企业档案管理分类

公司档案的分类及管理制度档案管理是企业重要的组成部分，它对于企业的正常运营和管理起着非常重要的作用。

一个好的档案管理制度可以帮助企业提高工作效率，降低风险，保护和利用企业的重要信息。

下面是关于公司档案分类及管理制度的一些建议。

一、档案分类公司档案应根据不同的属性进行合理的分类。

常见的档案分类有以下几个方面：1.档案按文件性质分类：包括行政文档、经济文档、技术文档等。

2.档案按文件形式分类：包括纸质档案、电子档案、影像档案等。

3.档案按部门分类：公司各个部门的业务档案分别归档到相应的部门内。

4.档案按时间分类：按照文件产生的时间先后进行分类，包括年度档案、季度档案、月度档案等。

5.档案按业务分类：根据不同的业务类型进行分类，如销售档案、采购档案、人力资源档案等。

二、档案管理制度档案管理制度是指公司在档案管理方面所制定的一系列规章制度，以便更好地管理和保护公司档案。

下面是一些常见的档案管理制度：1.档案室管理制度：明确档案室的职责、管理权限和工作流程，包括档案的进出管理、归档和检索、档案借阅等。

2.档案目录管理制度：规定公司档案目录的建立、更新和管理规范，确保档案目录的实时性和准确性。

3.档案保管制度：明确公司档案的保管期限、存放位置和保密措施，确保档案的安全性和完整性。

4.档案借阅制度：规定档案借阅的申请和审批流程，保证档案的合法使用，并加强对档案的跟踪管理。

5.档案销毁制度：规定档案的销毁标准和程序，确保档案按照规定的期限进行销毁，避免档案信息泄露和存储空间占用过多。

6.档案数字化管理制度：明确公司档案数字化的要求和流程，推动档案数字化的进程，提高档案管理效率和利用价值。

三、档案管理的注意事项在公司档案管理过程中，还需要注意以下几个方面：1.档案定期检查和整理：定期对档案进行检查和整理，保证档案的完整性和准确性，清理无用和重复的档案。

2.档案备份和恢复：对重要的电子档案进行定期的备份和恢复测试，确保档案信息不会因为意外事件而丢失。

企业档案管理的分类方1.按档案类型分类：◆行政档案：包括公司的组织结构、管理制度、规章制度等行政管理相关的文件。

◆财务档案：包括财务报表、会计凭证、发票、银行对账单等与财务管理相关的文件。

◆人力资源档案：包括员工合同、培训记录、绩效评估、招聘资料等与人力资源管理相关的文件。

◆项目档案：包括项目计划、合同、进度报告、项目评估等与项目管理相关的文件。

◆客户档案：包括客户合同、联系记录、销售报告等与客户关系管理相关的文件。

2.按时间分类：◆当前档案：包括最新的、经常使用的文件，通常放置在办公室或易于访问的地方。

◆永久档案：包括具有长期保存价值的文件，如公司章程、重要合同等，通常存档在专门的存储空间中。

3.按部门或功能分类：◆行政部门档案：包括行政管理部门的相关文件。

◆人力资源部档案：包括人力资源管理部门的相关文件。

◆财务部档案：包括财务管理部门的相关文件。

◆销售部档案：包括销售管理部门的相关文件。

◆技术部档案：包括技术开发或研发部门的相关文件。

4.按项目或客户分类：◆按照公司参与的不同项目进行分类，每个项目建立独立的档案，并包含与该项目相关的所有文件。

◆按照客户或合作伙伴进行分类，将与每个客户相关的文件整理在一个档案中，以便追踪和管理。

5.按地理位置分类：如果企业在不同地区或国家有分支机构或办事处，可以根据地理位置将文件进行分类。

请注意，以上分类方案可以根据企业的具体情况进行调整和组合，以满足企业的管理需求。

此外，建议在制定档案管理方案时，考虑到文件的保密性、安全性和可检索性，确保档案的有效管理和使用。

公司档案分类根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别: 一般有以下几类: 一、文书档案: 1党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；2行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等 3经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等 4生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案 1产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等 2科研文字材料：各种合同协议书、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等 3基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概预、决算、检验分析材料、施工图样等 4设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等; 四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机磁带、磁盘和光盘等六、声像档案照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等企业档案的分类立卷办法一文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,适应新技术应用的需要,便于保管和利用;按照归档范围的规定,凡应归档的文件必须齐全完整;2、归档整理程序以件为归档单位,逐件整理归档;按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行; “件”的含义：2．1单份文件,一份文件为一件；2．2各种报表、名册、图册、书刊等,一册本为一件；2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；2．4文件处理单表与被处理文件合为一件；2．5来文与复文合为一件,如果分属不同年度的可分开归档;3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类;由文件的形成日期决定该份文件的归档年度,即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致;4、装订4．1去掉原来文件上会生锈的金属物,用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订粘合;装订时正本在前,定稿在后；复文在前,来文在后;在每页的右下角背页的左下角编页码;各单位可自行尝试不同的装订方法,但所选的装订材料不能生锈,不能对纸张产生直接或间接的损害;4．2凡文件尺寸大于A4纸规格的,要按A4纸规格进行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱,对字迹模糊的文件要进行复制;4．3在该份文件的正文输入计算机之前,不宜用乳胶或缝纫机来装订因为会影响以后将该文件拆订、扫描;5、排列先将归档文件材料按保管期限分开,同一保管期限的文件材料,按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的文件材料排列在一起;6、编号6．1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章格式见附图1,并填写有关栏目的内容;6．2档号章的项目及填写内容：类别号：文书档案的类别号为A;期限：即保管期限,分两类,填写“长久”或“短期”;年度：该份档案实际形成的年度,以四位阿拉伯数字标公元纪年;机构：不分机构编档号的单位此栏可不填;件号：以年度为界线,档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号,件号不得重复;6．3在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档;7、装盒7．1档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒新格式,并在盒的脊背填写“档号”;样式见附图3;每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件;7．2填写盒内文件备考表;盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写;整理人：填写本盒文件材料整理归档人姓名;日期：填写归档的年、月、日;8、编目8．1编制档案目录8．1．1档案目录由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成;8．1．2“目录夹封面”格式见附图4内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目；“目录盒脊背”格式见附图2项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成;8．1．3“归档情况登记表”格式见附图5内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注;不同的保管期限分开不同的登记表填写;8．1．4“归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等;8．1．5“归档文件目录”格式见附图6应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数,需要时还可增加其它项目,如“文件格式”;件号：参见6．2;责任者：制发文件的组织或个人,即文件的署名者或发文机关;文号：文件的发文字号;题名：即文件的标题,一般应照实抄录;原文没有标题的应当加拟标题,外加“ ”号；原文有标题但不能说明文件内容的,应重拟标题,重拟标题外加“ ”号,附于原标题之后;日期：指文件形成的日期;填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月数字的右下角加“．”号或“-”号,以四位阿拉伯数据表示公元纪年;页数：指每一份归档文件本身的有效页面数;文件格式：指归档文件对应的电子文件格式,如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等; 8．1．6各种保管期限的归档文件目录,按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹,连年续订,直到该目录夹装满;8．1．7“归档文件目录”应一式二份,其中一份移交图书档案中心;8．2编制其它检索工具;各单位应根据实际需要,选择编制一些其它的档案检索工具,如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等,以方便日常手工检索;9、电子文件管理9．1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时,要收集对应的电子文件,对电子文件进行集中统一保管,并建立相应的移交电子文件签名确认制度,以确保电子文件的真实; 9．2图书档案中心要采取适当措施,确保机读目录和电子文件的安全,要及时用光盘或磁带机等进行备份,要求至少备份两套,一套用于封存保管,一套供查阅使用;9．3各单位统一使用图书档案中心以下简称中心设计的档案管理系统,统一将数据传送到中心的档案数据库服务器,中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性;另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总;9．4处理电子文件,应使用WPS OFFICE或MS OFFICE,形成通用的电子文件格式,如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；扫描原文的电子文件格式为：jpg;9．5为方便以后利用计算机进行全文查阅,要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字;档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库,同时会在本机的指定目录留下文件副本,其文件名与档号相同;9．6一般情况下,图书档案中心使用一套数据库副本供查阅,另一套数据封存且不得外借;。

企业档案分类方案
企业档案是指企业在经济活动中所产生的各种文字、图表、图片、录音、录像等信息载体的集合体，是企业管理中非常重要的一
部分。

由于企业档案数量众多，种类繁多，为了实现档案管理的系
统化、科学化，企业应该对档案分类进行科学规划。

本文将从具体
的角度出发，探讨企业档案分类方案。

一、按照储存媒介分类
1. 纸质档案
纸质档案是指印刷在纸张上的文件、证照等，是企业中最常见
的档案形式。

根据档案的重要程度和必要性，分为普通档案、重要
档案等。

2. 电子档案
电子档案是指数字化处理的文件、照片、录音、录像、数据库
等信息载体。

根据档案的重要性和必要性，出示合法的电子签名或
电子印鉴可作为证据。

3. 影像档案
影像档案是以底片或数字化的方式储存的档案，包括微缩胶片、电子扫描图像等。

这样的档案具有保存期限长、可复制等特点。

二、按照档案类型分类
1. 财务档案。

本细则主要适用于企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。

一、档案类目设置:1.企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用2.一级类目的设置根据不同性质的企业分别设置:(1) 工业企业和非工业企业档案分类统一设置十个一级类目,即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

个别生产程序特殊的企业,其专业档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。

(2) 非生产型企业公司档案分类设置七个一级类目,即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案类。

3.二级及二级以下类目的设置:(1) 企业档案分类二级类目按照企业管理职能、档案特点和企业规模大小不同分别设置(详见附表一、附表二)(2) 企业档案分类二级以下类目设置,参照附表一、附表二中的基本范围结合行业特点和企业实际确定、分类层次不宜过多(一般不超过三级)。

(3) 设置方法:①党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的二级类目按管理职能设置。

②产品类的二级及二级以下类目,应先按产品的种类或系列分类,种类、系列以下再按型号设置。

③科学技术研究类的二级及二级以下类目,应先按课题性质分类,性质以下再按课题设置。

④基本建设类的二级及二级以下类目,应先按工程性质或用途分类,工程性质以下按建筑项目设置。

⑤设备仪器类的二级及二级以下类目,应先按设备仪器性能或用途分类,性能、用途以下再按型号设置。

⑥会计档案类的二级类目按核算单位设置。

⑦干部职工档案类不设二级类目。

二、类目的排列顺序:1.依照国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》中大类的排列次序,对我市企业各类档案实行统一排序和编号,使一级类目、二级类目排列次序相对固定,便于科学管理和信息交流。

2023年企业档案分类方案一、引言随着信息技术的飞速发展和电子化存储的普及，企业档案的管理越来越重要。

档案的分类是整理和管理档案的基础，合理的分类方案可以提高档案的利用价值和管理效率。

本文将提出适用于2023年的企业档案分类方案，以帮助企业更好地管理和利用档案。

二、分类原则1. 功能原则：按照档案的功能和用途进行分类，使不同功能的档案有不同的分类标准和管理要求。

2. 形式原则：按照档案的形式和载体进行分类，包括纸质档案、电子档案、影像档案等。

3. 时间原则：按照档案形成的时间进行分类，包括当前档案、近期档案、长期档案等。

4. 主题原则：按照档案所涉及的主题或业务进行分类，使同一主题或业务的档案能够集中管理。

三、分类方案1. 功能分类1.1 行政档案：包括企业的管理机构设立、组织架构、管理制度、人事管理等相关档案。

1.2 财务档案：包括企业的财务会计、审计、纳税等相关档案。

1.3 生产档案：包括企业的产品研发、生产工艺、质量管理、生产安全等相关档案。

1.4 销售档案：包括企业的市场销售、客户关系、销售合同、售后服务等相关档案。

1.5 采购档案：包括企业的供应商管理、采购合同、采购费用等相关档案。

1.6 合同档案：包括企业的合作伙伴合同、劳动合同、租赁合同等相关档案。

2. 形式分类2.1 纸质档案：包括纸质文件、报表、合同等以纸质形式存储的档案。

2.2 电子档案：包括电子文档、电子邮件、电子合同等以电子形式存储的档案。

2.3 影像档案：包括扫描转化的纸质档案、照片、图像等以影像形式存储的档案。

3. 时间分类3.1 当前档案：包括最新的、常用的档案，需要经常参考和使用的档案。

3.2 近期档案：包括发生在最近一段时间内的档案，需要保留并定期归档的档案。

3.3 长期档案：包括具有历史价值或需要保留至法定期限的档案。

4. 主题分类4.1 人事档案：包括员工的个人信息、招聘记录、培训记录等相关档案。

4.2 项目档案：包括企业的项目计划、实施方案、项目报告等相关档案。

企业档案管理分类设置十个一级类目，即：1、党群工作档案管理分类；2、行政档案管理分类；A、行政事务B、安全保卫C、人事管理D、公关接待3、经营档案管理分类A、经营决策企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标档案管理等。

B、计划工作企业中、长期计划，年(季)度计划，各项专企业中、长期计划，年(季)度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等。

C、统计工作各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。

D、财务管理资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。

E、物资管理物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。

F、产品销售市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，售后服务工作等。

G、企业管理企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。

4、生产技术档案管理分类：A、生产调度生产组织，调度指挥工作等。

B、质量管理企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。

C、劳动管理劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。

D、能源管理能源消耗定额管理，节能降耗工作等。

E、安全管理安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。

F、科技管理新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。

G、环境保护环境保护检测与控制，污染治理等。

H、计量工作各种计量检测工作。

I、标准化工作企业标准化管理工作，各种标准档案管理分类。

J、档案和信息管理企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等5、产品档案管理分类：产品档案二级类目按产品种类或型号设置（同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。

）6、科学技术研究档案管理分类：科研档案二级类目按课题设置（同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。

企业各类档案整理方案前言随着企业的不断发展，各种各样的文件和资料会随之增加，如果不进行分类整理，不仅会浪费空间，也会给工作造成不必要的麻烦。

因此，对企业各类档案进行分类整理非常重要，本文将介绍企业各类档案整理方案。

企业各类档案分类1. 行政管理类档案行政管理类档案包括企业各部门的决策会议纪要、合同、协议、计划、财务报表、审批表、人事管理档案等等。

这类档案管理需要严格执行文件编号格式，如文件号码、科目、分类号等，同时还需要按时更新档案，做到时时跟进，以便于对应部门随时查阅和核查。

2. 项目类档案项目类档案包括企业外部开展的各类项目的资料，如招投标、竞争对手资料、市场分析、商机跟踪、执行计划等等。

这类档案的存储方式需要考虑保密性和安全性，如公司机密资料需要各级管理员进行密级认证，日常备份管理以及防火墙的管理等。

3. 生产管理类档案生产管理类档案主要包括生产制造、质量控制的各类档案，如设计和生产图纸、制造流程记录、产品测试报告、人员培训档案等等。

这类档案需要塑造以流程为中心的处理方式，要建立一套科学、规范的档案管理体系，实行讲究方法论的科学管理。

4. 营销类档案营销类档案包括企业营销活动的各类档案，如市场调研报告、营销方案、客户信息、市场分布图、销售额数据分析等等，应当安排相应的人员及时维护和更新档案的内容，从而及时为企业科学规划市场策略和调整营销团队战术。

5. IT类档案IT类档案指的是企业技术和硬件设备的管理，包括硬件设备维护记录、软件授权文件、技术发明专利和软件源代码等。

这类档案主要按照设备名称、型号、品牌来进行分类整理，建立规范的管理系统，周期性的维护和更新相关信息，以达到设备管理的井然有序。

整理方案档案整理的重点在于规范化，对于企业的档案存储，需要有一套科学、规范的方法。

以下是一些档案整理的方法：1. 文件编号管理对于纸质文件类档案，必须进行规范编号，其中包括：年度标识、档案种类、档案编号。

企业档案分类方案企业档案是企业日常运营的重要文件，具有重要的价值和作用。

为了保证企业档案的安全、有效管理，需要对企业档案进行分类，以便更好地管理和使用企业档案。

一、档案的分类企业档案根据不同的类别和性质可以分为通用档案、专用档案和其他档案。

1. 通用档案通用档案是指企业日常管理和业务活动中产生的文件、资料等，如人事档案、财务档案、行政档案、经营计划和报表等。

2. 专用档案专用档案是指企业特定的活动、业务或项目产生的文件资料，如合同档案、工程档案、研发档案、知识产权档案等。

3. 其他档案其他档案包括企业对外交流、宣传、展示、文化建设等方面的文件资料，如产品宣传资料、文化活动资料、领导讲话等。

为了更好地管理企业档案，需要采取一系列的管理方式。

1. 分类方法根据档案的性质和用途，采取分类的方法，把所有档案依照类别、时间、地点或人物等方面进行分类。

采用数字编码与手工标签相结合的方法，用数字编排来代表不同的档案类别，以简化档案存储查找程序。

2. 装订方法对文件进行分类之后，需要采用不同的方法进行装订和存储，以便于存取和管理。

常用的装订方法有胶装、骑马钉和中装等。

3. 电子化管理现代企业档案管理中，电子化管理已经成为趋势。

采用电子化管理，能够更好地实现档案的维护、存储、共享等功能。

对于重要的电子档案，应建立可靠、稳定的数据库，并设置权限进行访问管理。

4. 保密措施企业档案内容涉及到企业的核心竞争力和商业机密，需要采取保密措施保护档案的安全。

建立完善的保密制度和资料保护体系，设置严格的权限和备份措施等，确保档案的安全。

企业档案管理要不断完善，并注重它在企业经营活动中的作用。

1. 档案对企业的重要性企业档案是企业的重要资产，直接影响企业的发展和经营能力。

档案的管理和利用，对于解决企业日常运营中的问题，加强管理实践，提高工作效率，具有重要的作用。

2. 档案对企业的意义分析和利用企业档案可以帮助企业了解自己的历史和现状，加强企业文化建设和品牌形象塑造，有利于企业发挥优势，发掘潜力，追求卓越。