建筑公司档案归档管理制度

1 工程建设档案管理制度

第一条 为规范建设项目档案管理工作，贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施制度》以及铁道部有关档案管理的规章制度，制订本制度。

第二条 项目管理机构综合部负责建设项目档案的收集、整理、立卷、归档的归口管理，其他业务部门负责为本部门专业档案管理工作。

第三条 档案分为：文书档案、科技档案、设计资料档案、竣工资料档案、会议档案、设备仪器档案、人劳档案、招投标及合同档案、计划统计报表、会计档案等。

第四条 档案收集内容为：

（一）项目管理机构各种重要会议和重大活动及事件形成的文件材料，包括通知、报告、讲话、简报、纪要、总结和典型经验材料等。

（二）项目管理机构其他工作中形成的重要文件材料，包括命令、指示、重要通知、通报、请示、报告、批复、工作计划、总结、规定、章程、重要调查材料、计划文件、统计报表、会计凭证、会计帐簿、会计报告等会计核算专业资料。

（三）项目管理机构所收与业务相关的文件资料。

（四）参加上级机关召开的重要会议带回的文件、资料。

（五）因机构变动或采购重要设备接收的各种文件、资料。

（六）各种招投标资料、合同。 2 （七）设计单位交付的设计文件。

（八）施工、监理单位报送的各类文件、资料。

（九）施工单位、设备安装单位编制的竣工文件。

（十）其他应该收集归档的文件、资料。

第五条 综合部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。公文办结后，公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存，按年度进行分类整理，列清目录，立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。

第六条 立卷、归档应做到：

（一）文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

（二）正确反映项目管理机构的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。

南京至高淳城际快速轨道

南京南站至禄口机场段工程

建设工程档案管理办法

（试行稿）

南京元平建设发展有限公司

二〇一一年六月

1

目 录

第一章 总 则 ..................................... 2

第二章 基本规定 ................................... 4

第三章 归档文件的质量要求 ......................... 6

第四章 归档文件的范围与目录编制 ................... 9

第五章 案卷的编目与装订 .......................... 17

第六章 归档文件的管理、验收、移交 ................ 20

第七章 附 则 .................................... 23

第八章 汇表与附件 ................................ 24

2 第一章 总 则

一、 为加强南京至高淳城际快速轨道南京南站至禄口机场段工程BT项目（以下简称“本项目”）建设工程归档文件的管理工作，明确工程资料管理的相关规定，统一工程档案的验收标准，建立完整、准确、系统的工程档案，本项目建设单位南京元平建设发展有限公司（以下简称“建设单位”）特制定《南京至高淳城际快速轨道南京南站至禄口机场段工程建设工程档案管理办法》（以下简称“本办法”）。

二、 本办法是根据国家档案局、国家发展和改革委员会、住建部以及南京市档案局、南京地铁等有关建设工程档案验收管理的有关规定，并结合本项目的特点和实际情况而制定的。

三、 本办法适用于本项目所有工程文件的编制、管理、验收和归档。

四、 工程文件的编制要及时、有效，要与施工建设同步；工程文件的管理要一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；文件的验收要系统、规范，服务于工程的验收；文件的归档要有序、完整，要便于运营管理、维修养护、改扩建和城市建设阶段的查阅。

档案管理制度

1.档案管理目的

为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制度。

2.档案管理范围

2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。

2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。

3.档案管理机构及职责

3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。

3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。

3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。

3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。

3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。

3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。

3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。

3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。

完整版)工程项目档案管理制度

工程项目档案管理制度

为了规范公司的工程项目档案管理，防范和控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

工程项目档案归档范围

本规定所指的工程项目档案是指公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。包括中标通知书、工程承包合同、合同附件、劳务分包合同、专业分包合同、采购合同、工程预（结）算书、工程设计图纸、工程施工图纸、往来公函、传真、会议记录、委托书、开工报告、请款报告、技术资料、主要设备材料估检报告、施工记录验收报告、竣工报告等。

资料员及其职责

部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：

1.收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；

2.保管档案材料；

3.查借阅、催还档案材料；

4.与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

档案的立卷、收集、整理

1.以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。

2.在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。

3.各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累、整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。

4.在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。

5.在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。

档案的管理

1.对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2.每月对档案进行一次清理。

3.清除不必要保存的材料。

4.对破损和褪色的材料进行修补和复制。

档案要求

1.文件必须为原件、正文，符合文件格式。

2.必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。