公文管理制度
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公文管理制度
一、自制公文的管理
(一)自制公文的种类
1、决定、决议。
对重大事项或重大行动做出安排，用“决定”，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
2、通知。
传达上级指示，要求下属部门办理或需要知道的事项，批转其他单位的文件，用“通知”。
3、通报。
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要各单位知道的事项，用“通报”。
4、简报。
汇报工作，反映问题，需要领导掌握的情况，用“简报”。
5、报告。
向上级机关或公司领导汇报和反映情况，用“报告”。
6、请示。
向上级机关或公司领导请求指示和批复有关事项，用“请示”。
7、批复。
答复请示事项，用“批复”。
8、函。
单位之间互相洽商工作，询问或答复问题等，用“函、复函”。
9、会议纪要。
记录传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位和人员共同遵守、执行的，用“会议纪要”。
(二)自制公文的格式
l、格式包括：标题、公文编号、秘密等级、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位、份数、紧急程度等。
2、具体要求
(1)标题应准确简要概括公文的主要内容、发文单位和公文种类。
(2)公文编号包括公司（或部门代号）、年号、顺序号。
(3)请示只写一个主送机关，如同时要报送另一个上级机关，可以用抄报的形式；请示应一文一事。
(4)秘密等级有：绝密、机密、秘密。
(5)紧急程度有：特急、急件。
(6)公文用纸，均用十六开（A4 ）白纸或公司信纸，在左侧装订。
(三)自制公文的处理
1、公文起草：各部门职能范围内的文件，由各部门起草，填写《请示呈报表》，文件内容涉及其他部门的，主办部门应主动与有关部门协商、会签。
2、公文审核：公文草拟完稿后，先由本部门负责人审核签字，以公司名义上投下发的文件，文稿应交总经办人力资源主管核稿签字。
核稿一般应在一个工作日内完成，最多不超过两个工作日。
核稿人应严格把关，认真审核。
上报下发的文件必须符合党的方针政策、文字通顺、行文规范。
经审核的文件由文员根据公司分工情况分送领导签发，审核不符合要求的文稿，由文员退回拟稿部门修改或补办。
3、公文签发：有关公司全局或重要的文件，应由公司主要领导签发；在既定范围内的一般业务问题的文件，由分管领导签发。
领导签发文件，一般应在两个工作日内完成。
最多不超过三个工作日。
4、公文编号：文件一经领导签发即成定稿，文稿人员应立即编排字号。
文件字号由总经办文员统一管理，各部室不能自设文件字号。
5、公文印发：文件编号后填写《发文呈批流程》。
一般文件由总经办人力资源主管签字盖章后发出，需要公司主管领导签字的文件，应在主管领导签字后方可盖章发出。
填写《文件资料发放登记表》。
(四)公文的行文规则
1、各单位的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围来确定。
2、各单位原则上不得越级请示报告。
如因特殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的机关。
3、公司各部门在自己职权范围内，可以根据有关规定答复各服务处的有关问题。
4、需要以公司名义请示上级解决的问题，由各部门草拟初稿，送总经办人力资源主管并按公文处理办法，呈报公司领导批准办理。
5、受双重领导的单位向上级机关的请示，应写明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示的问题。
上级机关向受双重领导的单位行文时，应抄送另一个机关。
二、外来公文处理程序
外来公文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
1、公文接收：总经办文员定期到集团公司文件分发处领取文件，或接收上级单位下发的文件。
所有报（转）公司及各部门的公文由总经办文员负责收受，公司其它部门和个人原则上不直接收受和批办文件。
工作中因特殊原因收受的文件，应立即转送总经办签收。
属部室一般业务往来的文件，部室负责人视情况自行收受处理，不列入公司级文件处理。
2、公文登记：文员对接收的文件按类别登记编号，注明收支序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号等。
并随文件的运行办理，及时登记领导批示、承办情况、最后处理、归卷号等。
填写《外来文件接收登记表》。
3、公文拟办：总经办文员对已登记的文件附上《收件呈办处理流程》，签拟办理意见，分送公司领导审阅。
对要求明确的一般文件；也可直接批转各部门办理。
公文拟办在一个工作日内完成。
4、公文批办：公司领导批办文件原则上应在两个工作日内完成，批示完毕的文件应及时退回文员处理，文员也应主动催批取回。
5、公文分送：文员将批示文件按缓急程度送达有关部门。
各部门应指定兼职人员管理文件。
对分送的重要文件，收支部门应办理签收手续。
6、公文承办：承办部门应及时处理所承办的文件，不能及时完成的应向总经办人力资源主管报告原因和意见。
7、公文催办：文员应经常检查了解文件运行办理的进展情况。
定期核查各种阅批件，保证重要文件不延误批办，对批转各部门承办的文件，应于承办时限的前一天提出口头催办，于超出第二天发书面催办通知单。
承办部门应尽快办理所受文件。
8、总经办人力资源主管对重要文件的处理过程应及时监督，以保证重要文件的及时处理。
三、公文的保密、立卷、归档和销毁
1、文件在办理过程中，任何个人和部门未经允许，不得将文件的运转和领导批示等情况向任何人透露。
2、对有密级的文件，必须妥善保管，不得复印；对领导的重要批示，要注意保密，集中整理，不得随意外传。
3、文件办理完毕，承办人应及时将有查考和保存价值的公文原稿和有关材料整理后，送交总经办文员归档。
4、凡是没有查考存档价值的公文，经文员严格筛选和鉴别，列出清单，报主管领导批准之后，登记造册，并由专人监督，予以销毁，以防丢失、漏销。
