对高校声像档案管理的探析

当前声像档案管理存在的问题及对策

王海燕

【摘要】声像档案是相当重要的一类档案，和其他档案有着巨大的差别，在管理过程

之中需要对其进行重视。本文对当前声像档案管理存在的主要问题进行了分析，并在此基

础上突出了改进的措施，以期更好地对声像档案进行管理。

【关键词】声像档案;档案管理;归档

声像档案是档案工作的一个重要门类，属于专门档案的一种。是立档单位在其工作活

动中直接形成的重要的声像历史记录。当前，随着机关办公现代化、信息化的快速发展，

机关工作形成的各类档案中，声像档案越来越多，必须加以重视和加强管理。笔者通过对

全市96个镇（街道）和市直部门的档案工作情况调查分析发现，声像档案的管理情况明

显滞后于文书档案，普遍存在很多问题和不足，直接影响了档案的齐全完整和保管利用。

为此，结合实际情况就如何做好声像档案管理工作谈几点粗浅的认识。

一、当前声像档案管理存在的主要问题

与机关文书、科技等重要门类档案相比，声像档案明显没有引起立档单位足够的重

视，许多单位实际工作中明明形成很多声像档案材料，但实际能够立卷归档的并不多。问

题主要有以下三方面：

（一）声像设备利用率不高。数字化普及大大加快了机关办公自动化，与以前相比，

机关事业单位声像设备有了很大改善。在调查的96个单位中，95%以上的单位配备了多台

数码相机和数码摄像机，声像设备无论是在数量还是质量上可以说比以前有质的飞跃，这

为机关档案工作的有效开展奠定了坚实的基础。但由于多方面的原因，很多单位对声像设

备管理比较混乱。如有的单位统一放在办公室，由办公室统一管理、调配、使用、保管，

有的放在有关领导和相关人员手中，有的则分散放在各科室或相关科室，没有一套健全的

管理使用制度，常常出现因有关科室或人员请假、外出等而不能利用相关设备的情况，给

工作带来很大不便。总之，没有统一的管理制度，设备的利用率普遍不高。

（二）档案意识淡薄，归档职责不清。声像档案产生的前期基本由單位负责宣传或摄

录的人员承担，并直接决定着声像档案的数量和质量。调查中发现，他们存在两种思想认

民营科技　２０１０年第６期　人力资源・档案　加强声像档案管理工作的对策及建议　田欣　（哈尔滨市军队离退休干部第四休养所，黑龙江哈尔滨１５００００）　摘要：随着社会的发展及办公条４￣－￣ｒ＇－ｊ改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、　管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。针对这个问题进行了探讨，并提出了加强声像档案管理工作的对策及建议。　关键词：声像档案管理；对策；建议　声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成　的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等　不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像　档案是一个单位档案的重要组成部分。声像档案普遍存在着归档不完　整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的　保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到　了非抓不可的程度。　随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成　了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载　体档案。据调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管　理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像　档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程　度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。　１声像档案管理存在的问题　１．１声像档案管理存在的问题声像设备存在着“一硬一软”的现象　“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企　事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的１６１个单位中，仅有３个　单位没有声像设备，仅占２％，９８％的单位都有ｌ台以上的声像设备，设　备总数达９７１台。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设　备管理之乱。有２７个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要　求，占１７％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备　存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频　繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而　且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活　动没能及时录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档　留下了隐患。　１．２管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理　声像档案的管理主要存在着３种形式：一是档案室集中统一管理，　随时形成随时移交，仅占２６％；二是各科室一年一次移交档案室，占　３５％；三是由科室分散保管或个人保存，占３９％。由此表明有五分之二的　单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽　有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。　１３档案意识不强，声像档案难以及时完整归档　声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时　归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也　难以追忆齐全和准确。调查发现，有近２０％的单位有积存照片没归档，且　多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵　的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。　从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一　盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里　保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往　往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。　１．４保管条件差，声像档案难以长久保存　声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。只有少数几个单位设　置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放　在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使　一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久　保存和利用。　１．５收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏　正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档　统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没　了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的　匮乏。　２加强声像档案管理工作的对策及建议　２．１加强宣传、提高意识，争取领导重视　搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社　会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经　验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关　注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种　良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各　立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档　案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。　２．２加强管理，制定办法，狠抓制度落实　要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来　规范此项工作很必要。各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范　管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套　严格的制度，防止分散流失，杜绝归为已有。对声像档案的１３常保管、借　阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移　交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定　有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐　步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。　２．３加强监督，分类指导，注重业务培训　针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监　督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同　时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提　高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用　上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在　依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较　多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业　务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，　为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。　２－４结合实际，创造条件，力求妥善保管　从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防　光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都　配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保　管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独　存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采　取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。　２．５全面出击，形式多样，疏通收集渠道　要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立　并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。主要有：通过正常移交接　收；重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室　产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情　况；重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的　摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市　建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要　多方努力，登门收集和征集；广泛的社会征集。对散存在民间的声像档　案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐　献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。　搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社　会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经　验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关　注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良　好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立　档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案　以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

学术论坛　ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬ００Ｙ　．一２０１　２　ＮＯ．０５墨圆　新时期高校声像档案管理与利用Ｉ的探究及实践　于鲲　（辽东学院档案室　辽宁丹东　１　１　８００３）　摘要：声像档案具备直观性、形象性等鲜明特点，是高校档案中的一个重要组成部分。在新的历史时期里，高校声像档案形成方式与内　容比以往更多，更复杂。作者根据目前高校声像档案管理工作现状，分析存在的问题，结合实际情况，提出了健全规章制度，强化归档意　识，改善保管条件，合理开发利用等建议，以期提高高校声像档案的管理水平，发挥声像档案的宣传功能与教育功能。　关键词：高校　声像挡案　管理　利用　中图分类号：Ｇ２７１　文献标识码：Ａ　文章编号：１　６７２—３７９１（２０１　２）０２（ｂ）一０２１３—０２　声像档案是指国家机构、社会组织以　及个人在从事各种活动中形成的对国家和　社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、　录音带、录像带等不同材料为载体，以影　像、声音为主，并辅以文字说明的历史记　录，亦称音像档案、视听档案。　高校声像档案生动地记录着高校的改　革与发展历程。它通过静止和动态的画面，　真实、生动、直接地再现活动的场面、实物　和声音。它特定的凭证和依据作用，起到了　文字记录材料所达不到的作用和效果，对　历史研究具有重要的参考利用和历史珍藏　价值。在新的历史时期里，如何加强高校声　像档案的制度建设与管理，开发档案信息　资源，更加卓有成效地推动档案工作沿着　正常、健康的方向发展，是新时期档案管理　研究的一个重要课题。　１高校声像档案管理工作现状　１．１归档率低　一个原因是声像档案形成的部门多而　散。各主办部门举办活动，大多会自己摄录　一些声像资料，造成产生声像档案的部门　比较多，给声像档案的收集工作增加了难　度。另一原因是声像档案不符合归档要求。　声像档案有较强的时效性和特殊的归档要　求，声像档案如果在立卷时未注明拍摄时　间、地点、人物、内容、背景，因为不能准确　及时地提供档案信息而影响利用者的需　求。再者，声像档案的管理制度不完善、归　档意识不强。学校各基层部门对声像档案　管理工作缺乏必要的制约机制，使声像档　案管理不规范，保管在个人手中的资料，一　旦人员变动或机构调整，声像档案常常失　控或流失，存在“散、缺、损、丢”的现象。　１．２保管条件差　声像档案的保管条件比纸质档案要求　更严格。声像档案大都以感光材料、化学磁　性材料为载体制成，很容易受光、热、潮等　外部因素的影响而失去保存价值和利用价　值。比如：照片档案的装具必须用照片档案　册及底片册，录像带和光盘需配置防磁柜，　恒温、恒湿存放设备。声像档案往往被存放　在文书柜内与其它档案混存，使许多声像　档案在保存和利用过程中出现照片变黄、　褪色、底片粘连变质，造成图像模糊不清、　效果差，失去了永久保存的价值。　１．３开发利用少　技术落后影响声像档案开发利用。随　着现代技术深入发展，声像档案数字化已　是大势所趋。然而，目前一些高校档案馆由　于扫描仪、刻录机、数码照相机、数码录像　机、液晶投影仪、打印机、图像和声音编辑　软件没有配置或没有完全配齐，阻碍了声　像档案数字化进程，由于利用不便使得一　些声像档案被束之高阁，造成资源浪费。从　而形成较为严重的“重藏轻用”的管理现　象。另外，许多部门的兼职档案员对声像档　案收集意识不强，缺乏声像档案管理的业　务知识。照片、录音带、录像带、光盘的文字　说明往往填写不规范。随着计算机技术、网　络技术、存储技术和压缩技术的发展，声像　档案的数字化处理也成为限制声像档案利　用的一个瓶颈。　２解决方法的探究与实践　２．１建全制度。有章可循　首先要加强制度建设。为此我校档案　馆根据国家教委颁布的《高校档案实体分　类法》制定了《辽东学院声像档案管理办　法》，使声像档案的收集与管理制度化。在　收集声像档案时我们的做法是：定期收集，　每年在文书档案归档时要求基层各部门按　要求移交声像档案。对学校大型活动、科研　项目、报告会、学术会等重要活动，档案室　与有关部门或个人联系，或由主办单位通　知档案室派专人参与摄影、录像，并负责其　他各类档案的收集归档工作，确保重大活　动产生的声像档案能够得到及时、完整地　归档。另外，随时掌握学校发生的活动信息　跟踪收集，对一些有珍贵保存价值的则复　制存档。如在筹备校庆活动中，档案室配合　学校举办了征集历史实物、图片和老照片　的活动，征集个人留存的我校不同历史时　期的有一定价值的实物、图片和照片，展览　后把有关声像档案全部立卷存档。　２．２科学分类。改善保管　在声像档案整理方面我们根据我校历　史发展和学校的实际情况，参照《高校档案　实体分类法》采取科学分类和立卷。按内容　划分为六大类考察类：学校党委、行政工作　产生的党政活动类；学校进行教学评估、科　研开发、成果推广、交流中产生教学类及科　研类；涉外活动、外籍专家讲学、留学生与　国外院校合作等活动中产生的外事活动　类；以及学校的新老建筑、绿化、仪器设备　等校园建设类，学生开学、毕业、先进人物　评选、文体活动等活动中产生的综合类声　像档案。为了改善声像档案保管条件，我校　专门成立声像档案室。声像档案有专库专　柜存放，并保持适宜的温度（１４℃～２４℃）和　相对湿度（４Ｏ％～６０％）；存放磁带、磁盘档案　避开３Ｏ奥斯特以上的磁场，并做到防尘、防　光、防火、防蛀。另一方面声像档案独立成　卷保存，尽量延长声像档案寿命。　２．３声像档案数字化　网络化　信息时代，声像档案呈现的数字化发　展趋势，给传统的档案管理理念带来很大　的冲击。声像档案管理工作对声像制作和　管理技术、软件开发与应用提出了更高的　要求。笔者认为，声像档案管理工作者最好　是声像制作人，可由一名档案工作人员负　责全校声像拍摄、收集和管理工作，保证声　像及时拍摄，及时立卷、及时归档，提高声　像档案归档率和管理质量。声像档案要定　期检查，及时修整、复制。　声像档案数字化就是把声音、文字、图　形、动画、影像、视频等多种综合信息通过　计算机进行数字化加工、处理、编辑的综合　档案信息。对声像档案进行深层次加工和　快速传递，是开发利用声像档案的必由之　路。目前，要做的一些基础性工作主要有以　下几方面：一是对重要会议、报告、学术讲　座等录音资料进行计算机音频采集、数码　格式转换、处理、制作。二是对录像资料进　行计算机视频捕捉、采集及数码格式转换、　制作、编辑，刻录成光盘。我们按照　高校档　案实体分类法》的要求，编制、规范了声像　档案的档号和目录。三是对照片档案进行　扫描、修整、修补、复原处理，制作成光盘。　录像、录音等档案材料原件归档，照片、底　（下转２１　５页）　科技资讯ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹ　ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ　２　１

浅谈新形势下高校档案管理工作

摘要：高校档案工作是管理高校档案和提供档案信息为学校发展服务的基础性工作之一，也是衡量学校教育质量及管理水平的一个重要标志。本文拟从目前高校档案管理的现状和改进措施两个方面谈谈对高校档案管理工作的认识。

关键词：高校；档案管理；现状；措施

2008年8月20日，教育部和国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》，其中指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。同时，《办法》中还对高校档案管理工作的机构设置、人员配备、管理内容和利用公布等方面进行了阐述，明确了高校档案在高校发展中的基础性作用。

党和国家历来重视档案工作，始终把档案工作看作是党和政府的一项重要工作。胡锦涛同志曾经指出：”档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。” 在21世纪的竞争与挑战中，高等教育必将面临着巨大的发展前景，伴随着高等教育的发展，对档案建设和管理工作提出了更高的要求，如何在新形势下加强和改进高校档案管理工作，是广大档案管理者共同关心的话题。

一、当前高校档案管理工作的现状 （一）当前高校档案管理主体的现状即档案管理人员的现状

1、档案工作人员的素质参差不齐，管理人员的队伍不稳

目前高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期档案管理工作的需要，档案人员数量不足，档案专业技术人员偏少，在高校从事档案工作的人员中，档案专业的很少，毕业于学校档案专业的人员更是寥寥无几。部门档案管理人员多为兼职人员，且更换频繁，造成了档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐。同时，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力，普遍存在知识面太窄、知识老化等现象。