防止场所的浪费。
2S--整顿（Seiton）定义: 就是堆放和放置, 把要的物品定置摆放, 并标识, 用完后要物归原位。
目的: （1）工作场所清爽、一目了然, 提升公司形象, 使员工保持好的心情和工作兴趣；（2）减少物品的寻找时间, 提升工作效率；（3）创造有序的工作环境, 使员工有好心情；（4）消除积压物品, 减少保管工作量, 提升效率。
5S推行手册人，根基上有理想的。
企业内职员的理想，莫过于有良好的工作环境，和谐融洽的治理气氛。
5S 造就平安、舒适、明亮的工作环境，提升职员真、善、美的品质，从而塑造企业良好的形象，实现共同的梦想。
为配合工厂开展5S运动，特编写了此手册，手册中较为详实地介绍了5S的定义、目的、效用，推行要领及其意义，具有一定指导性和有用性。
为此，热忱盼瞧宽广职员对该手册勤学习，深领会，常行动，并循序渐进、持之以恒，不断标准自己的日常工作，促使5S活动向从“形式化〞走向“行事化〞，最后向“习惯化〞演变，为弗铼特的稳步开展打下坚实的根底。
一、何谓5S5S确实是根基整理〔SEIRI〕、整顿〔SEITON〕、清扫〔SEISO〕、清洁〔SETKETSU〕、素养〔SHITSUKE〕五个工程，因日语的罗马拼音均以“S〞开头，简称为5S。
二、5S的定义与目的1S—整理定义：区分要与不要的东西，现场除了要用的东西以外，一切都不放置目的：将“空间〞腾出来活用该丢的决不手软2S—整顿定义：要的东西依定位、定方法摆放整洁，明确标示。
目的：不白费“时刻〞寻东西10秒钟寻出所需的工具3S—清扫定义：往除现场内的脏污，并防止污染的发生目的：消除“脏污〞，维持现场干干净净、明明亮亮从全然上消灭污垢发生源4S—清洁定义：将上面3S实施的做法制度化，标准化，维持其成果目的：通过制度化来维持成果良好制度5S—素养定义：人人依行事，养成良好的习惯目的：提升“人的品质〞，成为对任何工作都讲究认确实人实施5S活动为公司带来巨大的好处。
一个实施了5S活动的公司能够改善其品质、提高生产力、落低本钞票、确保准时交货、确保平安生产及维持职员高昂的士气。
概括起来讲，推行5S最终要到达八大目的：1．改善和提高企业形象整洁、清洁的工作环境，易于吸引顾客，让顾客有信心；同时，由于口碑相传，会成为其他公司的学习对象。
2．促成效率的提高良好的工作环境和工作气氛，有修养的工作伙伴，物品摆放有序，不用寻寻，职员能够集中精神工作，工作喜好高，效率自然会提高。
5S管理制度推行手册1. 5S管理制度简介5S管理制度是一种常用的现代管理方法，主要包含排序、整顿、清扫、清洁和标准化这五个步骤。
它可以提高生产和办公环境的整洁度、规范化程度和安全性，从而加速流程、提高效率、降低生产成本和提高质量。
2. 五个步骤的具体内容2.1 排序排序步骤是指按照必要性和顺序，将不必要的物品丢弃，整理剩下的物品。
这个步骤的目的是使得工作区域只有必要的物品，从而减少必要物品的寻找时间，提高工作效率。
具体执行方法包括：•对所有工作区域中的物品进行梳理；•将已经使用过并且不再需要的物品排除；•调整工作区域中物品的放置位置。
2.2 整顿整顿步骤是指对工作区域进行适量的整顿，使得工作区域的高效性得到提高。
具体执行方法包括：•对所有工作区域中的物品进行整理；•优化工作区域中物品的放置位置；•明确对工作区域的使用、管理、保养等方面的规定。
2.3 清扫清扫步骤是指对工作区域进行彻底的清扫。
具体执行方法包括：•除去所有的垃圾、杂物和污垢；•对设备和机械进行清洁、保养和维修；•保证工作区域的清洁度，从而提高工作区域的安全性和卫生条件。
2.4 清洁清洁步骤是指对工作区域进行彻底的清洁。
具体执行方法包括：•使用清洁产品，对所有物品进行擦拭、洗刷和吸尘；•保证工作区域的清洁度；•标明清洁过程中需要注意的事项。
2.5 标准化标准化步骤是指对工作区域进行规范化和标准化管理。
具体执行方法包括：•制定管理制度和工作标准；•训练员工以了解管理制度和工作标准；•监督和评估员工的工作表现。
3. 5S管理制度推行方法3.1 制定推行计划制定推行计划是5S管理制度推行的第一步。
具体执行方法包括：•确定推行的目标和内容；•制定推行的时间、步骤和方法；•规定推行计划的执行人员。
3.2 宣传和推广宣传和推广是5S管理制度推行的第二步。
具体执行方法包括：•制定宣传推广的内容和计划；•利用多种渠道（宣传海报、内部通讯、教育培训等），向员工们进行宣传和推广；•加强对宣传和推广效果的监测和评估。
佛山市南海钜鸿服饰有限公司5S推行细册为塑造清爽、明朗、安全、舒适的工作环境，激发员工团队意识，提升产品质量，降低生产成本，提升企业形象，最快捷有效的手段是5S活动的推行。
为保证活动顺利，让全员确切了解5S的涵义、目的、作用、推行步骤及其要领，人事行政部特组织编写《5S推行细则》，期望公司员工能认真学习，深刻领会，规范自己的工作行为，促使公司的5S活动由形式化变成行事化、习惯化，以达到公司“持续进步，永续经营”的目的。
一、5S的来历5S即：整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）素养（SHITSUKE），因其日语的罗马拼音均以“S”开头，因此简称为“5S”。
二、5S的定义、目的一S——整理定义：区分要与不要物品，将不要物处理。
目的：腾出空间，提高生产效率。
二S——整顿定义：要的东西依规定定位、定点摆放整齐，明确标示。
目的：排除寻找的浪费。
三S——清扫定义：清除工作场所内的脏污，并防止污染的发生。
目的：使不足、缺点显现出，是品质的基础。
四S——清洁定义：将3S实施制度化、规范化，并维持成果。
目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。
五S——素养定义：人人依规定行事，从心态上养成好习惯。
目的：养成遵章守纪的好习惯。
三、5S的效用5S的效用可归纳为：1．5S是最佳推销员●顾客满意工厂，增强下单信心；●很多人来工厂参观学习，提升知名度；●清洁明朗的环境，留住优秀员工。
2．5S是节约专家●节省消耗品、工具、润滑油、工程变换时间及作业时间，产品交期有保证。
3．5S是安全专家●遵守作业标准，不会发生工伤事故；●强调危险预知训练，提升危险预知能力。
4．5S是标准化的推动者●强调按标准作业；●品质稳定，如期达成生产目标。
5．5S可形成愉快的工作现场●明亮、清洁的工作场所；●工作环境清爽舒适，员工有被尊重的感觉；四、5S推行步骤步骤1：宣传发动1、全员5S基础知识培训；2、海报及横幅标语制作；步骤2：明确划分责任区域及必要的用具设计。
公司公用区域，按区域远近进行划分。
步骤3：大扫除活动开展大扫除，将工厂的每一个角落都彻底清扫。
步骤4：全面展开1、各部门主管为主导，全员处理不要物；2、难以判断的物品，提交公司讨论处理。
步骤5：实施目视化管理各部门目视化应各具创意。
步骤6：5S检查评比1、评比工作由人事行政部牵头，部门主管参加，不定期对各部门进行检查。
2、查各部门的卫生责任区有没有落实到人，责任划分是否明确。
3、对5S工作做得不好的部门要及时下发整改通知书，限期部门作出整改。
五、5S推行要领：（一）整理的推行要领1、所在的工作场（范围）进行全面检查，包括看得到和看不到的；2、制定“要”和“不要”的判断基准；3、清除不需要物品；4、调查需要物品的使用频率，决定日常用量；5、制定废弃物处理方法；6、每日自我检查。
（二）整顿的推行要领1、落实整理工作，规划作业流程；2、确定物品放置场所，方便并标示；3、划线定位。
重点：●整顿要做到任何人，特别是新进员或其它部门都能立即取出需要的东西●对于放置处与被放置物，要能立即取出使用，使用后要能容易归位，如果没有归位或误放时应能马上知道。
（三）清扫的推行要领：1、建立清扫责任区（室内外）。
执行例行扫除，清理脏污；2、调查污染源，予以杜绝；3、建立清扫基准，作为规范。
●清扫就是使现场呈现没有垃圾，没有污脏的状态，尤其目前强调高品质如电子，精密制造，更不允许有垃圾或灰尘的污染，我们应该认识天天清扫并不仅仅是打扫，而是品质控制的一部份，清扫是要用心来做的。
（四）清洁的推行要领1、落实前面3S工作；2、目视管理与5S标准化；3、制订评审方法与奖惩制度；4、部门主管亲自抓。
（五）素养的推行要领1、持续推动前面4S习惯化；2、制订共同遵守的有关规则、规定；3、制订礼貌守则；4、教育训练（新进人员）；5、推动各种精神提升活动（早会等）六、“要”与“不要”物品的判定标准（一）要1、正常的设备、机器或电气装置；2、附属设备（滑台、工作台、料架）；3、台车、推车、垫板、胶箱、拉圾桶；4、正常使用中的工具、台面、工作椅；5、原材料、半成品、成品及能回收的边角料；6、使用中的样品；7、办公用品、必须的清洁用品；8、推行中的有用的文件、图纸、标示书。
（二）不要1、不再使用的设备治具、工具、模具；2、不再使用的办公用品、垃圾筒；3、破垫板、纸箱、抹布、破篮框；4、呆料或过期样品；5、作废的文件、图纸、作业指导书等；6、过期海报、广告物、标语；7、无用的提案箱、卡片箱、料架；8、工作台老旧的指导书；9、不再使用的配线配管；10、不堪使用的手工用具。
七、5S活动责任区划分（一）干部5S责任1、结合公司的行动目标，学习5S知识、技巧；2、负责本部门5S活动宣传、教育；3、划分内部5S责任区域；4、依公司5S计划表，制定本部门活动计划；5、担当5S活动委员及评分委员；6、分析和改善5S活动中问题点；7、督导部属的清扫检查及安全巡查；8、检查员工服装仪容、行为规范。
（二）员工5S责任1、及时处理不要物品并集中于规定场所，不可使其占用作业区域；2、在规定地方放置工具、物品，保持通道畅通、整洁；3、灭火器、配电盘、开关箱、电动机、冷气机等的周围要时刻保持清洁；4、物品、设备要仔细地放，正确地放，安全地放，较大较重的要放下层；5、不断清扫自己的责任区域，保持清洁；6、积极配合主管的工作。
八、5S检查要点（办公室）1、是否已将不要的东西丢弃（文件、档案、图表、文具、用品、墙上标语、海报），2、垃圾筒是否及时清理；3、办公设备有无灰尘；4、桌子、文件架、通道是否以划线来隔开；5、有无文件归档规则及按规则分类、归档；6、文件等有无实施定位化（颜色标记）7、需要之文件是否容易取出、归位；8、是否只有一个插座，而有许多个插头；9、办公室外墙角有没有蜘蛛网；10、桌面、柜子有没有灰尘；11、公告栏有没有过期的公告物品；12、管路配线是否杂乱，电话线=电源线，网络线是否固定得当；13、抽屉内是否杂乱，东西是否杂乱摆放；14、是否遵照规定着装；15、中午及下班后，设备电源有没有关好；16、是否有人员动向看板；17、有无文件传阅的规则；18、会议室外物品是否定位摆设；19、有没有注意接待宾客的礼仪。
九、5S检查要点（生产现场）1、物料架、模具架、工具架等是否正确使用与清理；2、作业台面是否整洁；3、模具、量具、工具等是否正确使用，定位摆放；4、机器上有无不必要的物品，工具或摆放是否牢靠；5、私人用品及衣物等是否定位放置；6、手推车及手拖车等是否定位放置；7、塑料篮、铁箱、纸箱等搬运箱桶是否定位摆放；8、润滑油、清洁剂等用品是否定位放置并作标示；9、作业场所是否予以划分，并标示场所名称；10、消耗品（如抹布、手套、扫把、拖把等）是否定位摆放；11、物料、成品、半成品等是否堆放整齐，并作好标示；12、通道、走道是否保持畅通，通道内是否摆放物品（如纸箱、产品、手推车物件）；13、不良品、报废品、返工品是否定位放置并隔离；14、易燃物品是否定位摆放并能隔离；15、下班时是否清扫物品并摆放整齐；16、制动开头有无设置明显标示；17、垃圾、纸屑、烟头、塑料袋、破布等有没有清除；18、废料、余料、呆料等有没有随时清理；19、地上、作业区的油污有没有清扫；20、工作环境是否随时保持整洁干净；21、垃圾箱、桶内外是否清扫干净；22、长期置放（一周以上）之物品、材料、设备等没有加盖防尘；23、地上、门窗、墙壁是否保持清洁；24、工作态度是否端正及遵守作息时间；25、服装穿戴是否整齐，有无穿拖鞋的现象；26、干部能否确实督导部属进行自主管理；27、公用物品，区域是否及时归位及保持清洁。
人事行政部2009年8月3日资料归档的方法归档的目的：满足必要的文件资料，能立即取出，平时应给予整理和管理，不要的文件资料，应予以处理或废弃。
要做到30秒内取出资料：1、明确做好文件资料的整理、保管，以及固定保存场所；资料柜的保管内容要明示。
（立即可以取出必要的资料，期限超过的文件亦应尽早废除、处理）2、资料文件任由谁都可轻易的找出——主要的资料、文件，要依部别、班组别等来整理。
（不能只有担当者才找得到，也不可以私物化）3、保管真正必要的资料、文件——制订各部门之保管、保存资料的基准。
（处理不必要的资料、文件，整顿办公室外，避免杂乱，不洁、脏污的情形，防止事务效率降低及场所的损失。
归档时之确认重点：1、是否属必须归档的资料、文件？2、多张数的文件或有附件的资料，是否都标示齐全？3、承认章栏或处理完毕印章盖了吗？4、档案的分类编号或保管年限有记载吗？使用中档案的明确化：属于共同使用的档案（如：图面规定、规格），为防止文件、资料遗失或散开，必须指定档案管理负责人，使用档案的时候，要有与负责人取得连络的记录方式，以利随时知道使用状况。
姓名要明显标示分类保管的方法：1、对象别整理—文件的抬头，以对象、名称分类。
例：（订货对象、销售对象等）2、主题别整理—依资料内容分类例：（档案架关系、每月结算关系等）3、形式别整理—依资料形式分类例：（规定、规则等）4、标题别整理—依资料标题分类例：（估价表、订货单、请款单等）5、单件别整理—例：（工程、人事记录等）。
