企业档案规范化管理

企业职工人事档案管理规范化实施细则一、目的与依据为深入贯彻行业档案管理相关法律法规，结合公司实际情况，进一步规范和加强公司职工人事档案管理，推进档案管理的科学化、制度化、信息化进程，确保档案的真实性、完整性、保密性和安全性，有效防止档案遗失、损毁，切实维护企业与职工的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《劳动合同法》等法律法规，特制定本办法。

二、管理范围与原则（一）管理范围：本办法适用于与公司建立劳动关系的在职职工、离退休职工及人事档案尚未移交地方社区管理的公司职工的人事档案管理。

（二）管理原则：1.真实性：确保档案内容真实反映职工个人经历、德才情况。

2.保密性：严格遵守保密规定，保护职工个人隐私及企业机密。

3.完整性：全面收集、整理职工职业生涯中的各类材料，确保档案完整。

4.规范性：按照统一标准，对档案进行分类、编号、装订，实现规范化管理。

三、档案内容与分类（一）职工录用、调配材料；（二）职工登记表、个人简历材料；（三）劳动合同书及相关审批表；（四）薪酬、调资、升级材料；（五）专业技术职务、职称、晋级、评审材料；（六）考核、考察、职务任免等材料；（七）社会保险参保信息；（八）工种岗位变动认定材料；（九）学历、职业资格证书等材料复印件及教育培训证明；（十）奖惩材料；（十一）政治审查材料；（十二）党团组织材料；（十三）其他与职工个人相关的重要材料。

四、管理机构与职责（一）管理机构：公司人力资源部为公司职工人事档案管理的具体负责部门，下设专职档案管理人员负责档案的收集、整理、保管、借阅、转递等工作。

（二）管理职责：1.负责档案的收集、整理、鉴别、装订、立卷，确保档案的真实性和完整性。

2.办理档案的查询、借阅和转递手续，严格遵守保密规定。

3.定期检查档案保管情况，确保档案的安全无虞。

4.负责离职、退休、解除劳动关系等情况下档案的移交或托管事宜。

五、档案收集与保管（一）收集要求：人力资源部门应及时收集、整理职工在工作中形成的各类材料，确保材料真实、准确、手续齐备。

一、引言档案是国家、社会和单位历史活动的真实记录，是维护国家历史真实面貌、促进社会和谐稳定的重要基础。

随着我国社会经济的快速发展，档案管理的重要性日益凸显。

为了提高档案管理水平，保障档案的安全、完整和有效利用，实现档案管理的制度化、规范化，本文将从以下几个方面进行阐述。

二、档案管理制度化、规范化的意义1. 保障档案安全：档案管理制度化、规范化有助于建立健全档案安全体系，确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损毁和泄露。

2. 提高档案利用率：规范化管理有利于档案的检索、查询和利用，提高档案信息资源的利用率，为各项工作提供有力支持。

3. 促进档案工作规范化：档案管理制度化、规范化有助于推动档案工作标准化、程序化，提高档案工作人员的业务素质和服务水平。

4. 适应信息化发展需求：随着信息技术的飞速发展，档案管理逐渐向数字化、网络化方向发展，制度化、规范化管理是适应这一趋势的必然要求。

三、档案管理制度化、规范化的具体措施1. 建立健全档案管理制度（1）制定档案管理规章制度：根据国家有关法律法规和档案工作实际，制定涵盖档案收集、整理、保管、利用、销毁等环节的规章制度。

（2）明确档案管理职责：明确各级领导、各部门、各岗位在档案管理中的职责，确保档案管理工作落到实处。

（3）完善档案管理流程：优化档案收集、整理、保管、利用、销毁等环节的流程，提高工作效率。

2. 加强档案管理队伍建设（1）提高档案工作人员素质：加强档案业务培训，提高档案工作人员的政治素质、业务素质和职业道德水平。

（2）选拔和培养专业人才：选拔具有档案专业背景和实际工作经验的人才，加强档案管理队伍建设。

3. 优化档案管理设施（1）加强档案库房建设：按照国家标准，建设符合档案保管要求的库房，确保档案实体安全。

（2）完善档案数字化设备：配备先进的档案数字化设备，提高档案数字化水平。

4. 推进档案信息化建设（1）建立档案信息管理系统：开发符合实际需求的档案信息管理系统，实现档案的数字化、网络化、智能化管理。

档案工作规范化管理档案工作是指对机构、企事业单位以及个人的重要信息进行记录、整理、保管和利用的工作。

随着社会的不断发展和科技的不断进步，各个领域之间的档案工作也越来越重要。

然而，目前在许多机构、企事业单位以及个人中，档案工作的规范化管理还存在着一些问题。

如果不及时加以改善，就会影响到各方面的正常运转，也可能会给企业、国家和个人带来不可估量的损失。

那么，如何进行档案工作规范化管理呢？以下是几个方面的建议。

一、加强档案工作的制度建设制定符合实际的档案管理制度，对档案管理机构、人员、流程、技术等方面进行系统性规范，确保档案管理程序的规范性、透明性和合法性。

通过制定细则和规定，明确各岗位工作职责，加强档案工作的标准化和程序化。

二、建立档案管理的工作流程建立健全的档案管理工作流程，明确各环节的职责、程序和标准。

加强档案管理的信息化建设，实现信息化管理和服务，确保档案安全、可控、可查询和可审计。

三、严格执行档案保密制度在档案管理中，保护机密信息是十分重要的。

要严格执行档案保密制度，做好档案安全管理工作。

只有这样，才能确保档案信息的完整性、保密性和可用性，防止信息泄露和滥用。

四、强化档案收集、整理、保管和利用档案收集、整理、保管、利用是档案管理的重要环节。

要加强对档案信息的整理和分类，确保档案信息的可持续性。

同时，要建立健全的改进机制，不断优化档案管理和服务，以满足各方面的需求。

五、加强档案管理的人员培训实现档案工作规范化管理，需要一支具备专业知识、严谨认真、执行力强的档案管理队伍。

要对档案工作人员进行长期和全面的培训，提升其法律法规、信息技术、档案知识和业务素养，增强专业技能和服务意识。

综上所述，规范化档案管理是现代信息化时代的必然要求。

只有加强档案管理制度、工作流程、保密制度、信息整理和利用，以及人员培训等方面的建设，才能保障档案信息的正常运转和利用效益。

对于国家、企事业单位和个人来说，都是十分重要的。

机电兵船档案2021.2ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ专题研讨本文参考李和平主编的《企业档案管理规范实施指南》一书(中国档案出版社，2010年第一版；本文在引用其中的内容时仅标注双引号和该书的页码)。

一、企业档案标准化体系的构成要素问：应关注哪些国家层面的有关支持构建企业档案标准化体系的政策？答：笔者认为，目前企业档案标准化建设情况不理想，即使是一些规模较大的企业，对企业标准化建设乃至企业档案标准化建设的理解也处于一种懵懂的状态，往往会发出“企业标准有用吗？”“企业标准和国家标准相比，哪个权威性高？”等诸如此类的问题。

因此，在讨论企业档案标准化体系相关问题之前，有必要了解一下我国近年来有关企业标准化的政策，有助于对企业标准（包括企业档案标准）的地位、作用加深认识。

2015年3月，国务院印发的《国务院关于深化标准化工作改革方案的通知》(国发〔2015〕13号文)指出：标准是生产经营活动的依据，是重要的市场规则，必须增强统一性和权威性；结合我国发展实际，建立完善具有中国特色的标准体系和标准化管理体制。

国发〔2015〕13号文特别指出，目前我国标准化工作存在“标准缺失老化滞后，难以满足经济提质增效升级的需求”的情况，需要尽快加以完善。

我们都知道，企业是国家经济技术发展的主体，企业标准(包括企业档案标准)的缺失、老化、滞后，必将直接影响到企业的技术进步与管理能力。

国发〔2015〕13号文指出：“放开搞活企业标准。

企业根据需要自主制定、实施企业标准。

鼓励企业制定高于国家标准、行业标准、地方标准，具有竞争力的企业标准。

”请大家注意：企业标准的相关规定应当“高于国家标准、行业标准、地方标准”，说明就企业标准本身的特点而言，其相关指标或规定应当比国标、行标、地标等要严格；而且，如果企业标准的约束对象没有制定相应的国家标准、行业标准或地方标准的话，企业标准就成为该范围内的唯一标准，其权威性不言而喻。

2015年12月，国务院办公厅印发了《国务院办公厅关于印发国家标准化体系建设发展规划(2016-2020年)的通知》(国办发〔2015〕89号文)，其中指出：“标准是经济活动和社会发展的技术支撑，是国家治理体系和治理能力现代化的基础性制度”。

公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。

该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。

二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。

2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。

三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。

2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。

编号规则需简单明了，易于理解和操作。

四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。

2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。

五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。

2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。

3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。

六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。

2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。

七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。

2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。

3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。

八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。

公司管理档案管理制度一、总则为规范公司档案管理工作，保障公司信息资源的安全和完整性，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、管理档案的基本原则1. 真实性原则：管理档案必须真实、准确、权威，不得捏造、篡改。

2. 完整性原则：管理档案必须保持完整，不得遗漏、破坏。

3. 保密性原则：管理档案必须保密，不得泄露公司机密信息。

4. 利用性原则：管理档案应当根据需要被合理利用，不得滞留、废弃。

5. 规范性原则：管理档案应当按照规范的流程和标准进行管理。

三、档案管理体系1. 设立档案管理部门，负责公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

2. 制定档案管理规定和流程，规范档案管理工作。

3. 定期进行档案清点和整理，确保档案的完整和安全。

4. 配备专门的档案管理系统，便于档案的查找和利用。

5. 负责对外借阅档案的审批工作，严格控制档案的流转。

6. 制定档案销毁和转移规定，确保档案的合法销毁和转移。

四、档案的收集与整理1. 对公司各部门产生的档案进行分类、编目和整理，并制定档案目录，方便查找。

2. 确保档案的存档环境干燥、通风、防潮、防火，保证档案的安全。

3. 对历史档案进行鉴定和选择，确定哪些档案需要永久保存，哪些档案可以销毁。

4. 对电子档案进行备份和加密，确保电子档案的安全性和可靠性。

五、档案的利用与传递1. 公司内部部门需要使用档案时，应当提出申请，经过审批后方可查阅。

2. 对外借阅档案时，必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全性。

3. 对于有重要机密信息的档案，应当加强保密措施，避免泄露。

4. 对于有利于公司发展和经营的档案，应当积极传递和推广，促进公司的进步和成长。

六、档案的销毁与转移1. 档案销毁必须经过严格审批程序，确保档案的合法销毁。

2. 档案销毁后必须备案，确保销毁程序合规。

3. 档案转移时必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全流转。

4. 对于需要永久保存的档案，应当定期进行修整和整理，确保保存的完整性。

ARCHIVES &CONSTRUCTION卜鹤（）2019年1月，国家档案局在《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》中指出：档案工作是一项事关党和国家各项事业发展的基础性、支撑性工作，是企业管理的基础。

企业档案是否全面、完整、真实，直接影响到企业能否健康运营和可持续发展。

建立规范化的档案管理工作体系，能够助力企业实现可持续发展目标。

然而，当前很多企业的档案管理工作未能与时俱进地有效开展。

本文针对企业档案管理工作现存问题，分析产生原因，助力提升档案管理的规范化、科学化水平。

一、企业档案工作规范化管理的意义《中华人民共和国档案法》定义档案，使其具有了其他信息资源不能替代的重要价值与作用。

习近平总书记曾强调：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展都离不开档案。

对于企业而言，在其从事经济社会活动和经营发展过程中，必然产生大量具有保存、参考价值的原始档案，这些档案真实详细地记载着企业从创业至发展的全过程，并且可以经过利用变成处理企业发展难题、为企业发展提供参考的宝贵信息资源，对企业制定科学的发展决策与战略起到至关重要的作用。

因此必须高度重视档案管理在企业发展中的作用。

企业应当在依法经营的同时，以依法管档为工作原则，以规范化管理为发展方向，实现科学化跨越式发展，将档案管理工作融入企业发展战略中，融入日常的经营工作活动中，融入管理发展的科学化与规范化行动中，全面提升档案管理效果。

二、企业档案管理工作存在的问题1.档案收集不完整部分企业的档案管理工作结构不合理，直接影响到企业档案资料的收集等。

很多企业在档案收集方面比较粗放、滞后，不是由档案部门大包大揽，就是由业务部门自主完成；只重视结果性文件，不注重过程性文件的积累；缺乏与企业发展相适应的电子档案收集管理系统，产生的大量电子信息文件未能及时归档。

此外，由于企业发展中的人员流动过程中缺乏对归档资料交接的监管，导致很多重要资料丢失，影响资料存储秩序，增加了资料信息收集难度，并有可能造成巨大损失。

加强档案规范化管理加强档案规范化管理档案是国家机关、企事业单位和社会团体等组织及其工作人员进行工作和管理活动时形成的文件，是组织和个人活动的重要记录。

它是记录、证明和反映组织及其工作人员活动的客观依据，是组织建设、管理及其他生产活动的重要依据。

因此，加强档案规范化管理，具有重要的现实意义。

一、档案规范化管理的意义档案规范化管理的最大意义是使档案管理可以有效执行，使档案管理工作有序合理地运行。

规范化管理能够明确档案管理的组织设置、管理制度、流程操作、服务对象等，从而有效地保障档案工作的安全高效。

二、档案规范化管理的主要内容1、设立档案管理组织机构。

设立档案管理机构，制定档案管理制度，明确档案管理机构的职责和权利，建立档案管理平台，使档案管理工作有序有效地运行。

2、加强档案管理制度建设。

根据国家有关档案管理的法律、法规和政策，以及组织工作的实际情况，制定合理的档案管理制度，明确档案的编制、保管、使用和销毁等有关事项，以及责任人、期限等。

3、建立档案管理信息平台。

建立档案管理信息平台，实现档案管理系统的信息化管理，有效地统筹档案管理工作，全面掌握档案管理的全局情况。

4、强化档案安全保护。

建立和完善档案安全防护措施，加强档案保护，防止档案遭到破坏、窃取等违法行为的侵害。

三、档案规范化管理的具体措施1、加强政策法规建设，落实档案权责制度。

政策法规是档案管理的准则和依据，必须坚持依法治理，制定、修订、完善有关档案管理的法律法规，加强档案权责制度的实施，依法规范档案管理，确保档案管理工作有序进行。

2、加强档案管理人员培训。

要建立和完善档案管理人员培训制度，加强档案管理人员的培训，提高他们的档案管理知识和技能，以提高档案管理工作的质量和效率。

3、完善档案管理信息系统。

建立和完善档案管理信息系统，利用信息技术实现档案的信息化管理，加强档案的统一管理，提高档案管理的效率和质量。

4、加强档案安全保护。

要建立和完善档案安全保护体系，加强档案工作人员的安全教育，强化档案安全保护，防止档案遭到破坏、窃取等违法行为的侵害。

浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化【摘要】档案管理工作对于一个单位或组织来说至关重要，而使其更规范化、标准化更是至关重要的。

本文将从规范化和标准化的重要性入手，探讨档案管理工作的规范化和标准化方法。

规范化可以提高工作效率，减少工作失误，确保档案的安全性和完整性；而标准化可以统一工作流程，提高工作质量，便于监督和管理。

在档案管理工作的规范化方法中，可以采取建立相关制度和规章制度、加强员工培训、使用现代化档案管理工具等措施；而在档案管理工作的标准化方法中，可以制定标准操作流程、建立档案管理评估体系、持续改进和完善档案管理制度等。

通过本文的探讨，可以帮助单位或组织提升档案管理工作的规范化、标准化水平，从而更好地保障档案信息的安全和有效利用。

【关键词】档案管理工作、规范化、标准化、重要性、必要性、方法、结论1. 引言1.1 引言档案管理工作是组织中一个非常重要的环节，它直接关系到组织的运作效率和管理水平。

而要使档案管理工作更规范化、标准化，需要付出一定的努力和管理手段。

规范化和标准化不仅可以提高档案管理工作的效率和质量，还可以减少错误和避免混乱，从而更好地保障档案的完整性和安全性。

在当前信息化快速发展的时代，档案管理工作的规范化显得尤为重要。

规范化可以帮助组织建立起一套科学有效的档案管理制度和流程，明确各个环节的责任和规范操作，确保档案的归档、检索、利用和保管等方面都能按照既定的标准进行，避免出现漏洞和疏漏。

规范化还可以提升档案管理人员的专业素养和服务意识，使其更加注重细节和质量，从而提升整个档案管理工作的水平和效果。

2. 正文2.1 规范化的重要性规范化的重要性在档案管理工作中占据着至关重要的地位。

规范化可以确保档案管理工作的有效性和高效性。

通过明确确定档案管理的流程、标准和规范，可以避免工作中出现混乱、错误或遗漏的情况，提高工作效率和准确性。

规范化还可以保障档案的完整性和安全性。

在规范化的框架下，能够建立起一套完善的档案管理制度和安全措施，确保档案的存储、传递和使用过程都符合规定，避免档案被篡改、丢失或泄漏的风险。