司法业务档案管理制度

1 司法局档案管理工作制度

一、档案管理人员责任制

负责对本局的文书、会计档案的立卷、归档工作。按《机关档案室工作定级标准》的规定，严格执行接收手续。做好归档档案的整理、保管、销毁、统计工作，编制科学的检索工具。努力学习档案业务知识、熟悉室藏档案内容，积极提供利用。要做到调卷及时、准确、无误，主动为司法局业务工作和其他部门服务。加强档案管理，定期检查档案的安全，延长档案的使用寿命。做好档案保密和保卫工作，确保档案的完整与安全。

二、档案统计制度

对本局工作情况进行统计，报表要做到字迹清晰，数字准确。每年年终定期统计一次，统计表一式三份，本室留存一份，报县档案局一份。做好有关统计项目的日常记录登记等基础工作，保证统计内容的准确性。充分利用统计表进行情况综合分析，及时向领导提供档案工作情况信息，为提高档案工作水平当好参谋。

三、档案查阅借阅制度

查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档 2 案员需进行登记，办公室主任批准，方可查阅。凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、折页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

四、机关档案归档制度

凡机关工作活动中形成的具体保存价值的文件材料，均由办公室进行整理、归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。

司法所档案管理制度

一、司法所文件及业务资料要指定专人负责统计管理，认真做好统计档案的保管工作，所长应定期检查指导本所档案工作。

二、统计档案管理人员必须自觉遵守各项保密制度和有关规定，严守秘密，不得向外人透露涉密的或者个人隐私的档案内容，不得将档案材料在报纸、刊物上登载发表和搞其它非法活动。

三、归档的统计档案要收集齐全、完整、完好。档案管理人员要主动了解和掌握形成档案材料来源的信息。

四、凡是反映司法所在工作中形成具体保存价值的文件材料、人员信息、声像材料等均属于立卷归档的范围，都要收集、整理、立卷归档。

五、档案整理立卷应遵循文件材料形成的规律，区分保存价值，便于保管和利用，做到收集齐全、整理规范、编目清楚、整齐美观，装订使用标准的档案用具。

六、档案信息上网须遵循信息保密规定，凡保密信息应与公开的信息实行物理隔离，确保档案安全，严防泄密。

七、所有档案必须存放在档案箱柜内。在工作中形成的废纸，不得随意乱扔，应按规定统一销毁。

八、档案箱柜要排列整齐，编制“档案存放指南”或“档案存放示意图”。 九、档案管理人员应坚持定期打扫卫生，保持档案室整洁。档案箱柜要放置防虫药物，并按药物使用期及时更换，防止档案虫蛀霉变，确保档案的安全。

十、归档的统计档案要分类准确，档案盒统一用电脑打印或者钢笔，签字笔书写，字迹工整、清晰，不得用铅笔、纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔和复写纸书写。

十一、每年一月底前应对上一年度的文件资料进行装订归档，接受上级检查。

十二、档案管理工作人员因工作调动或离、退休等原因，离开本所工作岗位的，应按规定办理档案交接手续。

司法所档案管理制度

1、档案室内的档案资料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号、柜架要排列有序；

2、查阅、利用档案，必须严格履行登记手续，查阅只限于在档案室内阅读，未经领导批准，不得擅自复印档案内容；

3、档案室要认真做到“八防”，即：防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温等，要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其他技术处理；

4、档案室要保持清洁卫生，定期清扫整理，不得存放与档案管理工作无关的杂物；

5、档案人员下班时要关闭各种电器的电源，档案室周围要灭绝火源现象，档案室内严禁吸烟；

6、档案管理人员调阅搬运档案要轻拿轻放、严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案机械磨损；

7、建立和完善全宗卷，做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作；

8、要提高警惕，做好保卫保密工作，严防发生任何盗窃破坏档案资料的事件。

第一章 总则

第一条 为规范司法执法档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合司法执法工作实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于各级司法行政机关、司法所、律师事务所等司法执法机构及其工作人员。

第三条 司法执法档案管理工作应当遵循以下原则：

（一）依法管理原则：严格遵守国家法律法规，确保档案管理的合法性、合规性。

（二）真实性原则：档案内容真实反映司法执法活动的全过程，不得伪造、篡改档案。

（三）完整性原则：确保档案的齐全、完整，不得遗漏重要档案材料。

（四）安全性原则：加强档案安全防范，确保档案实体和信息安全。

第二章 档案分类与归档

第四条 司法执法档案分为以下类别：

（一）文书档案：包括司法行政文书、执法文书、诉讼文书、信访文书等。

（二）业务档案：包括案件档案、法律援助档案、社区矫正档案、人民调解档案等。

（三）声像档案：包括录音、录像、照片等。

（四）电子档案：包括电子文件、电子邮件、网络信息等。

第五条 档案归档应当遵循以下要求：

（一）按照档案类别、年度、案件性质等进行分类。

（二）归档材料应当完整、齐全，不得缺件、破损。

（三）归档材料应当立卷、编号、登记，确保档案的可追溯性。

（四）归档材料应当符合档案立卷标准，便于查阅和利用。

第三章 档案保管与利用

第六条 司法执法档案的保管工作应当遵循以下要求： （一）档案库房应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防霉等要求。

（二）档案柜架应当安全、牢固，便于存放档案。

（三）档案管理人员应当定期检查档案，确保档案实体和信息安全。

（四）档案管理人员应当严格执行档案借阅、归还手续，确保档案不丢失、不损坏。

第七条 司法执法档案的利用工作应当遵循以下要求：

（一）档案利用应当符合法律法规和政策规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。

（二）档案利用应当经档案管理人员审核批准，办理借阅手续。