房地产控股集团公司法务管理制度

房地产控股集团公司法务管理制度一、部门及岗位职责部门职责：1、案件处理：（1）为集团公司及各子分公司代理各类诉讼、仲裁、执行、听证、行政复议的案件。

（2）参与公司重大事故（工伤）、疑难事件的调查、调解、谈判、处理等工作。

2、经营类合同管控：（1）根据公司的要求，制订并推行标准合同文本。

（2）参与内、外部合同的草拟、评审及签约把关工作。

（3）按公司相关部门和经理层的要求，参与重大合同的谈判工作。

（4）参与公司重大招投标文件的评议。

（5）检查、跟踪各项目部的合同履行情况，发现问题及时要求整改。

（6）根据公司领导的安排，做好公司被拖欠工程款（购房款）的清理与催讨工作。

3、商务活动参与（1）配合集团商务工作的调查；（2）负责集团商务谈判及法律文件的起草、修改和评审；（3）负责协调公司财务部门账号的风险防范；（4）负责配合行政管理中心处理公司设立、变更、注销等法律事务。

4、法律咨询、建议、指导、培训：（1）为公司各级部门提供法律咨询，提供法律意见书。

（2）参与对公司合同相对方的资信调查。

（3）指导项目部人员规范发文、签证和索赔。

（4）对公司不同层面的员工进行针对性的相关法律知识培训。

5、根据本部门不同种类文件材料形成的特征，及时制定其案卷类目，合理集中分类存放，便于平时利用和立卷归档，并按规定要求及时移交档案管理部门。

6、不断收集标杆企业法务管理的相关资料，通过调研、研究、借鉴、吸收、完善逐渐提升公司法务管理水平和能力。

7、配合信息管理中心，推进公司ERP等信息化系统的建设与完善工作。

8、公司内部文件的把关：（1）协助起草、修正企业内部管理制度及各类法律文件。

（2）参与公司企业制度定稿前的合法性评审。

（3）协助公司人事部门、工会修订公司劳动合同。

9、处理公司安排处理的其他涉法性事务。

岗位职责：法务总监□直接上级：分管副总经理□直属下级：总监助理、法务经理□岗位职责：1、重大案件推进工作的检查和督办；2、对合同评审、项目调研、部门经理移动办公等业务执行工作的检查、监督；3、部门制度的修订、完善及规范化体系的建立；4、组织部门人员对公司经营中存在的法律风险提供合理化建议；5、部门人员的工作业绩考核；6、代理或处理公司重要诉讼案件；7、制定和组织确定公司各级部门经理以上人员的公司法律政策培训制度与培训流程。

8、组织和召集全体法务人员工作例会、法务经理工作推进会、部门案例讨论会。

总监助理□直接上级：法务总监□直属下级：中心秘书□岗位职责：1、负责集团相关部门处理涉法性工作；2、参与人事部门劳动合同的修订；3、负责机械产业集团合同评审；4、负责协调法务中心与其他部门之间的配合、沟通；5、负责部门人员的学习、培训；6、负责部门例会的召开；7、负责部门内部的事务协调；8、向部门人员及时传达分管副总、总监的要求；9、代理相关诉讼案件；10、具体组织和实施全体法务人员的新法规学习会议和公司各级部门经理以上人员的公司法律政策培训。

商事法务经理□直接上级：法务总监□直属下级：商事法务副经理□岗位职责：1、配合集团投资、资金、招商部门的前期涉法工作的调查；2、负责集团投资、资金、招商部门的合同谈判、合同评审、合同起草；3、负责协调公司财务部门对外收支所有公开业务往来账号的安全防范，并建议合及时督促财务部门对财务账号采取必要的保密和反查封措施；4、负责多元化产业集团内的法律事务的处理；5、负责配合行政管理中心处理公司设立、变更、注销等法律事务；6、根据法务中心安排，代理相关诉讼案件；7、完成上级领导安排的其他任务。

商事法务副经理□直接上级：商事法务经理□直属下级：无□岗位职责：1、根据商务经理安排，配合集团投资、资金、招商部门的前期涉法工作的调查；2、配合商务经理参与集团投资、资金、招商部门的合同谈判、合同评审、合同起草；3、参与多元化产业集团内的法律事务的处理；4、根据商务经理安排，配合行政管理中心处理公司设立、变更、注销等法律事务；5、根据法务中心安排，代理相关诉讼案件；6、负责商务部的内档管理；7、完成上级领导安排的其他任务。

二、三级合同管理制度建设产业：第一级：合同管理专员1（法务中心）□直接上级：法务总监□直属下级：无□岗位职责：1、组织控股集团、建筑产业集团项目合同收集、归档；2、根据公司安排，会同法务人员一起参与重要合同谈判；3、提出修订、完善相关合同标准条款的建议；4、指导、考核、监控下级分公司和项目部的合同管理、对外来往合同履行文件、合同处理与交涉信函；5、对建筑产业集团分公司上报的招投标文件以及合同草拟文本条款进行汇总与审核；6、参与公司检查部门对建筑产业项目合同履行情况的检查；7、完成上级领导安排的其他合同管理任务。

第二级：分公司商务科长（经营科长）1、负责分公司各项目完整准确履行各项合同，并对各项目合同履行情况每月实行检查和督办；2、组织招投标文件以及合同草拟文本条款，并报送法务中心合同管理专员汇总与审核；3、合同盖章前将合同文本提交法务人员确认和生效合同文本的归档；4、对项目进行合同交底；5、参加所辖分公司每月的移动办公，对项目进行调研；6、所辖分公司及项目部重大收发文的把关。

第三级：预算员或项目三人小组中其他人员1、合同副本的管理；2、对外来往文件、信函的审核和管理；房地产与机械产业集团：第一级：合同管理专员2（法务中心）：□直接上级：法务总监□直属下级：无□岗位职责：1、组织机械产业集团、房地产业集团项目公司合同收集、归档；2、根据公司安排，会同法务人员一起参与重要合同谈判；3、提出修订、完善相关合同标准条款的建议；4、指导、考核、监控房地产项目公司的合同管理、对外来往合同履行文件、合同处理与交涉信函；5、对房地产业集团项目公司上报的招投标文件以及合同草拟文本条款进行汇总与审核；6、参与公司检查部门对机械产业集团、房地产项目公司合同履行情况的检查；7、完成上级领导安排的其他合同管理任务。

第二级：房地产项目公司行政人事部文员的职责：1、每月实行检查和督办所在项目公司各类合同的履行情况；2、组织招投标文件以及合同草拟文本条款，并报送法务中心合同管理专员汇总与审核；3、合同盖章前将合同文本提交法务人员确认和生效合同文本的归档；4、所辖分公司及项目部重大收发文的把关。

三、合同章管理制度（一）总则合同章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，合同章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。

为加强管理，防范风险，维护公司的利益，特制定本规定。

（二）责任主体经总公司总经理授权，行政部全面负责公司合同章的管理工作。

（三）合同章管理规定1、合同章刻制规定合同章刻制流程图(1)因公司生产经营工作需要刻制合同章的，由申请部门填制《合同章刻制申请表》，按照申请程序，交分管副总审核，总经理批准后，行政部负责到公安部门指定的合同章刻制点刻制。

(2)行政部应建立合同章领用登记台账，将刻制的合同章印模存档备案，注明领用部门和保管人及领用日期，并请领用人签字确认。

(3)对私刻、伪造公司合同章者，予以辞退、开除处分，并处以1万元以上罚款。

由此造成的一切直接和间接损失，由该个人承担。

情节严重者追究其法律责任。

(4)凡遇合同章变更，需重新刻制，其申请程序及手续与上述新合同章的申请程序相同，原合同章交还经营管理部统一处理。

2、合同章保管规定(1)分公司的合同章由分公司的商务副科长保管；(2)合同章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。

节假日、合同章保管人出差或因其他事务不能履行保管人职责时，应将合同章移交给公司领导指定的人员暂时分管。

(3)严禁将合同章带出公司，如不得不带出公司时，应事先办理借用手续，同时必须由合同章保管人或保管人委托公司内部的相关人员随身携带，用后立即归还，因携带外出期间导致出现的各种问题均由合同章保管人承担。

(4)合同章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司合同章的，离职时须办理合同章归还手续后方可办理离职手续。

(5)公司合同章在受到毁损、被盗、遗失的情况下，各保管人应迅速以书面形式向行政管理部门经理报告，行政管理部门经理应迅速向总经理汇报，并采取报案、公告等有关措施。

(6)罚则①因保管人保管不力，致使公司合同章毁损、被盗的，罚保管人200元。

②因公司合同章毁损、被盗给公司造成经济损失的，损失部分由保管人赔偿，情节严重者，追究其法律责任。

3、合同章使用管理办法合同章使用流程图（1）用章程序①有关人员需盖章时，持需盖章文件及填写使用目的、盖印期限、日期及盖印数量等规定内容的“合同章使用申请表”，经所属部门的负责人批准后到合同章保管人处用印。

②合同签订，对政府、行业主管部门的函件等重要事项须经总经理批准后方可用印。

③合同章保管人在确认手续完备后方可在文件上用印。

④用印后须及时办理登记手续，重要的须复印留档备查。

（2）用章原则①公司原则禁止开具空白介绍信和证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经分管副总批准；②持空白介绍信或证明外出工作回来必须向公司行政管理部门汇报、登记该介绍信或证明的用途，未使用的必须交回。

③严禁在空白合同文本上加盖合同专用章，如盖章必须在空白页上盖必须在该页写上“本页无正文”。

每个印戳必须由合同章保管人亲自施印。

④使用合同章的申请人必须是有权对外签订合同的部门或分公司；⑤经办人需要使用分公司合同章时，必须向商务副科长和分公司经理申请，同时填写《合同盖章申请单》，在商务副科长和分公司经理都签字同意后，才能使用。

⑥合同专用章的保管使用的检查工作列入每次检查范围之内。

（3）罚则①对于分公司合同章使用时，未经商务副科长、分公司同意擅自在合同章上盖章的，罚用章人2000~3000元，同时扣1~0.25分；未经商务副科长或分公司经理同意，分公司经理或商务副科长擅自同意在合同上盖章的，罚行政负责人2000~3000元，同时扣1~0.25分；②合同章保管不严而被偷盖的，罚保管人1000元；③偷盖合同章造成损失的，罚偷盖人1000元，损失部分的20%由保管人赔偿，损失部分的80%由偷盖人赔偿，并追究偷盖人的法律责任。

4、合同章报废管理办法合同章报废流程图（1）合同章报废发生的情形因公司合并、重组、更名、注销、部门更换等原因致使现有的合同章不再发生作用时，可以申请合同章作报废处理。

（2）合同章报废程序①公司合同章需要报废时，由合同章保管人持填写了规定内容的“合同章报废申请表”，按规定程序，经所属部门的分管领导审核，总经理批准后，连同需报废的合同章一同送行政管理部门；②行政部对报废合同章切角存档；③行政部拟订文件通知相关单位或部门，对合同章报废情况进行告知。

（3）罚则对未按本办法规定私自废止公司、部门合同章者，处以500元以上的罚款，给公司造成经济损失的，损失部分由其负责赔偿，情节严重的追究其法律责任。