文件管理办法(会签稿)

文件会签管理办法一、背景介绍现代组织机构中，文件的会签是一项重要的管理流程，它可以确保文件的质量和决策的准确性。

本文将介绍文件会签的定义、目的以及实施步骤，以便更好地管理文件会签流程。

二、定义和目的1. 定义文件会签是指将文件提交给相关的责任人或部门审查、评估和签署，以确保文件内容符合要求、无误、无疑，决策准确、合规。

每个相关方在会签环节进行评审，提供意见和建议，从而为文件最终达成共识提供基础。

2. 目的文件会签的目的主要包括：(1) 确保文件的规范性：通过会签流程，可以遵循一定的标准和步骤，确保文件符合组织内部和外部的规定，提高文件的规范性和合法性。

(2) 提高决策质量：会签过程中，不同部门和责任人可以提供各自的意见和建议，从而综合各方观点，提高决策的质量和准确性。

(3) 加强内部沟通与合作：会签流程可以促进各个部门和责任人之间的沟通与合作，协调各方利益，加强团队合作，凝聚共识。

三、实施步骤文件会签的实施步骤可以分为以下几个环节：1. 发起会签(1) 确定会签的文件：根据具体需要，确定需要会签的文件，包括文件的类型、内容和相关标准。

(2) 确定会签对象：确定需要会签的责任人或部门，根据文件的性质和重要性，选择相关的会签对象。

(3) 提交会签申请：将需要会签的文件提交给相关的责任人或部门，附上会签申请表格，并注明会签的截止时间和其他要求。

2. 会签审查(1) 文件评审：会签对象收到会签申请后，对文件进行评审，并提供意见和建议。

评审内容主要包括文件的合规性、准确性和可行性等方面的评价。

(2) 会签意见提交：会签对象根据评审结果，将会签意见书面提交给发起方，明确表达对文件的意见和建议，包括修改、补充或修改的建议。

3. 会签协商(1) 汇总会签意见：发起方收到各个会签对象的意见后，进行意见的汇总，以便与各方协商。

对于不同的意见，应该进行分类和整理，并找出共性和差异性，为协商提供依据。

(2) 召开会签协商会议：根据意见汇总情况，发起方可以召集会签对象进行会签协商会议，讨论意见和建议，达成共识，并根据需要进行修改和调整。

公文管理办法为规范公司各类文件的起草、审核、签发流程，加强日常行文管理，做到政令畅通，令行禁止，根据集团《公文处理管理办法》、《规章制度制定管理办法,》制定本办法。

公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

本办法合用于公司各类收文、发文的处理工作。

一、发文是指公司制发的公文，包括发往上级机关单位的公文(上行文)，发往同级机关单位或者与公司无隶属关系的其他单位的公文(平行文)，下发给公司下属有关单位的公文(下行文)。

二、收文是指公司收到的外部单位的公文，包括上级机关单位发给公司的公文(下行文)，同级机关单位或者与公司无隶属关系的单位发给公司的公文(平行文)。

三、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

四、办公室是公司公文处理工作的主管部门，并负责对各部门的公文处理工作进行业务指导和催促检查。

公文种类主要有：一、决策指挥性公文，包括决定、决议、批复、意见等。

(一)决定。

合用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。

(二)决议。

合用于会议讨论通过的重大决策事项。

(三)批复。

合用于答复下级部门请示事项。

(四)意见。

合用于对重要问题提出见解和处理办法。

二、报请商洽性公文，包括报告、请示、提案、函等。

(一)报告。

合用于向上级部门汇报工作、反映情况，答复上级部门的问询事宜。

(二)请示。

合用于向上级部门请求指示、批准。

(三)提案。

职工代表向职工代表大会提出的意见及建议。

(四)函。

合用于不相隶属单位/部门之间商洽工作、问询和答复问题、请求批准和答复审批事项。

三、发布知照性公文，包括通告、通报、通知、记要等。

(一)通告。

合用于在一定范围内发布应当遵守或者周知的事项。

(二)通报。

合用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(三) 通知。

合用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项、规约、批转、转发公文。

公文处理办法第一章总则第一条为规范公司的公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，按照公文规范化、制度化和科学化的要求，依据《国家行政机关公文处理办法》的要求，结合公司实际，制定本办法。

第二条公文是公司经营活动中形成和使用的文件材料，是传达贯彻方针政策，发布规章制度，请示和答复问题，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条公文处理指围绕公文的收进与发出进行的一系列衔接有序的工作，是对公文从撰写制作、传递到管理，以及归档或销毁的全部活动。

第四条公文处理遵循准确、及时、安全、统一、高效等基本原则。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，杜绝泄密事件发生。

第六条本实施办法适用于公司和各部门的纸质公文和电子公文的处理工作。

第七条公司综合财务部是公文处理的管理机构和发文机关，对公文实行归口管理，以及业务指导、督促检查。

各部室负责拟稿、会签、送审。

第二章公文种类第八条公司党政常用的公文种类主要有：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等11种。

适用范围如下：（一）决议：适用于公司会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定：用于在公司范围内，对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及个人，变更或者撤销有关不适当的决定事项。

（三）通告：适用于在一定范围内公布公司职工应当遵守或周知的事项。

（四）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知：用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位、人员周知或者执行的事项，印发公司规章制度，任免人员。

（六）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示：用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复：用于答复下级部门的请示事项。

（十）函：用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

文件管理办法第一节总则第一条为了加强机施文件处理工作科学化、制度化、规范化，切实提高文件处理效率和文件质量，结合公司实际，特制定本制度。

第二条公司文件由综合部统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。

综合部指定专职人员负责收文和发文管理工作。

收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。

行综合部必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

第二节发文办理第三条总体要求公文发文遵循“谁主办、谁拟稿、谁负责”的基本原则，由拟稿部门严格按照党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）拟制。

拟稿人是第一责任人，对公文的内容和形式全权负责，对公文质量承担主要责任；拟稿部门的负责人对公文质量负直接领导责任，应当严把公文的政治关、政策关；公司综合部核稿人员对公文质量负审核责任，对公文内容和格式进行检查并提出修改意见。

校对人由拟稿部门指定，在公文正式印发前对文字、标点等错漏进行最后校核。

第四条适用范围（一）以机施名义制发的各类正式公文；（二）不编发文字号，但需以公司名义制发的各类书面材料。

第五条发文程序（一）拟稿部门拟制公文经部门负责人、分管领导审改把关后，才能启动发文审签程序。

送签时必须规范使用发文稿纸，详细填写各项内容，主送、抄送单位明确。

（二）审签流程：部门拟稿并填写发文稿纸（详见附表1）→部门负责人审核签字→呈分管领导会签→综合部人员核稿→综合部负责人复核签字→综合部分管领导复核签字→呈总经理签发→综合部制文→拟稿部门校核文稿→行政办公室用印→部门分发并归档留存。

第六条公文起草（一）文稿内容要符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，准确完整体现发文意图；要从实际出发，深入调研，充分论证，实事求是分析问题，广泛征求意见建议，提出切实可行的政策措施和办法。

（二）按照“短、实、新”的文风要求，严格控制公文篇幅。

第一条公文审核（一）拟制公文在交由公司总经理签发前，必须提交综合部核稿。

内部文件会签管理办法内部文件会签管理流程图3－1、总则(1)制订目的:为对本公司内部重要通知、会议决议等公文资料的会签实行程序化、规范化管理，特制定本规定。

(2)适用范围:适用于公司经理层、董事、部门经理对公司内部重要公文的会签和办理。

3－2、责任主体公司内部重要通知、会议决议等公文资料均由总经办统一负责在经理层、董事、部门经理之间进行会签、办理和归档。

3－3、公司内部文件会签管理办法(1)总经办对需要会签的公文进行分发和登记，并附上《内部文件会签单》，由受件人签字。

(2)需会签的公文，由总经办主任签批意见，再分送给相关领导会签。

(3)受阅人收到公文后，应仔细阅读公文，领会公文的精神和要求，着手办理需要本人办理的事务。

(4)对于需要受阅人回复或者办理的公文，总经办应对办理情况进行询问和催促，以提高办事效率。

催办可采取电询、函询、面询等，无论何种催办方式，都应做好催办记录。

3－4、会签要求(1)总经办人员对于需要会签的公文，原则上应随到随送，不得积压。

凡是内容重要的急件，必须立即报告总经办主任，以便及时处理公文中涉及到的有关事项。

(2)受阅人在会签单上必须签署“已阅”，或者签署具体意见，不得简单签名。

档案室办复3－5、附件《内部文件会签单》附件：☆☆☆☆☆☆☆☆有限公司内部文件会签单五、电话管理规定1、总则1－1、目的为使电话发挥最大效率并节省话费，规范接听电话礼仪，特制订本规定。

1－2、适用范围本规定适用于公司内电话的使用与管理。

2、责任主体总经办负责本规定的拟定与修改，并负责电话的装机、移机、维修、话费控制等工作的组织管理。

各部门经理负责本部门电话的监督与控制使用。

3、电话接听规定(1)接听外线电话的标准用语为：“您好，南通总承包公司”；(2)电话铃响后，应尽快接听，而不要故意延误；(3)接听时应先报自己的单位名称，然后再问对方找谁；(4)如果接听以后，自己不是受话人，应负起代为传呼的责任；(5)应等对方挂断电话后再挂机；(6)重要电话做好接听记录(见附件《电话接听记录单》)，重要信息要及时处理。

公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。

第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。

一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。

二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。

子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。

第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。

第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。

文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。

对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。

1二、安全性原则。

办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。

重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。

文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。

三、时限性原则。

文件处理相关部门和人员应限时处理。

对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。

第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。

主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。

文件会签管理制度1、目的为了进一步加强文件资料管理，规范文件审核会签工作，提高文件质量和行政效能，特制定本制度。

2、适用范围公司所有需要会签的文件。

3、名词解释文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他部门的职能和业务，由主办部门提出，相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。

4、文件会签条件起草下列文件时，须进行会签4.1总公司文件涉及分公司业务的；4.2涉及全局性工作，需要相关部门协助的；4.3项目审批涉及多部门法律法规和政策的；4.4主要领导及分管领导认为有必要会签的；4.5其他需要会签的文件。

5、会签审核的内容5.1文件是否必要和可行；5.2文件是否符合企业相关制度、规定等；5.3文件是否符合程序和权限；5.4文件是否规范、科学、准确、恰当。

6、文件会签流程6.1主办部门负责起草文件并组织会签。

需要会签的文稿，经部门负责人审核后，由拟稿人负责送达相关部门会签。

6.2会签部门要认真研究，及时给出会签意见，由会签部门主要负责人签署意见、姓名和时间，并交接给下一个需要会签的部门。

6.3 会签部门如有不同意见须及时将问题或意见反馈给主办部门，经协商一致后可以会签；协商后不能统一意见的，可签署不同意见；公司最高领导者具有会签文件的最终定夺权，在文件会签表上标注最终意见。

6.4会签后的文件由拟稿人根据最高领导者的意见进行整理，因某种原因不能采纳会签意见的，由主办部门负责对提出意见的领导回复未采纳意见的原因。

6.5会签后的文件由主办部门专人整理，对不能采纳的意见要及时回复原因，并根据会签相关领导意见修订文件内容，各相关部门会签的痕迹由主办部门归档、备案；6.6每次会签应在半个工作日内完成。

如遇特殊情况须按主办部门领导要求时限完成。

会签部门若超过时限未出具意见，则视为同意，会签部门承担相关责任。

如确需延长会签时间的，会签部门须及时告知主办部门，会签时间不得超过1个工作日。

6.7会签后的文件由行政部负责文件的编号和签发。

2012-10-31文件会签管理制度1 附件：文件会签管理制度为了进一步加强文件管理，规范文件审核会签工作，提高文件质量和行政效能，特制定本制度。

第一条文件会签的原则是指涉及相关部门共同承办的重要事件、制度、规定。

公司总办会已有决定的，无需会签，按总办会决议执行。

第二条需会签文件包括：1、文件内容涉及其他相关部门的；2、涉及全局性工作，需要相关部门协助的；3、文件或事项审批涉及公司原规定的；4、主要领导认为有必要会签的；5、其他需要会签的文件。

第三条会签审核的内容1、文件是否必要和可行；2、文件是否符合企业相关制度、规定等；3、文件是否符合程序和权限；4、文件是否规范、科学、准确、恰当。

第四条文件会签分类1. 根据文件内容不同，通常分为投资业务类、财务管理类、基金管理类、综合类文件；2. 根据文件密级不同，通常分为绝密级文件、机密级文件、秘密级文件、一般性文件，具体参照《保密管理制度》。

第五条文件会签流程1、文件主办部门组织会签流程；2、需要会签的文件经主办部门领导审核后，由拟稿人OA 上组织相关部门会签；3、投资业务类文件由相关业务部门（含风险审核部）和综合部负责人、主管领导会签；财务类文件由综合部和相关部门负责人、主管领导会签；基金管理类文件由财务部和综合部负责人、主管领导会签；综合类文件由部门负责人审核主管领导核准后根据需要组织各部门会签；4、涉及到保密类的文件，原则上“绝密”级文件由创始合伙人直接签批，“机密”级文件由公司合伙人及以上相关领导会签，“秘密”级文件由公司总裁助理、副总裁及以上相关领导会签，一般性文件不受此限。

第五条会签审核的要求：1、文件只会签与文件内容相关的部门负责人和主管领导；2、会签部门要认真研究，及时出具会签意见，由会签部门主要负责人和主管领导签署意见、姓名和时间，并流转到下一个需要会签的部门；3、会签部门如有不同意见须将存在的问题或意见反馈给主办部门，经协商一致后可以会签；协商后不能统一意见的，可签署不同意见；4、会签后的文件由主办部门专人整理，对不能采纳的意见要及时回复原因，并根据会签相关领导意见修订文件内容，各相关部门会签的痕迹由主办部门归档，综合部备案；5、每次会签应在半个工作日内完成，涉及机密问题和紧急文件须按创始合伙人要求时限完成，如不能及时会签的可授权他人代签，确需延长会签时间的，须及时告知主办部门，会签时间不得超过1个工作日；6、经过重新修订的文件终稿，由主办部门提交综合部审核，并由综合部负责文件的编号和组织签发，涉及全面性及重大事件文件，应由综合部主管领导核准，呈报创始合伙人签发，普通一般性文件，由综合部主管领导签发。

文件管理办法（会签稿）版本号：1 页码: 1/11编制审核 批准1. 目的使公司文件管理规范化、制度化，提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。

2. 适用范围本规定适用于公司内部文件的管理。

3. 职责3.1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写，其他部门提供相关配合。

3.2. 总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件夹的维护。

3.3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。

3.4. 文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。

4. 文件的分类与定义 4.1. 文件分类图：4.2. 文件分类 文件分为管理文件、日常工作文件两大类。

管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件，根据其效力和涉及范围的不同可分为四类：章程、手册 、程序类文件、作业类文件（含技术标准）。

日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文。

包括部门发文、签呈、信息文 件会议记录 管理文件部门发文 个人文件程序类文件作业类文件日常工作文件对外传真文件 章程 手册技术标准作业指导书签呈 信息交流表版本号：1 页码:2/11（不含附件和表格）交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。

4.3.文件定义管理文件1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。

如：公司章程2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。

如：员工手册、质量手册、营销手册等。

该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。

3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。

该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。

4）作业类文件---指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。

公司文件管理办法第一章总则第一条为了使文件管理工作科学化、规范化、制度化，参照有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于***有限公司（以下简称“集团”）及各分子公司。

各分子公司须参照本办法的原则制定文件管理实施细则，并报***办公室备案审核后执行。

第三条文件处理应坚持实事求是的原则，做到准确、及时、规范、安全、保密。

第四条***办公室是集团文件管理的归口部门，负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第二章文件种类和格式第五条文件种类（一）决定：适用于对重大事项或者重大行动做出安排。

（二）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）通知：适用于批转各部门的文件，转发上级机关和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求各部门和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用高级管理人员等。

（四）通报：适用表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问等。

（六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

（七）批复：适用于答复部门、分子公司请示事项。

（八）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（九）会议纪要：适用于记载或传达会议情况和决定事项。

（十）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（十一）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）规定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的习惯行为规定。

第六条文件格式（一）文件一般由文件名称、份号、密级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

（二）文件名称置于首页上方，一般用发文单位全称或规范化简称加“文件”组成；联合行文，行文名称中的主办单位应排列在前。

（三）上报的文件，应当在发文字号的右侧标注“签发人”，签发人后面标注姓名。