适用于广泛行业的公司文书管理规定完整版

第一章总则第一条为规范公司文书管理工作，确保公司内部信息流转的顺畅和保密性，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有文书的管理，包括各类文件、报告、通知、请示、批复等。

第三条公司文书权限管理制度遵循以下原则：（一）分级管理：根据文书的机密程度和重要性，对文书进行分级管理，明确各层级权限；（二）责任到人：明确文书管理责任人，确保文书管理的责任落实；（三）保密原则：严格遵守国家保密法规，确保公司内部信息的安全；（四）高效原则：提高文书处理效率，确保文书及时传达、反馈。

第二章文书权限划分第四条文书权限分为以下级别：（一）公司级：公司总经理及董事会成员拥有公司级文书的审批、签发权限；（二）部门级：各部门负责人拥有本部门文书的审批、签发权限；（三）员工级：员工拥有本岗位职责范围内的文书处理权限。

第五条文书审批流程：（一）公司级文书：由总经理或董事会成员审批、签发；（二）部门级文书：由部门负责人审批、签发；（三）员工级文书：由员工按照职责范围自行处理。

第三章文书管理职责第六条文书管理部门职责：（一）制定和修订公司文书管理制度；（二）对各部门文书管理工作进行监督和指导；（三）负责公司内部文书的归档、保管和借阅；（四）负责公司外部文书的接收、分发和处理。

第七条各部门职责：（一）严格按照文书管理制度执行文书管理工作；（二）对收到的文书进行分类、登记，并按权限进行审批、签发；（三）及时传达、反馈公司内部文书；（四）做好本部门文书的归档、保管和借阅工作。

第八条员工职责：（一）按照职责范围处理文书；（二）确保文书内容准确无误；（三）保守公司秘密，不得泄露公司内部信息。

第四章文书保密第九条文书保密要求：（一）公司内部文书不得随意公开，未经授权不得对外提供；（二）对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文书，应采取加密、封存等措施；（三）员工离职时，应将所持有公司文书交回公司，不得带走或泄露。

第五章附则第十条本制度由公司办公室负责解释。

一、文印室管理规定第一条公司的文件,有打印必要时方予打印;内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印;第二条公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印;一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时,可经总裁办公室主任同意后办理;第三条私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作;第四条文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务;对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误;第五条文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件;第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算;属业务部门的,由各部门承担费用；属行政、管理部门的,统一归列行政开支;第七条文印室工作人员初次违反上述规定的,给予批评或处50元以上罚款,屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的,处50元以上罚款直至辞退;三、文件收发规定一公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核,党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核,总经理签发;二文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章;三文件和原稿,由办公室分类归档,保存备查;四属于秘密的文件,核稿人应该注明“秘密”字样,并确定报送范围;秘密文件按保密规定,由专人印制、报送;五文件统一由办公室负责发送;送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果;秘密文件和由专人按核定的范围报送;六外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记;由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送;七传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示的文件,办公室应及时组织传达和落实;四、企业报刊、邮件、函电收发制度一全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发;二外发函、电要求;1.各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表;2.每天下午××点以前,厂收发室应将当月外发函、电清点,累计送交邮局寄发;三外来邮件管理1.外来邮件一律经厂收发室签收分发;2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收;3.一般公启函、电和厂内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内;4.私人不明平信一律放到信架信袋内,由个人自取;5.不论公私邮件收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误,对国外来函应检封口、邮戳,如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映,查明原由;6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件;超期罚款,收发室概不负责;四报刊订购与收发;1.报刊订购;1订购时间：上半年、下半年2订购手续：不论单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票;公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续;归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导;2.报刊收发;1收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退余;2收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发,不得耽搁延误;收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室;3每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单;4各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电;领取时,要对照分发清单清点检实签名,发现差错,应当面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记;当面未提出,则视为分发无差错;五收发员应坚守工作岗位,节假日、星期日应有人值班,休星期日应采取换休形式;六收发室内外应经常保持整齐清洁;七收发室由××部门负责管理,其工作质量由××部门进行检查、考核,并承担责任;五、企业打字、油印工作制度第一条凡以厂部或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定,以及厂领导批准翻印的文件、材料均属打印范围;第二条由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月季生产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等,也应安排打印;第三条不需上报的各部门的工作计划,临时性工作安排,非全厂性活动讲课提纲,非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围;第四条凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”经主管部门负责人审查同意并经××审核修改、统一编号,有关部门会签,分管厂领导签发,方能交付打印;第五条打字员接稿后,应认真检查文件签发手续是否完备,书写是否工整,是否符合文件归档要求等,对发文手续不全、书写不符合要求的文件,打字员有权拒绝打印;第六条打字室要建立打字登记簿,对各类文件材料按规定内容和要求统一登记;并根据厂办安排的轻重缓急次序,进行打字;打字时要做到快速、准确、排版合理美观、用力均匀;第七条打字员要严格遵守保密制度,不得将打字的内容向外泄露,与工作无关人员不得进入打字室、油印室;第八条打字员要爱护打字、油印设备和物品,按规定做好维护保养工作和物品领用登记费用统计工作;第九条文稿打完后,打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对;校对者校完后应在原稿上签字,以示负责;第十条凡是以党委、厂部名义上报下发的文件材料见第一条范围分别由两办或拟稿人负责校对,由厂办打字室负责油印、装订,达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐;由两办机要员上报下发;以部门名义下发的生产工作计划安排,专题会议纪要,由归口部门负责校对,油印、发送;第十一条两办秘书对文件的差错情况,要进行登记考核;第十二条油印文件要严格按照审批份数印刷,油印者不得私自增加份数或私自留存,油印底板和废页,余页应及时销毁;六、文书管理规则□总则第一条目的为使文书管理制度化,以增进文书处理之品质及效率,特订定本规则;第二条范围本规则所称文书管理,指总管理处各部、室、中心或各公司含事业部、业务执行部门与外界来往的文书包括电报及关系企业含公司内容各部门间来往文书包含签呈,自收发文至归档全部过程之办理与控制;□承办部门第三条总收发部门总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理,各公司工厂所在地的总收发由其所属总务部门办理;总收发部门负责文书之收受及发送;第四条管理部门一总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书,以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书,得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门;二各公司工厂所在地与外界来往属地区性文书,以其所在地之经理室或管理处或总务部门为管理部门;三关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门;四管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者,管理部门不得受理;第五条□行文第六条行文类别一函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用;二公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用;三便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用;四签呈：下级对上级有所请示或报告时使用;五电报：业务处理须以电报行文时使用;六表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等,可依实际需要印为固定格式使用;七其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书,依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施;2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文;第七条行文名义、署名及印信借用一对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文;2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文;3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章;①对省政府、市政府所属二级机构等的行文;②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文;③对税务、金融机关的行文;④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文但本款第六项另有规定者从其规定;4.以公司名义,由经理署名、盖经理职衔签字章;对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文;营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文;5.以部门名义,由厂处长署名盖厂处长职衔签字章;营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文;6.以部门名义盖部门章：①采购部门对厂商的行文;②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文;7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者,得盖用公司公章行文;8.因环境特殊或事实需要,须另行规定行文名义、署名及印信使用者,应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准;二关系企业各部门间应以部门名义行文,并依下列规定签署、用印：1.正式行文者,以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者,由经办部门主管及经办人署名,盖用部门章;2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件,盖用部门章;3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章;4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署;三公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务如进出口、税务、关税、劳保、投标等,须加盖公司或业务专用章的文件,均应盖章,并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章;四特定签署人及印信的文件从其规定;五需以对等身份的签署人名义复文者,应斟酌实情处理;第八条行文的判行权限一以董事长署名行文者,应送总管理处总经理室转呈董事长判行;二以总经理署名行文者,除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理主任判行者外,应送各公司总经理室转呈总经理判行;三以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行;四以部门名义由厂处长署名行文者,应由部门主管判行;五以部门名义行文者,应由部门主管判行;六以公司名义盖用公司公章行文者,应由经理级人员判行;七因专案业务需要,如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义,须盖用董事长或总经理之业务专用章者,行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之;八固定格式文书,应由署名的主管于原稿判行后,授权业务主办部门主管依式行文;□文书处理程式Ⅰ.通则第九条文书分类一机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件,应依本规定第八章规定办理;二A类：凡关系重大,足以影响公司权益的文书,应呈总经理核阅后始得分文办理;三B类：一般文书及经常性业务往来文书;四C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者,仅登记分文直接交经办部门处理后归档;五其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件,无需收文、登记,可直接送有关部门参阅;第十条收发文登记单一第一联为收发文登记单,收发人员按流水号码顺序装订存查;二第二联为催办单,于送经办部门签收文件后,收发人员收回,按处理期限或待复日期之先后次序整理,按日核对催办;三第三联为主管催办单,经办部门主管于交办文件后留存,按处理期限或待复日期之先后整理,以备随时稽催督导用;四第四联为经办人员存查联,于文件办妥后按结案、未结案分类存查;五第五联为核查联,于文件办妥时随文归档,如系代行或授权判行的文件,由收发人员转送主管核阅后归档;第十一条收发文字号的制定管理一对外行文的字号1.公司：X1X2X3总字第○○○○号;X1X2为公司简称；X3为地区别,不需分地区者省略；○○○○为公司收发文流水号;2.事业部含直属部门：X1X2X3X4字第○○○○号X4为事业部或直属部门代字,由各公司总经理室制定管理;3.营业部门：由各公司总经理室制定;二对关系企业行文的字号1.由各公司总经理室统一制定管理;2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理;三收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列;“业务接洽便函”另行编定,亦采流水号码一文一号编列;2.复文以收文号码为发文号码,如有二号以上来文并案处理,以最后的收文号码为发文号码;3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序;Ⅱ.与外界来往文件第十二条收文一登记、分文来文由收发人员拆封后,于“收发文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后,送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门,再由收发人员分发;二文件的分送收发人员分发文件,应留存“收发文登记单”第一联,依收文编号之流水号码装订之;其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限,记入“收发文登记单”第二、三、四、五联,第二联于当天签收后,夹放于“分文专用卷宗”退还收发人员,由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用;三文件交办经办部门主管将文件批交办理时,应将经办人姓名记入“收发文登记单”第三、四、五联,留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导,第四、五联连同文件交经办人办理;四文件处理1.经办人办理文件时,应将拟办或复文拟搞签呈主管判行;2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收发文登记单”第四、五联记要联记要栏如不敷使用时,得以“文书签办单”补充,签办单随同“收发文登记单”第五联流程处理,并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文复文时需附复文稿经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员;经办部门主管于文件判行后,将“收发文登记单”第三联抽出销案;3.收发人员收到办妥的来文及“收发文登记单”第四、五联时：①如无需复文者,依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联,抽出原留存的第二联销案,并将第五联同文件归档,将第四联退还经办人;②如需复文者,将复文及复文搞送请监印人员用印后,复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后,第五联连同来文、复文稿、复文底本归档,并抽出原留存的第二联销案如需待复者,则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催,再将第四联退还经办人;经办部门如业务需要,可以复文底本留存;4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等,经办部门经办人于接到来文时,应即缴交出纳部门签收不应随文传递;第十三条主动发文一拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿,检附“收发文登记单”一式五联,填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏,呈部门主管会核稿人员经判行,送收发人员编号,转打字、校对后,送交文书管理部门收发人员;二发文处理收发人员收到发文文件、原稿“收发文登记单”一式五联,即将发文文件及原稿送请监印人员用印;文件封发投邮后,登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件,第二、三联即予销案,如须待复者,第二联由收发人员暂存,第三联送经办部门主管,均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号,将档号及销案日期填记于第一联后,第四联交还经办人存查,第五联连同发文原稿、底本归档;第十四条外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文,除按收文程序处理外,收发人员应抽出原发文的第二联销案,将销案日期转记原发文的第一联,并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联,经办部门接到复文时,主管应抽出原发文的第三联销案,经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号;Ⅲ.关系企业来往文件第十五条行文方式一正式以公文用纸或油印函件行文者,依本章的规定处理;一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时,发文部门仍办理发文手续,受文部门则依下列方式处理：1.主管部门对其直辖部门行文时,受文部门免办收文手续;2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文,由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文,其转交所属部门时,所属部门免办收文手续;3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档;二以“业务接洽便函”行文者,依第十六条规定办理;三各类文书的行文,应就组织层级需要数量一次印发,避免逐级转文重印延误时效;第十六条业务接洽便函之处理一发文经办人发文时,应将接洽内容列记于“业务接洽便函”第一联,并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏,呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署,一并送收发人员编号并记载“收发文编号登记表”再送监印人员用印后,由收发人员将“业务接洽便函”第二、三、四联送交受文部门,第一联则依待复日期之先后整理以备稽催;二收文受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联,于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载“收发文编号登记表”将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后,由收发人员将二、三联交由经办人承办,第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理,以备稽催;三复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期,及预定保存期限如需签办,则以“文书签办单”办理,签办单连同“业务接洽便函”第三联处理,经主管判行后,依式填写于第二联,一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期,将第二联送交受文部门原发文部门,第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查;如未结案,则第四联按待复日期先后整理以备稽催;四回文处理发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时,于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案,再一并编定档号填记于档号栏,第一联依发文流水编号的顺序装订存查,第二联依其类别存档,如未结案,第一联需加注复文部门要求的待复日期,并按此日期的先后整理以备稽催,再行复文时,则依发文程序办理;□文书处理方式第十七条文书结构一公告：以“主旨”“依据”“公告事项”三段式斟酌运用;二函、签呈：以“主旨”“说明”“办法”“请求、拟办或建议”三段式斟酌运用;三业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述;四采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求,可用表格处理的尽量利用表格;第十八条信函处理一指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者,应视同公务文书拆封,如系私事,再予发还；未能办认为公务文书的信函,经其本人拆封后如系公务文书,应交收发人员依本规则处理;二指名经副理以上人员的信函,迳送其本人,如系公务文书,再交收发人员依本规则办理;第十九条签呈处理一经办人因特殊案件的处理,需签请主管核示时,以签呈用纸缮写一份行之,签呈经核决并依示办妥后应依类别归档;二经办人签拟后层呈主管核示,如需呈转经副理级以上主管核示者各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者则于厂处长部、室主管签示后,由厂处、部室收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经副理以上主管各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长核示,于核示后由厂处部室收发人员转记“批示”情形,呈送厂处长部室主管核阅后,交由经办人依示办理,但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查;经办人办妥后,将签呈交由厂处、部室收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后,签呈依其类别归档;签呈内容不宜为公众周知者,应指定专人专案签办;第二十条保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档;其他业务有关部门均以副本留存备用;。

第一章总则第一条为加强公司文书管理，确保公司各类文书的规范、高效运行，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文书的撰写、收发、传递、归档和销毁等工作。

第二章文书分类与格式第三条公司文书分为以下几类：1. 行政文书：包括通知、报告、请示、函件、会议纪要等。

2. 事务文书：包括工作计划、总结、调查报告、通报等。

3. 法律文书：包括合同、协议、起诉状、答辩状等。

4. 技术文书：包括技术报告、操作规程、维修记录等。

第四条各类文书的格式应符合国家或行业相关标准，具体格式由公司办公室统一规定。

第三章文书撰写第五条文书撰写应遵循以下原则：1. 实用性：文书内容应简洁明了，直接反映问题，便于执行。

2. 准确性：文书中使用的数据、事实应准确无误。

3. 规范性：文书中使用词语、标点符号等应符合规范。

4. 及时性：文书撰写应及时完成，确保工作顺利开展。

第六条文书撰写流程：1. 明确文书类型和目的。

2. 收集相关资料，进行初步起草。

3. 经负责人审核修改。

4. 提交领导审批。

5. 根据审批意见进行修改完善。

第四章文书收发与传递第七条文书收发应设立专门收发人员，负责文书的接收、登记、分发和传递。

第八条文书传递应确保及时、准确，传递过程中应注意保密。

第九条收发人员应做好以下工作：1. 及时接收文书，做好登记。

2. 根据文书内容，准确分发给相关部门或人员。

3. 确保文书传递过程中的安全。

4. 定期清理和归档文书。

第五章文书归档与销毁第十条公司应设立文书档案室，负责文书的归档、保管和查询。

第十一条文书归档应遵循以下原则：1. 完整性：归档的文书应包括正本、副本及附件。

2. 系统性：归档的文书应按类别、时间顺序排列。

3. 安全性：归档的文书应采取必要的安全措施，防止丢失、损坏。

第十二条文书销毁应遵循以下原则：1. 审慎性：销毁前应进行审核，确保无保留价值。

2. 安全性：销毁过程应确保安全，防止泄露信息。

第六章奖惩第十三条对在文书管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励。

文书管理制度全文一、总则为规范和统一文书管理工作，提高文书管理水平，保证文书管理工作的规范性、准确性和时效性，根据《国务院办公厅关于进一步加强和改进文书处理工作的意见》等相关法律法规和文件的规定，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于所有单位内部文书管理工作，包括文件的起草、审批、印发、存档等环节。

三、基本原则1. 法律合规原则：文书管理工作必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序办事，文书内容必须合法、合规。

2. 严谨准确原则：文书管理工作要求细致认真，内容准确全面，避免错误和遗漏。

3. 保密安全原则：文书管理工作中涉及国家机密和单位内部重要信息的，必须严格保密，确保信息安全。

4. 简便高效原则：对于一般性文件，应尽量简化流程，提高效率，减少繁琐程序。

5. 统一标准原则：文书管理工作应依据统一的格式和标准进行，确保文书的风格一致。

四、文书的分类1. 行政文书：包括政令、命令、通知、督办、通告、报告等，用于传达上级部门的意见或决定。

2. 办公文书：包括会议记录、规章制度、会议决议、会议文件等，用于落实和执行工作安排。

3. 经济文书：包括合同、协议、报价单、发票、结算单等，用于经济交易和商务合作。

4. 法律文书：包括法律文书、法律文书复印件、法律文书副本等，用于法律案件的处理。

五、文书的起草1. 提前准备：起草文书前，应对相关事项进行调查研究，准备好必要的资料和依据。

2. 审查修改：起草文书后，应请相关负责人进行审查，并根据审查意见进行适当修改。

3. 格式统一：起草文书要按照统一的格式进行，包括标题、主题、正文、签署和日期等要素。

4. 语言规范：文书语言应简练明了，表述准确清晰，避免使用歧义或模糊词语。

5. 法律合规：文书内容必须符合国家法律法规，不得违反法律规定。

六、文书的审批1. 流程规范：文书审批流程应明确规定，按照规定的程序进行。

2. 职权明确：审批文书的人员要根据职责范围进行，不得越权审批。

公司文书管理办法公司文书管理办法第一章总则第一条为了规范公司文书管理，提高工作效率和质量，确保公司信息的安全和保密，制定本办法。

第二条公司文书包括但不限于文件、报告、备忘录、合同、协议、函件、会议纪要等。

第三条公司文书管理负责人由公司领导任命产生，负责组织指导公司文书管理工作。

第四条公司文书必须真实准确，格式规范，内容完整。

草稿纸不属于公司文书。

第五条公司文书应按照秘密等级的不同，进行妥善保管、存档和销毁。

第六条公司员工应当根据岗位要求，及时、准确地处理和传递公司文书。

第二章编制和审查第七条公司文书需经过编制和审查环节。

第八条文书编制应根据岗位职责，明确编制人，审批人和生效日期。

第九条编制人要确保文书内容的准确性和完整性，严禁夹杂个人观点和情感色彩。

第十条审批人对文书内容进行审查，包括法律合规性，格式规范性，必要性等。

第十一条编制和审查过程中，发现问题应及时反馈，进行修改和完善。

第三章传递和储存第十二条公司文书传递应采用公司指定的传递渠道，避免信息泄露和丢失。

第十三条重要文书应逐级传阅，确保信息传递到位，传阅记录应及时更新并妥善保存。

第十四条电子文档应进行备份和加密，定期进行数据备份，保证文档的安全性。

第十五条纸质文书应按照秘密等级进行划分，密级高的文书应密封并妥善保管。

第十六条文书存档应按照公司规定的期限和方式进行，确保文书的完整性和可检索性。

第四章销毁和保密第十七条无用的纸质文书应及时销毁，销毁前应进行登记和审批，并有专人负责现场监督。

第十八条电子文档的销毁应通过专门软件进行，销毁后应确认文件无法恢复并进行记录。

第十九条公司文书必须根据不同的保密级别进行存储和销毁，严禁外泄和私自带离。

第二十条公司员工应加强个人信息安全意识，妥善保管纸质文书和存储介质，避免信息泄露。

第五章考核与违约第二十一条公司对文书管理工作进行定期考核和检查，评估各部门的文书管理情况。

第二十二条对违反本办法的行为，公司将会给予相应的纪律处分，并承担相应的责任。

公司文书书写管理制度第一章总则一、为了规范和统一公司内部文书书写的标准，提高公司内部管理效率和信息传递的准确性，特制定本管理制度。

二、本管理制度适用于公司所有部门和员工，凡在公司内部进行书写工作的人员必须遵守本制度。

第二章文书书写规范一、文书书写要规范、清晰、准确。

二、文书书写要尽量使用字迹工整的黑色或蓝色水笔，不得使用彩色水笔或铅笔。

三、文书书写要符合规范格式，包括标题、正文、落款等。

四、文书书写要注意字体大小和排版，要求整齐美观，不得出现错别字或文字重叠。

五、文书书写要注重逻辑性和连贯性，避免出现错漏、重复等问题。

六、文书书写要简洁明了，避免废话、冗长和啰嗦。

七、文书书写要严格遵守法律法规和公司规定，不得泄露机密信息或违反公司纪律。

第三章文书分类及存档管理一、公司文书按照内容和性质分类存档，主要包括办公文书、业务文书、管理文书等。

二、公司文书的存档管理要求采取电子存档和纸质存档相结合的方式，确保信息的安全性和可查找性。

三、公司文书的保密级别要根据实际情况确定，对于涉密信息要严格保密，不得外泄。

四、公司文书的存档要按照规定的期限进行归档和销毁，确保信息的及时性和整洁性。

第四章文书审核和审批流程一、公司文书的审核和审批流程要根据不同类型的文书进行分类规定，确保信息的真实性和合法性。

二、公司文书的审核和审批流程要遵循“权责分明、程序公正、依法办事”的原则，杜绝乱签乱章等问题。

三、公司文书的审核和审批流程要采取电子审批和纸质审批相结合的方式，确保信息的准确性和快速流转。

四、公司文书的审核和审批流程要尽量简化和优化，避免繁琐和复杂的手续，提高工作效率。

第五章文书书写培训和考核一、公司要定期组织文书书写培训，提高员工的书写水平和规范意识。

二、公司要建立文书书写的考核机制，对于书写不规范或存在问题的员工要及时进行纠正和辅导。

三、公司要设立文书书写奖惩制度，对于书写规范的员工给予奖励，对于书写不规范的员工给予处罚。

一、总则第一条为规范公司文书管理工作，确保文书处理的准确、及时、安全，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文书处理工作，包括收文、发文、传阅、归档等环节。

第三条文书管理应遵循以下原则：1. 法规遵从原则：严格遵守国家法律法规和公司规章制度。

2. 准确性原则：确保文书内容准确无误。

3. 及时性原则：按照规定时限完成文书处理工作。

4. 安全性原则：确保文书保密性和完整性。

二、收文管理第四条收文范围：1. 国家机关、政府部门、上级单位下发的文件、通知、函等。

2. 有关业务往来、合作协议、合同等。

3. 内部规章制度、工作计划、会议纪要等。

第五条收文流程：1. 收发人员接收文书，进行登记、编号，并注明收文时间、来文单位、文号等信息。

2. 收发人员将文书送至相关部门或领导签收。

3. 部门或领导对收文进行审核、签批，并及时传阅至相关部门或人员。

4. 阅文人员对收文进行登记、签收，并及时办理相关事宜。

三、发文管理第六条发文范围：1. 公司内部规章制度、工作计划、会议纪要等。

2. 与外部单位、政府部门、上级单位等往来文件。

3. 合同、协议、函等。

第七条发文流程：1. 拟稿人撰写文稿，经部门领导审核、签字。

2. 文稿送至秘书处核稿，经领导审核、签字。

3. 秘书处登记、编号，并安排打印、装订。

4. 发文人员将文件送至相关部门或领导签收。

四、传阅管理第八条传阅范围：1. 公司内部重要文件、会议纪要等。

2. 需要各部门、人员共同办理的事项。

第九条传阅流程：1. 部门或领导将文件送至收发人员。

2. 收发人员将文件登记、编号，并送至相关部门或人员。

3. 阅文人员对文件进行登记、签收，并及时办理相关事宜。

五、归档管理第十条归档范围：1. 公司内部规章制度、工作计划、会议纪要等。

2. 与外部单位、政府部门、上级单位等往来文件。

3. 合同、协议、函等。

第十一条归档流程：1. 文件办理完毕后，送至收发人员。

2. 收发人员对文件进行分类、整理，并送至档案室。

企业文书管理规定第一章总则第一条规范管理企业文书管理应符合公司相关规定，保证文书规范、完整、准确、及时。

第二条管理内容企业文书管理包括文书创作、流程审批、归档存储和销毁处理。

第三条管理原则企业文书管理应遵循“信息公开、价值保存、效率高效、安全可靠”的原则，以达到企业工作目标。

第二章文书创作第四条编制要求1.标准化文书应按照格式规范编制，确保信息准确、详实、规范。

2.非标准化文书应按照相应流程完成，确保信息准确、详实、有法律效力。

3.文书语言应简明易懂，逻辑清晰、表达准确、文风整齐。

第五条制定程序1.制定文书要求由主管部门审批同意并下发。

2.制定文书需要遵循相关规定进行调研、拟定方案和论证。

3.各部门和人员应负责完成制定文书的任务，严格按照程序操作。

第三章流程审批第六条审批程序1.文书审批人应按职责进行审批，确保审批流程和信息准确、规范。

2.审批人应及时审批，确保企业决策有效快速执行。

3.文书审批流程应合理，使各环节公司人员明确其职责。

第七条审批记录1.审批流程、审批人员和审批结果应记录齐备，备案人员应认真核查记录。

2.非标准化文书审批应作为知情人员查看，并备案。

3.文书审批最终结果应由主管部门进行审核，保证决策执行正确。

第四章归档管理第八条归档流程1.标准化文书应按照规定流程先归档，然后再进行销毁处理。

2.非标准化文书应按照规定流程先进行备案，然后再进行归档存储。

第九条归档要求1.归档的文书应具备完整的文件目录，清晰的文件名称和存放正确的位置。

2.归档的文书应按照规范的时间和格式进行标识。

3.归档的文书应合理分级存储，确保文件的保密性。

第五章销毁处理第十条销毁流程1.文书归档满应及时对文书进行鉴定和分类，依照文书分类要求进行销毁。

2.非标准化文书应按照规定时限进行销毁处理。

第十一条销毁要求1.销毁文书应按照规定标准操作，并由指定人员完成。

2.销毁文书应在注册单位进行，并有相关记录。

3.不得随意销毁企业重要文书，应遵循企业相关规定和国家法律法规。

公司文书管理制度一、制度目的为了规范公司文书的管理，提高工作效率和信息传递的准确性，保护公司信息的安全性，特订立本《公司文书管理制度》。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包含职能部门、项目部门、管理层等全部需要使用、处理和存档公司文书的人员。

三、管理标准1. 文书分类和编号全部公司文书应依照其内容和形式进行分类，并依据实际需要编制编号，以便管理和检索。

文书的分类和编号应依据实在工作需要由相关部门负责人或指定的人员进行规划和执行。

2. 文书起草与审批2.1 全部涉及公司内外部沟通、业务合作、合同、决策等紧要事项的文书，必需经过相应部门负责人或事先指定的审批人员的审批签字同意后方可发出。

2.2 公司文书的起草人应当具备相关协调、汇报、沟通和表达本领，确保文书的准确性和规范性。

3. 文书备份和存档3.1 公司文书原件应分类存放，并依照文书编号和存档日期进行归档和管理。

3.2 全部紧要文书的电子版本应进行备份，并以安全可靠的方式储存，确保文书的可追溯性和可恢复性。

3.3 公司文书的存储和保密应符合相关法律法规的要求，保护公司信息的安全性。

4. 文书流转和传递4.1 公司内部文书传递应注明传递时间、人员和地方，并及时反馈传递情况。

4.2 外部文书的传递应遵从公司建立的相关流程和规定，确保信息的安全和有效的传递。

5. 文书整理和清理5.1 定期对公司内部的文书进行整理和清理，删除过期、无效的文书，保持文件柜和电子文档的乾净和可用性。

5.2 对于需要保存的文书，应依照规定的保管期限进行归档，并记录文书的存档位置和索引信息，方便文书的后续查阅和利用。

四、考核标准1. 文书管理本领1.1 各部门负责人应确保本部门文书管理体系的建立和有效运行，对本部门的文书管理负总责，并定期进行评估和改进。

1.2 文书起草人应具备良好的协调、汇报、沟通和表达本领，保证文书的准确性和规范性。

2. 审批流程和签字管束2.1 各部门负责人和指定的审批人员应依照公司订立的流程和规定，及时审批相关文书，并在文书上签字确认。

公司公文文书管理规定第一条为了加强对本公司的文书管理，提高行文质量，维护公司权益和形象，提高工作效率，特制定本规定。

第二条本规定所称文书管理，是指总公司各部、室、中心及各公司（含事业部、业务执行部门）与外界来往的文书（包括电报）及公司各部门间来往文书（包含送报会签）等，自收（发）文至归档全部过程。

(说明：可根据公司管理范围的实际情况规定具体的内容）第三条总公司各部门与外界来往文书的收发由总公司办公室统一办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属办公室秘书科办理。

总公司各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来往的文书，以及各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，则以各该业务部门的主管部门为管理部门。

各公司（工厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处（或办公室）为管理部门。

关系各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。

管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者,管理部门不得受理。

第四条文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。

第五条文书种类及其使用分类：1、函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行文。

私人或关系公司与各公司间及公司内各部门间行文使用。

2、公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

3、便函：关系公司各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。

4、签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。

5、电报：业务处理须以电报行文时使用。

6、表格式公文：政府机关规定的表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。

7、其他：会议记录及例行表报等的发送不必行文。

第六条对外单位行文的名义、署名及用印规定如下：1、以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。