OA自动化办公系统

OA自动化办公系统

1、OA基本概念

2、协同OA定义

3、协同管理定义

在协同OA的应用基础之上，以增强型的工作流为引擎、融合知识管理套件、并加入更广泛的日常业务工作管理包含客户资源的管理等，最要紧的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同与资源的协同，企业的各类资源，包含人、财、物、信息与流程构成了企业运作的基本要素，协同管理将这些资源整合在统一的平台上。

总结而言，协同管理的本质就是打破资源(人、财、物、信息、流程等)之间的各类壁垒与边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各类资源最大的开发、利用与增值以充分达成共同的目标。

基本界定OA系统以后，我们再回顾一下OA系统在我国的进展脉络。（下文假如非特指，办公自动化即指狭义的OA系统）。

OA整体价值点

协同OA从企事业机构的应用来看，能够看到总体具备下列几大价值点：

(1). 落实管理制度、工作流程自动化

(2). 知识文档自动化管理的自动化

使各类的文档（包含各类文件、知识、信息）能够按权限进行储存、共享与使用，并有一个方便的查找手段。

(3). 信息公布平台

内部建立一个有效的信息公布与交流的场所，比如电子通告、新闻公布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的熟悉组织内部的进展动态。?

(4). 内部通讯平台

(5). 辅助办公

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各类辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。

(6). 信息集成 我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各类业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使有关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。?

(7). 实现分布式办公

2、协同OA选型

上OA条件：

假如你准备上OA办公软件，首先需回答好下列两个问题：

(1). 熟悉自己的需求

是否能很清晰的熟悉自己的办公需求，与需求的重点，OA软件成功实施的重要前提，也是选择OA厂商的重要参考指标。就像你上街买一件日用品，日用品的种类很多，价格迥异，适合不一致的消费群体。因此第一步，你务必明白自己要什么。

(2). 组织保障

OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。很多单位视之为“一把手”工程，实不为过。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用……在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，务必有有效的组织实施手段及方法。纳入绩效考核是较为可行的办法。

很多单位在选择OA系统的过程中陷入各类各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴...

OA规划：

在具备上OA的两个本条件后，同时需要来规划OA系统，但是假如规划自己的OA系统，许多客户单位并不清晰。只是看到别人都在实施了OA系统、自己也需要这样的系统。但关于如何规划问题则比较模糊。系统规划包含这些问题的考虑：

· 实施目标及明确需求？

· 是分期实施、还是一次性实施？

· 单位管理制度上是否前行，是否作好了改造的准备？

在明确了以上问题后，便能够进行市场咨询、招标等过程。通常情况下，专业的OA系统服务商往往会根据您的规划、需求提出良好的建设与方案。

· 某些管理问题在系统中是如何解决的？

· 如何确保系统实施与推广？

· 在过程中都遇到什么难题，同时是如何解决的？ 误区：

用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率与办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各类各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。

误区一：自己开发

自己开发OA更能够满足自身要求，还能够随时升级、保护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？

其次，单位内部的程序员受行业与职位限制，无法掌握最新的管理理念及其进展趋势，往往只能对市面上的OA系统与自己单位的办公流程进行简单模仿与克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；

再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握与正常使用，延长融合期；

最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。

因此除了个别特大型企业与敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。

误区二：功能越全越好

只要你肯付钱，软件的功能是能够无限扩充的，但这是你必需的么？

首先，容易造成功能闲置，系统空洞；

其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，保护越烦恼；

再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大；

最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。

选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求与支付能力，假如以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。

事实上，就OA的功能来说，不管是冠群联想、用友、合强还是不知名的小公司， 80%的内容都是相同的，只只是应用深度不一致。而OA的功能每增加10％，价格至少会增加100％－300％，经理人要看看自己是否具有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录与备份工作。

误区三：价格越贵越好

选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？

首先，推断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己；

其次，价格越高，投入越大，负担越重，风险越高； 再次，选择价格昂贵的名牌产品，事实上是在替厂家支付广告费；

最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。

我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能都说不清晰，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，小心被奸商砸着。

误区四：价格越低越好

价格低固然是好事，但是假如低到4000元下列就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？

首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司与个人开发的，还有是个人离职后从原先的企业里带出来的，产品的稳固性、升级性、版权等都没有保障；

其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。

最后，服务问题。这种软件通常无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是与产品融为一体的，软件报价应该包含一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。

记住，过低的报价往往缺失了软件应用的功能与服务，是对客户的不负责任。

还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或者准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。

误区五：系统案例越多越好

在选择OA产品时单纯以软件产品的案例作为软件采购的标准，甚至唯一标准。然而这关于IT技术日新月异变化的软件来说，这个标准往往让你选到的恰恰是过时的产品，甚至于马上被淘汰的产品。一个最有说服力的例子就是，3年前出的笔记本电脑或者电视机的案例确信比今年新推出的笔记本电脑或者电视机的案例多得多。但是3年前的电脑，3年前的电视机还有人要吗?同样，在移动OA领域，技术的进步更是日新月异，智能机与3G的引入就是最近一两年出现的，显然基于非智能机与非3G环境的设计在技术的先进性上已经落后但是案例必定比前者多。此外，前几年的第一代的移动OA使用的是短信技术，第二代移动OA使用的WAP技术，这种技术已经被淘汰，它们的案例也一定比刚刚进展起来的使用Web Service技术的第三代移动OA多的多，但是现在这种技术还有人使用吗？在技术的进步以指数级增长的今天，一味地追求案例多，只会选择到一个技术上马上被淘汰的产品。因此选用软件第三条准则就是：绝对不要以案例多作为选择软件的唯一标准。

误区六：系统应该完全符合单位的办公模式

假如有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里？

首先，软件务必要表达它自身的思想与特点，由于这是软件的作用所在，价值表达；

其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念与积极的工作态度，表达了新的办公方式；

再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。

由于OA系统是对旧模式的改造，因此会与旧有的办公习惯与惯性思维产生一些冲突，必定有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念与行动上除旧纳新。

因此应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯与使用上的简单，也要主动的去习惯软件，由于推动管理进步是应用软件的最终目的。

为了让用户能够顺畅的工作。优秀OA系统均能够让用户自定义工作流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。

误区七：大企业开发的一定好

大企业开发的不一定好，即使好又确实适合你么？

首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者者硬件，却不一定能做好OA，由于它们是不一致的概念；

其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍；

再次，OA系统的开发技术与理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件；

最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，由于中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包含结构、功能、流程、保护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更有用，由于他们对中小企业懂得更直接，更深刻。

误区八：选一个OA软件来完全改善管理

单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？

首先，管理混乱是由于没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行；

其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成；