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件3 吉林大学归档单位代码表一、党委职能部门及群团组织
二、行政职能部门
三、直属职能、业务单位
四、学院
五、研究机构
注：由于学校研究机构较多，本表中对省级以下科研机构没有给出代码，在归档时按所属学院代码标识。
六、校区
说明：1. 本表代码编号采用“三位制”阿拉伯数字标识，其中所有带“0”的数字不用。
2. 本表按机构性质划分为六部分；代码中第一位数字是“1”的代表“党、
群部门”、“2”代表“行政部门”、“3”代表“直属单位”、“4”代表
“学院”、“5”代表“研究机构”、“6”代表“校区”。
3. 本表中“学院”按学部、直属学院排序、断号，各学部留有扩充量。
4. “校区”作为特殊归档单位体现在本表中，用以解决特殊的归档问题。
毕业生档案归档材料清单（本科、研究生、博士生）附件2：毕业生档案归档材料本科毕业生：1、学生高中时期的档案材料；2、高考录取的档案材料；3、毕业时的体检表；4、江南大学学生登记表；5、学生成绩单；6、毕业论文成绩；7、高等院校毕业生登记表；8、教师资格证书审批表（师范生）；9、学生奖惩情况登记表、文件；10、党员、团员或入党积极分子的入党申请书、入党志愿书、考察培养记事、入团志愿书或入党积极分子登记表；11、干部履历表及相关材料（有工作经历的学生）；12、报到证存根。
（黑体斜体部分是必需装档的材料，缺一都不能寄送档案！）硕士研究生毕业生：1、江南大学攻读硕士学位研究生录取登记表；或全国推荐免试攻读硕士学位研究生登记表；2、硕士研究生复试记录表；3、政审表；4、研究生登记表；5、江南大学研究生学位申请书（包括成绩、学位证明）；6、江南大学研究生毕业生登记表；7、毕业时的体检表；8、学生奖惩情况登记表、文件；9、党员、团员或党的积极分子的入党申请书、入党志愿书、考察培养记事、入团书或党的积极分子登记表；10、学生婚育状况登记表；11、全国毕业研究生就业通知书（报到证）存根。
（黑体斜体部分是必需装档的材料，缺一都不能寄送档案！）博士研究生毕业生：1、江南大学报考攻读博士学位研究生登记表；江南大学提前攻读博士学位研究生登记表；江南大学硕博连读研究生登记表；2、两位专家推荐书；3、政审表；4、博士研究生复试记录表5、研究生登记表6、江南大学研究生学位申请书（包括成绩、学位证明）；7、江南大学研究生毕业生登记表；8、毕业时的体检表。
9、学生奖惩情况登记表、文件；10、党员、团员或党的积极分子的入党申请书、入党志愿书、考察培养记事、入团书或党的积极分子登记表；11、学生婚育状况登记表；12、全国毕业研究生就业通知书（报到证）存根。
（黑体斜体部分是必需装档的材料，缺一都不能寄送档案！）。
院系研究生学习档案归档内容
1、学籍卡片入学两周内
2、培养计划表入学1个月内，导师签字
3、硕士开题报告表（附报告）第3学期末完成
4、硕士中期考核第4学期初完成
5、中期报告表（附报告）第4学期期末（每年7月底前）
6、学习成绩单学生自己到综合办公楼405找李平打印并盖章答辩前交
开题、中期报告和中期考核表填写要求
表格在研究生院网上—培养—博士研究生开题、中期考核等所需各类表格下载
表1 《博士、硕士研究生文献综述及开题报告评定表》附报告
表2 《博士、硕士研究生学位论文研究工作中期报告评定表》附报告
表3 《博士、硕士研究生中期考核表》附成绩单要求有李平老师签字
表格填写要求：
表1
1、导师对开题报告的评语导师签字
2、评议小组主要成员成员签字
3、评议小组对开题报告的意见评议小组负责人签字给成绩（优、良、中）
4、教研室意见教研室主任签字
表2
同上要求
表3
1、教研室考核小组意见教研室考核小组负责人签字考核结果
2、院（系）考核领导小组意见院（系）考核领导小组负责人签字（张贵宾老师）需要盖公章处统一到院办盖章。
研究生新生档案归档材料及整理要求
一、归档材料
研究生新生档案归档材料一览表
注：
1、博士报考材料包括：
①博士入学考试报名信息简表；
②政治审查表；
③推荐书2份（须推荐专家亲笔填写签名，并附推荐人的正高级职称证书复印件）；
④攻读博士学位阶段拟开展的研究计划。
负责移交的老师可向各学院研究生管理办公室负责招生的老师索取。
2、推免的硕士研究生还应有“硕士研究生推免登记表”。
二、整理要求
1、下载并打印本单位的“博士/硕士新生档案移交目录”（点击“学院”项的三角符号可选择单位）。
2、检查每个学生具体归档材料，并在移交目录上的对应材料栏内打“√”，后将每个学生的归档材料归集（夹）在一起，。
3、按移交目录序号在归档材料上标注相应的序号，并按移交目录序号排序。
（请用粗笔在原档案袋上标序号；而在无袋子装的归档材料上标序号时，只能用铅笔书写，勿用其他种类笔）。
三、其他
1、未报到学生的新生档案不予接收。
2、移交目录之外，若有新增已报到的学生档案数据，请各学院依序添加，并在移交目录上进行标注。
3、各学院新生档案的“入学前档案”中若只有“党员材料”，“入学前档案”栏不打“√”，且在备注中予以说明。
4、请学院严格按照归档要求收齐材料，并做好移交目录，档案馆不再另行通知催收。
对归档要求有不明的，请电询档案馆。
吉林大学档案管理软件操作指南一档案管理系统登陆档案管理系统是浏览器/服务器结构（B/S）的系统，客户端只要通过浏览器（建议使用Internet Explorer）就可以登陆档案管理系统。
具体登陆方法如下：方法一：进入档案管理网页。
如下图：方法二：在浏览器的地址输入框中输入档案管理系统的IP地址。
如下图：使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登陆。
登陆成功后，系统自动进入“档案信息管理”的功能接口，如下图：二用户信息修改用户可以点击上面或左边的“系统设臵”进入用户管理界面，可以看见自己的用户信息。
用户如果需要修改密码，可以先删除旧的密码，输入自己的新密码。
也可以修改用户姓名、联系电话等其他用户信息。
更改完信息后点击“修改信息、修改密码”即可。
见下图：三档案著录在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或点击“打开”进入数据库，如下图：可以看到左边的“表内文件分类目录”。
点击“”直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面，最上面显示这个目录的基本信息：它的各级目录名称，以及这个目录下总案卷数和总文件数。
中间罗列出这个目录下的数据。
如下图：点击档案管理页面上方的“添加案卷”或者是“添加文件”。
进行档案的著录。
如下图：用户参照《吉林大学档案网上著录规则》进行信息著录，完成信息著录后，点击“添加”即可。
四档案信息文件的上载档案管理系统除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上载各种格式的电子文件，纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件。
用户可以有两种方式进入对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作页面。
方式一：用户可以在“档案文件信息管理”页面下，通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接，如下图红框区中所示：方法二：用户可以在“编辑案卷、文件”页面下，点击“输入员”右侧的三个按钮。
如下图：全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件。
一、学生档案须归档内容：1、毕业研究生登记表2、报到证（白联）3、专业学位硕士研究生学位申请书及研究生归档成绩单4、学位授予决定5、在读期间的奖、惩材料6、入党材料7、档案投递通知单第二联二、学院工作流程：1、档案馆领取学生档案、资料袋、转递通知单。
2、各院系必须和学生仔细核对工作单位是否具有档案人事权以及能否投递机要文件，没有档案接收人事权的单位，档案寄单位主管部门或受委托代理人事关系的当地人才交流服务中心。
档案（机要）寄递范围只到县级。
（注：此项工作由学生根据三方协议上签约单位提供的档案投递地址统一登记）。
3、档案封面必须用毛笔、钢笔、签字笔书写清楚、规范，不得随便涂改和补贴，不得使用非正式简化字。
4、收件单位名称必须书写清楚，不得用邮政信箱或街道门牌、楼号代替寄件单位名称。
（注意：a)某市某路某号写第一行，单位名称写第二行b)需要填写单位全称，如打印需要用大号字）5、将旧的档案袋放入新袋，硕士期间资料放在新袋中。
6、封袋前填写转递通知单，第二联放入档案袋。
7、各院系移交毕业生档案时，应按学号顺序排列，并在寄发档案的信封上注明学号和姓名，以便核对查询。
8、档案转递单上请写清学号和姓名，凡是档案内装有入党材料的学生，请在回执单入党材料一栏打“√”，以防止和接收单位因材料不全而发生纠纷。
将回执单放在档案与信封口袋之间，以便单位收到档案后，回执能及时返回我校。
9、每人一只档案封面信封。
凡不需转寄档案的同学（录取本校研究生、留校工作或延长学制），不要装信封口袋，分类交学生档案室。
三、学生档案出档流程（档案馆相关通知）：详见下一页东南大学毕业生办理档案转递流程图注意：1、毕业生毕业时，必须等所在院系将有关材料收集齐全归档后，档案馆学生档案室才会通过南京市机要局寄往接收单位。
档案馆收到各院系送来的毕业生档案后，会及时将档案转递。
毕业生不必自己到档案馆学生档案室交任何材料，如有疑问请与本人所在院系学办联系；2、档案馆一般每周四上午去南京市机要局寄档（寒暑假和法定节假日除外），请各院系在周二下班前，将本周四需寄档案送档案馆。
研究生学位档案归档目录及整理要求
一、归档目录
依照研究生培养类型进行分类，每份研究生学位档案材料包含1-13
二、整理要求
（1）所有材料严格按上表中档案目录顺序排列摆放。
（2）基本信息和相关内容务必填写完整，尤其注意学号、姓名、专业、导师姓名等基本信息。
所有该签字、盖章、贴照片、填日期处切勿漏填。
注意签字必须手签，不能用复印件或扫描版。
（3）学位评定材料三（学位申请及评定书）中答辩委员会意见要注明“通过论文答辩”和“建议授予**学硕士学位”；学院学位评定分委员会意见一定要注明“建议授予**学硕士学位”；院学位评定分会成员中出席会议的人数一定要超过总人数的2/3。
（4）博士研究生需提供一份送审申请表（可不签字），标注符合相应送审要求的小论文，并附上相关证明材料原件。
（5）非中文学位论文的中文摘要博士需要达到8000字、硕士需要达到3000字，未达字数者也可另外加附一份满足字数的中文摘要。
（6）学位论文中的原创性声明和授权书，学生和导师都要签字（注意：签字必须手签，不能是复印件和扫描件）。
（7）学位论文封面、扉页上不能有“保密”字样，独创性申明上不能在“保密”处划勾或填写“__年后解密”。
