项目资料归档管理制度

项目档案资料管理制度

项目档案资料管理制度

第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。

第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任

1、项目准备阶段

建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

2、项目施工阶段

项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

3、项目试运行阶段

试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

第三条、收集范围

1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。

2、项目文件归档范围和保管期限见附表1

第四条、收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。

第五条、项目文件质量要求 项目档案资料管理制度

1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。

2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。

项目档案资料管理制度

1 / 8 项目档案资料管理制度

项目文件的收集标准

第一条:项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程.其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员

的职责范围、工作标准或岗位责任制.并有相应的检查、控制及考核措施.

第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任

1、项目准备阶段

建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备,工艺和涉外文件:勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计

文件,并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件.

2、项目施工阶段

项目实行总承包的.由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向

几个单位发包的.由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集,积累项目监理文件.建设单

位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核,签认竣工文件.并向建设

单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件. 项目档案资料管理制度

2 / 8 3、项目试运行阶段

试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件:项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承

担项目的器材供应和财务管理中形成的文件.

第三条、收集范围

1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,规入建设项目档案.

2、项目文件归档范围和保管期限见附表1

第四条、收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集:引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登

记、归档、再行译校、复印和分发使用.

第五条、项目文件质量要求

1、字迹清楚,图样清晰.图表整洁、签字手续完备.

2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制.

3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求.

项目文件归档制度

一、目的和适用范围

1.1 目的

本制度旨在规范企业项目文件的管理，确保项目信息的可靠性、完整性和保密性，提高项目管理效率和工作质量。

1.2 适用范围

本制度适用于全部在企业内部进行的项目活动，并涵盖项目的启动、规划、执行、监控以及收尾等各个阶段的文件管理。

二、定义和缩写

2.1 项目文件

指在项目周期内，用于描述项目背景、目标、需求、计划、进度、更改、风险、问题、决策、成绩和评估等方面信息的文档、电子表格、图纸、报告、会议纪要等形式的记录。

2.2 文档归档

指将项目文件依照肯定的规定和程序，进行分类、整理、存储并进行合理标识和访问掌控的行为。

2.3 归档管理员

指负责项目文件归档工作的特地人员，负责文件的管理、存储、检索和销毁等工作。

三、文件归档流程

3.1 文件归档准备

项目执行团队的每个成员都有责任将项目相关的文件及时整理、归档，确保文件的规范性和完整性。

3.2 文件归档分类 依据项目文件的类型和性质进行分类，例如可依照项目阶段、文件类型、文件内容等进行分类，具体分类标准由归档管理员依据实际情况确定。

3.3 文件归档标识

每个归档文件都应有唯一的标识符，包含文件名称、文件编号、版本号、归档日期等信息，以便于文件检索和管理。

3.4 文件归档存储

归档管理员应订立合理的文件存储方案，确保文件的安全性和可访问性。文件可以以电子形式存储在企业服务器或云存储平台上，也可以以纸质形式存储在文件柜中，依据实际情况进行选择。

3.5 文件归档检索

归档管理员应依据需要，对归档文件进行检索和查阅，确保项目文件对项目管理和决策供应及时、准确的支持。

四、文件归档权限和保密措施

4.1 文件访问权限

归档文件的访问权限应依照需要进行划分，确保授权人员能够访问和查阅项目文件，同时避开未经授权人员的查阅和窜改。

4.2 文件保密措施

对于涉及商业机密、技术机密等敏感信息的项目文件，归档管理员应采取相应的保密措施，例如限制访问权限、加密存储等，确保项目信息的保密性。

实用文档

. 1 项目资料档案管理制度

第一章 总则

第一条：为加强公司项目资料管理，保障公司项目更好的实施，方便公司领导及甲方及时查阅，结合公司实际情况，特制定本规定。望项目各有关人员密切配合，共同遵照执行。

第二章 管理相关要求

一：工程项目技术资料填写要求

第二条：资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步；

第三条：字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，需永久长期保存的文件不应用易褪色的书材料书写，应尽量使用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写。

二： 工程项目资料管理要求

第四条：资料管理标准化

项目部设置专门的项目资料档案柜，由综合管理部派专人负责收纳整理从而实现对所有项目资料的集中管理；

第五条：资料管理模块化

在项目资料集中管理的基础上，对所有资料进行分门别类的整理，从项目开始到项目进行再到项目结束整个过程中的项目资料都要贴好标签分好类别进行摆放，并在每个项目文件上面备注项目负责人，项目进度以及项目类别，在此基础上根据实际情况随时做变更， 实用文档

. 2 以确保标注信息与实际信息相符合，便于后面领导以及相关人员查阅，提高工作效率；

第六条：资料管理应力图创新，建立电子档案

在留存纸质档案的同时还应对应建立一份电子档案，此电子档案由项目管理部指定专门负责人根据实际业务进行整理，电子档案建立要力求精准、完整，方便查阅。为确保项目档案建立信息与实际项目进度信息相符合,项目每进行一步都要及时更进，具体登记内容请项目管理部负责人指定专人制定项目档案资料登记表，为了方便后期各项目正常有序的进行还望项目管理部积极配合整理。

第三章 职责划分

第七条：综合管理部对项目资料管理负主要责任，项目管理部协助综合管理部，以保证工作正常有效的实施。本制度中第二章第二条中的相关制度需要项目管理部配合综合管理部实施，如项目资料纸质档案的归档工作需要项目管理部随时告知项目进度，将项目实施过程中的相关资料及时以书面或者电子形式递交给综合管理部专门负责人（提交内容需要清晰明确），综合管理部在收到项目管理部递交过来的相关资料后需第一时间做好登记，分门别类整理归档；