企业档案分类方法

442020年 第02期 兰台内外

档案文化价值传承

一、企业档案分类方案建立的必要性

在计算机系统里实现企业档案管理体系，是档案工

作者责无旁贷的义务。档案工作者首先要设计本企业的

档案分类方案，使之能够在计算机系统中实现。档案

工作中最重要的几个管理要素是档号、分类号、保管期

限，档案收集工作中最重要的是归档范围。由于企业档

案的归档范围和保管期限是基于分类体系中的档案内容

分类表对应表述的，所以这个分类方案就是该企业档案

工作的根本，是企业档案管理必不可少的工作方法。如

果一个企业的档案管理没有这样一种档案分类方案，那

么该企业的档案管理一定是混乱的。每个企业都是独立

的、个体的，每个企业的管理方式因为管理者不同而不

同，用什么组织架构，每个组织被赋予什么功能，随时

都有可能变化。所以，熟悉自己管理的企业档案内容的

组成，设计出每种档案在计算机环境下最适合的管理方

法，设计出必要的档案著录项，使得每种档案都是在符

合实际利用的原理下被恰如其份地组织在了一起。这样

才能使企业档案的管理游刃有余、自成体系。制定一个

符合本单位实际情况的档案分类方案，既要参考过去的

管理经验和方法，又要遵从现行国家、行业标准规范，

需要不断创新各种类型的档案管理方法，不能拘泥于历

史局限和对经验的过分依赖，导致管理被形式所局限。

二、风电企业档案形成特点

风电企业一般拥有若干个风电场，其特点是跨地

域、分布广。为适应政府行政区域和管理职权的划分，

我国风电生产企业的组织结构，大抵是一套班子，几块

牌子的组织形式。传统的发电企业通常会在一个地理区

域建厂，只有单独一个法人。而风电企业通常会有若干

个法人，多种管理模式，有多个会计核算单位、多个法

人单位签署的合同，多个法人公司形成的文件。文件责

任者与传统发电企业仅为一个公司不同，看上去象是多

个全宗的档案管理，但实体组织为单个全宗。这导致风

电企业档案分类组卷，比火电、水电、核电等传统发电

企业多一层分类组卷层级，按不同公司组卷，但并非是从第一分类层级上分公司再按档案内容分类，而是先按

精心整理

XXX

分类编号方案

XX综合档案室编

2013年6月 精心整理

XXXXXXX档案

分类编号方案

为了加强我所综合档案管理的需要，统一档案实体分类，实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，提高综合档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为我所各项工作服务，更好地为本地两个文明建设服务，根据《广东省机关档案分类办法》，参考学习市、镇档案馆的经验，结合我所实际情况，制定本分类编号方案。

一、分类原则

1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置

本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：

（1）文书类档案（代字：A）；

A1永久

A230年

A310年

（2）城市勘测类档案（代字：B）；

B1 工程地质

B2 水文地质

B3 控制测量

B4 地形测量

B5 摄影测量

B6 地图

（3）城市规划类档案（代字：C）；

C1 国土规划

C2 总体规划

C3 分区规划 精心整理

C4 详细规划

C5 规划基础资料

（4）城建管理类档案（代字：D）；

D1 土地管理

D2 用地规划管理

D2.1 建设用地规划管理

D2.2 违法用地管理

D2.3 选址意见书管理

D3 建筑工程管理

D3.1 建筑工程规划管理

D3.1.1公共建筑类工程规划管理

D3.1.2联建楼建筑类工程规划管理

D3.2 规划设计审批管理

D3.3 违法建设管理

D3.4 市政基础设施工程管理

电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表 1 / 29

电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表

目次

电力工业企业档案分类规则

编制说明

使用说明

简表

主表

０ 党群工作

１ 行政管理

２ 经营管理

３ 生产技术管理

４ 财务审计

５ 人事劳资

６ 产品（生产）

７ 科学技术研究

８ 基本建设

９ 设备仪器

电力工业企业档案分类规则（略）

编制说明（略）

使用说明

一、０—５大类（略）

二、６—９大类

１．案卷编号：案卷编号由目录代号、分类号和案卷号组成，均采用阿拉伯数字标识，各号之间用“—”号连接。

１．１ 目录代号由二位数组成，用以代表工期、梯级、机组或年度。

１．２ 分类号由四级类号组成，各级类号均使用０至９标识。

１．３ 案卷号由二位数组成，使用０１－９９标识。

１．４ 举例： 电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表 2 / 29

○ ○—○ ○ ○ ○—○ ○

－－－ － － － － －－－

｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜

｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜

｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜

｜ ｜ ｜ ｜ ｜ －－－－案卷号

｜ ｜ ｜ ｜ ｜

｜ ｜ ｜ ｜ ｜

｜ ｜ ｜ ｜ －－－－－－－四级类号－－

｜ ｜ ｜ ｜ ｜

｜ ｜ ｜ －－－－－－－－－三级类号 ｜

｜ ｜ ｜ ｜—分类号

｜ ｜ －－－－－－－－－－－二级类号 ｜

｜ ｜ ｜

｜ －－－－－－－－－－－－－一级类号－－

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）

编写 吴金林

一、档案整理几个概念

(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》

5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围

1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理

（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。