试论档案管理中的声像档案管理策略

当前声像档案管理存在的问题及对策

王海燕

【摘要】声像档案是相当重要的一类档案，和其他档案有着巨大的差别，在管理过程

之中需要对其进行重视。本文对当前声像档案管理存在的主要问题进行了分析，并在此基

础上突出了改进的措施，以期更好地对声像档案进行管理。

【关键词】声像档案;档案管理;归档

声像档案是档案工作的一个重要门类，属于专门档案的一种。是立档单位在其工作活

动中直接形成的重要的声像历史记录。当前，随着机关办公现代化、信息化的快速发展，

机关工作形成的各类档案中，声像档案越来越多，必须加以重视和加强管理。笔者通过对

全市96个镇（街道）和市直部门的档案工作情况调查分析发现，声像档案的管理情况明

显滞后于文书档案，普遍存在很多问题和不足，直接影响了档案的齐全完整和保管利用。

为此，结合实际情况就如何做好声像档案管理工作谈几点粗浅的认识。

一、当前声像档案管理存在的主要问题

与机关文书、科技等重要门类档案相比，声像档案明显没有引起立档单位足够的重

视，许多单位实际工作中明明形成很多声像档案材料，但实际能够立卷归档的并不多。问

题主要有以下三方面：

（一）声像设备利用率不高。数字化普及大大加快了机关办公自动化，与以前相比，

机关事业单位声像设备有了很大改善。在调查的96个单位中，95%以上的单位配备了多台

数码相机和数码摄像机，声像设备无论是在数量还是质量上可以说比以前有质的飞跃，这

为机关档案工作的有效开展奠定了坚实的基础。但由于多方面的原因，很多单位对声像设

备管理比较混乱。如有的单位统一放在办公室，由办公室统一管理、调配、使用、保管，

有的放在有关领导和相关人员手中，有的则分散放在各科室或相关科室，没有一套健全的

管理使用制度，常常出现因有关科室或人员请假、外出等而不能利用相关设备的情况，给

工作带来很大不便。总之，没有统一的管理制度，设备的利用率普遍不高。

（二）档案意识淡薄，归档职责不清。声像档案产生的前期基本由單位负责宣传或摄

录的人员承担，并直接决定着声像档案的数量和质量。调查中发现，他们存在两种思想认

Ｅ　ＮＴ旺ＥＲ刚ＰＲＩＳＥ　管理方略ＣＵＬＴＵＲＥ　Ｌ［门管理方略　Ｌ　

企业声像档案管理工作的重要　及相关策略探讨　

文，王梅春　

声像档案的材料一般都是利用感官材料和磁性材料制成　

的，这类档案在保存上受多种因素的制约。企业要想将声像档　

案完整的保存下来，不仅仅是根据声像档案自身的特点对其进　行有效管理，还需要制定健全的声像档案管理体制、高度重视　

声像档案管理、提高声像管理人员的素质等，以便更好的为企　

业服务。　

企业声像档案管理工作中遇到的困难　

一、缺乏健全的企业声像档案管理体制。就目前来看，一　

些企业的档案管理制度并不是很健全，虽然一些企业有一些档　

案管理制度，但是由于在落实过程中缺乏相应的保障措施，声　

像档案管理并没有得到有效的保护。再加上一些企业的声像保　管人员经常变动，声像档案的相关内容不能有效的描述出来，　

致使一些声像档案仍处于自由管理状态，失去了其时效性。　

二、企业对声像档案管理工作重视程度不够。一些企业的　

领导和相关人员对企业声像档案并不是很了解，认为企业声像　档案就是上级下达的红头文件，对企业活动中留下的照片、光　

盘及磁盘并不是很重视，在活动完成之后，并没有将相应的声　

像资料归档。还有一些企业员工认为自己在企业活动中拍摄的　

照片是自己的资料，与企业无关，自己有权对其进行处理。正　

是因企业领导对企业活动中声像材料的忽视，才使得企业声像　

资料得不到有效的保护。特别是在人员流动的过程中，声像资　

料经常会出现流失的现象。　

三、对企业声像档案缺乏有效的管理。声像档案管理并不　

是一件很容易的事，毕竟声像档案的相关材料是由感官材料和　

磁性资料制成的，它对环境的要求非常的严格，它不仅要求环　境是恒温、恒湿的，还要求所处的环境能够防磁。但是一些企　

业并没有注意到这一点，而是按照纸质档案的管理方式将其放　

在文书柜中或是与其他形式的档案混合在一起，这就使得照片　

褪色、底片变质、磁片受损现象时有发生，有时还会给企业带　

简述声像档案管理的现状与对策　

一、声像档案管理存在的问题　（一）声像设备存在着“一硬一软”的　现象　“一硬”是指声像设备数量多。随着　社会的发展及工作需要，机关、企事业单　位的声像设备有了很大改善。在调查的　

１６１个单位中．仅有３个单位没有声像设　备．仅占２％．９８％的单位都有ｌ台以上的　

声像设备，设备总数达９７１台（架）。从总　体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是　

指声像设备管理之乱。　（二）摄录人员中存在着“一强一弱”　的现状和两种误区　摄录人员在各自单位中直接从事着　

产生声像档案的工作，并决定着声像档　

案的数量和质量。调查反映出在摄录人　员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表　

现在所调查单位的４４３名摄录人员中．有　

专职１５６人，兼职２８７人．平均年龄３５岁．　大专以上文化程度的占７２％。队伍强大、　年龄适中、文化程度较高这是“强”的一　

面：“弱”表现在４４３人中．专业工龄ｌ至５　年者３８１人，占８６％，５年以上者仅占ｌ４％。　

经过专业培训的共６８人．仅占１６％．其中　

１至３个月短训（摄录专业）的６６人，专科　毕业２人，有８４％的人都属“自”。专业工　龄短、专业知识及技能普遍较低这是　

“弱”的一面　事实证明．摄录人员“弱”的一面影　响了“强”的一面发挥作用，加上认识上　

的误区，造成了声像档案管理上的不规　范。也就是说，产生声像档案的第一关和　

归档不把好关．待用时再靠档案员去催　要或档案馆去征集．那只能是“亡羊补　

牢”了。　（三）声像档案管理混乱，问题复杂　１．管理制度不健全．声像档案没有　

集中统一管理。调查中有７５个单位制定　了相应的声像档案管理制度，占４７％，有　

半数以上的单位处于无章可循的自由形　成、自由处理状态。据调查，声像档案的　

管理主要存在着３种形式：一是档案室集　

中统一管理，随时形成随时移交，仅占　

２６％：二是各科室一年一次移交档案室，　占３５％；三是由科室分散保管或个人保　

一、总则

为了规范档案馆声像档案的管理工作，确保声像档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合档案馆实际情况，特制定本制度。

二、声像档案的收集与整理

1. 收集范围：档案馆声像档案包括录音、录像、照片、影片等，主要涉及以下内容：

（1）反映档案馆工作、活动、成果的声像资料；

（2）重要会议、讲座、培训等活动的声像资料；

（3）重大历史事件、重要人物、重大活动的声像资料；

（4）其他具有保存价值的声像资料。

2. 收集时间：声像档案资料应在形成后一个月内归档；如有特殊情况，经档案管理部门批准，可适当延长归档时间。

3. 收集要求：录音带、录像带、照片、影片等声像资料及其文字说明应齐全，归档时应进行编号、分类、编目，并建立档案目录。

三、声像档案的保管与维护

1. 保管条件：声像档案应存放在专用库房，库房应具备防潮、防尘、防虫、防磁、防霉等设施，确保声像档案的安全。

2. 维护措施：定期检查声像档案的保管状况，发现破损、变质等问题，应及时采取措施进行修复和复制。

3. 保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的声像档案，应采取保密措施，防止泄露。

四、声像档案的利用与提供

1. 利用原则：档案馆声像档案的利用应遵循合法、合理、公开、便民的原则。

2. 利用方式：声像档案的利用可通过以下方式进行：

（1）查阅：档案馆内部工作人员查阅声像档案，应遵守档案查阅规定； （2）复制：档案馆内部工作人员或外部用户需复制声像档案，应办理相关手续，并按规定支付复制费用；

（3）展览：档案馆举办展览活动，需利用声像档案，应提前向档案管理部门申请。

3. 提供服务：档案馆应积极提供声像档案的查询、复制、展览等服务，为社会各界提供便利。

五、监督与考核

1. 档案管理部门负责对声像档案的管理工作进行监督和考核。

2. 对违反本制度的行为，档案管理部门应予以纠正，并视情节轻重给予通报批评或处罚。