工程项目资料的归档制度

1 / 14 工程资料管理与归档制度

1．工程资料内容和分类

⑴工程资料指工程项目服务中形成的表格、文字、音响等载体。

⑵工程资料X围即公司产品（服务）的X围；工程资料分为：项目管理资料、监理资料、招标代理资料和造价咨询资料。

2．监理资料的管理

⑴监理资料的管理由总监理工程师（总监代表）负责，并制定专人具体实施，由公司或工程部进行监督检查。

⑵监理资料要求真实、完整、填写内容正确、签字齐全，所有表格文字等一律用A4规格纸，复印必须加盖原单位公章，资料随工程服务过程同步进行，内容目录表随时填写。

⑶监理资料内容分卷，立卷顺序按《监理资料管理与存档表》要求进行，其中质量、进度、投资控制、旁站记录按单位单位工程、分部工程统一排序。同类表格序号采用三位数编码号，从001开始。

⑷工程竣工，监理工作结束十天内，由总监理工程师将资料送公司工程部审查合格后与综合办公室办理移交手续，办理资料移交手续时填写好资料归档移交明细表后双方签认。

⑸监理资料存档期限，工程监理资料存档年限分为三类：永久、长期与短期。永久指永久保存；长期为工程寿命；短期为20年以下；未标注的为三年以下，办公室根据有关规定存放。

2 / 14 监理资料管理与存档表

卷别 编号 资料名称 提供单位 备注

第

0

卷

上

墙

图

表 1 公司质量方针与目标

公

司

提

供

2 监理机构框图

3 监理人员工作守则

4 监理人员工作纪律

5 总监理工程师岗位职责

6 专业监理工程师岗位职责

7 监理员岗位职责

8 工程质量控制流程图

9 工程进度控制流程图

10 工程投资控制流程图

11 安全责任牌

12 天气情况记录表 现场监理

部填表 13 工程进度计划表

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卷别 编号 资料名称 提供单位 备注

第01卷依据卷（一）

工程前期审批资料 1 土地规划许可证复印件

建

设

单

位

2 建设规划许可证复印件

3 施工许可证复印件

项目资料归档管理制度

一、目的

为了明确项目资料归档的办法和责任，确保项目资料的及时性、完整性、安全性、保密性，便于追溯和使用。

二、归档范围

1、一般基础资料及合同；

2、权证类资料；

3、保后相关资料。

三、归档办法

(一) 项目基础资料及合同归档

1、担保业务部项目信贷经理按照《融资担保项目档案基础资料目录》《融资担保项目合同目录》所列的资料内容，对资料进行收集和整理，区分原件与复印件，并对每页资料标注页码；

2、担保业务部项目信贷经理按照《融资担保项目档案基础资料目录》《融资担保项目合同目录》内容整理完毕后，需用档案夹夹住档案资料并置入纸质档案盒，同时在《融资担保项目档案基础资料目录》《融资担保项目合同目录》相应位置进行填报，签字确认后提交担保业务部经理；

3、担保业务部经理负责对信贷经理提交的项目资料进行复核，无误后在《融资担保项目档案基础资料目录》《融资担保项目合同目录》签字确认，并连同《融资担保项目档案基础资料目录》《融资担保项目合同目录》一并移交资产保全部；

4、基础资料及合同归档应在放款后五个工作日内完成；

5、资产保全部按项接收资料后，在《融资担保项目档案基础资料目录》《融资担保项目合同目录》上签字确认；

6、资产保全部将上述资料进行整理分类，归档保存。

（二）项目权证类资料归档

1、担保业务项目负责人按《项目要件类资料清单 》所列内容，负责收集、整理权证类资料，区分原件与复印件，并对每页资料标注页码；

2、项目权担保业务部项目信贷经理按照《项目要件类资料目录》内容整理完毕后，需用档案夹夹住档案资料并置入纸质档案盒，同时在《项目要件类资料目录》相应位置进行填报，签字确认后提交业务部门经理；

3 、担保业务部经理负责对信贷经理提交的项目资料进行复核，无误后在《项目要件类资料目录》签字确认，并连同《项目要件类资料目录》一并移交资产保全部；

4、权证类资料归档应放款后十五个工作日内完成； 5、资产保全部按项接收项目资料后，在《项目要件类资料目录》上签字确认；

一、资料内容

一、招投标资料

第一条 归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。

第二条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。

第三条 招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：

（一）工程建设项目发包初步方案及其附件；

附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；

2、邀请招标或直接发包的证明材料；

3、满足招标条件的其他材料的复印件。

（二）招标事宜备案表及附件资料；

（三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表；

（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；

（五）招标公告或者投标邀请书；

（六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；

（七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告；

（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；

（九）清标情况报告;

（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表； （十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表；

（十二）评标报告；

（十三）招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。）；

（十四）中标结果公示表；

（十五）中标通知书；

（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；

（十七）合同副本；

（十八）工程招标代理评价意见表；

（十九）工程建设项目招标投标备案流程表；

（二十）工程建设项目招标投标合同备案表；

（二十一）工程建设项目招标投标监督情况记录表；

（二十二）工程建设项目招标投标行政监督意见书；

1

Q/YNYC

云南省保山市烟草专卖局（公司）企业标准

Q/YNYC(BS).G01.201-2011

10工程项目资料归档管理制度

2011-6-15发布 2011-6-15实施

云南省保山市烟草专卖局（公司） 发 布

2 前 言

本标准附录均为资料性附录。

本标准对工程项目资料归档管理做出了规定。

本标准由企业管理部提出，属于部门级标准。

本标准由企业管理部归口。

本标准由企业管理部起草。

本标准主要起草人：夏立、王军。

本标准2011年首次发布。

3 工程项目资料归档管理制度

1 范围

所有按照要求进行竣工验收的项目，从项目前期规划之项目交付使用整个过程涉及的资料。

2 规范性引用文件

2.1 《中华人民共和国档案法》

2.2 《建设工程档案管理办法》

3 术语和定义

3.1 档案：指公司在从事各项职能活动中形成的，对国家、社会和企业具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。工程项目竣工资料就是项目按照建设程序完成实施，最后经交付使用一整套资料，包含图纸、图表、文字等材料。

4 职责

4.1 企业管理部设档案管理岗(兼职)，统一管理工程建设项目档案工作，业务上接受人事劳资部档案室的监督和指导，并负责将所属公司重大项目建设档案移交人事劳资部档案室，履行以下主要职责：

4.1.1 贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规以及烟草行业档案工作的各项规章、制度，建立健全档案工作的各项管理制度，并对执行情况进行监督、检查。

4.1.2 负责集中统一管理工程建设相关资料档案，做好档案的接收、保管、鉴定、统计工作，负责将工程建设项目竣工后的资料移交公司档案室进行统一管理。

4.1.3 负责对各项目实施单位(各部门、分公司)建设项目文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。