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组织机构代码组织机构代码是对中华人民共和国内依法注册、依法登记的机关、企事业单位、社会团体，以及其他组织机构颁发一个在全国范围内唯一的、始终不变的代码标识。
国家质检总局负责组织机构代码的管理工作。
如同居民的身份证一样，组织机构代码证是组织机构在社会经济活动中统一赋予的单位身份证。
组织机构代码系统覆盖范围广泛，对申领代码单位的资质审核也有数字档案（档案数字化）作为凭证，可以动态追溯每一个组织机构的历史发展变化。
从2016年1月1日起，各地质监机构不再向机关、事业单位、社会团体及其他依法成立的机构发放和更换组织机构代码证书。
2016年10月18日，国家质量监督检验检疫总局发布《国家质量监督检验检疫总局关于修改和废止部分规章的决定》（总局令第184号），正式废止组织机构代码管理办法。
组织机构代码在优化营商环境改革中退出了历史舞台。
中文名组织机构代码外文名organizing institution bar code类别资质证书功能单位身份证明目录.1意义.2管理部门.3编码规则.4代码字符集.5相关事件.6重大改革.7退出历史舞台意义对单位法人实行组织机构代码和自然人实行社会保障号码制度，是国家整个经济和社会实现现代化管理的基本制度，尽快建立这一制度对建立社会主义市场经济体制和推动社会进步具有十分重要的意义，且具有紧迫性。
实施组织机构代码制度，是随着社会的不断进步而兴起的一种新的现代化管理手段，是实现现代化管理的重要标志，二十世纪末，发达国家已经普遍实行了代码标识制度，例如欧洲企业注册处始建于1992年，参加EBR的国家已多达20个，通过EBR可以查到欧洲15个国家2000多万企业的基本信息 [1]。
我国实施组织机构代码标识制度，不仅有利于计算机的自动化管理，实现信息交换和信息资源共享，而且有利于政府各部门、社会各行业充分发挥监督、管理的整体效能，从而保证社会活动和积极活动健康、有序地进行，有效地促进地方国家经济的发展。
XX省电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为适应全省信息化建设和电子政务建设的需要，规范全省电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《江苏省档案管理条例》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令），结合我省的实际情况，制定本办法。
第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。
第三条本办法适用于本省范围内的各级党政机关、人民团体，企事业单位，社会组织以及各类经济组织。
第四条县级以上各级人民政府应当加强对电子政务、电子商务过程中电子文件归档与管理的领导，将在国家综合档案馆建立电子文件中心纳入当地国民经济和社会发展规划，确保电子政务内网和各机关业务活动中有保存价值的电子文件在档案馆得到有效的保存和利用。
第五条县级以上档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件的归档与管理工作实行监督和指导。
第二章电子文件归档与管理体系第六条各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。
第七条已开展电子政务的单位，应当制定严格的管理制度，采取切实有效的技术措施，在办公自动化软件中配臵电子文件归档接口和相应的档案管理子系统，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。
第八条办公自动化和档案管理软件必须符合全省统一的数据交换结构（见附录A—D）。
江西省档案馆照片类电子档案元数据方案Metadata specification for Photographic Electronic Recordsof Jiangxi Archives（Version 1.0）江西省档案局（馆）2015年1月目次前言 (V)引言 (VI)1 范围 (1)2 规范性引用文件 (1)3 术语和定义 (1)4 元数据实体及描述方法 (3)4.1 元数据实体 (3)4.2 元数据实体构成 (3)4.3 元数据元素的描述方法 (8)5 文件实体元数据元素描述 (9)5.1 文件标识符 (9)5.2 档案门类代码 (9)5.3 档案馆代码 (10)5.4 组织机构代码 (10)5.5 聚合层次 (11)5.6 档号 (12)5.7 题名 (12)5.8 摄影者 (13)5.9 著录者 (14)5.10 审核者 (14)5.11 时间 (15)5.11.1 摄影时间 (16)5.11.2 数字化时间 (16)5.11.3 处理时间 (17)5.12 主题 (18)5.12.1 地点 (18)5.12.2 人物 (19)5.12.3 背景 (19)5.13 拍摄位置 (20)5.13.1 GPS版本 (21)5.13.2 纬度基准 (21)5.13.3 纬度 (22)5.13.4 经度基准 (22)5.13.5 经度 (23)5.13.6 海拔基准 (24)5.13.7 海拔 (24)5.13.8 方向基准 (25)5.13.10 国际协调时间 (26)5.14 体裁 (27)5.15 文字说明 (27)5.16 保管期限 (28)5.17 附注 (28)5.18 存储 (29)5.18.1 在线存址 (29)5.18.2 离线存址 (30)5.19 外部文件标识符 (31)5.19.1 外部文件标识符值 (31)5.19.2 外部文件标识符类型 (32)5.20 捕获设备 (32)5.20.1 设备类型 (33)5.20.2 设备制造商 (34)5.20.3 设备型号 (34)5.20.4 设备序列号 (35)5.20.5 设备感光器 (36)5.20.6 软件类型 (36)5.20.7 软件名称 (37)5.20.8 软件版本 (38)5.20.9 软件生产商 (38)5.21 信息系统描述 (39)5.22 权限 (40)5.22.1 控制标识 (41)5.22.2 版权信息 (41)5.23 来源 (44)5.23.1 获取方式 (44)5.23.2 来源名称 (45)5.24 电子档案名 (46)5.25 电子档案生成方式 (46)5.26 文件编码标识符 (47)5.27 文件大小 (47)5.28 格式 (48)5.28.1 格式名称 (48)5.28.2 格式版本 (49)5.28.3 格式描述 (50)5.28.4 格式转换于 (50)5.29 图像参数 (51)5.29.1 水平分辨率 (51)5.29.2 垂直分辨率 (52)5.29.3 图像高度 (53)5.29.4 图像宽度 (53)5.29.5 色彩空间 (54)5.29.7 长宽比 (57)5.29.8 位深度 (57)5.29.9 每样本位数 (58)5.29.10 每像素样本数 (60)5.29.11 字节序 (60)5.29.12 方向 (61)5.29.13 头文件信息 (61)5.29.14 压缩 (62)5.30 文件关联 (64)5.30.1 关联文件标识符 (64)5.30.2 文件关系类型 (65)5.30.3 文件关联 (66)5.30.4 文件关系描述 (66)5.31 文件编码数据 (67)5.32 编码数字签名 (67)5.32.1 编码签名格式描述 (68)5.32.2 编码签名时间 (69)5.32.3 编码签名者 (69)5.32.4 编码签名 (70)5.32.5 编码证书 (71)5.32.6 编码证书引证 (71)5.32.7 编码签名算法 (72)6 业务实体元数据元素描述 (73)6.1 文件业务 (73)6.1.1 处置计划 (73)6.1.2 处置历史 (77)6.2 职能业务 (80)6.2.1 业务类型 (81)6.2.2 业务名称 (81)6.2.3 业务开始时间 (82)6.2.4 业务结束时间 (83)6.2.5 业务描述 (84)7 机构人员实体元数据元素描述 (85)7.1 机构人员标识符 (85)7.2 机构人员代码 (85)7.3 机构人员类型 (86)7.4 机构人员名称 (87)7.5 机构人员隶属 (87)8 法规实体元数据元素描述 (88)8.1 法规标识符 (88)8.2 法规类别 (89)8.3 法规名称 (89)8.5 生效时间 (91)9 关系实体元数据元素描述 (91)9.1 关联实体标识符 (91)9.2 实体关系类型 (92)9.3 实体关系 (93)附录 A （资料性附录）照片类电子档案元数据表 (94)附录 B （资料性附录）照片类电子档案元数据著录模板 (102)参考文献 (110)前言本方案由江西省档案局提出本方案起草单位：江西省档案局（馆）本方案主要起草人：汪晓勇、刘平原、毛海帆、李鹏达、田丹华、傅培超、叶超引言为保障照片类电子档案的真实性、完整性、可靠性和可用性，系统有效地记录电子档案管理过程，特制定本方案。
我国电子档案管理相关标准作者：陈晓晖来源：《兰台世界》2018年第03期摘要我国当前与电子档案管理相关的标准有63项。
从内容上看，主要有综合性标准、元数据标准、电子文件管理系统标准、保存标准等。
其中相关性标准多，针对性标准亟待增加；内容覆盖面广，核心标准尚待出台；系统性有所加强，协调性有待提高；标准出台数量多，推广应用亟待加强。
未来标准建设发展要实现标准制定协同化，完善标准体系，与国际标准发展形成良性互动，加强宣贯促进应用，增强标准维护力度。
关键词电子档案电子文件档案管理标准中国中图分类号 G270.7；G271文献标识码 A收稿日期 2017-12-18Abstract China currently has 63 standards related to electronic records management. In terms of content， there are mainly comprehensive standard， metadata standard， electronic document management system standard， preservation standard， etc. Among them， there are many related standards while targeted standards are urgently needed to be increased. The coverage of the content is wide while the core standards are yet to be promulgated. Systematicity has been improved while coordination needs to be enhanced. The number of standards is large while the promotion and application of standards should be enhanced urgently. In the future standard construction，coordination should be achieved in standard setting， standard system perfected， a positive interaction with the development of international standards formed， publicity and implementation strengthened to promote the application， and standard maintenance efforts enhanced.Keyword electronic record； electronic document； record management； standard； China在我国电子档案管理中，标准的引导和指导作用越来越受到重视，标准建设工作不断加强。
文书档案文件级目录数据库结构与著录细则1范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与著录细则的术语和定义、数据库结构和著录细则。
本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文书档案文件级目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T1988-1989信息处理信息交换用七位编码字符集GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集GB11714-1997全国组织机构代码编制规则GB/T15418-1994档案分类标引规则GB18030-20RR信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充DA/T1-20RR档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T18-1999档案著录规则DA/T19-1999档案主题标引规则DA/T22-20RR归档文件整理规则档案出版社中国档案分类法（1997年）档案出版社中国档案主题词表（1995年）国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4号）3术语和定义DA/T1-20RR确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1著录项目itemsofdescription揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。
3.2著录格式formatofdescription著录项目（3.1）在条目中的排列顺序及其表达方式。
天津市文书类电子档案移交与接收办法（试行）天津市档案局2012年11月第一章总则第一条为规范全市文书类电子档案的移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，结合我市电子文件管理实践，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案移交单位应切实履行电子档案移交的职责；各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督指导；各级国家综合档案馆应切实履行电子档案接收的职责。
第二章电子档案移交第五条属于各级国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条各级档案移交单位应当自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对有特殊要求的电子档案，可以适当提前或延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条符合移交期限要求的电子档案数据由档案馆提出移交要求，移交单位按电子档案存储结构要求组织数据，于每年下本年完成移交工作。
第八条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的格式组织档案数据，数据结构应符合《天津市文书类电子文件数据存储结构要求》，元数据应符合《天津市文书类电子文件元数据方案》；（二）电子档案的格式应符合国家标准要求。
应当采用OFD、CEB/X或其它国家允许的版式格式，目前允许使用PDF格式；（三）长期保存的电子档案应有相关的纸质、缩微制品等载体，并应当在元数据项中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）移交单位应当将移交的电子档案制成副本，并在本单位至少保存5年；（六）电子档案移交单位应当配备具有电子档案数据整理、数据与载体检验、格式转换、数据封装、数据移交等功能的系统。
组织机构代码电子档案管理及技术规范1 范围本标准规定了组织机构代码电子档案采集、上报、接收、审核、保管、利用等管理及技术的具体要求。
本标准适用于各级代码管理机构。
本标准适用于组织机构代码纸质档案数字化图像的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本部分，然而，鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范3 术语与定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 档案archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
3.2 电子档案electronic archives指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的档案。
3.3 组织机构代码organization code根据代码编制规则编制，赋予每一个组织机构在全国范围内唯一的、始终不变的识别标识码。
3.4 组织机构代码档案archives of organization code全国各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成的有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。
3.5 组织机构代码电子档案electronic archives of organization code全国各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成的并经数字化设备转化、以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。
3.6 采集collection采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，同时对已形成的数字图像或数字文本进行整理的处理过程。
3.7 标引indexing对档案内容进行分析，赋予检索标识的过程。
3.8 著录description对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。
3.9 保管custody维护档案完整与安全的活动。
3.10 载体medium可将信息记录于其上或其中的物质材料。
3.11 档案装具archives container用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。
3.12 耐久性durability档案材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。
3.13 利用access and use利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。
3.14 统计statistics对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4 采集4.1 扫描4.1.1 扫描范围各级代码管理机构在代码登记中形成的对国家和社会具有查考利用价值和保存价值的文件，扫描人员应在完成登记的当天扫描，具体的扫描范围如下：4.1.1.1 在申请登记中应扫描下列文件（条件不允许的情况下，可扫描其复印件）：——申领组织机构代码证基本信息登记表；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及及其它机构批准设立或核准登记的文件；——法定代表人、负责人身份证件及经办人身份证件；——代码申请表校对表（可选项）。
分支机构办理组织机构代码申请登记时，还应扫描其隶属机构的组织机构代码证书。
外资企业办理组织机构代码申请登记时，还应扫描外商投资企业批准证书。
4.1.1.2 在年度验证登记中应扫描下列文件（条件不允许的情况下，可扫描其复印件）：——申领组织机构代码证基本信息登记表或代码申请表校对表；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件（机关单位批准设立文件如与前一份档案中的批准设立文件相同，则无须扫描）；——法定代表人、负责人身份证件（与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外）；——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）。
4.1.1.3在变更登记中应扫描下列文件（条件不允许的情况下，可扫描其复印件）：4.1.1.3.1在迁出组织机构代码业务中应扫描下列文件：——迁址证明（要求填写申领表的代码管理机构还须扫描申领表）；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他机构批准设立或核准登记的文件；——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）。
4.1.1.3.2在迁入组织机构代码业务中应扫描下列文件：——申领组织机构代码证基本信息登记表；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件；——法定代表人、负责人身份证件及经办人身份证件；——迁址证明。
4.1.1.3.3在除迁址外的业务中应扫描下列文件：——申领组织机构代码证基本信息登记表；——变更后的组织机构批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件；——有关部门核准变更的文件或证明（可选项）；——法定代表人、负责人身份证件（与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外）；——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）；——代码申请表校对表（可选项）。
组织机构名称和机关单位法定代表人、负责人发生变更时，宜扫描有关部门核准组织机构名称和机关单位法定代表人、负责人变更的文件或证明；非组织机构批准成立文件上的登记信息发生变更，但这些信息变更需经有关部门核定时，还应扫描有关部门核准变更的文件或证明。
4.1.1.4在换证登记中应扫描下列文件（条件不允许的情况下，可扫描其复印件）：——申领组织机构代码证基本信息登记表；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件；——法定代表人、负责人身份证件及经办人身份证件；——组织机构代码证书（可选项）；——代码申请表校对表（可选项）。
4.1.1.5在补证登记中应扫描下列文件（条件不允许的情况下，可扫描其复印件）：——申领组织机构代码证基本信息登记表；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件（与前一份档案中的组织机构批准成立文件相同时除外）；——法定代表人、负责人身份证件（与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外）；——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）；——单位证明；——组织机构代码证书遗失作废公告（因代码证损毁而补领的除外）；——代码申请表校对表（可选项）。
4.1.1.6 在注销登记中应扫描下列文件（条件不允许的情况下，可扫描其复印件）：——组织机构代码注销申报表（代码管理机构根据与工商等组织机构注册、登记管理部门核对的结果，自行注销组织机构代码的除外）；——有关部门核准的注销文件或证明；——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同或代码管理机构根据与工商等组织机构注册、登记管理部门核对的结果，自行注销组织机构代码的除外）。
4.1.1.7 在预赋组织机构代码业务中应扫描下列文件（条件不允许的情况下，可扫描其复印件）：——组织机构代码预赋码通知单；——对外贸易经济部门的核准登记文件；——工商行政管理部门相关核准文件（可选项）；——经办人身份证件。
多种登记同时发生时，应扫描各种登记中要求扫描的所有文件。
如补证与地址变更同时发生，不仅要扫描申领表、变更后的组织机构批准成立文件、经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外），还要扫描单位证明、组织机构代码证书遗失作废公告。
办证人员还应扫描除以上所列文件外、与代码登记有关的文件。
4.1.2 纸质档案整理要求扫描复印件前，应根据纸质档案管理状况，按下列步骤对纸质档案进行适当整理，确保档案扫描质量。
——纸质档案一般应为A4幅面纸张复印件；——按照4.1.1所列范围将纸质档案收集齐全，并依4.1.1的顺序排列，应避免将不同组织机构的档案混淆在一起；——已装订的档案，应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害，同时保证档案平整，没有折皱。
4.1.3 扫描方式纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
4.1.4 扫描色彩模式4.1.4.1 扫描色彩模式一般有彩色、灰度、黑白二值。
4.1.4.2 扫描原件时，应采用彩色扫描色彩模式。
4.1.4.3 扫描复印件时，可采用彩色、灰度或黑白二值扫描色彩模式。
清晰度差的复印件应采用灰度或彩色扫描色彩模式。
4.1.5 扫描分辨率4.1.5.1 扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
4.1.5.2 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率不能低于l50dpi。
特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
4.1.6 图像处理4.1.6.1 每扫描形成一份电子档案后，应将纸质档案或原件与扫描形成的电子档案图像进行对比，调整不规范的电子档案图像，使每份电子档案图像质量达到以下要求。
——存储格式：Tif；——压缩格式：黑白二值页面：ccitt group4(2d)fax；灰度页面：JPEG；彩色页面：JPEG；——清晰：图像正文在原始大小或比原始大小小的情况下要清晰，要能被识认，不能过黑，也不能过浅；——完整：电子档案图像不仅包括有效区域部分，还应包含页眉、页脚等部分；——齐全：每份电子档案都包含4.1.1中要求扫描的文件；——单扫：每份文件扫描后是一张图像，不能将两份或两份以上文件扫描在同一张图像中，更不能将不同机构的文件扫描在同一张图像中。
