吉林大学档案网上归档工作规范

档案归档要求
档案归档要求
档案归档是指将文件以某种系统进行归类整理，以便于查找和管理的过程。

档案归档要求是档案归档工作的标准，用以指导档案归档工作实施，以保证档案归档工作有效进行。

档案归档要求包括但不限于：
一、建立档案归档系统。

要建立一个完整的档案归档系统，确定档案的归档标准，建立归档分类体系，编制档案管理规章制度等，以便归档档案。

二、编制档案管理规章制度。

为了保障档案的统一管理，编制档案管理规章制度，以便更好地指导档案分类、存放、使用、销毁等操作。

三、明确档案存放要求。

档案存放要求一般应当根据文件类型、文件状况等因素，确定档案存放的位置、存放的方式、储存的时间等，以保证档案的安全。

四、定期清理档案。

为了确保档案的安全和有效，定期清理档案，清理不必要的档案，将不同时期的档案归类存放，以便管理和查找。

以上就是档案归档要求，它们旨在指导和规范档案归档工作，以保证档案归档工作有效进行。

吉林大学毕业离校操作指南
一、填写—张登记表
20xx年毕业研究生须填写《毕业研究生登记表》，研究生本人或研究生培养单位凭用户名和密码登录研究生教育管理信息系统可打印登记表，填写完个人信息之后提交给所在的研究生培养单位。

其中，“培养单位x组织鉴定”一栏由毕业研究生所在x支部填写并加盖培养单位x委（x总支、x支部）公章，“导师对毕业研究生业务能力、外语水平介绍及综合素质的评议”栏，由导师填写并签字，“培养单位意见”一栏，由各研究生培养单位填写，并由主管研究生工作的领导签字，“学校意见”一栏，由研究生管理处填写。

二、办理几个手续
毕业研究生须到各校区财务办公室办理财务关系、图书馆办理图书关系、各校区医院办理退还医疗证，将研究生证交到所在培养单位另外，毕业研究生持报到证到所在校区户粮办领取户口关系，在长春市就业的毕业研究生须于x月底前自行到户粮办办理户口关系。

毕业研究生医保卡由研究生自行保存，享受待遇期限至20xx年x月x日。

有贷款的毕业研究生，应按照学校和研究生管理处工作安排签订还款协议及领取还款计划，考取博士生的同学须与银行签订展期协议毕业研究生的档案将于毕业研究生离校一个月后邮寄到学习或工作单位。

在学期间享受乘车半价优惠的毕业研究生，离校回家可为其提供《毕业生购买学生票证明》。

三、领取三个证件
学位证书和毕业证书的领取，是毕业研究生最关心的问题。

毕业研究生在办理完全部离校手续后，到所在培养单位领取学位证书和毕业证书。

另外，毕业研究生还须到所在培养单位领取毕业研究生报到证。

吉林大学人力资源管理服务平台功能模块说明文档吉林大学人力资源管理服务平台本次上线教职工信息模块和人事管理模块，其中教职工信息模块包括在职人员管理、退休人员管理、去世人员管理、全部人员四部分；人事管理模块包括报到入职、校内调动、转编管理、离校管理、离退休管理、去世管理、学习经历、党政职务、党政级别、职员职级、专业技术职务等管理页面。

1.平台登录推荐使用谷歌、火狐浏览器或IE8以上版本浏览器，登录吉林大学人力资源管理服务平台（）。

登录采用吉林大学统一登录模式，账号是教职工个人邮箱，密码同邮箱密码，如下图所示，如忘记邮箱或密码，请登录找回。

对于多角色用户通过点击平台首页右上角角色来切换。

2.教职工信息模块教职工信息模块是对教职工基本信息和经历信息的维护，按照个人属性划分包括人员编码、姓名、所在处级单位、出生日期、证件号码、参加工作时间、编制类别、最后学历、最高学位、专业职务、党政职务、党政级别、职员职级等基本信息，以及学习经历、工作经历、党政职务经历、职员职级经历、专业技术职务经历、工勤职务经历、资格证书、职称外语等过程信息。

该模块包括查询导出和申请审核功能。

2.1查询导出功能2.1.1教职工个人教职工个人可以对自己的基本信息和经历信息进行查询。

点击我的资料可以查询。

2.1.2二级单位切换右上角角色为我的单位，点击教职工信息，可以查询本单位在职教职工信息。

可以通过条件筛选查询，也可以通过高级检索做复杂查询，并将查询结果导出，提供照片导出功能。

如上图就是查询本单位性别男性、年龄介于30-40岁之间、民族包含汉族和蒙古族的在职教职工。

查询结果如下：点击导出，选择要导出的字段，点击导出全部或者选择数据即可，导出文件为excel格式。

同时支持照片导出，选择要导出的人员，点击照片导出按钮即可。

2.2申请审核功能（信息修改）2.2.1教职工个人提出申请进入教职工个人工作桌面，点击信息修改。

进入信息申请页面，可以查询之前申请信息的历史记录，点击发起申请，对基本信息进行申请。

吉林大学基本建设类档案立卷工作规范为了提高我校基本建设档案（以下简称基建档案）的质量和科学管理水平，充分发挥基建档案在学校建设工作中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。

1.基建档案工作的基本原则1.1 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。

1.2 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

1.3基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

1.4 把基建档案工作列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。

2．基建档案归档范围的确定2.1 确定的原则2.1.1 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系，具有成套性。

2.2 归档的主要内容和重点2.2.1 归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体见附件一。

2.2.2 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

2.3 不归档的文件材料2.3.1 上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不办的文件；2.3.2 正式施工前的草图，未定型的图纸；2.3.3 重份文件和重份图纸；2.3.4 无查考价值的临时性、事物性文件。

档案整理规则说明档案管理是组织和管理信息的重要手段，为了确保档案的有序性和可检索性，制定一套档案整理规则是必要的。

本文将介绍档案整理的规则和步骤，以便读者能够更好地管理和维护自己的档案。

一、档案整理的目的和意义档案整理的目的是为了保证档案的秩序和完整性，方便日后的检索和利用。

通过规范的整理方法，可以提高工作效率，减少重复劳动，避免档案遗失和混乱，为组织的决策提供准确和及时的信息支持。

二、档案整理的原则1. 有序性原则：档案应按照一定的规则和层次进行分类、归档和编目，确保档案的有序性。

2. 完整性原则：档案应包括必要的文件和信息，以便日后的检索和利用。

3. 真实性原则：档案应真实反映事实和过程，不得进行篡改和删除。

4. 保密性原则：档案应按照相关规定进行保密处理，确保信息的安全性。

5. 检索性原则：档案应便于检索和利用，方便用户查阅所需信息。

三、档案整理的步骤1. 档案分类：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，例如按部门、按时间、按文件类型等进行分类。

2. 档案归档：将分类好的档案进行编号、装订或存储，确保档案的完整性和安全性。

3. 档案编目：对每个档案进行详细的描述和记录，包括档案的题名、作者、日期、关键词等信息，便于后续的检索和利用。

4. 档案存储：将档案存放在指定的位置，防潮、防火、防盗，并确保存储环境的适宜性。

5. 档案调阅：根据需要，及时提供档案调阅服务，确保用户能够方便地获取所需信息。

四、档案整理的工具和方法1. 文件夹和标签：使用文件夹将档案进行分组分类，并在文件夹上贴上相应的标签，便于标识和检索。

2. 电子档案管理系统：利用电子系统对档案进行数字化管理，实现档案的电子化和便捷化。

3. 档案存储设备：选择适当的存储设备，如防火柜、密封盒、光盘等，确保档案的安全性和长久保存。

五、档案整理的注意事项1. 定期清理：定期对档案进行清理，删除无用文件或归档过时文件，保持档案的及时性和有效性。

大学档案分类办法为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，推进学校档案管理现代化的进程，根据原国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》（教办[1993]429号文件），结合我校实际情况制定本办法。

本办法由编制说明、大学档案分类主表、吉林大学档案分类详表三部分组成。

一、编制说明1. 主题内容本办法规定了我校档案归档范围、分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同载体的标识等。

2. 分类原则以我校全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案馆藏，便于科学管理和开发利用。

3. 类目设置与标识3.1 一级类目的设置与标识一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。

根据高等学校档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，我校确定十三个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ 党群工作类主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ 行政工作类主要包括行政部门（教学、科研、开发、基建、设备、外事、财会等部门除外）工作中形成的文件材料。

JX 教学工作类主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY 科研工作类主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

CP 产品与科技开发类主要包括校办产业和公司在生产管理及业务活动中形成的文件材料。

JJ 基本建设类主要包括基建管理和工程项目建设中形成的文件材料。

SB 仪器设备类主要包括仪器设备等资产管理方面形成的文件材料。

CB 出版物类主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。

WS 外事类主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

CK 财会类主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

RW人物类主要包括学校著名人物在职务活动和其他社会活动中形成的文件材料。

SW实物类主要包括学校在各项活动中获得的反映学校真实历史面貌的特定物品。

SX声像类主要包括学校及校内各单位或校外相关单位形成的与本校有关的声像载体材料。

档案收集和归档工作规范第一条应纳入归档范围的材料包括但不限于在日常经营管理活动中形成的档案；设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的档案；承担重大项目、重大课题等形成的档案；其它需要归档的材料。

第二条归档文件包括纸质文件、电子文件，光盘、照片、实物等各种形式的资料。

第三条归档文件时间（一）归档文件应在次年三月前完成，由XXX各部门档案归档人员编制移交清册。

电子文件归档与纸质文件归档同步完成。

（二）光盘、照片、实物等形式的资料应在工作结束后及时归档。

（三）对于专业性文件、特殊载体文件、机M性强的文件、分散的文件、形成规律较为特殊的文件及每年归档不利于工作查考利用的文件应与档案管理部门沟通，根据实际工作需求，可适当延长归档时间。

第十二条归档文件质量要求（一）归档文件能够全面、系统地反映XXX的工作面貌，能够完整记录XXX工作历史，有效维护各方面的合法权益。

（二）归档文件应尊重全宗原则。

形成的档案具有内在联系，作为一个全宗完整保存起来，保证档案内容的连续性和完整性。

（三）其他载体文件（照片、声像、实物等），要符合相关类别的国家标准或行业规则。

（四）归档文件必须完整、准确。

按照归档范围应归档的文件材料原件全部归档，文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件完整，归档文件材料内容真实准确，签署和用印符合文书工作规范，纸质文件与电子件内容相符。

（五）对不符合上述要求，档案管理部门不予归档，有关部门重新整理后移交。

第十三条XXX各部门向档案管理部门报送归档文件时需编制移交清册，交接双方核对清册并签字确认。

移交清册一式两份。

不属于归档范围的文件材料，档案管理部门不予归档。

第十四条归档的文件材料原则上应为正本，正本缺失的可保存具有凭证价值的复制件，并在卷内文件目录中标明。

照片、图纸等档案须有拷贝件，拷贝件与原件应异地保存。

电子档案要与原数据一同留存。

第十五条归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。

吉林大学财会类档案立卷工作规范为了提高我校财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设和科学管理水平，更好地为学校和具有中国特色的社会主义建设事业服务，并为考核财会档案工作提供依据，根据教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及财政部《会计档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规范。

1.财会档案工作的基本原则1.1 高等学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。

1.2 高校财会档案是记录和反映学校经济业务活动的重要史料和证据,是高校全部档案的重要组成部分。

1.3 财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发和利用。

1.4 财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。

在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

1.5 努力实现财会档案的科学化管理，大力开发档案信息资料，为高等学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

1.6 要把财会档案工作列入学校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。

2.财会档案归档范围的确定2.1 确定的原则2.1.1 归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准系统。

2.1.3归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。

2.2 归档的主要内容和重点2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计凭证、会计帐簿、工资清册等。

具体范围见附件一。

2.2.2 归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

2.3 不归档的文件材料2.3.1 上级有关财务的普发的（非专指高校）、不办的文件；2.3.2 未定稿的文件；2.3.3 重份文件；2.3.4 无查考利用价值的一般性、临时性文件；2.3.5 未生效的合同、协议、单据；2.3.6 与校外单位交换来的材料（可作资料保存）1财会文件材料的部门立卷与预立卷制度3.1 部门立卷3.1.1 依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。

档案整理规范档案整理是一项重要的工作，它涉及到对信息和文件的组织、分类和管理。

一个好的档案整理规范可以保证档案的安全性、可读性和可检索性。

本文将介绍一些档案整理的基本规范，以帮助您正确地进行档案整理工作。

一、建立清晰的档案分类体系档案分类是档案整理工作的基础。

在建立档案分类体系时，我们应该考虑到档案的内容和用途，并根据其特征进行分类。

一般来说，可以按照机构、部门、时间或主题等进行分类。

建立清晰的分类体系可以方便档案的管理和检索，并减少文件丢失或混乱的可能性。

二、制定统一的档案命名规范档案命名规范可以保证档案的标识唯一性和一致性。

在命名档案时，可以采用机构名称、档案类型、日期等要素，以确保档案的识别和查找。

此外，还应注意使用简洁明了的命名方式，避免使用过长或复杂的名称，以免增加档案管理的困难。

三、规范档案的存储和保管档案的存储和保管是档案整理的重要环节。

首先，应选择合适的存储介质，如纸质文件、光盘或电子数据库等，根据档案的性质和用途进行选择。

其次，应确保档案的安全性和可读性，避免受到湿气、热、光等因素的损害。

最后，应对档案进行定期的检查和维护，确保其完整性和完好性。

四、建立档案的索引和目录档案的索引和目录是方便检索和管理档案的重要工具。

在建立档案索引和目录时，可以按照档案的分类体系和内容特征进行编制，采用具体的关键词或代码进行标识。

索引和目录的建立可以极大地提高档案检索的效率和准确性。

五、定期清理和归档档案定期清理和归档档案是档案整理工作的重要环节。

通过清理过期和无用的档案，可以减少存储空间的占用，提高档案检索的速度和准确性。

同时，归档档案也是档案整理的一项重要任务。

归档可以将档案按照一定的时间顺序进行整理和存档，方便后续的查找和使用。

总结：档案整理规范对于保证档案的安全性、可读性和可检索性非常重要。

通过建立清晰的档案分类体系、制定统一的档案命名规范、规范档案的存储和保管、建立档案的索引和目录以及定期清理和归档档案，可以有效地管理和利用档案资源。

吉林大学档案管理软件操作指引-吉林大学档案馆吉林大学档案管理软件操作指南一档案管理系统登陆档案管理系统是浏览器/服务器结构（B/S）的系统，客户端只要通过浏览器（建议使用Internet Explorer）就可以登陆档案管理系统。

具体登陆方法如下：方法一：进入档案管理网页。

如下图：方法二：在浏览器的地址输入框中输入档案管理系统的IP地址。

如下图：使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登陆。

登陆成功后，系统自动进入“档案信息管理”的功能接口，如下图：二用户信息修改用户可以点击上面或左边的“系统设置”进入用户管理界面，可以看见自己的用户信息。

用户如果需要修改密码，可以先删除旧的密码，输入自己的新密码。

也可以修改用户姓名、联系电话等其他用户信息。

更改完信息后点击“修改信息、修改密码”即可。

见下图：三档案著录在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或点击“打开”进入数据库，如下图：可以看到左边的“表内文件分类目录”。

点击“”直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面，最上面显示这个目录的基本信息：它的各级目录名称，以及这个目录下总案卷数和总文件数。

中间罗列出这个目录下的数据。

如下图：点击档案管理页面上方的“添加案卷”或者是“添加文件”。

进行档案的著录。

如下图：用户参照《吉林大学档案网上著录规则》进行信息著录，完成信息著录后，点击“添加”即可。

四档案信息文件的上载档案管理系统除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上载各种格式的电子文件，纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件。

用户可以有两种方式进入对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作页面。

方式一：用户可以在“档案文件信息管理”页面下，通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接，如下图红框区中所示：方法二：用户可以在“编辑案卷、文件”页面下，点击“输入员”右侧的三个按钮。

如下图：全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件。

吉林省教育厅关于印发《吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》的通知文章属性•【制定机关】吉林省教育厅•【公布日期】2018.12.05•【字号】吉教学〔2018〕30号•【施行日期】2018.12.05•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】教育综合规定正文吉林省教育厅关于印发《吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》的通知吉教学〔2018〕30号各普通高等学校、研究生培养单位：现将《吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。

吉林省教育厅2018年12月5日吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）第一章总则第一条为进一步加强学生档案收集和管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，促使我省普通高校学生档案管理工作规范化、制度化。

根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》的相关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体、美、劳及家庭政治、经济状况的个人档案材料。

学生档案是学校培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的各种文件材料进行收集、整理、归（建）档和保管，以及学生档案的利用、转递等管理工作。

第三条学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须实行集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第四条学生档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持科学管理、改革创新，服务广大青年学生，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

第二章档案管理机构与职责第五条高校要加强对学生档案工作的领导，分管档案工作的校领导要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。

档案工作部门归档文件整理规范根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规范》的要求，各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成归档文件整理工作，实行部门归档文件整理制度。

为了进一步做好我院部门归档文件整理工作，特制定本规范。

第一条学院部门归档文件整理工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照“整理”的方法和要求归档，定期移交给学院档案室的工作。

第二条各单位要根据学院档案室下发的学院各类文件材料的归档范围，并按照文件材料产生的规律和特点，在学院档案室的具体指导下，由专（兼）职档案人员进行归档文件整理工作。

第三条院内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理，可由本人在档案部门的指导下整理，也可由学院档案室在本人配合下整理。

第四条兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置整理类目、条款，将已经办理完毕的文件材料随时归档，保证归档文件的齐全完整。

第五条归档文件整理的分工（一）全院性、综合性的文件材料由学院办公室和组织人事处负责整理归档。

其余按业务分工负责相应门类档案的整理归档。

（二）归档文件整理工作涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口负责，其它部门配合进行。

（三）科研档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集、整理和归档。

（四）声像档案由承办个人负责整理，随办随归，并向学院档案室移交。

第六条归档文件整理质量的要求（一）各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使归档文件便于保管与利用。

（二）归档文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

（三）归档文件排列方法可分为两步：首先按事由原则将同一事由的文件按形成时间或重要程度或文件形成者或反映问题进行排列。

第二步，将不同事由归档文件按形成时间或重要程度或按形成者或按承办者分别集中排列，重要程度即主要职能或重要活动形成文件在前，其他工作文件在后；综合性工作在前，具体业务工作在后。

20XX 专业合同封面COUNTRACT COVER甲方：XXX乙方：XXX2024年协议归档操作规范与要求版本合同目录一览1. 归档操作规范1.1 归档材料范围1.2 归档材料要求1.3 归档时间要求2. 归档流程与步骤2.1 材料收集2.2 材料整理2.3 材料归档3. 归档材料的管理与维护3.1 材料保管3.2 材料查询3.3 材料更新与维护4. 归档材料的查阅与使用4.1 查阅权限4.2 查阅流程4.3 查阅记录5. 归档材料的保密与安全5.1 保密规定5.2 安全措施5.3 违规处理6. 归档材料的销毁与恢复 6.1 销毁条件6.2 销毁流程6.3 数据恢复7. 归档操作的监督与检查 7.1 监督机制7.2 检查频率7.3 问题处理8. 归档操作的培训与指导 8.1 培训内容8.2 培训时间8.3 指导与支持9. 归档操作的责任与考核 9.1 责任分配9.2 考核指标9.3 奖惩机制10. 归档操作的变更与更新 10.1 变更条件10.2 更新流程10.3 通知与公示11. 归档操作的协调与沟通 11.1 协调机制11.2 沟通渠道11.3 问题解决12. 归档操作的对外合作12.1 合作范围12.2 合作流程12.3 合作保密13. 归档操作的法律法规遵守13.1 法律法规要求13.2 合规检查13.3 法律风险防范14. 归档操作的违约责任14.1 违约情形14.2 违约责任承担14.3 违约处理流程第一部分：合同如下：第一条归档操作规范1.1 归档材料范围归档材料包括但不限于：合同文件、招投标文件、验收报告、验收证书、售后服务记录、质量保证书、用户反馈、产品样本、技术文档、操作手册等。

1.2 归档材料要求（1）归档材料应真实、完整、准确，不得有任何虚假、遗漏或错误。

（2）归档材料应采用正式文件，非正式文件不应作为归档材料。

（3）归档材料应标明文件名称、文号、编制单位、编制人、编制日期等基本信息。

档案归档要求
档案归档是指对文件、资料等经过分类、编号、整理后，按照一定的规则归档的过程，以便查阅和管理的活动。

档案归档要求具体包括以下几点：
首先，档案归档要遵守档案管理制度，严格按照档案归档规定要求进行，确保档案管理工作规范化；
其次，档案归档要严格按照档案分类目录进行，档案分类要细致，确保档案查阅方便，提高档案管理效率；
再次，档案归档要按照时间顺序进行，档案归档顺序要按照档案定期归档制度来安排，以便档案查阅和管理；
最后，档案归档要按照归档要求进行，档案归档要记录档案内容，确保档案完整性，同时还要定期清理档案，以便及时发现异常，及时处理。

综上所述，档案归档要求包括遵守档案管理制度、按照档案分类目录进行、按照时间顺序进行、按照归档要求进行等。

档案归档是档案管理的重要组成部分，档案归档过程中要严格遵守以上要求，才能确保档案管理工作顺利进行，同时也有助于提升档案管理效率。

吉林大学档案网上归档工作规范————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期:吉林大学档案网上归档工作规范档案网上归档规范化是实现档案管理现代化的一项基础工作。

为建立健全我校统一的档案检索体系，深入开发、利用档案信息资源,充分发挥档案在学校和中国特色社会主义建设事业中的作用,特制定本规范。

规范共包括：档案网上著录规则、档案管理软件操作指南、档案网上著录信息打印要求及操作三大部分。

第一部分档案网上著录规则1 范围1.1 本规则规定了文件及案卷的网上著录项目、著录格式、著录用文字、著录信息源。

１.2本规则适用于党群、行政、教学、科研、外事、出版、产品、设备、基建、财会等各类档案的网上著录。

2 著录格式2.1 文件、案卷所属类别著录格式一级目录二级目录三级目录２.２案卷级著录格式信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级正题名副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间接收人移交时间移交人输入员2.3文件级著录格式信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号实体分类号案卷／盒号及馆编件号保管期限密级正题名副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间文号、图号载体文本文种归档份数电子文件编号输入员３著录项目3．１类目项为了便于对系统中大量的档案数据进行管理,系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类。

这个类就称之为类目。

３.１.1 一级目录一级目录著录年度号,使用阿拉伯数字。

3.１.2 二级目录二级目录著录分类号的第一、二级类目。

具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。

3.1．3 三级目录３.1.3．1 博士学位档案学历博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+博士”。

例如:“经济学院博士”。

档案整理与归档的要求档案是组织和个人重要信息的载体，是历史的见证和文化的传承。

为了保障档案的完整性、可靠性、安全性，需要对档案进行整理与归档。

下面我们就来了解一下档案整理与归档的要求。

一、整理要求1.标准化：采用国家规定的档案编研标准进行整理，确保档案的内容格式、编号、题名等标准化。

2.保密性：对于涉及个人隐私、国家机密等重要信息的档案，要严格保密，遵守相关法律法规。

3.分类：根据档案的性质、用途、来源等特点，进行分类整理，使档案的结构清晰、分类明确。

4.清晰明了：整理过程中要注意标注档案的重要信息，如起止时间、档案编号、题名等，使其易于查阅。

5.修补：如档案有缺页、污损等情况，应进行修补，以保证档案的完整性和可读性。

二、归档要求1.存放环境：档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的环境中，避免阳光直射、高温、潮湿等情况。

2.存放位置：档案应存放在专门的档案室中，禁止存放在通道、楼梯间等易受外部干扰的位置。

3.存放方式：档案应按照分类整理的要求，采用专门的档案柜、卷宗架等设备进行存放，以便查阅和管理。

4.档案柜：档案柜应采用防火、防盗、防潮、防尘等特殊设计，确保档案的安全性。

5.访问权限：档案管理部门应建立档案使用制度，明确档案的查阅和借阅权限，避免档案的滥用和误用。

三、档案管理要求1.档案管理部门应建立健全的档案管理制度，明确档案的收集、整理、归档、借阅等流程，确保管理的规范性和科学性。

2.档案管理部门应建立档案检索系统，方便用户查阅和使用档案。

3.档案管理部门应定期进行档案保护和修复，确保档案的完整性和可读性。

4.档案管理部门应定期进行档案借阅情况的统计和分析，以便完善档案管理制度和服务质量。

档案整理与归档是档案工作的重要环节，需要遵守一系列的要求和规范，以保证档案的安全、完整、可靠。

同时，档案管理部门应加强档案的管理和服务，提高档案的使用效益，促进档案的传承和发展。

档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。

第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。

第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。

（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。

（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。

（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。

（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。

- 1 -（1）正文、附件为一件。

（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。

（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。

（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。

（7）转发文与被转发文一件。

（8）简报、周报等材料一期为一件。

（9）原件与复印件为一件。

（10）正本与翻译本为一件。

（11）中文本与外文本为一件。

2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。

（2）正本在前，定稿在后。

（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。

（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。

（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。

（6）转发文在前，被转发文在后。

（7）原件在前，复印件在后。

档案归档整理要求嘿，朋友们！档案归档整理这事儿啊，就好比给你的宝贝们找个安稳的家。

你想想，要是你的宝贝们到处乱堆，找起来得多费劲呀！咱先说说分类吧，这就像是给不同的宝贝分房间一样。

你得清楚哪些是重要的文件，哪些是一般的资料，可不能眉毛胡子一把抓呀！就像你不会把衣服和鞋子放在同一个柜子里一样，得给它们各自安排合适的地方。

然后呢，标签可太重要啦！这就像给每个房间挂上牌子，让你一下子就能找到想去的地方。

没有标签，那不就像在迷宫里瞎转悠嘛，多让人头疼啊！你得给每个分类都起个清楚明白的名字，别弄那些让人摸不着头脑的。

整理的时候，可别马马虎虎的。

每一份档案都有它的价值，你得认真对待。

就像对待你最喜欢的玩具一样，小心翼翼地放好。

要是随随便便一扔，等要用的时候找不到，那可别哭鼻子哟！还有啊，定期检查检查也很有必要。

这就像你隔一段时间就会打扫房间一样，看看有没有什么东西放错地方了，有没有什么需要更新的。

别等到要用的时候才发现，哎呀，怎么这里不对那里不对的。

再说说存放的地方，得干燥、安全。

你总不能把档案放在潮湿的地方让它们发霉吧，那多可惜呀！这就好比你不会把好吃的放在容易被老鼠咬到的地方一样。

你看，档案归档整理虽然听起来有点麻烦，但只要你用心去做，就会发现其实也没那么难。

就像收拾自己的房间一样，整理好了，自己看着也舒服，要用的时候也方便。

咱们可别小看了这档案归档整理，它能让我们的工作、生活更加有序。

当你需要查找一份重要资料的时候，能迅速找到，那感觉多棒啊！就像在一堆沙子里一下子就找到了那颗闪闪发光的金子一样。

所以啊，大家都行动起来吧，把自己的档案整理得井井有条。

让我们的生活因为档案归档整理而变得更加美好，更加有秩序！别再拖拖拉拉啦，现在就开始动手吧！原创不易，请尊重原创，谢谢!。