物料编码申请流程

物料编码申请流程
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物料编码申请流程是一个ERP控制流程，由研发中心、
生产中心和信息管理部共同管理。

该流程的响应时间是随时。

核心步骤包括以下内容：
1.需求部门提出物料编码申请，并填写相关信息，如名称、规格和样式。

2.物资管理部/采购员接到物料编码申请单后，需要补齐
相应物料信息，并填写物料申请单。

3.根据申请的物料类型，研发中心/编码人员给予相应物
料编码及其他相应信息。

4.信息管理部/ERP专员对接收的物料编码申请单进行审核，以确认其是否重复、完整和有效。

5.信息管理部/ERP专员将所申请新编码录入系统，并将新物料录入ERP系统。

该流程规则适用于外购产品。

低值易耗品由信息管理部统一给出编码，办公用品不录入ERP系统。

物料编码新增流程
根据我们公司的产品和现行的管理制度，需新增的物料编码大致有如下几类：
1.成品类
成品类的编码，通常是由公司业务部提供订单，前期在K3导入阶段，业务部将订单发邮件给编码员，编码员将k3系统中的旧编码找出来填写在订单内，有需要新增的成品编码，直接加在订单内（做好标识），编码员要负责将每个订单新增成品编码录入到k3系统.
2.包装材料类
包装材料类编码，由包装设计员将包材清单中需要新增的包装材料，填写“新增物料表”（或者在包材清单做好标识）发给编码员，编码员将新增包材物料编码，编好后填写发回给包装设计员.
3.原材料类（和五金类/其它零部件）
由申购部门/采购部门向编码员填写“新增物料表”，须详细注明：物料分类、物料名称、物料材质、规格型号等信息发给技术组，原材料类新增物料全部集中到技术组，由技术组审核后交给工艺部进行编码，由编码员将新增物料编码回复给申请部门及技术部.
4.外购/外发半成品及成品
由采购部门/资材部填写““新增物料表”，注明①物料品名；②半成品工序段（某工序后）；③幅宽和/或克重；④颜色/花色；成品还得有：⑤幅长；⑥客户代码；填写完全后发送到工艺部，由编码员进行编码，并将编码录入到系统.
表”。

物料编码规则说明书第1章目的为实现公司物料分类及电脑化管理，提高物料管理水平，特拟定本编码规则。

第2章适用范围适用于ERP系统中所有物料的编码定义。

第3章内容及流程以下物料编码以4位ASCII码字符表示，编码规则:2级2-2，具体格式和定义如下：◆整机：字母+数字以下物料编码以8位ASCII码字符表示，编码规则:3级4-2-2，具体格式和定义如下：◆模块：整机编码+字母+数字以下物料编码以8位ASCII码字符表示，编码规则:3级2-2-4，具体格式和定义如下：◆零件加工件：SL+类型+数字（类型：机加工件、雕刻件、手板、开模件）以下物料编码以10位ASCII码字符表示，编码规则:4级2-2-2-4，具体格式和定义如下：◆元器件、线材、标准件：SL+类型+字母+数字(类型：电子类，机械类)◆M : 原材料◆ A ：生产辅料和消耗品◆ F ：OEM产品及配件3.1 模块、产成品编码规则模块、产成品编码结构如下：模块编码结构如下：1 2 3 4 5 6 7 81-4位表示产品名称代号；用英文+数字表示，产品工艺代号在新产品立项时，由技术委员会确定。

工程部在新产品工程化时，更改《产品型号与工艺代号对照表》，交质管部受控发放。

当前工艺代号规定如下：◆SC18为SenloSL180产品工艺代号◆SC30为SenloSL300产品工艺代号◆SC50为SenloSL500产品工艺代号第6、7位表示属性及子系统模块类型，规定如下：产品系统：PR (Products)软件子系统：SO (Software)硬件子系统：HA (Hardware)机械子系统：MA (Macheinery)液路子系统：YL热工子系统：TS (Thermal subsystem)光学子系统：PT (Ptical)测试子系统：TE (Test)临床子系统：CL (Clinical)外购件：OU (Outsourcing)装配件：AS (Assembly)自制件：SE (Self-control)硬件子系统: HA (Hardware)◆电源模块：01 DY(Power module)◆PCB板模块：02 PC◆反应盘模块：03 RW (Reaction wheel module)◆试剂盘模块：04 RM (Reagent module)◆样本盘模块：05 SM (Sample module)◆采样针模块：06 SZ◆搅拌针模块：07 PZ (Pin module)◆加样模块：08 UP◆搅拌模块：09 SJ◆机架模块：10 JJ◆外壳模块：11 HM (Housing module)◆自动清洗模块：12 CX◆注射器模块：13 ZS◆液路模块：14 YL◆附件模块：15 FM◆光电模块：16 PB第7、8 位表示产品模块流水号，由工程师根据具体设计细节添加，再申请录入，原则是不允许有重号，具体规定如下：◆第9、10位的XX值表示该产品模块下的第XX装配，◆第11、12位表示该装配的第XX个零件，若为“00”则表示装配总成范例：反应盘模块的物料编码SC18RW011 2 3 4 5 6 7 8产品工艺代号：SC18属性/系统类型：RW产品模块流水号：01该规则可以保证产品编码唯一化零件加工件编码结构如下1 2 3 4 5 6 7 8 91-2位表示公司部门名称代号SY3-4位表示类型◆机加工件LA◆雕刻件(雕刻铝材YB 塑料材料DB)◆手板件(钣金材料BJ 塑料材料SB)◆开模件MD (开模补加工BM)6-9位表示流水号3.2 元器件、线材、标准件编码结构如下:1 2 3 4 5 6 7 8 9 10第1-2位表示公司部门:SY第3-4位表示系统类型：◆硬件子类HA◆机械子类MA第5-6位示器件、线材、标准件（如只有一位字母，第6位用0表示）以下为硬件的大分类代号，规定如下：◆成平单板：PC◆电阻类：R◆电容类:： C◆发光管： D◆稳压二极管：D◆整流二极管：D◆桥堆： D◆二极管： D◆连接器：J◆插件连接器：J◆贴片连接器：J◆三极管：T◆开关：K(拔码开关、空气开关、过流保护开关、电源开关)◆器件：IC (CPU、通讯IC、电源IC、运算放大器、逻辑IC器件、A/D采集类IC、时钟IC、驱动IC、存储器IC)◆线材L◆变压器：L◆电感：L◆固定电阻器：L◆排阻：L◆可变电阻器：L (包括电位器)◆独石电容：L◆陶瓷电容：L◆铝电解电容：L◆云母电容：L◆薄膜电容：L◆可调电容：L◆隔离变压器：L◆电源变压器：L◆磁珠：L◆电感：L◆晶体：Z◆晶振：Z◆钟振：Z◆压控晶振：Z第7-10位表示流水号3.3 原材料编码规则原材料编码结构如下：1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13第1为M,表示原材料项目第2、3位表示原材料大类编码，意义规定如下：♦ 金属原材料♦ 塑胶原材料♦ 试剂厂原材料第位表示原材料明细编码，方法见以下各章节。

编码录入员岗位操作指南一、上岗条件：（一）能快速准确查找物料的编码；（二）熟悉物料编码规则；（三）掌握使用编码申请流程；（四）维护物料编码；（五）维护物料清单（BOM）；（六）维护资源；（七）维护工序；（八）维护工艺路线；（九）清楚考核项目内容；(十)报表。

二、物料编码的查询：快速准确查找物料编码是编码录入人员最基本的条件，所以编码人员必须熟练了解通配符“%”和组合查找的使用，下面将进行详细讲解：1、模糊查询：所谓“模糊查询”，就是利用部分参数查找到相关数据的方式。

比如说按姓名查询“胡锦涛”，仅指定姓名的某个部分，如“胡”，“锦”或某些词“锦涛”等，其余部分使用一个通配符来表示。

在OracleERP系统中，这个通配符为“%”。

当输入“胡%”时，所查询到结果是姓名第一个字是“胡”所有的名字；“%锦%”则中所有姓名含有“锦”的名字；“%锦涛”则为名字最后两个字为“锦涛”的所有名字。

从上面的分析可以看出，通配符“%”可以代表任意多个字符，且一个查询中，“%”可以多次使用，比如“%雪莱特%光电%公司%”。

这里值得提醒的是，比如“%雪莱特%光电%公司%”中的“雪莱特”、“光电”、“公司”必须是连续出现在要查询的词中。

2、组合查询：在一次查询中，要输入两个以上的条件就是组合查询。

比如我查询本公司18岁的男性，那查询的条件就有“18岁”和“男性”。

3、下面在Oracle系统中以查询编码为例介绍模糊和组合查询具体使用：1、HID事业部中查询所有成品灯：这里只有一个条件是“成品灯”，可以使用“编码”查询，“成品灯”的编码是以“208”开头的，那么我们就可以在查询界面的编码字段输入“208%”。

2、HID事业部中查询35W的成品灯：这里可以使用“编码”和“描述”两个字段组合查询，可以在查询界面的编码字段输入“208%”，在“描述”字段输入“5W%”。

三、编码规则：编码规则是编码录入人员必须具体的基本条件，公司的编码总体规则为：字符长度为13位的纯数字编码，其中第一位区分为：1代表外购材料、2代表半成品、3代表成品、9代表样品；其中半成品、成品、样品的第2、3代表产品系列；外购材料的第2，3位为材料大类。

关于系统新增物料操作流程规范（暂行）鉴于目前，系统物料已经接近两千个，为了有效管控物料的添加，避免随意性，根据项目组专题会议，在结合目前情况前提下，特制定本规范。

厨务部门：1）、研发所需采购的物料，一律采用费用的方式处理；2）、其他部门需要采购的零星物品所需要的物料，由所需部门提出申请，向供应部申申请，由供应部集中申报；3）、已经定型、确定需要批量使用的食材物料，按照以下审批流程申请新物料编码。

审批流程：1、部门负责人提出新增物料书面申请申请需注明以下信息：物料名称（名称要规范），物料品牌、基准单位、规格（不同单位之间的换算关系）、采购单位、库存单位、物料品类（如：生鲜、干调、豆制品等）、物料分类（如：原材料、半成品、成品）、采购方式等，要求信息完整，全面。

2、部门经理复核3、部门总监核准4、总经理审批5、项目组完成物料添加6、通知申请负责人、供应部7、供应部建立采购资料（供应商资料、合同、价格清单）8、相关部门采购、使用——采购部、工厂、门店营运部门：1）、菜单中新增加的菜品，需要在门店销售的新产品，建立新的物料，需要按照审批流程申请新物料编码、物料检索码2）、系统内无菜品物料，需要配合促销活动，另添加新物料的，需按照审批流程申请新的物料编码审批流程：1、部门负责人提出新增物料书面申请申请注明以下信息：菜品的名称（规范的菜品名称）、销售单位、菜品类别（热菜、凉菜等）、单价（不同菜单类型价格，如1类型8元/份，2类6元/份）、生效日期、是否需要厨房打印（如锅仔需要厨房打印）、生效范围（例如：南京07店，其他门店不生效）等其他信息。

2、部门经理复核3、部门总监核准4、总经理审批5、项目组完成物料编码添加6、通知申请负责人、营运部7、项目组建了价格清单，下发到指定门店8、门店使用企宣活动，也可以暂时参考此流程操作。

以前操作，必须提前一周的时间申请，走完流程方可录入系统，万望大家理解。

本规范自2014年02月15日起执行。

存货物料编码管理规定第一条目的为加强公司存货风险管理，确保实物流转信息与财务核算信息一致，特对存货物料编码管理工作及流程予以规定。

第二条适用范围本规定适用于集团公司及全资子公司，非全资控股公司参照执行。

第三条管理原则（一）不同存货物料，物料名称和编码一定不同。

（二）相同存货物料，物料名称和编码必须唯一。

第四条职责分工（一）各事业部负责本部门存货物料的命名和编码管理，并对存货物料名称及对应ERP编码的正确性、唯一性负责。

（二）物流部门负责对存货物料编码的唯一性进行复核。

（三）采购部门负责提供新增存货物料的采购成本价格。

（四）财务信息部负责ERP新增存货物料编码的系统维护。

（五）财务管理部负责检查制度规定的执行情况。

第五条新增物料编码申请流程（一）事业部提请添加物料编码1、事业部新增物料按《存货物料编码规则》（详见附件1）进行命名和编码。

2 2、事业部商务主管填写《新增存货物料编码审批表》（详见附件2），注明“物料编码”和“物料名称”，经事业部分管产品经理审核后提交采购部门和物流部门。

3、事业部在提起《生产物资采购委托单》（详见附件3）时，注明物料编码。

（二）物流部对《新增存货物料编码审批表》所列物料编码的唯一性进行复核，避免重复编码。

（三）采购部门采购经办人负责审核《新增存货物料编码审批表》中的物料是否为新增物料，并录入采购成本价。

（四）财务信息部将新增物料名称、编码、成本价等信息维护到ERP 系统中。

第六条 责任追究凡出现未按规定执行，导致物料命名和编码不准确、不及时、不唯一，公司将按《员工过错责任追究管理办法》（AT-S-HR-019）对相关责任人予以责任追究。

第七条 本规定自发布之日起执行，由财务管理中心财务管理部负责修订和解释。

附件：1.存货物料编码规则2．新增存货物料编码审批表3．生产物资采购委托单4．存货物料编码管理流程图。