下载文档原格式
物业档案管理制度【物业管理经验分享】引言概述：物业档案管理制度是物业管理中非常重要的一环，它涉及到物业管理工作的规范性、有效性和持续性。
一个完善的物业档案管理制度能够提高物业管理工作的效率，确保物业管理工作的顺利进行。
在这篇文章中，我们将分享一些物业档案管理制度的经验，希望能够对物业管理工作有所帮助。
一、建立完善的档案管理流程1.1 确定档案管理责任人员：在物业公司内部明确档案管理的责任人员，确保每个人都清楚自己的职责和任务。
1.2 制定档案管理流程：建立档案管理流程图，明确档案的收集、整理、存储、检索和销毁等各个环节，确保档案管理工作有条不紊地进行。
1.3 定期审核和更新档案管理流程：定期对档案管理流程进行审核和更新，确保档案管理流程与实际工作的需求保持一致。
二、规范档案管理操作2.1 制定档案管理规范：制定档案管理规范，包括档案命名规范、文件夹分类规范、档案存储规范等，确保档案管理操作规范化。
2.2 建立档案管理手册：编写档案管理手册，详细说明各项档案管理操作的步骤和要求，为档案管理人员提供操作指南。
2.3 定期培训档案管理人员：定期对档案管理人员进行培训，提高他们的档案管理意识和操作技能，确保档案管理工作的质量和效率。
三、采用电子化档案管理系统3.1 选择适合的电子化档案管理系统：根据物业公司的实际情况和需求，选择适合的电子化档案管理系统，提高档案管理工作的效率和便捷性。
3.2 建立电子档案管理平台：建立电子档案管理平台，实现档案的数字化存储、检索和共享，方便档案管理人员随时随地查阅档案信息。
3.3 定期备份和维护电子档案数据：定期对电子档案数据进行备份和维护，确保档案数据的安全性和完整性。
四、加强档案管理安全保密工作4.1 设立档案管理安全制度：建立档案管理安全制度，包括档案访问权限管理、档案信息保密措施等，确保档案信息的安全性和保密性。
4.2 加强档案管理安全培训：加强档案管理人员的安全意识培训，教育他们如何正确处理档案信息，防止档案信息泄露。
物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行规范、有序的管理工作，以确保物业档案的完整性、准确性和安全性。
物业档案管理包括档案的建立、归档、整理、检索、借阅、销毁等环节，旨在提高物业管理效率和服务质量。
一、档案建立1.1 档案分类：根据物业管理的不同内容和特点，将物业档案分为基础档案、合同档案、维修档案、投诉档案等不同类别。
1.2 档案编号：为每一个档案设立惟一的编号，便于后续的档案管理和检索工作。
1.3 档案登记：对每一个档案进行详细的登记，包括档案名称、档案编号、建档日期、归属部门、责任人等信息。
二、档案归档2.1 档案整理：对已建立的档案进行整理，确保档案的有序性和完整性。
2.2 档案装订：采用合适的装订方式，将档案整理成册，方便存储和检索。
2.3 档案标识：在每一个档案册上标注档案名称、档案编号、归属部门等信息，确保档案的清晰可辨认。
三、档案存储3.1 存储环境：选择适宜的存储环境，确保档案不受湿度、温度等因素的影响，防止档案受损。
3.2 存储设备：选用合适的档案柜、档案架等设备，确保档案的安全存放和便捷管理。
3.3 存储位置：合理安排档案的存放位置，按照档案的重要性和使用频率进行分类存放，方便档案的检索和借阅。
四、档案检索4.1 检索索引：建立档案检索索引，包括按档案名称、档案编号、归属部门等进行分类，方便快速准确地找到所需档案。
4.2 检索工具：提供便捷的检索工具，如电子档案管理系统、档案目录等，提高档案检索的效率和准确性。
4.3 检索流程：规定档案的检索流程，明确检索的权限和操作步骤，确保档案的安全性和保密性。
五、档案借阅5.1 借阅申请：借阅人需填写借阅申请表，包括借阅目的、借阅期限等信息，并经相关责任人审批。
5.2 借阅登记：在借阅档案时，需填写借阅登记表，包括借阅人、借阅日期、归还日期等信息，以便跟踪借阅情况。
5.3 借阅管理：对借阅的档案进行管理，确保借阅档案的安全性和时效性，逾期未归还的档案需进行催还。
物业管理档案管理培训引言概述：物业管理档案管理是现代物业管理工作中至关重要的一环。
良好的档案管理可以提高物业管理的效率和质量，保障物业管理工作的顺利进行。
为了提升物业管理人员的档案管理能力，培训成为必要的手段。
本文将从五个方面详细阐述物业管理档案管理培训的重要性和内容。
一、培训内容1.1 档案管理基础知识- 学习档案管理的基本概念和原理，了解档案管理的重要性和作用。
- 掌握档案管理的法律法规和相关政策，了解档案管理的法律责任和义务。
1.2 档案管理流程- 学习档案管理的流程和方法，包括档案的采集、整理、分类、存储和利用等环节。
- 掌握档案管理的标准和规范，了解档案管理的操作流程和要求。
1.3 档案管理技巧- 学习档案管理的技巧和方法，包括档案的编目、检索、借阅和归档等技巧。
- 掌握档案管理软件的使用，提高档案管理的效率和准确性。
二、培训目标2.1 提高档案管理意识- 培养物业管理人员对档案管理的重视和责任感，增强档案管理的意识。
- 培养物业管理人员的档案管理习惯，养成良好的档案管理作风。
2.2 提升档案管理能力- 培养物业管理人员的档案管理技能，提高档案管理的水平和能力。
- 增强物业管理人员的档案管理经验，提升档案管理的专业性和效果。
2.3 加强档案管理团队建设- 培养物业管理人员的团队合作意识，加强档案管理团队的凝结力和协作能力。
- 培养物业管理人员的领导能力，提升档案管理团队的管理水平和战斗力。
三、培训形式3.1 理论培训- 通过讲座、课堂教学等形式，传授档案管理的理论知识和操作技巧。
- 组织学员进行案例分析和讨论，加深对档案管理的理解和应用。
3.2 实践培训- 安排实地考察和实际操作，让学员亲身参预档案管理的实践活动。
- 指导学员进行档案管理的实际工作，提升档案管理的实际操作能力。
3.3 互动培训- 组织学员进行小组讨论和角色扮演，促进学员之间的交流和合作。
- 安排专家指导和学员互动，提供个性化的培训服务和指导。
物业档案管理流程图1. 概述物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行采集、整理、归档、检索和保管的工作。
本文将详细介绍物业档案管理的流程图，包括档案采集、整理、归档、检索和保管等环节。
2. 档案采集流程2.1 确定采集范围和内容：根据物业管理的需要，确定需要采集的档案范围和内容，例如合同档案、工程档案、设备档案等。
2.2 发出采集通知：向相关部门发出通知，要求按照规定的格式和时间将档案交至档案室。
2.3 档案接收和登记：档案室工作人员接收到档案后，进行登记，包括档案名称、编号、来源、交接人等信息。
2.4 档案分类和整理：按照事先确定的分类标准，对采集到的档案进行分类和整理，方便后续的归档和检索工作。
3. 档案归档流程3.1 确定归档位置：根据档案的性质和重要程度，确定档案的归档位置，例如按照年份、部门、项目等进行分类。
3.2 编制归档目录：为了方便检索，对归档的档案进行编制目录，包括档案名称、编号、归档位置等信息。
3.3 归档存储：将已整理好的档案按照归档目录进行存储，采用防尘、防潮、防火等措施，确保档案的安全性和完整性。
3.4 归档备案：对已归档的档案进行备案登记，包括档案名称、编号、归档位置、归档日期等信息。
4. 档案检索流程4.1 提出检索申请：用户根据需求，向档案室提出档案检索申请，包括档案名称、编号、检索目的等信息。
4.2 检索查询：档案室工作人员根据用户提供的检索信息，在档案目录中进行查询，并找出符合要求的档案。
4.3 档案提取：根据用户的要求，档案室工作人员将找到的档案提取出来，并进行交接给用户。
4.4 档案归还：用户使用完毕后，将档案归还给档案室，并进行归还登记。
5. 档案保管流程5.1 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性，防止浮现遗失或者损坏的情况。
5.2 档案整理：对需要整理的档案进行整理，包括补充、更新、修整等工作。
5.3 档案借阅管理：对外借档案进行管理，包括借阅申请、借阅登记、借阅期限等。
物业管理服务档案管理方案标题：物业管理服务档案管理方案引言概述：物业管理服务档案管理是物业管理公司日常运营中非常重要的一环，有效的档案管理方案可以提高工作效率、降低风险，并为业主提供更好的服务。
本文将介绍一个完善的物业管理服务档案管理方案，以帮助物业管理公司更好地管理和维护档案。
一、建立档案管理制度1.1 确立档案管理责任人：明确档案管理的责任人员，包括档案管理员和相关部门负责人。
1.2 制定档案管理规范：制定档案管理的标准操作流程，包括档案的分类、归档、借阅和销毁等规范。
1.3 定期培训和考核：定期对档案管理责任人员进行培训，确保他们了解并遵守档案管理规范，并进行考核评估。
二、建立档案管理系统2.1 选择合适的档案管理软件：选择适合物业管理公司的档案管理软件，实现档案的电子化管理和查询。
2.2 建立档案管理数据库：建立档案管理数据库，包括档案目录、档案存储位置和档案借阅记录等信息。
2.3 定期备份和维护：定期对档案管理系统进行备份和维护，确保档案数据的安全和完整性。
三、档案管理流程优化3.1 简化档案借阅流程：优化档案借阅流程，提高借阅效率，减少借阅误差。
3.2 提升档案查询速度：通过档案管理系统的查询功能，提升档案查询速度，减少工作时间浪费。
3.3 加强档案保密管理：建立档案保密管理制度，对涉密档案进行严格管控，确保信息安全。
四、档案管理质量监控4.1 定期档案质量检查：定期对档案管理工作进行质量检查，发现问题及时整改。
4.2 建立档案管理绩效评估制度：建立档案管理绩效评估指标，对档案管理工作进行评估和考核。
4.3 档案管理风险评估：定期进行档案管理风险评估，发现潜在风险并采取措施加以防范。
五、持续改进和创新5.1 推动档案管理数字化：积极推动档案管理的数字化转型，提高管理效率和服务质量。
5.2 引入新技术和工具：不断引入新技术和工具，如人工智能、大数据分析等，提升档案管理的智能化水平。
5.3 建立档案管理创新机制：建立档案管理创新机制，鼓励员工提出改进建议，推动档案管理工作的持续改进和创新。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述:住宅小区物业档案管理是物业管理工作中非常重要的一环。
合理的物业档案管理措施可以提高工作效率，保障住户的权益。
本文将从五个方面详细阐述住宅小区物业档案管理的措施。
一、建立完善的档案分类体系1.1 制定档案分类标准：根据住宅小区的特点和需求，制定相应的档案分类标准，包括物业管理合同、住户档案、维修档案等。
1.2 设计档案编号规则：制定统一的档案编号规则，便于档案的管理和查找。
可以根据不同类别的档案，采用不同的编号方式，如按年份、按楼栋、按房屋编号等。
1.3 建立档案目录：为每一个档案制作详细的目录，记录档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
二、规范档案管理流程2.1 档案接收与归档：建立档案接收登记表，记录档案的来源、数量和接收人员等信息，确保档案的完整性。
归档时，要按照档案分类体系进行整理，标注档案编号和存放位置。
2.2 档案借阅与归还：制定档案借阅申请表，要求住户提供有效证件和借阅原因，并记录借阅时间和归还时间。
借阅期限普通不超过7天，逾期需要向住户收取一定的滞纳金。
2.3 档案销毁与备份：对于已经过期或者无效的档案，按照规定的销毁期限进行销毁。
同时，要定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可靠性。
三、建立信息化档案管理系统3.1 选择合适的档案管理软件：根据住宅小区的实际情况，选择适合的档案管理软件，方便档案的录入、查询和管理。
3.2 建立档案数据库：将纸质档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的共享和远程访问。
3.3 加强系统安全保护：对档案管理系统进行安全设置，设置密码、权限等，防止档案信息的泄露和篡改。
四、定期进行档案整理与更新4.1 定期检查档案完整性：每年定期对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。
对于有遗漏或者错误的档案，及时进行补充和修正。
4.2 更新档案信息：及时更新档案信息，如物业管理合同的续签、住户信息的变更等，确保档案信息的实时性和准确性。
档案资料管理作业规程1.0目的规范物业服务中心档案的收集、编号、分类、整理、保管及借阅工作，确保能档案规范管理。
2.0范围适用于XXXXXXXXX公司所属物业服务中、各异地分公司在管理服务过程中形成的各种档案资料的管理工作。
3.0职责3.1物业服务中心负责人负责外单位（个人）查阅档案及员工借出档案的审批。
3.2各部门主管必须配合管家兼职资料员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。
3.3管家兼职资料员负责档案管理的具体工作，职责如下：3.3.1必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握管辖区域/档案材料情况。
4.3.2负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。
3.3.3负责督促各主管档案资料的移交工作。
4.3.4负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。
5.3.5监督检查各部门的档案管理情况。
3.3.6必须按要求做好保密工作。
4.3.7必须做好档案设施的维护和保养工作。
4.0内容4.1档案资料的确定和分类。
物业服务中心的档案资料包括：4.1.1物业基本情况资料：包括管辖区域物业的规划、建设、发展现状资料及图纸等；4.1.2发展商售楼资料：包括售楼宣传资料、售楼合同范本、房屋使用说明书、房屋质量保证书、房屋验收合格证及所提供的资料；4.1.3业户基本情况资料：包括业户入伙资料、装修资料、室内维修资料等；4.1.4物业服务中心基本情况资料：包括本物业服务中心的批文、营业执照、代码证、财产登记台帐、管理制度、承包合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；4.1.5质量记录：本物业服务中心各部门的日常管理服务质量记录资料；4.1.6外来资料：包括省、市、区、总公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等；4.1.7图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；5. 1.8ISO质量文档；4.1.9创优资料；4.1.10其它。
4.2档案编号4.2.1为方便查阅档案资料，根据档案资料类别，将档案进行编号管理。
物业管理服务档案管理方案引言概述：物业管理服务档案管理方案是指为了提高物业管理服务质量和效率，对物业管理服务相关档案进行规范化管理的一套方案。
本文将从五个大点来阐述物业管理服务档案管理方案的具体内容和实施步骤。
正文内容：1. 档案分类和整理1.1 按照物业管理服务的不同类型和内容进行档案分类，如人事档案、合同档案、维修档案等。
1.2 对每类档案进行整理，建立档案目录和索引，确保档案的查找和管理更加方便和快捷。
1.3 采用数字化方式对档案进行存储和备份，提高档案的安全性和可访问性。
2. 档案存储和保管2.1 设立专门的档案存储室，对档案进行统一存放和保管。
2.2 制定档案保管制度，明确档案的借阅和归还流程，确保档案的安全性和完整性。
2.3 定期对档案进行清点和整理，及时淘汰和归档不需要保留的档案，保持档案的精简和规范。
3. 档案检索和利用3.1 建立档案检索系统，采用关键词和分类检索的方式，提高档案的查找效率。
3.2 对档案进行电子化处理，实现在线查阅和下载，方便用户获取所需信息。
3.3 制定档案利用规定，明确档案的使用范围和权限，防止档案被滥用或者泄露。
4. 档案更新和维护4.1 建立档案更新机制，及时归档和存储新的物业管理服务档案。
4.2 对档案进行定期检查和维护，确保档案的完整性和准确性。
4.3 建立档案修订和更新的流程，确保档案的信息与实际情况保持一致。
5. 档案销毁和备份5.1 制定档案销毁规定，明确档案销毁的条件和程序，保护档案中的敏感信息。
5.2 对重要档案进行定期备份，防止档案丢失或者损坏。
5.3 建立档案备份存储系统，确保备份档案的安全性和可用性。
总结：综上所述，物业管理服务档案管理方案包括档案分类和整理、档案存储和保管、档案检索和利用、档案更新和维护以及档案销毁和备份五个方面。
通过规范的档案管理，可以提高物业管理服务的效率和质量，为物业管理工作提供有力的支持。
同时，数字化和电子化的档案管理方式也能够提高档案的安全性和可访问性，为用户提供更加便捷的服务。
物业工程档案整理方案一、前言随着城市的发展和建设，物业管理工作变得越来越重要。
而物业管理工作的有效性和高效性很大程度上取决于物业工程档案的管理和整理。
在日常工作中，物业工程档案的整理工作显得尤为重要，它不仅影响到管理效率，还直接影响到物业的服务质量和安全生产。
本文旨在探讨物业工程档案整理方案，并提出一套详细的物业工程档案整理方案，以供物业管理单位参考。
二、物业工程档案整理的重要性物业工程档案是物业管理单位的重要基础资料和业务数据，它包含了物业工程建设、维护、维修、改造等相关信息，是物业管理单位的重要资产。
物业工程档案整理的重要性主要体现在以下几个方面：1. 重要的管理依据。
物业工程档案是物业管理单位日常工作中的重要管理依据，它记录了物业工程建设、管理和维护过程中的各项数据，包括工程设计、施工记录、检验报告、维修记录等，这些数据对于物业管理单位的决策和运营管理至关重要。
2. 保障工程质量和安全。
物业工程档案整理不仅能够帮助物业管理单位对工程质量进行监管和评估，还能够及时发现和排除潜在的安全隐患，确保物业设施和设备的正常运行。
3. 便于后续管理和维护。
物业工程档案整理能够为后续的管理和维护工作提供重要的支撑，包括设备保养、维修、更换和更新等工作，有利于提高物业设施的使用寿命和服务水平。
4. 规范工作流程。
物业工程档案整理有助于规范工作流程，提高工作效率，保证工作质量，减少因档案混乱和遗漏导致的管理失误和经济损失。
五、物业工程档案内容物业工程档案的内容主要包括以下几个方面：1. 建设工程设计文件。
包括设计文件、施工图纸、工程量清单等。
2. 施工过程记录。
包括施工日志、验收记录、质量检测报告等。
3. 设备设施信息。
包括设备台账、设备保养记录、设备维修记录等。
4. 安全生产记录。
包括安全隐患排查记录、应急预案、事故报告等。
5. 物业工程维护记录。
包括设施维护记录、保养计划和执行情况、维修记录等。
六、物业工程档案整理方案针对物业工程档案整理的重要性和内容特点，制定一套科学、合理、可行的物业工程档案整理方案至关重要。
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：
物业管理公司作为一个专业的管理机构，其档案管理制度的建立和完善对于公司的运营和管理至关重要。
一个科学合理的档案管理制度能够保障公司档案的完整性、安全性和便捷性，提高公司的管理效率和服务质量。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类和归档、档案保管和备份、档案销毁等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性
1.1 提高工作效率
1.2 保障信息安全
1.3 便于查阅和利用
二、档案管理制度的建立
2.1 设立档案管理部门
2.2 制定档案管理规范
2.3 建立档案管理流程
三、档案分类和归档
3.1 根据内容分类
3.2 制定归档标准
3.3 定期整理和更新
四、档案保管和备份
4.1 确保档案安全
4.2 制定保管措施
4.3 进行定期备份
五、档案销毁
5.1 制定销毁标准
5.2 定期清理和销毁
5.3 确保销毁合规
结语：
物业管理公司档案管理制度的建立和完善是公司管理工作的重要组成部分，只有建立科学合理的档案管理制度，才能保障公司档案的完整性和安全性，提高公司的管理效率和服务质量。
希望各物业管理公司能够重视档案管理工作，不断完善档案管理制度，提升公司的管理水平和竞争力。
第三节物业档案的整理一、物业档案全宗的划分物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理，并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。
根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。
物业公司自成立之日起，就是一个新的立档单位，在其基本职能没有发生重大改变，只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下，其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。
如，物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理，部分档案因此也移交出去，但这种情况并不影响原物业公司全宗。
管理处(小区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一个全宗，而属物业公司全宗的一部分。
在该管理处(小区)转出时，将有关本公司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司，成为下一间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。
但是，遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一个全宗，合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。
如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并，这样就存在三个不同的全宗，即1990～1999甲公司全宗、1992～1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。
二、全宗内物业档案的分类(一)分类的含义和要求1.分类的含义全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同，把物业管理公司的全部档案分成若干类别，并组成体系，以利整理、保管和利用的过程。
为便于全宗内档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的依据。
所谓分类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。
类目，是档案分类表的构成单元，是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。
分类方案编制后不是一成不变的，在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。
2.编制分类方案的基本要求(1)分类应该体现客观性，即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发，按照文件在物业公司或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类，最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。
(2)分类应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系。
分类方案中同级的各类地位相等，内容上相互排斥、不能相互包容。
(3)分类应该具有实用性，即便于保管、检索和利用。
要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。
(4)分类应该具有发展性，即在档案类目的具体设置上，不仅要考虑到现有的档案情况，还要进行科学预测，充分估计到可能出现的新类目，使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。
事物是不断发展的，物业公司的业务范围也会不断的扩大，公司职能也会不断的加强，随之产生的档案也将不断的丰富。
在编制分类大纲时，应充分认识这一点，给类目留有一定的发展空间。
(二)分类的作用物业公司管理着一定规模的物业，业务范围广，设置的机构众多，各部门产生的档案纷繁复杂，如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别，就无法立卷、保管和利用。
再者，在新的形势下，档案机制必须深入到日常的业务工作中去，对全宗内的档案进行分类，可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。
因此，全宗内物业档案的分类就显得非常重要。
(三)编制分类方案的指导文件物业公司属于非生产型的企业。
在编制物业公司的分类方案时，可参照国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类方法执行。
《工业企业档案分类试行规则》适合一个全宗内全部档案的分类整理，编制目的是解决企业档案实体的分类整理和排架管理，属于档案实体分类。
其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业的职能活动，遵循企业活动的特点和档案的形成规律。
(四)编制分类方案的步骤1.在编制物业公司分类方案之前，必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案(文件材料)进行全面的了解和掌握综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等各种职能部门；公司下一级是各物业管理处(小区、大厦)和公司开办的企业。
办公室产生公司行政管理档案、人事档案；财务部产生财务档案；经营部产生经营管理档案；租赁部租赁管理档案；物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案；工程部产生基建档案、修缮档案。
对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率都应在编制分类方案之前了解清楚。
2.根据1991年国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》的分类原则，以物业公司的全部档案为对象，以公司的主要管理职能为标准划分一级类目《工业企业档案分类试行规则》设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。
根据目前物业公司的职能范围，物业公司的分类方案可设房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。
这些一级类目能包括物业公司的全部档案，即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。
《工业企业档案分类试行规则》中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。
但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求，视档案管理实际操作的方便程度，增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。
这种情况下，物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。
凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。
3.根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定，业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目，反之则不需要再设置下一级类目，以免分类方案复杂化。
(1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式，再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。
房产类可按问题细分为报表、账目、清册；住户类可按是否为业主细分业主和租户，也可不再细分；租赁可细分为商业租赁和住宅租赁，或不细分；修缮类可细分也可不细分。
(2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其他。
(3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。
(4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。
(5)会计档案可按会计文件形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。
(6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。
这三大类下二级类目的设置可参照《企业档案分类与组卷实用参考》中的附表《工业企业档案分类表》进行。
(7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等，不同载体可再按专题(内容)细分。
(8)荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。
4.对物业档案分类类目进行标识，即编制物业档案的分类号分类号，是指类目的简明编码，标记各级类目的符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置，以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。
标识物业档案分类号，是指依据物业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。
如“9”表示“会计档案”；“9.1”表示“会计档案”的下位类“财务报告”。
同一全宗内不能有相同的分类号。
详见物业公司档案分类表(表3-5-1)。
三、物业档案的立卷和编号(一)立卷的含义立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，即档案基本的保管单位。
立卷是档案整理工作的基础内容之一，它的作用在于揭示档案文件之间的联系，使文件更加系统化，条理化，便于保管和利用。
案卷由两部分组成：一是经过整理的文件材料本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。
卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录，通常排列在文件材料之前。
卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格，通常排列在文件材料之后。
案卷有装订和不装订两种形式。
物业档案的案卷有文字材料型(如党群工作类档案)、图样材料型(如基建档案)、图文混合型(如修缮档案)、声像材料型(如照片档案)等四种类型。
(二)各类档案的立卷方法物业档案全宗由11大类档案组成，各类档案的内容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各类档案的立卷都要遵循物业档案文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并要便于保管和利用。
1.物业管理专门档案(1)租赁档案租赁档案采用按房屋租赁单元立卷，即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位。
如租赁合约签署的租赁地址为2503房，我们便将有关2503房的租赁文件材料组成一个案卷；如租赁合约签署的租赁地址为2503～2509房，我们便将有关2503～2509房的租赁文件材料组成一个案卷。
原租赁关系解除后，房屋再次出租，所签署的租赁合约及其相关文件材料应另外组成新的案卷。
同一房屋单元的不同时期组成的租赁档案在实体排架上并不集中在一起。
租赁档案案卷内文件材料的排列按结论性材料在前、依据性材料在后；中文译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。
如：组卷时应将租赁合同排在最前面。
(2)住户(租户)档案以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内一个房屋单元的住户资料，包括有关入住手续、家庭概况等文件材料组成一个案卷。
这里的“一段时期内”指的是该房屋单元的住户资料积累到了一定厚度的时间段，对于不同的房屋单元其时间段长短不同。
同一房屋单元的不同时期组成的住户档案在实体排架上并不集中在一起。
住户(租户)档案卷内文件材料按时间顺序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。
(3)修缮档案以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内同一单元的修缮材料组成一卷；如属公共设施或重大项目维修产生的档案归入基建档案类。
同一房屋单元的不同时期组成的修缮档案在实体排架上并不集中在一起。
修缮档案案卷内文件材料的排列同样按结论性材料在前、依据性材料在后；译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。
