OA办公自动化系统解决方案

第 1 页 OA办公自动化系统概述

整合企业资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办事效率。

依托当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流与知识管理的规范管理与增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。

一套优秀的OA系统将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企业办事效率与对信息的可控性，使企业管理趋于完善，提高执行力，最终实现单位市场竞争力全面提升的目标。

一. 整合企业资源

1、 通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。

2、 资源整合，实现各种资源的互相促进与增值，创造企业发展的最优环境，促进企业发展。

3、 对人力资源、客户资源实现更加有效地控制与管理，保持稳定的工作团队与客户关系。

4、 有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。

5、 将企业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方第 2 页 便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。

6、 建立正规、科学、开放的企业的制度与文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。

二. 加快信息流通

7、 下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。

8、 员工的意见与建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程与发现人才。

9、 即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持与公司的沟通，保持紧密的联系。

10、 所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态与政策，更加关注公司发展。

11、 所有员工都能及时了解公司产品的库存、价格、销量等信息，及时调整工作。

12、 下属可以在第一时间将工作进度与市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。

13、 工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系与企业文化

三. 规范办公流程

14、 建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满活力，促进企业持续发展

15、 使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，第 3 页 杜绝推脱、扯皮现象。

16、 公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。

17、 彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

18、 领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。

19、 离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。

20、 通过网络而不是麻烦的 来询问项目进度，从而节省大量时间、精力与 费。

21、 领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。

22、 员工们每天都记录下当天的工作内容与心得，领导层可以直接查看、指导。

23、 企业可以免去比如诸如打印、分发、打 、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源与精力、时间用于核心业务。

24、 员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。

四. 提高办事效率

25、 有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。

26、 信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。 第 4 页 27、 可以快捷的同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。

28、 领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率与力度。

29、 员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。

30、 员工之间可以快捷的在线发送文件、通知与留言，不必打

甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。

31、 消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。

32、 随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间

功能结构

OA办公自动化系统解决方案

一、概述

政务内网应用系统强调的是政府内部在各类政务工作中运用先进的信息技术与管理思想，大幅度提高办事效率，提高政务工作的质量。而在政府内部，电子政务的许多目标是要通过办公自动化来实现的，离开了办公自动化，政府内部的电子政务也就失去了基础。

在我们最早开发工作流引擎的经验上，融合最新知识管理与政务协作的思想，新版本在保持原有系统强大实用的文档一体化（公文流转）的基础上，新增诸多功能：如支持移动办公、增强全文检索、领导辅第 5 页 助决策系统等，表达了工作流中每一个单元与每一个工作人员协作的过程，从而可以帮助政府单位解决知识共享与再利用的问题，提高劳动效率与信息传递速度，加强了协同办公与信息共享的能力

二、关键技术

我们的OA系统不是单纯选择某一群件平台，而是综合运用Internet技术，采用Web Service多层的B/S体系结构，结合关系性数据库与群件系统各自的优势来满足OA系统多方面的要求。

1、 基于J2EE与技术体系，跨平台运行，支持各流行操作系统。

2、 选用了成熟关系性数据库如SQL Server、Oracle作为实现功能强大的公文流转的存储应用基础，在数据统计分析与与其它系统的衔接方面更加突出，可以加强系统的查询与综合数据处理能力，为提高办公效率与辅助决策提供有力的支持。

3、 在较低的成本与工作量上，基于Web Service多层分类的设计，更加容易实现与其它系统的无缝联接。

4、 开发一个OA系统最关键的部分不是系统的界面，也不是与数据库之间的信息交换，而是具有稳定性、易维护性与弹性的工作流。内置的工作流引擎根据业务逻辑，参照国际工作流标准化研究组织（WFMC）的相关标准开发的符合实际需要的核心程序逻辑，还利于将来与其他工作流系统的互联。我们的软件技术体系是Browser /Server /DB三层结构，其中应用服务器提供了业务逻辑的实现，而workflow提供了一个强大的逻辑层，用以解决信息传递的逻辑判断与自动流转，使OA能自动化地在整个政府第 6 页 单位中应用起来。另外，在业务整合中，工作流作为组合Web

Service的一个重要的主要机制，对于快速创建新的、功能更强大的Web Service来说至关重要。工作流将为Web Service之间的交互提供运行方式。只有利用完备的工作流理论才可以实现复杂的政府行文流转过程，诸如：代签、会签件、联发文、多次收文、多次批分、转发文等。

5、 国内首家将图像扫描、压缩、各种显示、文字识别系统OCR等技术综合应用到B/S结构的档案管理、办公自动化中。

三、实现功能

面向办公业务的OA系统是以公文处理、信息管理与内部事务管理为核心。对众多办公业务进行认真细致地研究与分析，深入了解与研究行政信息的形成过程与机理，提供了一套真正意义上的办公系统软件。

OA系统主要有公文管理、督查管理、档案管理、政务信息、内部事务、值班管理、会议管理、辅助决策、公用信息、系统管理等。

1、 公文管理

公文管理是办公系统的核心，主要包括收文管理、发文管理、收发文查询、收发文统计、签报与请示管理、档案管理接口等。

通过公文管理，可以实现：形成公文数据库，为整体办公系统提供基础公文数据；实现网上对文件办理过程的跟踪、督查、催办、监控，及时了解文件办理的阶段与状态；实现文电签收与公文管理结合，形成计算化的签收管理；对文件办理情况的查询、汇总、统计。 第 7 页 2、 督查管理

对需办文件、领导交办事项与工作计划等办理、落实情况进行跟踪、督促、催办，方便领导随时掌握有关的工作情况，以进行工作的安排、指导。

3、 档案管理

对档案的收集、立卷、鉴定、整理、保管、统计、利用、检索、编研、销毁等各环节的工作进行统筹管理，实现对文书、科技、财会、实物、声像、照片等档案的信息一体化管理，全面提高档案管理水平与档案信息资源的开发利用能力

4、 政务信息管理

主要是完成政务信息的报送、接受、发布，政务期刊（简报刊物）的生成编辑等。

5、 内部事务

内部事务处理主要围绕内部的日常办公事务处理，包括个人日程计划、领导日程安排、车辆管理、信访管理、办公用品管理、人事工资管理、后勤管理等，其中人事工资管理、后勤管理以及财务财产管理等某些部门经常涉及到的日常事务工作，很多单位已经拥有了应用软件，可以把它们整合入办公系统，更加方便的工作。

6、 值班管理

完成对上级单位与本部门的值班汇报，提交相关领导的计划、日程以及值班信息的接收。

7、 会议管理 第 8 页 实现对办会情况的管理，方便随时掌握办会情况，便于工作安排。

8、 辅助决策系统

围绕某项决策而收集大量的与此相关的信息，利用科学的决策方法，为领导层决策提供必要的专业化、智能化、个性化的信息服务，辅助宏观决策、指挥、管理的子系统。

9、 公共信息

包括各类新闻、公告，公共论坛，电子公告，各部门信息公布，内部信息、刊物、报纸，通讯录，其他信息服务等。

10、 系统管理

在安全支撑平台的基础上，结合应用支撑平台，对所有应用软件实现统一与分层次的系统管理，完成子系统建立与维护、绘制模板、报表编制、编制子系统之间的关系、描述界面布局，实现对角色、单位、用户、代码、栏目的管理。

四、主要特点

1、 采用多种安全机制，实现可靠的信息安全管理,保证用户的合法性与唯一性。

2、 采用XML语言，公文格式模板、档案管理符合国家电子政务标准,不会使您的项目投资成为沉没成本。

3、 功能强大：强大方便的工作流程管理，领先的查询性能，支持移动办公，支持多机构，完整精确的打印与报表功能。

4、 系统提供的集成工作的统一入口、人性化界面设计、完善的自定义功能、解决录入瓶颈的集成多媒体技术，使得OA系统灵活易第 9 页 用.