工作的基本方法

工作的基本1．所谓PDCA我们认为工作的推进过程就是PDCA的循环管理过程。

按照以下程序进行工作推进会有良好的效率。

(1) PLAN（计划）正确把握工作目标，为达成目标制定相应的计划。

这是最重要的环节，制订之前要慎重考虑。

(2) DO（实施）根据制定的计划推进工作。

(3) CHECK（确认）对实施的结果进行确认。

确认工作不能流于形式,要着重内容的确认。

(4) ACTION（处理）将顺利实施的工作标准化,对于实施得不顺利的工作,要进行纠正改善。

2.PDCA在公司管理体系中的运用（1）ISO管理系统认证经审查证明∶要取得ISO管理体系的认证，经营运行符合ISO规格的固有要求事项的企业均能够良好的运行PDC A管理循环模式。

管理体系除了为大家熟知的ISO9001和ISO14001外，还有其他各种体系规格。

现试着列举几个主要的例子。

◇品质管理体系规格（ＱＭＳ：ＩＳＯ９００１）为了提高客户满意度,提供符合客户要求的产品和服务,持续改善的管理系统规格。

◇环境管理系统规格（ＥＭＳ：１ＳＯ１４００１）为了降低组织的活动、产品、服务对环境造成的直接或间接影响，预防因环境影响所导致的事故, 持续改善的管理系统规格。

◇汽车行业管理系统规格（ＱＳ９０００）以美国三大汽车制造商(福特、通用、克莱斯勒)为中心策划的国际规格。

原来是对这三大制造商提供制造零件和服务的业者适用的基本品质管理系统，近年也开始延伸适用于汽车以外的行业。

◇汽车零部件制造产业扇形齿轮规格（ISO/TS16949:2002）也通称为「TS２」，是很多关于汽车零部件厂商都采用的品质管理体系规格。

＊TS就是Technical Specification。

◇劳动安全卫生管理体系（OHSAS）为了降低职场劳动安全卫生灾害的风险和避免潜在风险，进行持续改善的管理系统规格。

OHSAS相关的代表规格中有英国规格协会BSI于1999年发行的以BS8800为基础的OHSA18001。

接受第三方注册认证后，自己的产品介入市场的机会就会增多，成本降低后员工更有干劲，经营透明性提高后对企业的评价也会提升。

取得管理体系认证的企业在市场竞争中应该有很多优势吧。

现在取得ISO9001认证已经是常识性问题了。

QMS(品质管理体系)导入之后可以带来良好的经营成果。

规格的内容对效率和手段未进行要求，审查机关也不会提示具体的改善对策。

管理体系规格作为实现企业持续改进和强化经营体制的管理工具，是和企业繁荣、股东利益、舒适生活紧密联系在一起的。

（2）方针目标的达成管理经营管理有很多种类，每位经营管理者会用不同的方式进行经营管理活动。

由于经营管理的对象物和问题点是多种多样的，经营管理者的方式方法也会千差万别，但最终的目标都是帮助企业朝着既定的方向发展而努力。

公司经营管理的思路是为了达成战略目标而进行数次高效的PDCA管理循环。

企业运行本来也可以说是一个PDCA循环，企业的整体活动、部门活动、甚至小到个人活动都离不开PDCA循环，在公司里就是以提高PDCA循环的质量和效率为中心而进行着的经营管理。

ａ、定义「ほうれんそう」就是「报・相・连」，「报告・联络・相谈」的意思，指为了顺利完成业务需要的一系列活动。

这个方法要正确运用。

ｂ、报告・联络・相谈的目的总结工作，开始下一阶段被指示的工作要告知进展状况、问题点和结果。

业务顺利进行的润滑剂收集所有的作业信息，发挥综合能力的途径。

提高作业能力的场所根据报告・联络・相谈，获得对作业的方向性确认、特别是有效推进作业的建议・指示・命令的途径。

明确对方的立场和观点提高团队意识的途径学习信息整理方法的途径，站在全公司立场考虑如何对公司作出贡献，改正自我中心想法方向性的途径。

ｃ、报・连・相的方法报告的准备考虑报告的时间、地点。

根据口头或书面的需要，准备实物、资料和图表。

汇报的工作如果是长期的应该进行分期报告。

报告的程序和要点是什么联络的方法什么时候联络口头还是笔记形式联络按照5W2H(参照右表)询问关系者，有变更事项的场合明确真正原因之前连续问五个为什么。

相谈的方法准备实物、资料、进展状况的信息协商。

明确想协商什么之后在协商。

准备自己的回答、对策之后再商谈。

报・连・相的要点・直接对发出指示的人报告。

・报告的时候考虑对方的状况。

避免在来客面前和对方忙碌的情况下报告。

如果比较紧急可以通过笔记传过去。

・先报告结果。

「办好了」或「没办好」要简洁易懂，按实汇报。

・事实和推测要严格区分开来报告。

不要主观臆断。

・内容复杂、有数据、需要记录的场合，以文件的形式汇报。

・在规定的日期时间之内协商、汇报。

・有特殊情况发生时立即报告。

・按照指示的方法不能实行的时候要协商、报告。

・事故和投诉要及时联络报告。

・出现差错的时候也要及时联络报告。

・联络要及时。

及时传达给关系者。

・联络方法为文件比较可靠。

・有口信的时候必须要确认。

报告的时效性不光要报告好的事情，不好的也要报告。

不能光以等待的姿态，自己要及时报告。

报告的时效性表现在以下方面。

・被指示的工作完了的时候・长期工作进展状况的中间报告・工作需要变更的时候・得到新信息的时候・找到改善工作的方法的时候・出现差错的时候报告的方法(口头)・紧急的场合要口头完成。

首先报告结论，然后是经过、状况和原因。

而且，传达事实的时候，「我想」「我认为」等主观性的意见是造成上司误解的原因，因此要尽量避免。

・征求意见的时候「我的意见是」「我认为」等个人主观的意见和推测要明确提出来。

报告的方法(记述)・内容复杂、有图表以便理解的场合，进行记述汇报。

・时间和数量要明确。

例如、「什么时候计划完成」等最好用数字。

・邮件形式的报告一定要让对方读懂。

例如、印刷送信的邮件之后可以放在对方桌子上。

・把握对方的工作方法和日程之后再考虑报告方法。

・联络的方法依据对象、内容、紧急度、重要度而不同，为了表达明确下面要举例子，根据内容分开使用。

・简单、紧急的事情要通过口头、电话、传真等形式及时联络。

・让多数人知道的时候可以利用早礼、终礼、会议、揭示、广播和社内报的形式。

・以下场合需要使用文件的形式。

有数字、有关方针、重要、复杂的事情、需要以回览、通知的形式记录的事情(对外文件和会议议事录等)、只有口信容易引起错误、有规定样式、制度化(定例报告和日报等)、需要图表表示的时候。

错误的联络方法・最好是容易理解、有的放矢的联络。

以下是有问题的联络方法。

联络太多、整理的联络信息不易理解，应该明确自己报告的目的和重点之后再联络。

・与事实不符的联络这个绝对不允许。

联络的时候，本人在把握正确性之后再进行。

・延迟的联络预测联络应该完成的时间，考虑联络方法后再实施。

协商的方法在工作期间肯定会遇到麻烦的事情。

找前辈、上司、同事协商之后就会看出头绪了。

协商的时候最好明确自己烦恼的事情，考虑对方比较空闲的时间。

不光是烦恼的事情，确认不明白的地方也是如此。

迟到、早退时候的注意点作为社会人，健康是最重要的课题，由于身体不好迟到早退是难免的事情。

因为迟到早退耽误传达和报告的事情需要特别注意。

感觉不舒服要立刻报告。

如果在公司外部就打电话联络。

邮件联络比较慢，也有没有及时传达到的情况，可以使用电话联络。

迟到早退的场合应该迅速做好工作的调整和交接。

紧急工作的依赖方法把紧急的工作托付给他人的时候，注意不能只站在自己的立场，否则会影响人际关系。

「常日頃からの人間関係がものをいう」ことは言うまでもなく外せない前提条件ですが、次の点をチェックしてから依頼してみましょう。

「平时的人际关系能说明」是不言而喻的前提条件，对照以下的方面再委托工作。

把握对方的信息突然必须要托付工作的时候,事前收集对方对委托内容的关心度、受托的可能性等信息。

自己要非常明白委托的内容对自己问题理解的深度决定对对方说明的难易度和说服力。

从简单到复杂从简单的说明开始。

根据对方的理解度决定内容的深度，让其理解委托的工作的本质。

具体说明具体说明「想让你把什么怎么做」是很重要的。

冗长的说明会造成对方的反感和不信任感。

被托付紧急工作的时候被托付紧急的工作,但你不一定能做。

不能做的时候要明确不能做的原因然后拒绝。

以下是应该注意的要点。

・给对方明确说明事实。

・因为难为情，优先考虑最重要的工作。

・照顾对方的面子。

・相手が持ち帰りやすい理由を持たせる。

让对方有容易带回去的理由。

・应该拒绝的时候要果断，不能有所保留。

・また、断る前に、納期を再度確認する事も大切です。

拒绝之前,再次确认现场:生产或提供制品及服务的场所;现物:服务及制品等的本身;现象:事件的事实;ａ．整理：定义：区分必要的和不必要的东西,不要的东西处理掉。

要点：整理就是把不要的东西处理掉①必要和不必要的判断因人而异。

②应该确定不必要东西的标准。

③等到有时间再整理的话就会拖拖拉拉，一直往后推。

④和担当决定整理的时间，定期进行处理。

ｂ．整顿：定义：为达到安全、品质、效率的要求，须将物品整齐地保管于规定场所。

要点:整理完的东西好好摆放。

①保证任何时候都能马上使用,整齐摆放。

②考虑使用人、使用时间再摆放。

③杂乱的东西要分类摆放，不要放错。

④不足的东西要及时补足，不要延误。

ｃ．清扫:定义:垃圾要及时清理。

要点:清扫是品质保证的根本。

①特别是精密部件、机械，垃圾是不良品产生的原因②清洁度是进步事业所的判定标准③最好不要产生垃圾ｄ．清洁:定义:保持干净的、令人心情舒畅的环境。

要点: 清洁是提高品质的大前提清洁要养成日常习惯，持之以恒。

ｅ．修养:定义:严格遵守工作场所的规定和正确的作业方法。

要点:修养是人际关系的基本①修养的两大核心是问候和言辞②问候是人际关系的润滑剂③跟上司、前辈打招呼是有修养的表现④敬语是和任何人平等说话的手段「关于职场内的整理、整顿」ａ．考虑到安全性、作业性，桌子、架子、机器要高低一致。

ｂ．桌子、架子、机器等位置如果偏离、就摆回原来的位置。

ｃ．桌子、架子和机器要有规则地放置。

ｄ．桌子、架子、保管库中不要的东西要处理。

不要在桌子、架子、保管库上放东西。

ｅ．架子、保管库里面要统一东西的大小再整顿。

ｆ．保证谁都可以马上拿出来,明确放置地。

ｇ．明确管理者再整理整顿。

ｈ．路上不要放东西。

特别要注意台车的放置位置。

ｉ．台车要放在一个地方，统一方向，整齐排列。

ｊ．エアー・電気配置等は、常に天井より垂直に下がっているようにしましょう。

机・機械の位置がずれると斜めになります。

直ちに定位置に戻しましょう。

电气装置等ｋ．电线之类要缠绕着固定在桌子和机器上。

如果有杂音要经过所属长的许可。

ｌ．床配線等はしないようにしましょう。

ｍ．不要的揭示物要销毁。

ｎ．产品和资材不能放在地板上。

ｏ．工具等要放回指定的地方。

ｐ．不要的纸箱要销毁后放在一个地方。

ｑ．清扫用具放在制定的场所。

ｒ．垃圾箱不要用纸箱。