档案分类方法

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）

编写 吴金林

一、档案整理几个概念

(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》

5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围

（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

档案整理分类方案范本

为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。

第一条本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。

第二条档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。

第三条本方案共设置___个一级类目，并以两位___伯数字作为一级类目代号。

1、公司文件（代号：01）

2、办证管理（代号：02）

3、合同管理（代号：03）

4、基本建设（代号：04）

5、检验报告（代号：05）

6、行政管理（代号：06）

7、人事档案（代号：07）

8、体系文件（代号：08）

9、声像实物档案（代号：09）

第四条二级类目的设置方法如下： 1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置；

2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置；

3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置；

4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置；

5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置；

6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置；

7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；

8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。

第五条归档文件___本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

2.整理。将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包___、存储等），使之有序化的过程。

档案整理分类方案

档案整理分类方案是指一种管理档案的规划方案，它包含文件的分类、管理、处理、保管、利用等多项内容。档案管理是任何一个机构或社会的重要工作，因此需要对档案进行实时的整理和分类。下面将对档案整理分类方案进行详细介绍。

一、档案的分类

档案的分类可以根据不同的要求进行，如按制度分类、按时间分类、按机构分类、按类别分类、按存储形式分类等等。

1.按制度分类

按制度分类是根据文件涉及的制度、原则、条例等分类，可以分为政治制度、经济制度、文化制度等等。

2.按时间分类

按时间分类是根据文件的时间顺序分类，可分为现行文件、历史文件、废止文件等等。

3.按机构分类

按机构分类是根据文件所属的机构分类，可分为国家机构、企业机构、社会机构等等。

4.按类别分类

按类别分类是根据文件的性质和内容进行分类，可分为会议纪要、文件报告、管理规定、人事档案等等。 5.按存储形式分类

按存储形式分类是根据文件的媒介进行分类，可分为电子档案、纸质档案、声像档案等等。

二、档案的管理

档案管理是指对档案进行全面的管理，包括档案的建立、归档、维护、借阅、销毁等。

1.档案的建立

档案的建立是指对文件采集、编制和归档等工作进行规划和管理。建立档案时需要确定文件的分类原则，建立统一的文件编号和档案存放位置。

2.档案的归档

档案的归档是指对文件的汇集、整理、编号、装订、标识等一系列工作。归档时需要制定准确的归档原则，确保归档的完整性和准确性。

3.档案的维护

档案的维护是指对档案的保护、修整、更新、备份等工作。保持档案的完整和质量、防止丢失和损坏、及时更新档案等都是档案维护的重要内容。

4.档案的借阅

档案的借阅是指对文件的管理和使用。借阅时需要确定借阅的权限和流程，确保档案的机密性和安全性。

5.档案的销毁 档案的销毁是指对已经达到保存期限和过时的文件进行销毁工作。销毁时需要确定销毁的时间、地点和方法，确保档案销毁的合法性和安全性。

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求〔文书、 业务、会计、声像、实物、电子、科技〕 编写 吴金林

一、档案整理几个概念

〔一〕档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化 的档案,进行根本的分类、组合、排列、编号、编制目录、 建立全宗等,组成有序体系的过程.

〔二〕档案整理的根本要求：遵循文件材料的形成规律和特 点,保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值, 确定档案的保管期限；便于保管和利用.

〔三〕档案整理的文件范围：但凡本机关工作活动中形成的, 具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、 会议文件、

记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计 算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后 均须整理保存.

〔四〕档案整理的方法：一是以“案卷〞为单位整理.二是 以“件〞为单位整理.

1、以“案卷〞为单位整理.

1〕以“案卷〞为单位整理就是立卷,即根据文件材料在形 成和处理过程中的联系将其组合为案卷.

2〕所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体.立卷是

一个分类、组合、编目的过程.分类即根据立档单位的档案 分类方案,对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的 文件材料,按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的 文件材料,进行系统排列和编目.

3〕以“案卷〞为单位整理的档案,其根本保管单位是案卷. 案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有,,2.0cm 三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案 盒.

4〕以“案卷〞为单位档案整理的依据是1987年12月国家 档案发布的?机关档案工作业务建设标准?和?文书档案案 卷格式?

5〕以“案卷〞为单位档案整理的适应范围

1〕大局部单位短期保管〔现10年〕的文书档案,乡财政所、

中央学校等二级机构文书档案一般按“卷〞整理

〔2〕各单位专门业务档案一般按“卷〞或是“盒〞整理.

〔3〕科技档案按“卷〞整理,整理要求根据国家质量技术 监督局公布的?科学技术档案案卷构成的一般要求?〔GB/T 11822-2000〕执行.其中科研档案还可按国家档案局颁发的