办公室文秘培训课件

• 3、主旨要鲜明，知道工作的中心和重点在哪里，保证全 文观点鲜明、条理清楚、语言简洁、思想深刻。
• 报告与请示：
• 共同点：均是上行文，陈词恳切，语气谦恭。
• 区别：
•
1. 行文功能不同。报告主要是向上级单位汇报情况、
反映问题；请示主要是请示上级单位批准、指示和解决问
题。
•
2. 处理方式不同。报告属阅件，上级单位可只阅不回
复；请示属办件，上级单位无论同意与否，均应回复意见
。
• 3、时间要求不同。请示应在事前行文，即事前请示，不 得“先斩后奏”；报告一般是报告有关情况或办理结果， 在事前、事中、事后均可报告。
• 一般采用条款式行文，简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照 执行。一般包括标题、称呼、正文和落款四个部分。
• 如：
通 知（重要通知、紧急通知，前面也可以加 上通知的主要内容）（居中）
被通知者的姓名或单位名称（第二行顶格处写）：
正文（空两格），正文因通知的性质不同内容也有所不同。会议通 知除写清会议时间、地点、参加会议的对象以及会议主题外，还要写 清对与会者参加会议时的要求。事项性（工作）通知，既要写清所通 知事件的具体要求和做法，还要写清楚执行该事项的目的和意义。
行署名
落款一般分两行书写，写在正文右下方：第一
第二行写日期。
范文一：
•
关于XX项目部召开2015年半年工作总结会的通知
项目所属各部、科、室及分部： 为了加强落实项目2015年的工作目标，提高项目的技术、生产、质量、管理水平，定 于XX年X月X日召开项目2015年半年工作会。具体事宜通知如下： 一、与会人员
• （5）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
• （6） 总结和经验材料。
• 通用（专用）公文的特点：
•
每一种文体都有自己的适用范围、写作要求、撰写程
式、行文格式和语言特点。其重要特点就是行文的规范化，
制度化和标准化。
•
“戴着紧箍咒擒妖”、“带着镣铐跳舞”。
• 事务性公文的特点：
•
有各自的文体要求，没有通用公文要求严格，自由发
一、办文
• （一）公文起草 • （二）公文处理
（一）公文起草
• 公文概念：
•
公文是公务文书的简称。是实施领导、履行职能、处
理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是公布规章制
度，传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工
作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要文字
工具。
• 公文（广义）种类：
项目领导班子，各部科室及分部负责人 二、会议地点和时间 地点：项目会议室 时间：XX年X月X日15：00-17：00 三、会议要求 1.个人发言内容要形成书面材料，会后交项目办公室存档。 2.联系人：王某,电话：13512345678
XXX项目部 2015年6月1日
分享
• 通知的行文比较灵活、自由，在写作过程中，形 式和格式上要具有规范性；在行文过程中，观点 要具有严谨性，态度要具有鲜明性。所以在通知 的写作中，第一，要明确通知的中心思想。第二， 在锤炼词语方面多下功夫。第三是力求用简约的 语言表达丰富复杂的思想内容。通知不但要求准 确、明确、生动、鲜明，还必须简洁、精练。通 知写完后还要进行检查，对词语仔细推敲，斟酌 删改。
1、通用公文（狭义的公文）： （党政机关公文处理工作条例：15种，中国铁建股份有 限公司公文处理办法：11种）
2、专用公文（国书、照会，起诉书、判决书等）
3、事务性公文 （规章制度、信息、简报、计划、总结、合同、讲话稿
、述职报告、调查报告、工作报告、汇报材料、经验材料 、致辞、主持词、论文、贺信等）
• （1）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关 单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
• （2）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神 、告知或者交流重要情况。
• （3）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回 复上级机关的询问。
• （4）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
•
8、食堂、招待管理；
•
9、工作信息编发；
•
10、档案管理。
•
重点讲一下公文写作及办会
对从事办公室文字工作者最贴切的比喻
起得比鸡早
•
干得比•ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ牛多
跑得比兔快
睡得比狗晚
要求也是性质体现
比牛更勤奋 比兔更快捷 比猴更机灵 比狗更忠诚
关于办文、办会、办事的几点认识
办文、办会、办事是办公室特别是文秘工作的主要特点， 是政工干部工作能力的重要表现，也是个人管理水平、业 务能力和素质修养的体现。这里重点讲一下办文和办会。
分享
• 1、报告在写作中尤其应当注意写作语气、态度，不能与 请求混淆。报告中的内容是对工作事项的汇报，不能夹带 请示工作中的不明事项，否则会因报告不需批复而影响请 示事项的处理和解决。
• 2、报告的材料来源要真实。向上级汇报工作应本着实事 求是的态度，对过去的工作如实汇报，不能有不真实的地 方。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不 能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。应在调查研究、全 面掌握情况的基础上进行写作。
• 4、内容繁简不同。请示一文一事，报告一文一事，亦可 一文数事。
报告的特点和格式
• 一、特点 • 报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关
询问。它的主要特点是客观性（内容必须真实，符合客观 实际，不能弄虚作假）、政策性（反映出在实际工作中对 上级方针政策的认识和落实情况）和陈述性（概括陈述式， 以传述和说明为主，只要求做粗线条的勾勒，而不要求详 述事件或工作的过程，更不要求铺排大量的细节）。 • 二、格式 • 包括标题、正文、落款
挥余地较大，写作水平主要体现。
几个常用且容易混淆的文体及写法
• 通知和通报：
• 主要体现在周知事项上。
•
通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的
事项是具体的，具有一定的约束力；
•
通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单
位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通
情况的作用。
通知的写法
办公室文秘
基层政工干部培训第一讲
文以载道 会求周全 事达圆满
——就“办文、办会、办事”与政工干部同仁共勉
刘晓云 2015年5月1日
关于项目办公室工作
一、具体业务
•
1、公文处理；
•
2、印章管理；
•
3、考勤、请销假业务；
•
4、车辆管理；
•
5、办公用品购置；
6、综合治理；
•
7、项目驻地办公区及生活区设施维护；