三级文件目录(表格)

●档案存放地备查用表档案存放地备查用表楼：层：房间：档架(柜)栏格全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数●归档案卷目录归档案卷目录卷宗号：目录号：部门：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注●档案目录卡档案目录卡档号：卷名：本案文件目录件数收文员来文员发文号页数备注12345678910111213141516171819●档案明细表档案明细表保险库号柜位号拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签收年月日年月日●档案内容登记簿档案内容登记簿类号案号内容备注●(机密)文件保管备查簿(机密)文件保管备查簿类别 No归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本●作废档案焚毁清册作废档案焚毁清册年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月核准：监焚：焚毁执行人：●调卷单调卷单年月日 No.类别文件内容摘要调卷部门调卷人调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止计日原收入编借出日期号档号归还日期年月日备注保管人签章核准：主管：调阅人：●阅档催还单阅档催还单同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还。

档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册●档案调阅单档案调阅单档案名称或收发文号核批调阅人借出日期年月日档号及件数还卷日期年月日(经收人签章)共宗(件)注：本单一式两联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。

●档案存放位置表档案存放位置表卷宗名称：卷宗号：案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间档架(柜)栏●阅档催还单存根阅档催还单存根借阅人：档号文号名称借期原定还期数量催单发出日期宗册●图书资料借出卡图书资料借出卡分类编号：资料名称：购入价格：归档日期：借出时限：借出日期借出人归还签认●图书借阅登记表图书借阅登记表年月日编号书名作者出版单位金额借阅人借出日期归还日期备注。

附录三 C 类文件一、表格说明1．总说明（1）C 类表格分为工程通用表格、工程检测表格、土建工程表格、站内工艺安装工程表格、集输管道安装工程表格、球罐制造安装工程表格、锅炉安装工程表格、电气安装工程表格、自动化仪表安装工程表格、通信安装工程表格、道路桥梁工程表格和隧道工程表格12类。

（2）由于各地方建设行政管理部门对工程检测、锅炉安装、建筑工程表格样式有具体规定，为适应各地方基建行业相关要求，本手册中仅列出此3类表格的名称和编号，具体表格样式可执行工程所在地规定，或直接采用国家认可的有关机构出具的表格。

（3）由于行业特殊性，长输管道工程交工技术表格本手册未做规定。

（4）C 类表格编号及工程编号填写说明。

① 表格编号说明： ³³一³³同类表格顺序号表格专业分类编码（专业分类中两个关键字各取前一个拼音字母） 例如：TY-01为工程“通用”表格中的第一个表格。

② 表格中工程编号填写说明。

a.工程编号由分部、子分部、分类、顺序号4组代号组成，组与组之间应用横线隔开，具体编写如下：b.属于单位工程整体管理内容的资料，编号中的分部、子分部工程代号可用“00”代替。

c.同一厂家、同一品种、同一批次的施工物资用于两个分部、子分部工程时，资料编号中的分部、子分部工程代号可按主要使用部位填写。

（5）C 类表格应符合工程档案组卷要求。

除另有规定外，C 类表格的纸张尺寸为A4（297 mm ³210mm ）版面，其页边距设置为左侧30mm ，上、下、右各为20mm ；左边界装订，字体为标准宋体字。

（6）检验批质量验收记录执行国家、地方和行业相关质量验收规范，根据主管部门对各专业检验批表格保存方法的相关要求进行归档。

（7）针对目前油气田地面工程常见的橇装设备，应区分两种情况进行管理。

第一类为签订采购合同，整体运送到现场的橇装设备，此类橇装设备应按照1台静止（或转动）设备进行管理，填写设备整体的验收及安装的相关资料表格；第二类为签订工程施工合同，由施工单位在现场将各分散设备、管道等元件组装成橇，此类橇装设备应按照工程施工进行管理，针对橇上的每一台单独设备、管道、电气及仪表设备填写验收及安装的相关资料表格。

文件归档目录范本一、电子表格的使用1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的，所列项目不能增减。

2、在计算机中录入时不能加空格和回车。

3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。

4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。

5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。

二、归档文件目录填写说明《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。

归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

——件号：填写室编件号。

件号在最低一级类目中从“1”开始编写。

不得重复，不得编附号。

——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。

填写时要注意三个问题：(1).填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。

领导讲话填写领导姓名。

(2).联合发文时，填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。

(3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[ ]”。

——文号：文件的发文字号。

文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号（包括括号的形式）都不能省略（不能变），否则将给查找和利用带来困难，如“盐委发[2007]1号”，不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。

文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。

审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。

二、范围适用于文件分类与编码管理。

三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。

2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。

四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。

主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。

1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。

包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。

b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。

c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。

d）工厂主文件。

1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。

1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。

2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。

附件一：××××××有限公司生效日期：年月日编制：日期：审核: 日期：批准：日期:附件21．范围本手册依据ISO9001（2000）质量管理体系要求建立，适用于本公司产品从设计、开发、生产到送交顾客与服务的整个过程中的质量管理体系。

2．ISO9001剪裁ISO9001(2000）质量管理体系要求全部适用于本本公司，在此声明不作任何剪裁。

3．引用标准3。

1 ISO9001(2000）质量管理体系要求。

3.2 GB/12747-91中华人民共和国国家标准。

4．定义本公司采用的供应链求语与本版标准一致，即供方→组织→顾客。

5。

产品本公司设计/开发、生产、销售的产品是：××××××。

6．本公司简介(见总则附件：顺德市××有限公司本公司简介）.7．本公司质量管理体系文件与ISO9001(2000）质量管理体系要求对照表（见目录附件 )。

8．质量管理体系8。

1总要求8.1。

1本本公司的质量管理体系所需要的过程、顺序和相互作用、运作及控制方法：A内部·明确本公司全员的职责和权限（见￥1—MT—06及其对应文件）。

·最高管理者提供充分且适宜的资源并进行有效的资源管理(￥1—MT-08，￥1-HR-02，￥1-PD —01等)。

·通过下述6个过程达成本本公司的产品实现:产品实现的策划（￥1-PD-02）→与顾客有关的过程（￥1-MS-01,￥1—MT—08→设计和开发控制（￥1-EN-01）→采购（￥1-PU-01）→生产和服务的提供（￥1-PD—03，￥1-MS—01）→监控和测量装置的控制(￥1—QM—03）。

·通过下述5个过程达到本本公司质量管理体系的测量,分析和改进目的：总则(￥1-MT-00)→测量和监控（￥1-MS—01，￥1—QM-01、02)→不合格控制（￥1-QM—06）→数据分析（￥1-QM-07)→持续改进（￥1-MT-11)。

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。

（四）新文书档案卷盒脊背,（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。

档案盒目录资料档案盒目录资料是指用于记录和管理档案盒内文件的目录资料。

目录资料的编制和使用对于档案管理的规范化和高效性至关重要。

本文将详细介绍档案盒目录资料的标准格式，包括目录表格的内容和结构，并提供一个示例来说明如何编写和使用档案盒目录资料。

一、档案盒目录资料的标准格式档案盒目录资料的标准格式包括目录表格和附加信息。

下面分别介绍这两部分的内容和结构。

1. 目录表格目录表格是档案盒目录资料的核心部分，用于记录档案盒内文件的基本信息。

目录表格通常包括以下列：（1）文件编号：每个文件都应有一个唯一的编号，用于标识和检索。

（2）文件标题：简洁明了地描述文件的主题或内容。

（3）文件日期：记录文件的创建、修改或归档日期，以便于追溯和排序。

（4）文件类型：指明文件的种类或分类，如合同、报告、备忘录等。

（5）文件存放位置：记录文件在档案盒中的具体位置，如第几层、第几格等。

（6）文件备注：可选项，用于记录文件的其他相关信息，如文件的重要性、使用频率等。

2. 附加信息除了目录表格外，档案盒目录资料还可以包含一些附加信息，以提供更多的参考和辅助信息。

这些附加信息可以包括以下内容：（1）文件数量统计：统计档案盒内文件的总数量，以便于核对和管理。

（2）文件归档日期范围：记录档案盒内文件的归档日期的起止范围，方便查找和归档。

（3）文件制作人：记录文件的制作人或责任人，以便于追溯和联系。

（4）文件索引：可选项，用于进一步分类和索引档案盒内的文件，提高检索效率。

二、档案盒目录资料的编写和使用编写和使用档案盒目录资料需要遵循一定的规范和流程。

下面以一个示例来说明具体的步骤和方法。

假设我们有一个档案盒，内含10个文件，主要是公司的财务报表和合同文件。

我们将按照以下步骤来编写和使用档案盒目录资料：1. 准备目录表格首先，我们需要准备一个目录表格，包括文件编号、文件标题、文件日期、文件类型、文件存放位置和文件备注这几列。

可以使用电子表格软件（如Microsoft Excel）或文本编辑软件来创建目录表格。