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红头文件使用的管理规定红头文件是指用来凝练政策、决策、通知、指示等重要政府文件的一种格式。
为了规范和管理红头文件的使用，各级政府机关和事业单位都制定了相应的管理规定。
下面是一份关于红头文件使用的管理规定，以便更好的管理和运用红头文件：一、适用范围红头文件适用于政府机关、事业单位和其他组织制定的具有普遍性和长期性的重要文件，包括政策文件、决策文件、通知文件、指示文件等。
二、红头文件的编制和审核1.红头文件的编制应当确保准确、明确和简洁，避免使用复杂的词汇和过长的句子。
2.红头文件应当经过层级审核，确保内容符合法律法规要求，并经过上级领导审批后才能发布。
3.在编制红头文件时，应注意字体、字号和排版的规范性，确保文件的整体美观和专业性。
三、红头文件的内容1.红头文件应当明确阐述政策、决策、通知或指示的目的、背景和依据。
2.红头文件应当详细说明政策、决策、通知或指示的具体内容和实施方法。
3.红头文件应当明确相关部门的责任和义务，以及实施的时限和进度。
4.红头文件应当明确相关政策的政策效果和实施效果的评估方法。
四、红头文件的发布和传达1.红头文件应当通过正式的渠道发布，确保获得广泛的传达和深入理解。
2.红头文件应当向相关部门和人员进行传达，并指定专人负责文件的传达和落实。
3.红头文件应当在政府网站和其他媒体上进行公开，方便社会公众了解政府的政策和决策。
五、红头文件的归档和保管1.红头文件应当严格按照机构编制的文件归档和保管规定进行处理。
2.红头文件应当按照机构编制的文件保管期限进行归档，确保文件的完整性和可追溯性。
3.红头文件应当定期进行检查和整理，以及根据需要进行更新和废止。
六、红头文件的使用限制1.红头文件应当根据实际需要进行使用，不得滥用、乱用或随意更改。
2.红头文件不得用于个人目的或非法目的，严禁私自篡改或伪造红头文件。
3.红头文件应当按照规定的权限和程序进行使用和转发，不得超越权限进行决策或约束其他机构。
文件编号管理规定NTSJzc-01-2005编制：审核：批准：文件编号管理规定为规范公司文件管理工作，现将文件的编号作如下规定：一、体系文件编号1、管理手册 NTSJ-QEO -××××发布年度质量、环境、职业健康安全体系 2、程序文件 NTSJ-CX-××-××××发布年度顺序号3、支持性文件NTSJ-ZC-××- ××××顺序号发布年度4、管理规章制度 NTSJ-GZ-××- ××××顺序号发布年度二、行政管理文件编号（1）公司发布的文件苏通三建集（××××）××号年度发文号（2）分公司发布的文件苏通三建集（×）-（××××）××号年度发文号分公司简称（以其所在地简称命名，如北京分公司为“京”）三、文件的受控编号1、编号有四部组成，用6位数字和2位字母表示，即：1 2 3 4⑴第1部分（两格）用数字表示地区代号，其中：公司总部用01表示，北京用02表示，上海用03表示，天津用04表示，南京用05表示，青岛用06表示，济南用07表示。
⑵第2部分（两格）用数字表示公司管理层、职能部门、分公司、项目部的代号。
⑶第3部分（两格）用大写英文字母来表示受控文件资料的类别。
其中：●SC指管理手册，CX指程序文件，ZC指支持性文件，GZ指规章制度。
●XM指项目文件。
包括施工组织设计、施工方案、标准图集、图纸等。
●HT指合同文件。
包括施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、物资采购合同等。
●FG指国家、地方性法律、法规等。
●GF指各种建筑规范、规程、标准等。
⑷第4部分（两格）用数字表示文件、资料的编号。
技术文件编制与工艺验证管理规定为了进一步加强技术文件管理，确保技术文件的及时性、准确性、可靠性和有效性，明确工艺技术人员的职责，根据公司的实际情况，现对对外技术文件（钢板订货技术条件、钢管/钢板技术澄清及答复、技术投标文件等）、对内技术文件（生产检验工艺、MPS、ITP、质量计划、试制计划、试制报告、技术通知单、首批报告、过程控制报告等检验检测报告等）编制、审批、修改以及工艺验证工作，做如下规定：1、对外技术文件：各专业技术人员根据时间节点要求，按时完成相关技术文件，检验技术中心负责组织相关部门、人员评审后，由对口部门提交业主或第三方；2、对内技术文件：1）各专业工艺设计人员按照设计计划的时间节点要求，按时将批准签字工艺参数表、MPS、ITP、质量计划提交给资料管理员处；设计计划编制人负责明确项目监理，并及时通知资料管理员；2 资料管理员负责工艺技术文件及时送交监理处进行签字确认，并负责下发至各生产、检验和试验岗位。
3）成型与焊接专业在每次换道生产时工艺编制人员负责钢管生产跟踪，对首批生产的钢管质量参数与生产参数进行记录，并形成报告，并在首批生产开始后3日内提交工艺验证报告。
4）技术通知单由相关技术人员完成编、审、批后，提交给资料管理员，由资料管理员负责下发到相关部门或岗位；必要时交监理处进行签字确认。
3、技术人员要严格按以上规定进行工作，对未按规定进行工作的个人处罚如下：⑴技术文件未编号或编号有误的，每发现一处罚款50元。
⑵技术文件重要参数有误的，根据影响程度，罚款100～500元。
⑶任意在工艺文件上修改的，24小时内未更新工艺文件，每发现一次罚款100元。
⑷技术文件未按规定日期完成的，每发现一次罚款200元。
（MPS、ITP要在工艺参数表前完成）⑸未对首批生产的钢管质量参数与生产参数进行记录，并未按时形成报告，罚款100-200元。
本规定自下发之日起生效。
解释权归检验技术中心技术组。
北京科旭汽车部件有限公司关于各部门编制流程文件及签发的流程规定1 目的为了使公司流程文件统一规范化，文件签发系统化。
2 范围适用公司所有部门文件3内容3.1规范编制流程文件3.11封面：左上角是公司的图标，接下来是文件名称和发布实施日期。
3.12 流程文件：必须有“目的”“范围”“内容”等，字体为“正文+小三+宋体”的字体3.13文件内容：用“正文+四号+宋体”的字体或用“正文+小四+宋体”文件内容多时用“小四”字体，少时用“四号”字体。
3.14文件中的数字序号标示清楚明了，按样本为例。
3.15文件中需要附带表格的，必须在文件后附上表格。
3.16文件后写上起草部门、审核、批准、执行时间。
3.17详见样本（附表一）3.2文件签发流程3.21各部门需要由总经理签收的文件全部由综合管理部进行传递3.22文件发放统一由综合管理部进行发放到各部门。
起草部门：综合管理部审核：吴丁峰核准：宋学磊执行时间：2009年6月8日附表一：质量管理文件质量管理及考核办法2009年5月19日发布实施北京科旭汽车部件有限公司1.目的提高产品质量，提升工人质量意识，完善公司质量控制程序，使各工序操作及考核标准化，形成全员自检、自控的良好氛围。
2.适用范围适用于公司全体职工3.术语无4.引用文件无5.组织机构及职能职责5.1组织机构质量控制部经理负责质量体系的建立及实施，代表公司行使质量管理职能，负责下设人员的监督、考核;公司质量管理机构下设质检组长、质量巡检员（质检员兼）、质检员、班组质量管理员（组长兼任）。
5.2职能职责5.2.1车间主任的岗位质量职责5.2.1.1负责按照公司质量工作计划，制定本车间内部质量管理措施并组织实施；5.2.1.2负责本车间内实物质量的监督、巡查、控制考核；5.2.1.3负责本车间各工序及后序反馈质量问题的处理及落实整改；5.2.1.4负责本车间质量信息的收集，并及时上报处理；5.2.1.5负责本车间工艺纪律的检查与考核；5.2.1.6负责在本车间质量曝光台上公布当天工序及后序质量问题的考核结果；5.2.1.7及时发现并上报原材料及辅料存在的质量问题，并对质量问题处理情况进行监督、落实、整改；5.2.1.8负责兼职质量管理员的行政管理；5.2.2班组兼职质量管理员的职能职责5.2.2.1负责本班组产品外观、焊接、装配及调整质量的监督；5.2.2.2负责本班组及后序反馈质量问题的返修；5.2.2.3负责质量信息的收集、反馈；5.2.2.4协助车间主任完成本班组内一检合格率指标。
第1篇第一章总则第一条为规范招标文件的编制，确保招标活动的公开、公平、公正，根据《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例，制定本规定。
第二条本规定适用于中华人民共和国境内各类招标项目的招标文件编制工作。
第三条招标文件的编制应当遵循以下原则：（一）依法编制，符合国家法律法规和招标投标相关政策规定；（二）内容完整，表述准确，便于投标人理解；（三）格式规范，便于阅读和评标；（四）技术指标明确，便于投标人提供符合要求的投标文件；（五）保密措施到位，确保招标文件的安全性。
第二章招标文件的编制内容第四条招标文件应当包括以下内容：（一）招标公告或者投标邀请书；（二）投标人须知；（三）投标文件；（四）评标办法；（五）合同主要条款；（六）技术标准和要求；（七）投标报价要求；（八）其他需要投标人了解或者提供的信息。
第五条招标公告或者投标邀请书应当包括以下内容：（一）招标项目名称、招标编号；（二）招标项目的概况；（三）招标文件的获取方式；（四）投标截止时间和投标地点；（五）招标代理机构的名称和联系方式；（六）其他需要公告或者邀请的内容。
第六条投标人须知应当包括以下内容：（一）招标项目的概况；（二）招标文件的组成和编制要求；（三）投标文件的编制要求；（四）投标文件的递交要求；（五）评标办法和评标标准；（六）合同主要条款；（七）其他需要投标人了解或者遵守的规定。
第七条投标文件应当包括以下内容：（一）投标函；（二）投标报价；（三）施工组织设计或者施工方案；（四）技术方案；（五）项目管理机构；（六）资格审查文件；（七）其他需要提供的文件。
第八条评标办法应当包括以下内容：（一）评标原则；（二）评标标准；（三）评标程序；（四）评标纪律；（五）评标委员会的组成和职责。
第九条合同主要条款应当包括以下内容：（一）合同标的；（二）合同履行期限；（三）合同价款；（四）合同质量要求；（五）合同履行地点；（六）合同变更和解除；（七）违约责任；（八）争议解决方式。
文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。
2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。
3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。
3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。
4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。
5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。
财务类文件的编制要求详见5.2的约定。
5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.2.1 定义：①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。
5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。
5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。
5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。
通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。
6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。
7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。
质量管理体系文件编制规定1 目的对质量管理体系文件编制的内容、格式及编号方法做出规定，以规范质量管理体系文件管理，实现对各级质量管理体系文件的控制。
2 使用范围适应于公司质量管理体系的质量手册(包括质量方针、质量目标)、程序文件、各种工作手册及质量记录的编制。
3 职责与权限3.1 综合部（人资）负责制定本规定。
3.2 各部门依据本规定，对本部门所归口的质量管理体系文件进行编制。
4 工作程序4.1 各层次文件的内容4.1.1 质量方针、质量目标应包括：a) 公司质量方针。
b) 公司质量目标。
c) 各部门质量目标。
4.1.2 质量手册应包括：a) 标题。
b) 批准页。
c) 目录。
d) 手册说明。
e) 质量管理体系过程和程序文件。
f) 支持性信息的附录(可根据需要取舍)。
4.1.3 程序文件与工作手册应包括：a) 文件编号和标题。
b) 目的。
c) 适用范围。
d) 职责与权限。
e) 工作程序。
f) 相关文件。
g) 质量记录及保存期。
4.2 各层次文件的格式4.2.1 质量手册的格式：质量手册的格式示例4.2.2 程序文件或工作手册(仅限于通用性的工作手册)的格式：程序文件、通用性工作手册格式示例4.3 质量管理体系的要素的编号引用GB/T 19001－2000 idt ISO 9001：2000标准要素。
4.4 部门名称与部门代号a）公司代号为“城建物业”四字的拼音首位：“CJWY”。
b) 公司各部门代号用该部门名称中两个有代表性汉字的拼音首位来表示：4.5 质量管理体系文件的编号方法4.5.1 根据《文件控制程序》要求，将公司四层文件——质量手册，程序文件,工作手册——的文件类别代号分别定为“Ⅰ”、“Ⅱ”、“Ⅲ”4.5.2 质量手册的编码由公司代号、文件类别代号和版本号三部分组成，表达形式如下图。
版本号文件类别代号公司代号4.5.3 程序文件的编码由公司代号、文件类别代号、程序序号、版本号五部分组成，表达形式如下图(见下页)。
ABC有限公司GMP管理文件目的：文件编制的格式固定，各类文件应有便于识别其文本、类别的系统表头编号和日期。
应用范围：GMP文件的编制。
责任人：质量保证部经理、生产部经理、营销部经理、设备动力部经理、人力资源部经理。
内容：1要求1.1格式固定，各类文件应有便于识别其文本、类别的系统表头编号和日期。
所有文件必须有系统编号，且全公司保持一致，以便于识别、控制、追踪及归档。
统一分类，专人负责分配编号并记录在案。
文件与编号一一对应。
编号系统一旦确定，一般情况下严禁变动, 以保证系统的稳定性。
1.2本公司基本固定的表头标题格式。
1.2.1各类文件表头标题格式：ABC有限公司****1.2.2后续页表头标题格式:1.3语言简练明了，使用熟悉易懂、有力、确切简短的词汇，文件内容要条理清楚，容易理解，以便于使用，文件标题应能清楚的说明文件的性质。
1.4可操作性强，填写数据处要有足够的空间。
1.5修订1.5.1 定期修订：三年修订一次。
1.5.2及时修订：法定标准、法规或其他依据文件更改，更新版本，使标准有改变；新设备、新工艺或采用新的设施；原辅料的供货厂家变更，生产工艺变更；或其它原因引起的变更应及时或按法定要求修订。
1.5.3文件修订后，颁发新版文件时，应如数收回旧版文件，并填写记录，旧版文件即告作废，在废止文件盖上“作废”字样，不得在工作现场再次出现，除原正本一份，由管理部门存档外，其余副本全部按《销毁标准管理规程》(SMP-ZL-025-1)销毁,填写《文件销毁记录》(TABLE-WJ-007-1 )。
1.6权威性：要有三级制订，按规程制订、审核、批准，责任明确，责任人要签字。
制订人：由文件主要使用部门指定人员负责起草，以保证文件内容的全面性和准确性。
审核：起草后的文件应由文件批准部门组织进行审议。
审核参与人员为文件使用及管理相关人员，以保证文件的可操作性。
批准：审核完毕后，交文件总负责人进行批准。
2文件的编号方法及说明：2.1 一般文件编号格式：代表文件的分类码。
文件编制管理规定1.0文件编号格式说明1.1程序文件类例如：XBWY-PZCX-01，即XX物业品质管理部第01号程序文件。
1.2作业指导类例如：XBWY-PZZD-01，即XX物业品质管理部第01号作业指导书。
1.3运行表单类例如：XBWY-KF-001，即XX物业客服第001号表单。
1.5公司公文类1.5.1公司发文例如：XX总字[2021]第001号，即总公司2021年1号文；XX品字[2021]第001号，即公司品质管理部2021年1号文。
1.5.2各部门发文字号明细详见下表，发文参照此标准编号：2.0文件编制要求2.1文件排版要求：2.1.1文字使用：〔1〕准确、简练、得当，无错别字，正确使用标点符号。
〔2〕禁止随意生造简化字。
〔3〕使用简体字。
2.1.2文件名称：〔1〕通知〔温馨提醒〕类：关于……的通知〔温馨提醒〕。
〔2〕函〔报告、请示、会议纪要等〕类：关于……的函〔报告、请示、会议纪要等〕。
2.1.3文件页眉2.1.4文件页边距2.1.5文件字体要求〔1〕文件名称：居中，加黑，宋体，小二号。
〔2〕段内标题：靠左，加黑，宋体，小四号。
〔2〕内容：靠左，宋体，小四号。
2.1.6页码：统一写成“第x页共y页格式〞，字体为：宋体，五号，如图：2.1.7段落及行距：〔1〕段落靠左，无首行缩进。
〔2〕行距为：1.5倍。
2.1.8文件落款：〔1〕末尾页右下角处，上行：发文单位；下行：日期。
〔2〕日期格式：年-月-日，年份要写完整，例如：2021年08月25日。
2.1.9封面要求：〔1〕应标明“编制部门，编制日期，审核日期，更新日期〞等要素，位置应与页脚居中。
〔2〕具体设计规格要求，根据公司元素结合VI视觉进行设置。
2.2文件内容：2.2.1目的：阐述文件编制运行的最终目标。
2.2.2范围：本文件适用于人事物的描写。
2.2.3职责：本文件中涉及的相关职务权限，在质量体系运行中应起到的职能表述。
2.2.4操作指导要求：〔1〕明确操作流程，内容应程序化、流程化。
石家庄市藁城人民医院文件编制及管理规定1、目的对与医院标准化管理体系有关的文件进行有效控制，确保医院各部门使用的文件和资料为有效版本。
2、适用范围适用于与医院标准化管理体系相关文件的管理和控制。
包括法律、法规、规章制度、岗位职责、计划（方案、预案）、质量标准、规定、诊疗常规、操作规程、流程等管理性和技术性文件及质量表格/ 记录等资料。
3、组织机构医院成立文件编写领导小组（评审领导小组）负责医院所有文件的编写管理，下设办公室（评审办）负责文件编写日常工作。
4、职责4.1 院长负责批准医院标准化工作方针、目标、管理和技术性文件。
4.2 分管院长负责审核所分管行政职能科室业务范围内的文件。
4.3 各相关质量管理委员会负责审核经分管院长审核同意后的管理和技术性文件及质量记录。
4.4 各职能部门依据政策、法规及二级医院评审标准，对分管业务范围内的文件进行编制，并负责适用、收集、整理、保管等工作。
4.5 评审办（质控办）采取现场审核及跟踪审核等方法，对适用范围的文件实行符合性、充分性、有效性和效率性的审核，并写出审核报告，以确定其是否为有效版本。
4.6 各审核部门按下文5.2.2 中审核要点对文件进行逐一审核，并填写《文件审核修改控制表》。
（见附表1）4.7 医院办公室（简称“院办室”）为本程序的归口部门，负责对所有内部、外部文件进行管理、控制；负责对所有文件的收集、整理和归档以及失效或作废文件的销毁。
5、工作程序5.1 文件编写格式：5.1.1 文件编写领导小组制定“文件设计与编码规则” , 以保证所有文件按统一格式制订：每份文件首页中均应包含下列信息：①文件类别: 每份文件均应中文注明文件类别②文件编号：每份文件均应表明文件编号③文件名称：每份文件均应中文注明文件名称④审核人：每份文件编写后要有审核人审核签字⑤批准人：每份文件下发前必须经批准人签字批准⑥发布日期：文件的起效日期，该日期为文件获得批准后发放日（见附表2）5.1.2 文件编写领导小组根据文件性质的不同，确定不同的文件框架，以保证医院文件的系统与全面。
文件书写一般框架格式包含下列各项：①目的：重点说明制定该文件用意。
②范围：摘要说明该文件所适用的人（单位）、时、事、地、物。
③职责：说明负责制定、维护、执行的相关单位（人员）及任务。
④定义：说明该文件内容的专有名词或具体特殊意义的用词。
⑤内容: 说明该项活动的责任区分、参与的人员，及工作范围、步骤等⑥相关文件/ 记录：指明制定该文件所参考的相关文件和相关表单⑦附件：详细登录文件中所提及的附件，并附于后。
注：文件格式以文件性质的不同而略有不同（见附表3、附表4、附表5）5.1.3 医院各行政职能部门均可根据医院实际，提议制定新的文件，但必须提交书面草案及制定原由。
文件编写领导小组讨论并提出编写意见，分配给相关行政职能部门编写。
相关部门编写的文件，内容必须依据政策、法规以及文件编写领导小组编写意见；其文件框架格式和编码必须符合统一书写要求。
5.2 文件审核与批准5.2.1 文件起草后，各相关行政职能部门对初稿进行审阅/ 讨论、广泛征求意见，以保证文件生效后具有可行性。
确定初稿后交分管院长及相关质量管理委员会初步审核，相关行政职能部门根据审核反馈意见修改相关内容。
初审通过后，交评审办审核后，报院长批准；批准人在相应位置签字，并确定生效日期。
5.2.2 审核要点如下①符合国家法律、法规与地方行政部门管理要求②与现行的标准相符③文件内容具有可行性④文件简练、确切、易懂，没有两种以上的解释⑤同已生效的其他文件没有相悖的含义⑥文件的完整性、逻辑性、清晰度如何523编制、修改、废止文件流程图:5.3 文件设计与编码规定5.3.1 文件的设计：①文件封面要注明文件类别，文件编号（附表6）②每类文件最后一页为修改控制页，项目包括修改日期、内容、审核批准人。
5.3.2 文件编码规则所有文件编码，按以下藁城市人民医院标准代号及文件分类号编排医院所有的发展规划、计划、适用的法律、法规和规章、管理规定、制度、职责、预案的标准代号：XZGL医院所用的质量标准、工作流程、操作规程的标准代号：ZLGL医院所有文件的分类号以主管部门的缩写和文件种类缩写组成行政管理: XZ医疗管理: YL护理管理：HL门诊管理: MZ教学管理: JX科研管理:K Y预防管理: YF人力资源: RL财务管理:C W总务管理: ZW设备管理: SB安保管理：AB感染管理: GR药剂管理: YJ信息管理:XX制度:ZD职责:ZZ预案:YA流程:LC下为藁城市人民医院文件和资料按医院标准体系编号规则的图示标准发布年代号GCYY / XZG—Y L/ZD—001—A/0 —2013.6 ".版本号及修改状态号*标准顺序号*分类号 *按文件性质标准代号*藁城市人民医院代号5.3.3所有已通过审批的文件，由医院办公室按照文件编码进行编码登记。
5.4文件发放5.4.1文件生效后，文件编写领导小组确定发放范围，由院办室负责复印、发放，其它任何部门不得随意发放文件。
由院办室填写《文件发放、回收登记表》（见附表8），确定分发号，领用人签收，确保文件发放到位。
5.4.2 文件发放后，所有相关行政职能部门对新版/ 修订版文件在全院范围内进行传达和培训，在认真组织培训与学习的基础上再执行。
培训记录存档。
5.5 文件修订与更改5.5.1 根据最新法规、标准和医院工作流程变化，及时对文件按审核程序进行修订，以保证所使用文件与新法规和标准一致。
5.5.2 版本号及修改状态号；本编号按26 个英文字母顺序依次循增，状态通过大写英文字母（A、B、C ）表示。
第一版为A 版，第二版为B 版，版本修改状态按阿拉伯数字顺序依次循增，状态通过阿拉伯数字（0、1、2、3---）表示。
每篇文件从A版0次开始，每修改一次，修改状态随之变更一次，当修改状态到“10”时，应将A版改为B版，以此类推，换版可不受此限制。
5.5.3 修订文件批准后，旧版本即行废止，办公室及时更新修改文件，填写《文件审查修改控制页》，记录改动情况。
5.5.4 办公室每年组织相关人员对现行所有系统文件进行一次审核，如有需修订的内容，按上述程序进行修订、审核和批准。
5.5.5 修订更改后的文件履行审批发放程序进行发放。
5.6 文件作废和销毁5.6.1 当文件破损严重，影响使用时，应到院办室更换，交回破损文件，领取新文件。
新文件的分发号仍沿用原文件号，院办室负责将破损文件销毁。
5.6.2 经批准作废的文件，院办室书面通知有关部门，在分发通知的同时，收回作废文件统一销毁，并记录在“文件销毁记录表”中。
（附表9）5.6.2 各科室管理人员应确保失效、作废文件，及时加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。
因为某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识，并加盖“作废留用”印章。
5.7 文件的有效性控制5.7.1 院内运行的所有文件约为“受控文件”，加盖红色“受控” 印章，不得随意修改及复印。
任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保文件清晰，易于识别。
5.7.2 各科室收到的文件，由各科室管理人员填写《文件发放、回收登记表》，并负责整理、设专职人员保管。
5.7.3 院办室保留一份完整的文件样本，并根据文件变更情况随时更新记录，其他部门只保留与本部门相关的文件。
各职能科室对职责范围内的各种质量记录一年度为单位整理并保存；院办室每年组织人员对各科室文件保管情况进行一次全面检查。
文件在资料室存档后永久保存。
5.7.4 自本文发布之日起，凡涉及医院评审的所有文件、资料、评审办（质控办）均应建立与二级医院评审标准相对应的档案，迎接评审。
5.8 文件的借阅和复制需临时查阅、借阅、复制文件时，经院办室负责人批准后方可执行。
医院任何科室和个人未经医院批准，不得向外单位提供医院标准体系的文件，包括借阅和复制。
5.9 外来文件的控制医院接收的外来文件如：国家政策法规或上级主管部门来文、上级会议文件材料等，由院办室负责管理，统一登记编码，加盖“受控” 印章，将文件按轻重缓急分类、分级（确定标准）后呈送主管院长，主管院长批阅后，分发到相关科室使用、承办；院办室负责及时追踪、督办和信息反馈结果，以保证文件的落实。
外来文件的归档，由院办室按《国家行政机关公文处理办法》执行。
5.10 文件的有效性评价所有通过批准发布后的文件实行3 个月的试运行期，期满相关行政职能部门组织相关质量委员会及使用科室进行可行性评价，评价可行方可正式实施，反之执行文件编写、修改、作废程序。
5.11 过程的监视和测量及有效性评价和改进文件控制作为一个过程应设立监视和测量点，主要目的是确保使用科室均具有适用的有效版本，没有作废和失效的文件，并对文件的修订状态进行识别，使文件得到控制及有效的贯彻实施，把文件编、审、批、发放、更改作为监视点，通过对《文件（质量记录）发放、回收记录表》和文件实际使用情况的监视、检查、考核等文件测量点的控制，院办室每季对文件控制的有效性进行评价。
2013-9-3附表1石家庄市藁城人民医院文件审核修改控制表附表2文件名称发放编号编制人：日期:审核人：日期:批准人：日期:附表3程序文件/管理类文件书写格式标题1.目的5.1.16.相关文件8.附件8.1附表4工作文件（制度、职责）类书写格式附表5文件文字书写要求1.0标题：1.1位置：表格的第一行，居中1.2字体：黑体二号字2.3字间距：标准2.0内容：2.1字体：仿宋一GB2312均为四号字2.2字间距：标准2.3行间距：固定值28磅3.0页面设置3.1页面：为纵向，缩放比例为正常比例（100%）3.2页边距：上边距为3.2 cm，下页边距为3.0cm，左右页边距为2.6cm 附表6文件封面书写格式IS09001: 2000质量管理体系文件编号:文件名称审核：批准：发放号：藁城市人民医院XXXX年x月x日发布实施附表7文件审核修改控制页附表8 藁城市人民医院文件发放/回收登记表附表9 藁城市人民医院文件销毁记录表。
