建筑业档案管理制度

档案管理制度

- 1 - 档案管理制度

一.总则：

1、随着公司承建的工程项目日益增加，为了加强和做好这些工程项目档案资料工作，使之与建设工程同步开始、同步进行、同步验收特制定本制度。

2、本制度主要依据：

《中华人民共和国档案法》

《科学技术档案工作条例》

《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

《建设项目（工程）档案验收办法》

《电力工业企业档案分类规则》等国家及专业标准

3、公司工程建设档案主要指承建工程从施工开工到建成投产全过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算资料、声像材料等形式与载体的文件材料。

4、公司各部门、全体员工应按照本制度的要求，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、工程技术档案资料的管理：

1、在公司经理的直接领导下，公司行政办负责公司工程技术档案资料的管理，设专人及地点收集、整理、汇总档案并负责移交和保管。同时负责监督、检查和指导公司各部门、各工程项目部工程技术档案资料的形成、积累、整理和归档及移交工作。 档案管理制度

- 2 - 2、公司技术负责人、工程管理部、项目技术负责人对于工程技术档案资料的形成及保证其完整准确负有直接责任，依据公司档案管理制度的要求，对于应该在竣工后移交生产单位并公司须长期保存的工程技术档案资料，如施工记录、检验记录、试验报告、交工验收记录和签证、设计变更资料等，在施工过程中应及时形成、整理完成以便工程竣工后能按时移交生产单位。

3、工程技术档案资料是生产运行的重要依据，其中竣工图是工程的实际反映，根据国家有关规定工程竣工后限定的时间内不能及时提供生产单位，不算完成施工任务，各项目部在工程竣工后必须完成工程技术档案资料的移交和归档才算完成工程项目任务。

4、公司员工对由自己承担的施工项目、检验检查项目资料的形成、归档负有直接责任，务必保证自己填写的施工记录、检验记录及时准确完成并做好相关签证，同样没有完成自己应该完成的资料填写签证也不算完成自己承担的工作任务。

第 1 页 共 3 页 城市建设档案管理规定

第一章 总则

第一条 为规范和统一城市建设档案管理工作，提高档案工作效率和服务质量，保障城市建设档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规，制定本规定。

第二条 本规定适用于全国范围内的城市建设档案管理工作。城市建设档案包括城市规划、建筑设计、土地利用、工程施工、房地产开发等相关档案。

第三条 城市建设档案管理应遵循科学、规范、公开、便捷的原则，坚持信息化管理和实体档案管理相结合，推行电子档案管理。

第四条 城市建设档案管理机构应当建立健全档案管理体制，完善档案管理规范和制度，加强档案管理人员的培训和素质提升。

第五条 所有涉及城市建设的单位和个人都应当依法履行档案管理义务，配合城市建设档案的保存、利用和管理工作。

第六条 城市建设档案管理机构应当建立健全档案管理网络和信息系统，提供便捷的档案查询和服务。

第二章 城市建设档案的归档和整理

第七条 城市建设档案应按照内容、用途和形式分类归档，建立清晰的档案目录和档案库房。 第 2 页 共 3 页 第八条 城市建设档案的整理应遵循整理原则和程序，确保档案的完整性和准确性。

第九条 城市建设档案管理机构应当制定档案整理计划和进度安排，确保按时完成档案整理任务。

第十条 城市建设档案管理机构应当建立档案鉴定和鉴定委员会，对重要的城市建设档案进行鉴定和评估。

第十一条 城市建设档案管理机构应当建立档案检索和查阅制度，提供便捷的档案查询和服务。

第三章 城市建设档案的保存和利用

第十二条 城市建设档案应当按照国家有关规定的保管期限进行保存和利用。

第十三条 城市建设档案管理机构应当定期组织档案的复制和备份工作，确保档案的安全性和完整性。

第十四条 城市建设档案管理机构应当建立档案利用制度，为相关单位和个人提供档案查询和利用服务。

第十五条 城市建设档案管理机构应当创新服务方式，推广档案数字化和在线查询等技术手段，提高档案利用的便捷性。

建筑施工职业卫生档案与职业健康监护档案管理制度

1、根据《中华人民共和国职业病防治法》和国家安监局《工作场所职业卫生监督管理规定》的具体要求，结合本公司的实际,建立职业卫生档案，具体制度如下：

2、职业卫生档案包括：

(1)员工卫生记录卡；

(2)职业病危害因素分布平面示意图、位重点职业病危害因素分布平面示意图；

(3)工艺流程简图（用箭头表示）；

(4)接触职业病危害因素人员一览表；

(5)接触职业病危害因素人员作业人员登记卡；

(6)职业病危害、职业中毒记录卡；

(7)职业病危害因素检测结果汇总资料；

(8)职业病危害因素程度分级管理表；

(9)职业中毒事故报告与处理记录表等；

(10)职业病防治法律、法规、规范、标准、文件、监督文书清单及有关文本；

(11)职业卫生管理方针、计划、目标、方案、程序、指导书、管理制度；

(12)职业卫生专（兼）职管理组织、职能及人员分工；

(13)建设项目职业病危害管理档案； (14)职业病预防控制措施技术档案；

(15)职业病防护设施和防护用品档案；

(16)职业卫生培训教育汇总资料；

(17)职业病事故应急救援预案及演练有关资料。

3、职业健康监护档案包括：

（1）劳动者职业史、既往史和职业病危害接触史；

（2）相应工作场所职业病危害因素监测结果；

（3）职业健康检查结果及处理情况；

（4）职业病诊疗等健康资料。

4、人力资源科负责为每一位职工建立职业卫生健康档案，并妥善保管。

5、档案管理人员必须维护劳动者的职业健康隐私权、保密权。相关的卫生监督检查人员、劳动者或其近亲属、劳动者委托代理人有权查阅、复印劳动者的职业健康监护档案，其他人员不得私自查阅职业健康监护档案。

6、档案资料按档案管理的要求建立目录、统一编号、专册登记；分永久、长期、短期三种期限及时进行归档。

7、档案资料应字迹清楚、图表清晰、文字准确可靠，并管好和用好档案。

8、随时、定期地根据公司人员的变动，及时调整和补充档案，各表卡每年12月前系统地调整一次。

第1页共12页 建筑公司档案管理制度

档案保管制度

(一)本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。

(二)存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。

(三)库内配备温湿度计，坚持库内温湿度测量与记录，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

(四)做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。

(五)定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。

(六)建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。

(七)库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。

(八)档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。

档案保密制度

(一)档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。 第2页共12页 (二)利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。

(三)查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。

(四)借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。

(五)不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。

(六)档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。

(七)销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定，报领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。

档案利用制度

(一)凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。

(二)外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。