档案分类编号方法

档案分类及编号规定

第一条为规范公司各类档案分类、编号、标识，便于检索利用，制订本规定。第二条依据与适用范围

1.依据

参照XXX《工业企业档案分类试行规则》，结合***实际特制定本方案。2.范围

1）本方案规定了***各类型档案的分类及编号方法。（2）本方案适用于*****档案实体的分类、编号、排架。

第二章类目设置及标识

第三条一级类目：档案共设六个一级类目（具体档案分类表见附件1）：即：WS——文书档案类；

KJ——科学技术类；

CW——财务档案类；

RS——人事档案类；

TZ——特殊载体档案类

ZL——资料

第四条二级类目：

1.文书档案设置党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类二级类目，标识如下：党群工作类——DQ

行政管理类——XZ 经营管理类——JG

教育办理类——JY

2.科学技术类档案设置科学研究类、建设项目类、设备仪器类二级类目，标识如下：科学研究类——KY

建设项目类——JS

设备仪器类——SY

3.财政档案按其构成特点和文件资料方式分别设置会计凭证、会计账簿、会计报表及其他四个二级类目，标识分别是：01、02、03、04.

4.人事档案类按照《人事档案办理规定》（新联投字【2012】38号）包罗入职手续档案资料及入职后档案资料。

5.特殊载体档案类按照其载体设置声像档案、电子档案及实物档案三个二级类目，标识分别为：01、02、03.

6.资料包含报刊、书籍、宣传资料等。

第三章档号编制

第五条档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。第六条党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类为文书档案，档号设置：

保管期限——

第七条科学技术类档案，档号设置：

1.科学研究类：

KY————案卷号

2.建设项目类：

JS————案卷号

JS————案卷号

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关于下发XXXXXX有限公司

《档案分类编号办法》的通知

各相关部门：

为科学地管理档案，促进档案信息资源的利用与交流，现将《档案分类编号办法》下发，请各部门参照本办法的有关规定执行。

附件：《档案分类编号办法》

XXXXXX有限公司

二0一九年二月二十七日

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档案分类编号办法

第一条 为科学地管理档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。

第二条 本办法规定了本企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号办法以及档案实体的排列方法。

第三条 档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。

第四条 档案的类目设置

（一） 档案一级类目的设置

一级类目设置：管理类（含质量管理体系类及公司其他管理类文件）、基建类、设备仪器、财务类、职工档案类、音像类、实物类、照片类、光盘类、电子文件（有实体电子文件档号与实体保持一致）等10大类别。

（二） 档案二级及二级以下类目的设置

1、二级类目一般按项目（或性质、类别）设置，用阿拉伯数字代替。三级类目按年度设置。

2、基本建设类档案二级类目一般按项目设置。基建三级类目按年度设置。

3、设备仪器类档案二级类目按设备仪器编号设置。

4、财务档案二级类目按其种类设置，如1财务报告、2会计帐薄、3会计凭证、4其他等设置。三级类目按年度设置，财务报告（表）不设置三级类目。

5、音像类档案一般按载体形式设置二级类目，如1录音带、2录像带，如数量较多可按年度设置三级类目。

6、实物档案二级类目一般按实物种类度设置。二级类目为：如1为奖牌类、2为证书类、3为印章类等。如果实物档案数量较多，可按年度设置三级类目。

7、数码照片类档案按年度设置二级类目，按性质设置三级类目。

区档案馆档案分类编号方案

为加强我馆档案业务建设，使档案管理规范化、标准化、科学化，根据国家档案局制定的《档案馆通则》要求，对接收进馆档案进行分类、排列，使之系统化、条理化，达到规范管理，方便利用之目的，特制定本方案：

一、分类原则

1、档案馆的档案以全宗为单位，进行科学的分类、排列、编号。一个机关、单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

2、全宗内档案的分类。文件档案一般按“年度-组织机构（问题）”的方法进行分类；专门档案按国家档案局与有关专业主管机关共同制定的分类方案进行分类。分类必须保持前后一致，不能随意变动。

3、突出重点，将向社会征集的及馆藏中最能体现荔湾地方特色的历史档案、名人档案、艺术档案、品牌特产档案、人文景观、重大事件、及参与全区重大活动拍摄的照片等档案实行单列集中保管，归入档案局全宗，全宗号为55。

二、档案类目设置 以各职能部门的专业性质为基础，•结合各类档案的特点，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系，将馆藏档案分为：Ａ文书档案、Ｂ基建档案、Ｃ设备档案、Ｄ会计档案、E审计档案（具有审计职能的单位可设此类；受上级审计部门审计形成的文件材料归入文书档案）、F人员档案、Ｇ声像档案、Ｈ实物档案、I专业档案（各单位专业档案代号随后编）。。

三、分类编号方法

采用英文字母和阿拉伯数字相结合的编制方法，其中大类用英文字母表示，并以字母顺序反映大类的序列，其它类目用阿拉伯数字表示，各级类目之间用“.”号隔开。

（一）A文书档案

1、采用立卷方法整理的，按保管期限分永久、长期、短期三个类别分别编案卷号，若干年一本目录。

A1 永久

A2 长期

A3 短期

2、根据中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》的要求，从2000年开始全面实行文件材料归档改革，按“年度—保管期限”分类法，以“件”为单位进行整理归档。每份文件的首页上方的空白处加盖件号章。

1 档案分类编号方案

第一条 为科学地管理档案，促进档案信息资源的开发与利用，依据《中国档案分类法》、《工业企业档案分类规则》并结合公司文件材料形成的实际情况制定本方案。

第二条 档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。

第三条 档案分类

（一） 档案一级类目的设置

一级类目的设置统一采用职能分类方法，共设置九个大类,

即:

A类（党群工作类）：

包括公司党组织有关党务工作的指示、决定、通知；党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度；党内机构设置、党内干部任免、党组织统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录；党员入党、转正、退党、党组织关系介绍信（存根）、党费管理、表彰先进等方面的文件材料；关于宣传、统战、纪检工作形成的文件材料；工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度；职工民主管理工作活动（合理化建议），职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料。 2

B类（行政管理类）：

包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书等。

C类（经营管理类）：

包括公司经营发展战略、清产核资核销、资产评估、经营纠纷、资产处置、债务重组、经营机制创新、改制拍卖、楼宇商铺预售、买卖、租赁合同等。

D类（人事劳资类）：

包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；人事任免材料；人事统计报表等。

E类（财务审计类）：