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会议文书工作 PPT

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文书制作课件ppt

文书制作课件ppt
传递积极信息
在文书中传递积极、正面的信息，避免使用可能 引起负面情绪的词汇或表达方式。
04
文书制作的工具与软件
Microsoft Office系列软件
Word
用于文档编辑和排版，支持插入图片、表格、图表等功能，是常 用的文书制作工具。
Excel
用于数据处理、表格制作和数据分析，能够进行数据排序、筛选、 计算等操作。
视觉呈现技巧
字体选择
选用易读、易识别的字体，提高 文书的可读性。
排版美观
合理安排文字的间距、行距、对 齐方式等，使版面美观大方。
图文并茂
适当使用图表、图片等视觉元素 ，增强文书的可视化效果。
文化敏感性
尊重多样性
尊重不同文化背景的读者，避免使用可能引起文 化冲突的表达方式。
适应目标受众
根据目标受众的文化背景和阅读习惯，调整文书 的语言表达和内容。
生动形象
使用简练、清晰的语言表达，避免冗 长和复杂的句子结构。
运用形象化的语言，增强文书的吸引 力和可读性。
准确无误
确保文书中使用的词汇和表达方式准 确，不产生歧义。
逻辑组织技巧
结构清晰
合理安排段落和布局，使整体结 构清晰、有序。
层次分明
使用标题、段落等标识，使内容层 次分明，易于理解。
连贯一致
保持文书的连贯性和一致性，确保 读者能够顺利理解。来自02文书制作的流程
需求分析
明确目标与要求
在制作文书前，需要明确文书的目标和要求，包括文书的用途、受众、传递的信 息以及期望达到的效果等。
内容规划
梳理思路与要点
根据需求分析的结果，规划文书的内容，包括主题、结构、要点等，确保内容逻辑清晰、条理分明。

文书工作与档案管理PPT课件

文书工作与档案管理PPT课件

.
18
（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
19
（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
20
三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
16
2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
17
二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
13
3.文书、公文、文件的联系与 区别

公文写作完整ppt课件

公文写作完整ppt课件

庄重 平实
应用文的结构原则

1.反映社会的发展规律和内在联系
2.服从表现主旨的需要
3.适合不同种类的实用文书的特点

4.符合人们的一般思维规律
文体与语体的对应关系
文 文 体 学 语 体 写作目的 语 言 特 征 文艺语体 感人以形， 以形象性为本，追求形象的生动性和语言 的艺术化 动人以情
读者类型
普通读者
法定读者
专业读者
一、应用文的概念和功用
（一）概念

顾名思义：“应”付生活、“用”于实务的“文” 章
使用对象 使用目的 文体特征 文体归类 机关、团体、企事业单位、个人 处理公、私事务 有惯用格式 实用性文章

（二）功用
规范行为
依据凭证 应用文的功用
指挥管理
宣传教育
联系协调
二、应用文的种类
公务文书：党政机关、社会团体、企事业 单位在处理公务活动中使用的内容系统、 体式完备的一类文书。 日常事务文书：社会团体和个人在日常工 作、学习和生活中经常使用的一种文体。 专业文书：是各职能部门、团体在本领域 为特定的目的和实际工作需要而写作的文 章。
政论文
晓人以理， 以逻辑性为本，要求逻辑的严谨与议论的 政论语体 气势 导人以行 科技语体 给人以知， 以科学性为本，使用精确严密的专业性语 言 教人以用 应付生活， 以实用性为本，少文饰，求明晰，重程式 用于实务
说明文
应用文
事务语体
准确：确切、得体 1.用语慎审周密，分寸恰当 2.用限制性的词语表示出事物的差别 3.运用数字明确表述事物 4.注意前后照应，避免互相矛盾 5.不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号 简约：简洁、精当 1. 从特定目的、特定对象出发，根据工作需要，写 最重要的 2．运用各种简省的表述方法

应用文写作(会议记录、会议纪要) ppt课件

应用文写作(会议记录、会议纪要) ppt课件

PPT课件
11
（2）第二部分:会议组织概况。
包括：开会时间、地点、会议支持人、会议出席人、列席 人、缺席人、记录人等。这些内容写在会议标题之 后，要在会议主持人宣布开会之前写好。
会议主持人: 写清其职务和姓名。 出 席 人：详记，则其姓名、单位、职务；略记，则只
出席者范围和人数（列席人）。 缺 席 人：重要人物缺席。如不多，其姓名及原因；如
全国高校技术创新大会会议纪要
另外，也有采用“事由+文种”格式，如：
关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要
PPT课件
34
（二）正文
正文分为前言、主体两大部分。
1.前言：记述会议的基本情况。包括主办单位、召开会 议的时间、 地点、会议名称、主要出席人、会议主要议程、成 果及评价等。如：
2010年1月1日至13日，教育部在北京召开了全国高校技 术创新大会。中共中央政治局常委、国务院副总理李岚清向 大会发表了重要书面讲话，教育部党组书记、部长陈至立出 席大会开幕式并作了重要讲话，副部长韦钰作了大会工作报 告和总结。各省、自治区、直辖市教委、教育厅（高教厅）、 主任（厅长），84所高校校长，教育部科技委正、副主任以 及教育部有关部门负责同志出PPT席课件了大会。大会还邀请国家计35
PPT课件
22
删
改
补
分
1.句子成份残缺不全，影响理解。 2.补标点符号。 3.补大、小标题。
PPT课件
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删
改
补
分
遇上讲话比较混乱、语无伦次的讲话者，记录肯定
层次不清。整理时要重新划分层次。
PPT课件
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【范文1】
XXX党支部会议记录
时间：****年**月**日 地点：***会议室 主持人：*** 记录：*** 出席人：支部全体党员（签名） 列席：***（职务）、***（职务）…… 缺席人：***（缺席原因，如学习、出差、生病、无故等） 会议主题：1.讨论支部工作报告

文书工作总结PPT

文书工作总结PPT

02
文书工作基本情况
文书种类与数量
种类
包括行政公文、事务文书、日常 应用文等。
数量
根据机构或企业的规模和业务需 求，文书数量有所不同，但通常 都较为庞大。
文书处理流程
收文处理
接收、登记、分办、拟办、批办、承 办、催办等。
发文处理
拟稿、审核、签发、复核、缮印、用 印、登记、分发等。
文书管理制度
促进工作改进
通过总结发现工作中存在 的不足和缺陷，提出改进 措施和建议，推动工作不 断完善。
汇报范围
时间范围
本次总结所涉及的时间范 围，包括起始时间和结束 时间。
工作内容
需要总结的具体工作内容 ，包括完成的任务、达成 的目标、取得的成果等。
参与人员
参与本次工作总结的人员 范围，包括直接参与者和 相关协作者等。
语言表述不当
部分文书在语言表述上存在过于晦涩、不够准确 等问题，使读者难以理解或产生误解。
文书管理制度执行不力
制度不完善
当前文书管理制部分工作人员对文书管理制度的执行不够严格，存在随意处理、拖 延办理等问题。
监管不到位
缺乏对文书工作的有效监管和评估机制，无法及时发现和纠正问题 ，导致问题不断积累。
02
团队发展
我们将加强团队建设，提高团队成员的专业素养和综合能力，为公司的
发展贡献更多的力量。
03
个人规划
我将继续提升自己的专业技能和综合素质，同时积极寻求更多的发展机
会，为自己的职业生涯打下更坚实的基础。
THANKS
感谢观看
团队协作
团队成员之间协作紧密 ，沟通顺畅，共同应对 各种挑战，保证了工作 的顺利进行。
个人成长
通过本次工作，我不仅 提升了自己的专业技能 ，还学会了如何更好地 与同事合作，提高了自 己的团队协作能力。

会议记录与会议纪要(PPT40页)

会议记录与会议纪要(PPT40页)

***：…… [详细记录每位同志的发言]
***（主持人）：刚才，同志们对我们的工作提出了 许多宝贵的意见，我们会认真加以考虑，不断改进 工作。接下来研究预备党员转正（记录详见《发展 党员专用记录本》）。
会议到此结束。 主持人：（签字）
记录人：（签字）
❖一、会议纪要的含义
会议纪要是传达会议决定事项和主要精神， 要求与会单位共同遵守、执行的一种有纪实 性和指导性文种。 ❖会议纪要是记载、传达重要会议的会议情况 及议定事项的行政公文。
概括，分成若干个部分。❖写的几个事项定下来后就会碰到各个 事项的排列次序问题。
❖分清主次，一般把主要的、重要的放在 前面，尽量写得详细、具体些。
❖次要的和一般性的内容放在后面，可简 略一些。
❖特殊的，放在最后。
❖条项式：
❖把主体内容，包括讨论的问题和议定的 事项，按主次一条条列出来——条理化， 一目了然。
××省人民政府办公厅(印章) ××××年×月×日
提示 这也是一篇分项式会议纪要。导言简要地介绍
了会议的基本情况。主体部分写会议研究确定的四 个主要内容。文章指导思想明确，层次分明，任务 明确具体。
例文最大的特点是没有用段旨句，而是直接叙 述重要事项，对重要事项“有什么写什么”，这也 是一种很值得借鉴的写法。
的标题形式。
《××学院行政工作会议纪要》
❖2. 会议名称＋（会议）纪要的标题形式。 ❖ 《第九次办公会议纪要》
❖3.正标题＋副标题的标题形式。正标题 反映会议的主要精神和内容；副标题反
映会议名称及文种。
❖
探讨新时期文学的发展
——中国当代文学研究会
第二次学术讨论会纪要
❖（二）会议纪要正文的内容及结构模式 ❖1．内容 ❖会议基本情况的概述 ❖会议主要内容的陈述 ❖会议成效的简要评述

《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作


传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门 的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办 意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 （见表2-4）“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面， 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那 些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办 意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。

会议记录ppt

如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要 领导，还有各种有关人员，最好将主要人员的职务、姓名一一列出， 其他有关人员则分类列出。 5．列席人
包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法。 6．缺席人
如有重要人物缺席，应作出记录。 7．记录人
包括记录人的姓名和部门。如：××(××办公室秘书)。
1．真实性 会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区
别，那就是他只有记录权没有改造权。会议是个什么样就 记成什么样，与会者发言时说了些什么就记下什么，记录 者不能进行加工、提炼，不能增添、删减，不能移花接木， 不能张冠李戴。 2．原始形态性
会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。所谓原始， 就是未经整理，未经综合。在这一点上，它跟会议简报、 会议纪要有着很大不同。会议简报和会议纪要也是真实的， 但不是原始的。虽然在内容上可能没有太大差别，但在存 在形态上，会议记录跟会议简报和会议纪要的差异甚大。 3．完整性
二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会 议。 会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要 写明"休会"字样。
会议记录格式例文1
会议名称
会议时间
会议地点
记录人
出席与列席会议人员
缺席人员
会议主持人 审阅
主要议题
发言记录：
签字
会议记录格式例文2
××公司办公会议记录 时间：一九××年×月×日×时 地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人：××× ××× ××× ××× ××× …… 缺席人：××× ××× ××× …… 主持人：公司总经理 记录人：办公室主任刘×× 主持人发言：(略) 与会者发言： ××× ……………………………………………………写分作特内含 例意巧点求文文式法类用点容义

会议记录ppt


会议记录的要求
一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。 二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或 早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记 参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果 某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者 签署姓名、单位、职务等。 三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重 点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的 重要的会场情况等，也应予以记录。 记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发 言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对 别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别 别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录” 重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的， 可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记 录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互 相校对补充。 四、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。 会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许 有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得 发言者的审阅同意。
会议记录
例 点 文 例 文 式 例 格 写 法 类 用 分 作 点 特 内 容 义 含 1 1 2 2
会议记录的含义
会议记录是由会议组织者指定专人，如 会议记录是由会议组织者指定专人，如 实、准确地记录会议的组织情况和会议内 容的一种机关应用性文书。会议记录一般 用于比较重要的会议或正式的会议，它要 求真实、全面地反映会议的本来面貌。
会议记录的重点
会议记录应该突出的重点有： （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关 活动； （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见 解； （3）权威人士或代表人物的言论； （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性 言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项； 6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。

公文培训课件(ppt34张)


会议场合礼仪 提示 1、对付棘手与会者
对主导一切者，要表示承认讲话者对论题的了解及其作出的建设性贡献。当有人 进行个人攻击时，可部分重复刚才他所讲的内容，并向大家或另外某个人询问对 他的话持何看法，同时声明要从其他与会者那里听取意见。 对漫无边际者，趁到休息时间或此人讲话停顿时打断他。中断漫无边际的讲话对 他个人来说也许是无礼的。组织者表示了解所述事情，再次说明会议宗旨以及时 间限制，并将问题引向另一个人或者全体与会者。要求漫无边际者作出总结，当 他略作停顿时就打断他的话，并控制他的反应。 对闲谈者，组织者停顿下来并直视说话者，转向他们询问他们是否有什么问题。 重新说明会议宗旨的重要性，并指出如果每次只有一个人发言，那么大家的收获 会更多。每次只有一个人讲话应成为会场规则。 对不发言者，找出他们沉默的原因，通过小组交流使他们加入讨论。 对唱反调者，了解这种反对情绪究竟有多大影响，可以让反对者帮助做些事情， 如担任记录员等。在休息时主动与他交谈
会议场合礼仪 规范-会议主持
召开会议就像是一 次演出——每个人都要 扮演一个角色；议程好 比剧本，讨论则是必要 的即兴发挥。表4-1为会 议角色表，列出了会议 主持人和参加者各自的 职责。若要使会议圆满 成功，重要的是大家都 清楚所担任的角色，并 恰如其分地完成
会议场合礼仪-会议主持的一般过程
公文写作 公文写作基础原理 （四）作者角色意识

1、公文作者的代言身份。 2、公文写作群体化写作。



会议场合礼仪 提示 2、帮助解决争端
主持人要充当调停人，鼓励对立双方自己解决争端。要 不偏不倚、客观公正地听取各方的意见，承认每一方的立场。 如一时无法解决可先搁置该问题，继续进行下面的议程。如 果气氛过于激烈，可安排一次休息。
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2、会议中
这一阶段的工作主要是作会议记录，同时要着 手起草会议纪要，根据需要编印和发放会议简 报，并根据会议发展情况充实或修改闭幕词。
会议纪要的三个特点：一是具有较强的提 要性；二是具有决议的性质；三是具有存查备 考的作用。
大家有疑问的，可以询问和交流
可以互相讨论下，但要小声点
会议简报是指会议期间采取概括的手法，及时 报道、反映会议进程和会议内容的文字。
事项，通常采用条款式；结尾写要求、希望等， 也可因文而异，不写结尾。 主体部分包括下列事项： 1）会议的时间。包括开始时间、报到时间、结 束时间。 2）会议的地点。 3）参加对象 4）其他事项
4、落款
在正文末的右下方写明主办单位的名称、通知 日期。重要会议的通知应当加盖公章。发出通 知的日期应当写具体的年、月、日，不能用 “即日”代替。
开幕词、闭幕式要注意呼应和连贯，前后一致， 不能开幕词是一个意思，闭幕词是另一个意思。
一）写作格式
会议记录的格式包括三部分
1、会议概况 包括会议的名称、时间、地点、主持人（职务）、
出席人、列席人、旁听人、缺席人、记录人、记 录审核人。
2、会议内容 包括会议的议题、议程、临时动议，发言人的姓
通知要写得简明、具体，交代清楚会名、起止 时间、地点、参加人员范围、主办和承办会议 单位及联系人、入场凭证等。
一）写作格式会议规则不同于其他的会议文书， 它没有固定的格式，通常包括标题、正文、落款 等。
1、标题 居中写明“xx大会会议规则” 2、正文 1）会议的议题及其内容 2）会议代表产生的程序 3）会议机构的职能和产生办法 3、落款
结束语常以概括性词句对会议作出预示性评价， 如“本次会议将如何如何”，最后以“预祝会 议圆满成功”作结。
闭幕词和开幕词的结构基本一致，除标题和称 呼外，正文部分可简明扼要地总结评价会议情 况，强调会议的意义对会后如何贯彻会议主旨 或宣扬会议精神提出要求，结束语可表示对有 关各方的感谢，最后确性 准确性是指会议文书的写作要具体明确，一目
了然。
3、规范性 规范性是是有会议文书的性质决定，是指会议
文书工作要规范引导，全面客观。
会议文书工作是指对有关会议文书的制作、发 送和管理工作。从时段上可分为会议前、会议 中和会议后三个阶段。
1、会议前
这一阶段的工作主要是 起草会议通知、会议 规则、会议开幕词、闭幕词等文件，并根据会 议时间安排，将这些材料送有关领导审核，经 修改后打印成文，然后发送至相关单位和人员。
名及发言内容，会议的表决、选举结果。
3、会议期间的有关情况
如与会者的掌声、笑声，与会 者迟到、早退、 中途退场以示不满的情况等等。
会议记录的写作方式主要有两种：一种是摘要 记录；另一种是详细记录。
1、真实、客观 2、准确、快速 3、清楚、规范
一）写作格式 会议纪要一般分为标题、正式、结尾。 1）标题 2）正文 分为三个部分： 第一部分：写会议概况 第二部分：写出会议研究的问题 第三部分：结尾。
1）条理清楚，逻辑严密，结构严谨 2）重点突出，择要而已 3）文字简洁
六、会议简报 一）写作格式 1）报头 2）报体
3）报尾
1、内容要周全 2、规定要合乎情理 3、语言要明确平实 除了具体明确外，还要做到行文简练，言简意
赅。
一）写作格式
开幕词的结构一般由标题、称呼、正文、结束 语四部分构成。
标题要注明xx会议开幕词。
称呼在标题下一行顶格写“各位代表”、“各 位来宾”等。
正文包括宣布开幕、说明会议名称、性质、参 与者情况，对会议的指导思想、主要任务和过 程、意义和作用、希望和要求的阐述。
一）写作格式
1、标题
会议通知的标题多采用“发文机关名称+事由+ 文种名称”或“事由+文种名称”两种形式。
2、上款
写明通知对象。一般在标题下一行顶格写，后 面加冒号。通知对象时单位的，写单位名称。 如通知对象有几个或几种类型，则在每个对象 或每个类型之间有顿号或逗号隔开。
3、正文 正文一般分为三个部分：开头、主体、结尾。 开头写发通知的原因、依据和目的；主体写通知
会议文书工作
第一节 会议文书工作的特点和内容
一、会议文书工作的特点 二、会议文书工作的内容
会议文书不同于一般的文书，它是专门用于会 议的公文，包括会议前、会议中和会议后需撰 写的材料。
主要特点：
1、时效性
时效性是指会议文书工作要提前运筹，及时发 文，即必须按照会议主办单位的意图，提前谋 划，及时撰写、发送有关文书，不能延误时间。
会议简报的作用：一是汇报作用；二是交 流作用；三是辐射作用。
3、会议后
这一阶段的工作主要是编印会议简报，印制大 会通过的会议纪要，并将这些材料发送至各有 关单位和个人。在此基础上，要将所有会议材 料整理归档。
一、会议通知 二、会议规则 三、会议开幕词和闭幕词 四、会议记录 五、会议纪要 六、会议简报