会议全生命周期的科学化管理研究
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产品研发中如何实现全生命周期管理在当今竞争激烈的市场环境中,产品的成功不仅仅取决于其创新的设计和卓越的性能,更在于能否有效地实现全生命周期管理。
产品全生命周期管理涵盖了从概念构思、设计开发、生产制造、市场推广、销售服务,直至产品退役和回收的全过程。
它是一种综合性的管理理念和方法,旨在通过优化各个环节的资源配置和协同工作,提高产品的质量、降低成本、缩短上市时间,从而提升企业的竞争力和市场占有率。
一、产品规划与概念设计阶段在产品研发的初始阶段,需要对市场需求进行深入调研和分析,明确产品的定位和目标用户群体。
这包括了解消费者的痛点和期望,研究竞争对手的产品特点和优势,以及把握行业的发展趋势和技术创新方向。
通过这些工作,可以为产品的概念设计提供有力的依据和指导。
同时,在概念设计阶段,要充分发挥团队的创新能力和想象力,提出多种不同的产品概念和方案。
然后,运用评估工具和方法,对这些方案进行筛选和优化,最终确定最具潜力和可行性的产品概念。
在这个过程中,要注重与各相关部门和利益相关者的沟通和协作,确保产品概念能够得到广泛的认可和支持。
二、详细设计与开发阶段一旦产品概念确定下来,就进入了详细设计与开发阶段。
在这个阶段,需要将产品概念转化为具体的技术规格和设计方案,并进行零部件的选型、结构设计、电路设计、软件编程等工作。
为了确保设计的质量和可靠性,需要运用各种设计工具和方法,如CAD、CAE 等,进行模拟分析和优化设计。
同时,要建立严格的设计评审和验证机制,对设计方案进行反复的审查和测试,及时发现和解决设计中存在的问题和缺陷。
此外,在开发过程中,要注重项目管理和进度控制,制定详细的项目计划和里程碑,合理安排资源和任务,确保项目能够按时完成。
同时,要加强团队成员之间的沟通和协作,及时解决项目中出现的各种问题和冲突。
三、生产制造与质量控制阶段产品设计完成后,就进入了生产制造阶段。
在这个阶段,需要根据设计方案选择合适的生产工艺和设备,制定生产计划和工艺流程,并进行原材料的采购和零部件的加工制造。
科学运用工程化思维全面提升党建工作水平作者:金辰来源:《中文信息》2019年第01期摘要:习近平总书记在全国国有企业党的建设工作会议上指出,要通过加强和完善党对国有企业的领导、加强和改进国有企业党的建设。
本文介绍了某科研院所创新将管理学中工程化思维的“PDCA循环”引入党建工作的实施中,通过“P-计划”、“D-执行”、“C-检查”、“A-改进”四个环节,实现党建工作持续改善,不断提升,为全面完成科研生产经营任务,提供坚持组织保障和强大精神动力。
关键词:科研院所党建工作体系 PDCA循环中图分类号:D26 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2019)01-0-01习近平总书记在全国国有企业党的建设工作会议上指出,要通过加强和完善党对国有企业的领导、加强和改进国有企业党的建设,使国有企业成为党和国家最可信懒的依靠力量。
坚持党的领导、加强党的建设,是国有企业的“根”和“魂”。
作为国有企业的科研院所,肩负着神圣使命,在新的形势下加强党的建设是必须完成的课题。
某科研院所在总结以往经验的基础上,创新将管理学中“PDCA循环”概念引入党建工作的实施中,旨在探索出一条党建工作的有效途径,进一步增强党建科学化水平,提升凝聚力,从而实现党建推动科研的最终目标。
一、抓计划,细化工作目标,推动党建工作“路线图式”推进某科研院所围绕中心工作和重点任务,制定党建工作中长期发展目标和年度工作目标,并逐级分解成院所级政工要点、党群机关工作计划、党支部工作计划三级计划体系。
每年组织召开年度党建工作部署会,制作工作月历,确保党建工作可操作、可量化、可考核。
明确四季主题,确保教育活动聚焦。
某科研院所将全年工作分为“友善”“诚信”“爱国”“敬业”四个主题季。
“友善季”开展“两节”慰问、“学雷锋”、帮扶救助、关爱女职工等活动;“诚信季”开展“共产党员进社区”、承诺践诺、“道德讲堂”等活动;“爱国季”开展党内表彰、入党三十周年老党员座谈等活动;“敬业季”开展先进人物及团队宣传、职工技能运动会等。
浅谈制度全生命周期管理重要性制度全生命周期管理涵盖了从制度的设计、审批、发布、执行、监督到修订和废止的每一个环节,是一个系统化、规范化的管理过程。
以下将详细阐述制度管理的实践措施、典型做法,以期提供具备针对性和实操性的指导,并发挥示范作用。
一、制度设计阶段制度设计是制度全生命周期管理的起点,也是至关重要的一个环节。
在这一阶段,我们需要从以下几个方面着手:首先,明确制度的目的与范围。
制度的制定是为了解决某一特定问题或实现某一特定目标,因此,在制度设计阶段,我们需要清晰地界定制度的目标、适用范围及解决的主要问题。
这有助于确保制度设计的针对性和有效性,避免制度的盲目性和随意性。
其次,进行深入的调研与需求分析。
通过问卷调查、访谈等方式,收集相关部门和人员的意见和建议,了解他们的实际需求和痛点。
这些调研结果将为制度内容的设计提供有力的依据,确保制度贴近实际,符合实际需求。
最后,科学制定制度内容。
在制度设计阶段,我们需要根据调研结果,结合相关法律法规和政策要求,制定具体、明确、可操作的制度条款。
同时,我们还要注重制度的合理性和公平性,确保制度内容既符合实际需求,又能得到广大员工的认可和遵守。
二、制度审批与发布阶段制度审批与发布是制度从理论走向实践的关键环节。
在这一阶段,我们需要建立规范的审批机制和发布流程,确保制度的顺利推出。
首先,建立清晰的审批机制。
明确制度审批的流程、权限及责任,确保制度经过充分的内部审核和审议。
这有助于减少错误和疏漏,提高制度的质量。
同时,我们还要加强部门间的沟通与协作,确保审批流程的顺畅进行。
其次,规范制度发布流程。
制定统一的制度发布格式和渠道,确保制度内容的准确传达和广泛知悉。
在发布制度时,我们还需要注意做好制度的解释和说明工作,帮助员工理解和遵守制度。
最后,强化宣传培训。
通过会议、培训等方式,向相关人员宣传制度的重要性和内容,提高他们的制度意识和执行力。
这有助于增强员工对制度的认同感和归属感,促进制度的顺利实施。
基于全生命周期的建设工程管理研究摘要:结合当前工程项目管理出现的各种问题展开深入分析,尤其对全寿命周期管理特征以及相关原则进行剖析,重点介绍了不同运作时期管理难点以及重点,同时对全寿命周期管理常见的模式进行阐述,最终提出了针对全寿命周期进行全面以及动态管理的建议。
近几年国内经济发展速度持续加快,固定资产投资量也在持续增加,基本项目开发力度不断加大,不过对建设项目管理来说通常对使用前比较重视,而对于全生命周期往往容易忽略管理。
近几年伴随着管理意识的持续增强,建设者以及设计人员开始对全寿命周期引起重视,通过各种方式对其加强管理,最终确保其价值实现最大化。
本文以笔者个人经验作为基础,主要通过决策以及设计,再加上后期的施工以及回收等环节对全生命周期管理展开全面分析。
1 建筑工程全寿命周期管理自身特征建筑工程全寿命指的是建筑工程从最初的决策设计到随后的施工运营以及回收等所有的寿命期,周期管理属于一个全面的管理系统,具备科学化以及系统化的特征,需要将不同时期的管理目标进行有效融合,这样才能够制定一套完善的管理规划。
在具体管理过程中参与方比较多,牵涉到的内容也相当广泛,不同发展时期的管理效果对最终的管理目标实现意义重大。
因此在操作过程中相当复杂,需要对不同环节进行有效设计,加大管理力度,同时对不同时期的重点目标以及对象进行统筹帷幄,这样才能够事先做好规划,让项目工程效率变得更高,实现最大化效益。
2 建筑工程全寿命周期管理原则2.1 全方位管理在全寿命周期管理过程中,管理人员要对不同阶段相关内容进行综合性分析,举例来说,除了对项目具体的功能进行详细设置之外,同时还要对材料使用以及质量加大管理,然后对所有环节以及成本造价进行严格管控。
2.2 以人为本在具体管理过程中要做到以人为本,全面提升整体生活水准,同时也要提升生活满意度以及幸福感,以员工相关需求为标准,实现其自身需求。
2.3 遵循平衡性在工程运作之前要对项目很多方面进行综合分析,比如对项目节能以及环保等相关方面进行探究,找到其中的优势以及不足,在保证工期不耽误的情况下,还要做到对生态环境的大力保护,让所有环节都能够做到平衡,这样工程才能够得以顺利施工,质量也能得到有效保障,效率才能得以大幅度提升。
我国生命周期评价文献综述及国外研究进展一、本文概述生命周期评价(Life Cycle Assessment,LCA)是一种评估产品或服务在其整个生命周期内,从原材料提取、生产、使用到最终处置各阶段的环境影响和资源消耗的方法。
在我国,随着环境保护意识的日益增强和可持续发展的深入推进,生命周期评价在政策制定、企业管理和学术研究等领域的应用越来越广泛。
本文旨在综述我国生命周期评价的研究现状,分析其在不同行业和环境政策中的应用,并对比国外研究进展,以期为我国生命周期评价的理论和实践提供借鉴和指导。
本文首先回顾了生命周期评价在国内的发展历程,介绍了其基本原理和方法学框架。
随后,从多个维度分析了我国生命周期评价的研究现状,包括研究领域的分布、主要研究成果、存在的问题和挑战等。
在此基础上,通过案例分析,详细阐述了生命周期评价在能源、制造业、农业等行业以及环境政策制定中的实际应用。
本文还对国外的生命周期评价研究进展进行了梳理和分析,重点关注了国际上的前沿技术和研究方法,以及在不同国家和地区的应用实践。
通过与国外研究的对比,揭示了我国生命周期评价在理论和方法上的不足,并提出了相应的改进建议。
本文总结了生命周期评价在国内的发展趋势和未来展望,强调了其在推动可持续发展和生态文明建设中的重要作用,并提出了加强跨学科合作、完善方法论体系、拓展应用领域等建议,以期推动我国生命周期评价研究和实践的深入发展。
二、我国生命周期评价文献综述生命周期评价(Life Cycle Assessment,LCA)作为一种环境管理工具,在我国已经得到了广泛的关注和应用。
近年来,随着环境保护意识的增强和可持续发展的深入推进,越来越多的学者和研究者开始关注生命周期评价的理论与实践。
通过对我国生命周期评价相关文献的综述,可以发现以下几个方面的特点和发展趋势。
生命周期评价的研究领域不断扩大。
从最初的工业产品,如汽车、电子产品等,逐渐扩展到了建筑、农业、食品等多个领域。
信息化项目全生命周期管理流程优化发布时间:2023-04-23T07:31:39.668Z 来源:《科技新时代》2023年3期作者:赵小顺[导读] 项目管理作为管理学的一个分支,是指在项目开展的全流程中运用专业方法、工具,合理设计、规划、跟踪、维护和管控一系列项目活动,以提高项目效能,实现或超预期完成项目有关各方对项目的需求及期望。
(中国人民银行西宁中心支行青海西宁 810001)摘要:近年来,新型技术的不断发展进步,支撑各领域的业务流程和业务实现方式随之发生改变,信息化项目管理作为实现各领域信息化工程项目管理现代化、提高项目管理效能的一种强有力工具,需结合信息技术发展趋势和各领域业务特点,对传统的项目管理流程进行优化重组,建立符合信息技术发展趋势和业务特点的信息化项目管理流程。
本文总结信息化项目的全生命周期管理流程,探讨提出了金融科技领域信息化项目管理流程优化措施。
关键字:金融科技;信息化;项目管理;流程优化;一、研究背景及意义项目管理作为管理学的一个分支,是指在项目开展的全流程中运用专业方法、工具,合理设计、规划、跟踪、维护和管控一系列项目活动,以提高项目效能,实现或超预期完成项目有关各方对项目的需求及期望。
因此,项目管理需结合具体业务领域合理设计项目管理流程及配套规章制度,以便更好地发挥项目管理在实现项目需求中的作用。
近年来,伴随着技术和信息的飞速发展,各行各业已采取信息化管理,信息化项目管理也已成为项目管理的重要手段。
随着各类新型技术在金融科技领域的应用,金融领域的信息化建设与以往相比也发生了巨大转变,与信息化建设相关连的信息化项目管理流程也应根据业务发展实际,优化完善以更好的适应项目需求和项目目标。
二、信息化项目管理流程信息化项目管理对项目建设中的各个环节包括项目准备、项目实施、项目验收、项目绩效评估以及项目风险等进行全面有效的把控。
2.1 项目准备信息化项目是由业务需求驱动产生的,项目准备阶段需求部门根据对应业务的信息化要求,提出信息化项目建设需求、编制相关需求文档,提交至项目管理部门审核。
OA系统“三重一大”解决方案:组织、应用、数据统一,全面移动化三重一大:重大事项决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用。
实现对外落实监管要求,对内构建组织多层次管理。
组织在“三重一大”管理普遍存在的需求:管理自动化,构建汇报体系,与国资委“三重一大”决策和运行系统对接;管理制度化、治理规范化、监督常态化,提供多级监管部门的管理抓手;对于三类制度、四类事项、四种会议进行系统化的过程管理和报表预警。
但是在实践过程中,必须解决组织分散、应用分散、数据分散等问题。
泛微通过一个平台,实现制度、事项、会议、执行的全覆盖,实现组织统一、应用统一、数据统一及移动化能力。
(“三重一大”系统整体架构)制度·事项·上会·督办应用一体化“三重一大”一站式门户:在一个页面上展现所有的工作与资讯OA系统统一门户能够提供对于“三重一大”领导门户、应用门户、专项门户、管理门户,覆盖多层级组织、全过程、全数据,在一个页面上展现所有的工作与资讯:专题宣导门户,强化“三重一大”的体系建设;重大事项管理门户,统一传播渠道、事项公开;重要干部管理门户,人事任免民主化、公开化;重大项目管理门户,项目执行直观可控可追踪;大额资金管理门户,资金流向动态可视化追踪;移动门户,全过程移动化支持,随时随地掌握。
(特色学习门户)“三重一大”制度管理:制度全周期管理、指导应用与业务(制度管理架构)1、制度库构建与制度条款明晰化构建横向到边,纵向到底的完整制度库体系,包括公司章程、党委(党组)议事规则、总经理(总裁)办公会议事规则、董事会议事规则、股东会议事规则、企业“三重一大”决策制度实施办法(或实施细则)等。
(制度库)通过实现制度管理格式化、系统化、制度操作流程化,加快制度实施真正落地。
2、制度全生命周期管理和上会管理从立项、起草、预审、会签、审核、签发、执行、考核、评估、优化全周期管理。
(制度起草流程)制度按计划、按提议进行上会讨论修正,明确议事规则和日程。
管理流程模板有哪些如何有效管理全生命周期在当今竞争激烈的商业环境中,有效的管理流程对于企业的成功至关重要。
管理流程涵盖了从项目的规划、执行到监控和评估的整个生命周期,能够帮助企业提高效率、降低成本、优化资源配置,并确保项目按时、按质完成。
那么,管理流程模板有哪些?又如何有效地管理全生命周期呢?一、常见的管理流程模板1、项目管理流程模板项目启动阶段:明确项目目标、范围、时间节点、预算和关键利益相关者。
制定项目章程和初步的项目计划。
项目规划阶段:详细分解项目任务,制定时间表,分配资源,识别风险和制定应对策略。
创建工作分解结构(WBS)和项目进度计划。
项目执行阶段:按照计划执行任务,监控进度,解决问题,进行沟通和协调。
定期召开项目会议,更新项目状态。
项目监控阶段:对比实际进度与计划进度,评估项目绩效,识别偏差并采取纠正措施。
进行风险管理和变更管理。
项目收尾阶段:完成项目交付物,进行验收,总结经验教训,释放资源。
撰写项目总结报告。
2、采购管理流程模板需求确定:明确采购的物品或服务的规格、数量、质量要求和预算。
供应商选择:寻找潜在供应商,评估其资质、信誉、价格和服务,选择合适的供应商。
采购谈判:与供应商进行价格、交付时间、质量保证等方面的谈判,签订合同。
采购执行:下达采购订单,跟踪订单执行情况,确保按时交付。
验收和付款:验收采购的物品或服务,符合要求后进行付款。
3、人力资源管理流程模板招聘与选拔:确定招聘需求,发布招聘信息,筛选简历,进行面试和选拔。
培训与发展:评估员工的培训需求,制定培训计划,组织培训活动,跟踪培训效果。
绩效管理:设定绩效目标,进行绩效评估,提供反馈,制定改进计划。
薪酬与福利管理:设计薪酬体系,核算员工薪酬,管理福利发放。
4、客户关系管理流程模板客户获取:通过市场推广、销售活动等吸引潜在客户,将其转化为实际客户。
客户维护:提供优质的产品或服务,解决客户问题,提高客户满意度和忠诚度。
客户拓展:挖掘客户的潜在需求,提供增值服务,增加客户的购买频率和金额。
0引言随着产业技术变革及内外部环境的变化,创新能力提升已经成为社会发展的重要主题。
国家层面从不同角度逐步深化科技创新体系和机制改革,以加大资金等资源投入和政策扶持力度,加快建设以企业为主体、市场为导向、产学研用深度融合的科技创新体系。
在依靠科技进步和产品技术创新驱动各行各业高质量发展的新阶段,企业逐步成了基础研究、应用研究和试验发展等创新项目实施的主力军,并站上了科技创新的主舞台。
如政府、行业各层级重点研发攻关项目均不同程度要求企业的参与程度,部分项目则明确需要由企业牵头,联合高等院校、科研院所联合建立研究团队承担项目。
近年来,企业科技管理能力和科研项目管理水平总体有了较大改观,但在科研项目立项、实施等不同阶段仍存在诸多短板,进一步提升科研项目组织实施效率方面尚需要进一加强管理。
1企业科研项目管理特点1.1项目实施侧重于实现经济效益企业作为最基本、最重要的市场经济活动主体,创造效益将是运营决策和日常管理的根本出发点,这也是企业科技创新与高等院校、科研院所等研究机构的本质不同。
企业更加注重应用研究和试验发展创新,考核也更加注重新产品产出、新技术应用,对论文、专利、标准等要求较为弱化。
随着近年来创新体制变革,相关行业领军企业开始在本领域承担系列国家重点研发计划、补强技术短板专项等重大攻关课题,取得了一批显著成果,但基础技术研发方面仍然需要通过产学研合作各方的配合,基础理论及技术研究方面仍然薄弱。
1.2项目组织需要遵循规划并适时调整企业一般会结合行业发展及自身实际,制定五年发展规划、三年滚动计划、年度计划等规划方针,部分企业还将制定科技创新发展专项规划,作为未来一段时间企业科技创新工作组织的纲领执行,也是科研项目组织的基本遵循。
同时,无应用的创新成果则为无效的创新,企业的科研项目组织必须紧跟市场需求,尤其是在当前技术更新周期大幅缩短的大背景下,企业实施的科研项目会随着政策导向、需求格局的变化不断调整技术路线和总体目标,这对项目具体实施、组织管理等能力水平提出了更高的要求。
会议全生命周期的科学化管理研究
作者:周培培
来源:《管理观察》2018年第17期
摘要:会议管理是组织运营管理的重要对象和内容。
本文旨在通过分析会议管理的重要性,引入科学化管理的概念,建立基于全生命周期的会议管理模式,并在形成一套具有操作性的工作手册的基础上,实现会议管理的信息化建设,确保会议能够成为提升组织运营效率,促进信息流通,实现信息共享,使组织真正从“文山会海”中解放出来。
关键词:会议管理评价体系全生命周期信息化建设
中图分类号:C931.9 文献标识码:A
“有人工作的地方就需要开会,开会是一件刚需和高频的事”。
但组织各层级人员往往被无数的会议包裹,分身乏术,同时又在无效的会议中饱受折磨。
无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源、人力成本,而且大大降低了组织效率,是团队执行力最大的阻力。
1会议管理的重要性
会议是组织内不可或缺的沟通方式和管理手段,组织的经营运行都需要通过会议来决策、沟通和贯彻,会议的效率直接体现组织效率。
会议具有系统性、积累性、频繁性的特点。
但如果事事仅停留在“会”开了没有,而不是“事”办了没有的程度,那么会议本身就是流于形式,成了为“开会而开会”,而开会这个动作就会成为组织内部极大的官僚主义、形式主义。
现阶段会议广泛存在着随意性、反复性、成本浪费严重、信息传递失真、落实跟踪不到位等问题,已经成为制约组织正常运转的掣肘。
总结深层次的原因有如下几点。
从管理理念来看,会议往往被作为管理者实施管理和权威的一种工具,信息传递多为自上而下,信息流向极为单一,造成管理者和参会者信息不对称,这种根深蒂固的管理思维阻碍组织对会议管理模式的改进和提升。
从管理要素来看,会议涉及到人、事件、时间、地点等多维度多场景,同时会议的种类层级以及对应的形式和内容都不固定,很难找到通用的方法和方案去一治百病。
从管理工具来看,会议管理的动作貌似简单,但要实现各环节各流程各要素高效集成统一是非常不容易的,模型构建需要参考的因素较为复杂。
会议管理这项如此频繁、复杂且重要的必修项目,直接反映了一个组织、团队的基础管理水平。
如何确定会议的必要性、如何选择议题和参会人、如何安排会议议程、如何组织讨论达到预计目的、如何达成并落实决议,以及会议过程中的各种操作技巧,都是会议管理中核心的环节。
只有形成一套真正借用科学化管理思维的方法和工具,才能优化会议管理模式,提高会议管理效率,使会议成为各类决策、沟通和贯彻的效率倍增器。
2总体思路及实施路径
按照会议的目的和基本内容,会议的全生命周期可分为会议计划、会议准备、会议组织、会议落实等四个重要环节。
总体思路就是,从简单基础的事项入手,通过对各环节反复迭代循环,进行系统科学的梳理和分析后,抽取提炼出相对标准化、流程化、规范化的信息和数据,打造全新的会议全周期管理流程。
具体做法,需要完成以下工作。
第一,借用科学化管理的方法和工具,建立系统性、可量化、可操作的管理评价标准。
第二,通过梳理会议体系,制定有针对性的会议管理机制。
第三,强化以评价标准为载体,制定便于使用的操作手册,并进行信息化的实践与尝试。
实施路径分为三个层面,体系层、管理层和操作层。
3构建会议管理评价体系
以组织战略、文化理念和运行机制为指引,以会议数据为载体,通过对会议全生命周期四个环节的剖析,设计有针对性的评价指导维度和标准,构建形成科学化、体系化的会议管理评价体系,提升会议管理实效与品质。
会议评价管理体系按照会议全生命周期的四个环节,分为8个评价要素,共设计27个评价指标,并根据重要程度赋值。
该评价体系可以作为组织量化评价会议质量和效果的具体标准。
使用过程中,会议承办部门也可以此为标准,确保会议全生命周期的有效性。
具体内容,参见表1。
4加强组织会议管理机制建设
通过梳理会议管理现状,深入分析内在原因,制定会议体系管理制度和流程,用良好的机制约束会议执行达到应有的效果。
首先,设计组织会议体系。
会议体系主要根据组织的自身的业务和管理特点,确定和规范各类会议的目的、层级、参加人员、主持人、时间、频次、会议流程等相关要素。
其次,要在现有已固化的会议行为的基础上,制定相应的组织流程管理要求,要求覆盖会议全生命周期四个环节。
下面列举部分具体管理要求作为参考。
会议计划阶段。
提前制定年度、季度和月度会议计划,包括年度、季度、月度的例行会议和重大活动的具体信息,由组织决策层确定并发布。
需要临时变动的,根据具体情况按照流程适时更新,同时,提前预报每周会议计划,确保参会人员协调及会议相关要素与资源准备到位。
会议准备阶段。
针对不同会议范畴,明确会议具体内容、形式和流程,提前准备会议相关材料并与会议主持人确认,杜绝会议议题不明确,准备不到位,参会人员会前未知悉相关信息等现象,强调前期准备的规范性。
会前必须确认参会人员到会情况,特别是确保会议议题相关的主要人员,并要求参会人员做好发言的准备。
会议组织阶段。
加强会议主持人的角色和作用,准确控制会议节奏,严格按照会议流程执行,特别是议题和时间,避免会议跑题偏题和延时现象;参会人员严格遵守会议纪律,严禁迟
到早退、交头接耳、处理与会议无关事项,要主动聆听、主动思考、充分发表意见,主动记录相关信息,避免陪会、听会的情况;会议明确指定记录人记录会议内容,重要会议或重要领导发言要尽量详尽的记录;会上如果形成具体决议事项,必须在会上或会后第一时间与议题提出人及主责人确认,避免因记录失真导致落实不到位,也可由主持人在会议当场宣读会议决议事项。
会议落实阶段。
会上信息及时准确传递到每一位参会人,代替他人参会的人员有义务将主要信息还原告知被代会者;对于会议决议,必须对落实情况进行闭环跟踪检查,促进会议决议落实,避免决议落空;决议执行者或部门按照决议要求主动完成工作,不明确的内容必须提前沟通。
5通过信息化手段实现会议的可操作性根据以上总体思路及实施路径,针对会议全生命周期四个环节,将制度流程表单化,评价标准模块化,会议要素信息数据化,形成详细的便于使用的会议操作手册,减小隐性成本的消耗。
建议各级组织根据会议实际运作流程中的各环节及问题,制定标准化、通用的会议操作手册,可包含会议计划表,会议申请表、会议准备清单一览表、会议过程记录表、会议纪要模板、决议事项跟踪记录单等表单。
同时,根据实际工作中出现的问题、差错逐步迭代、修改、完善,最终形成简单明了、可传递、便于使用的标准和流程,这样可以避免后续出现的低级、反复的错误,提高会议全生命周期效率。
通过对会议信息和数据进行标准化和元素化分解,深入剖析内在信息流向和价值关系,将会议管理评价体系和操作手册嵌入数据模型,建立线上的会议管理信息化系统。
信息化系统具有“线上预定、线上发布、线上通知、线上传阅、线上跟踪”的功能和特点,可以获取和积累大量会议信息和数据,保证各环节信息一目了然,并在组织范围内形成“会议价值用数据说话”的氛围。
信息化工具也可直接解决会议过程中信息不对称造成的组织显性和隐性成本消耗问题,大量削减组织资源的浪费,并具有很强的推广价值和意义。
通过以上分析和研究,仅是给出一系列相对成型的会议管理解决方案。
面对日益激烈的外部市场竞争环境,组织内部急需提高内部会议的效率也迫在眉睫。
随着组织的复杂性和不确定性日趋扩大,信息技术的日趋深入,工作碎片化、数据化、元素化、管理扁平化、规范化、流程化都将成为趋势。
因此,组织必须逐步优化会议管理的模式,并在实际过程中持续完善会议科学管理的理念、方法和相应的工具手段。