Excel的数据管理与分析
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Excel的数据管理和分析
一、数据列表
1.定义：
每一列有一个列标题，相当于数据库的“字段名”。列相当于字段，行相当于记录。
2.数据列表与一般工作表的区别：
（1） 数据列表必须有列名，且每一列必须是同类型的数据。
（2） 避免在一张工作表中建立多个数据表。
（3） 在工作表的数据列表与其他数据之间至少留出一个空行和空列。
（4） 避免在数据列表的各记录或各个字段之间入置空行和空列，因此可以说数据列表是一种特殊的工作表。
3.数据列表的编辑：
[数据]菜单→[记录单]来查看、更改、添加及删除工作表数据列表的记录。
二、数据排序
1、简单数据排序：（按一列排序）单击要排序的字段列任意单元格，再按常用工具栏的升降序按钮
2、复杂数据排序：（按多列排序，不允许超过三列）
（1） 选择数据列表中的任一单元格。
（2） 选择[数据]菜单→[排序]，出现[排序]对话框
（3） 单击主要关键字的下拉箭头→“专业”，选中[升序]按钮
（4） 单击次要关键字的下拉箭头→“平均分”，选中[降序]按钮
（5） 为避免字段也成为排序对象，可选中[有标题行]，按[确定]按钮。
三、数据筛选
1、简单自动筛选
如果只想看到所有女生的记录，操作步骤如下：
（1） 单击数据列表的任一单元格；
（2） 选择[数据]菜单→[筛选]→[自动筛选]；
（3） 在每个标题左边出现一个向下的筛选箭头，单击“性别”列的筛选箭头，选择下拉列表中“女”；
2、自定义自动筛选
平均分在60—80分之间的学生记录，操作步骤如下：
（1）单击数据列表的任一单元格；
（2）选择[数据]菜单→[筛选]→[自动筛选]；
（3）单击“平均分”列的筛选箭头，在下拉列表中选择“（自定义…）”，自己设置；
如果要显示最大或最小的几项，可以使用自动筛选器的“前10个”来实现。
如果想取消自动筛选功能，操作步骤如下：
选择[数据]菜单→[筛选]→[自动筛选]，则所有列标题旁的筛选箭头消失，所有数据恢复显示。
选择[数据]菜单→[筛选]→[全部显示]，则所有列标题旁的，则数据恢复显示，但筛选箭头并不消失。
3、 高级筛选（条件区域和数据区域至少用一个空行分开）
数据列表的字段很多，又要筛选出符合多个条件的记录，用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。在条件区域的首行包含要筛选的字段名，字段名的下面紧接的行用于输入筛选条件。
筛选笔试80分以上并且机试60分以上的学生
（1） 建立条件区域，在条件区域中设置筛选条件；
（2） 单击数据列表中任一单元格，再选择[数据]菜单→[筛选]→[高级筛选]；
（3） 在[高级筛选]中，用鼠标在[条件区域]右边的文本框中单击，然后再用鼠标选择条件区域，单击[确定]按钮。
在高级筛选中，还可以把筛选的结果一次性复制到表的其他位置，即在工作表中既显示原始数据，又显示筛选后的结果。只需在[高级筛选]对话框中选中[将筛选结果复制到其他位置]单选按钮→“复制到”文本框右侧的按钮→在数据区域和条件区域所在行外单击任一单元格。
四、分类汇总
适用于：对一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。
特点：首先要进行分类，将同类别数据放在一起，然后再进行数量求和的汇总计算。
1、简单的分类汇总（分类汇总前必须对分类的字段进行排序）
以各专业的计算机平均成绩的例子说明分类汇总
（1） 以“专业”字段排序
（2） 单击数据区域中的任一单元格——[数据]菜单——[分类汇总]
（3） 在[分类汇总]对话框中设置：[分类字段]选择专业，[汇总方式]选择“平均值”，选择[汇总结果显示在数据下方]。
2、创建多级多类汇总
既希望求各专业学生的计算机平均成绩，又希望了解各专业中男、女生的语文平均成绩情况
（1） 以“专业”为主关键字、“性别”为次关键字排序
（2） 单击数据区域中的任一单元格——[数据]菜单——[分类汇总]
（3） 在[分类汇总]对话框中设置：[分类字段]选择专业，[汇总方式]选择“平均值”，选择[汇总结果显示在数据下方]
（4） 再次单击数据区域中的任一单元格——[数据]菜单——[分类汇总]
（5） 在[分类汇总]对话框中设置，[分类字段]选择“性别”，[汇总方式]选择“平均值”，[选定汇总项]选择“语文”，取消[替换当前分类汇总]复选框
3、分级显示数据
4、清除分类汇总：[数据]菜单→[分类汇总]→[全部删除]
五、数据透视表
适用于：对多个字段进行分类并汇总。
1、建立数据透视表：
（1） 单击数据列表中任一单元格→[数据]菜单→[数据透视表和数据透视图]；
（2） 指定数据源和创建的报表类型；
（3） 选定数据区域；
（4） 决定数据透视表的放置位置和数据透视表的布局；
2、编辑数据透视表：
（1） 更改数据透视表的布局 ：单击任一单元格→[数据]→[数据透视表和数据透视图]→布局；
（2） 改变汇总方式：单击任一单元格→快捷菜单的[字段设置] →汇总方式→平均值；
（3） 格式化数据透视表的数据：右击任一单元格→[字段设置] →[数字]
→设置后，[确定]即可。
（4） 数据视表的删除：1)删除包含数据透视表的整个工作表；2)按DEL键清除整个数据透视表。
（5） 更新数据透视表： 1)单击数据透视表中任一单元格→[数据]菜单 →[刷新数据]。
2)右击数据透视表中任一单元格→[刷新数据]。
3)单击[数据透视表]工具栏的更新数据按钮。
（6） 对数据透视表排序：右击数据透视表行标题任一单元格——[字段设置]——[高级]按钮——设置
（7） 显示和隐藏明细数据：双击数据透视表行字段；
（8） 使用数据透视表绘制动态图表
