事业单位档案信息化管理策略探讨

管理论坛　对事业单位档案管理信息化建设的探讨　吕秀玲黄隽　（吉林省第六地质探矿工程大队，吉林延吉１３３４０１）　・２２９・　摘要：在事业单位中，强化档案管理信息化建设，不仅可以有效提高档案管理人员的工作效率，ｆｌａｇ够加强事业单位的内部人才培　养工作，完善事业单位内部控制工作，以推进事业单位的发展。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需　要，电子档案已在事业单位档案管ＪＥ．．ｚ－作中得到了广泛的应用。以下就来探讨一下事业单位中档案管理信息化建设的策略。　关键词：事业单位；档案管理；信息化　１事业单位的档案管理实现信息化的必要性　所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档　案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供　服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行　分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料　相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进　行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。　但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统　的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人　事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和　信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操　作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适　应时代的发展。新形势下，要求事业单位须改变这一传统模式，进行　信息化建设。　２实现事业单位档案管理信息化建设的优势　在当前事业单位档案管理中，实习信息化建设，采用信息化媒　介实现档案资料信息的传播，不仅可以提高事业单位档案信息的传　播速度，还可以有效改进传统事业单位档案服务的模式，提高事业　单位档案信息的及时反馈机制，提高档案管理部门的水平。事业单　位档案管理信息化建设，也可以提高档案信息的质量，扩大受众传　播影响力，改善传统档案管理的存储环境，降低纸张资源，避免文件　模糊、损坏，提高档案存储量　。优化单位内部档案管理体制与管理　方法，减轻事业单位档案管理人员工作压力，确保事业单位的档案　管理更加电子化、专业化、智能化、一体化，使事业单位有更好的发　展。　３制定事业单位的档案管理信息化的总体规划　在档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于事业单　位发展的战略。在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上，　深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划　及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化　协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单　位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发　展留下扩展空间。　４建立起一个实用的档案信息网站　档案网站是事业单位的档案部门在网上建设的信息站点，一般　以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网　上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息　化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。　在档案的信息化建设之中，应该把档案的管理系统纳入事业单　位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信　息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和　系统效益。　还应选用那些使用有升级能力和开发能力的档案信息管理系　统，这是实现档案管理信息化的一种重要条件。软件适应了网络管　理的需求，具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优　势。建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。选用的产品应符　合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能　够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证　其升级换代，减少重新开发的成本。设备的设置应尽量合理化，要考　虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度，等等。　５逐渐实现档案管理的信息资源的数字化　档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的　前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字　化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式　加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据　库，并在网上发布，以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所　有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分　析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的　档案馆要消亡，两者应长期共存，相互补充。　６档案信息化应做到规范化、标准化　规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是　衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档　案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身　发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行　完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操　作。应对各立档单位文件及档案的内容、着录项目、数据库结构和格　式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档　格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后　能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者　不能读取的问题。　７档案的信息化建设要有对档案人员的素质要求　档案人员应该更新观念，调整心态，不断学习并掌握必要的网　络知识和技术，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业　队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，　其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案　管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知　识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以　及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基　本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具　备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层　次档案信息服务与咨询等三方面的能力。　综上所述，对事业单位的档案进行数字化管理是当前科技与社　会发展的必然要求。建立完善内部信息管理、信息安全、目标任务等　管理制度落实责任，分工负责，确保档案信息安全利用。建立数据库　建设目标，分解任务，压实担子，实现档案管理信息化。强化档案信　息监督管理，推行档案信息收集、整理、审核、发布等工作程序，严格　把关，确保信息安全、及时、准确。各个事业单位要重视其档案管理，　根据实际情况制定出一个档案数字化管理的总体规划，建设好自己　的档案信息网站，使档案信息化符合国内外的标准，并不断提高档　案管理人员的素质，不断提高工作效率，适应时代发展。　参考文献　【ｌ】容宁．事业单位档案管理工作的优化路径［Ｊ］．黑龙江档案，２０１２　（５）．　【２］于明明．浅论事业单位人事档案管理创新『Ｊ１．城建档案，２０１３（１）．　【３１＿－ｖ＿慧桢．基于电子信息技术的企业档案管理研究【Ｊ】．科技风，２０１０　（２２）

Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　Ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ信息化建设　

城建档案信息化管理的实现策略探讨　

●夏进刚　广东省珠海市城市建设档案馆　

摘要：为了满足城市建设与社会发展的需要，我国正在大　力实施城建档案信息化管理的建设，本文通过对城建档案　

信息化管理中所面临的问题对城建档案信息化建设策略进　

行分析。　

关键词：城建档案；信息化管理；实现策略　

当今我国正在大力开展城建档案信息化管理工　

作，由于发展起步较晚，我国的城建档案信息化技术　

仍然处于发展的初步阶段。现如今我国各大城市中的　城建档案馆大部分还处于传统的纸质档案状态，而基　

于我国国情考虑城建档案信息化管理还面临着许多问　

题。　

一、城建档案信息化管理中存在的问题　

我国城市档案信息化管理中存在着许多问题，由　于一些城市政府机关对城建档案信息化管理的不重视　

导致城建档案管理中出现经费不足等问题，使得很多　建设工作无法开展。虽然我国针对城建档案建设工作　

出台了一系列的法律法规，但是部分地区对城建档案　

管理工作中法律法规的落实情况不理想，导致城建档　

案管理出现无法可依的现象。另外，部分城市城建档　案管理人员的思想观念落后，对城建档案管理信息化　

的认识和城建档案的宣传不足，导致很多城市的居民　

都不了解城建档案的意义。　

二　城建档案信息化管理策略　

（一）加大政府城建档案信息化管理的重视程度　

城建档案管理工作对于一个城市的重要程度是不　

可忽视的，城建档案管理部门应该创新宣传手段、加大　

宣传力度，与当地政府进行有效沟通，获得政府的关注　与支持，加大对城建档案信息化管理的经费投入和建设　

１４／２０１７　０２般蓝档象　成本，要实现城建档案信息化建设必须解决管理硬件设　

施上的问题，修建信息化城建档案馆，建立城建档案信　息化管理人员的专业培训机构，增加对城建档案管理信　

息化科研项目的资金与人力资源的投入，将城建档案工　

作支出纳入当地政府的财政预算当中，让城建档案工作　在无后顾之忧的前提下专注于信息化管理的研究。　

事业单位档案信息化管理策略探讨

随着科技的不断发展，信息化管理已成为各个行业的趋势和需求。事业单位作为公共服务机构，在信息化管理方面同样面临着各种挑战和问题。制定一套科学合理的事业单位档案信息化管理策略，对于提高工作效率、保障信息安全和提升公共服务质量具有重要意义。

事业单位档案信息化管理策略应坚持信息化与规范化相结合。信息化管理是将传统的纸质档案转化为电子档案，通过计算机等信息技术手段实现管理和使用。而规范化管理则是依据国家相关法律法规和管理制度进行档案管理工作。两者结合，既能充分利用信息化技术的优势，又能保证档案管理的安全性和可靠性。

事业单位档案信息化管理策略应注重数据的采集和整理工作。信息化管理需要将纸质档案数字化，这就要求事业单位要建设完善的档案数字化采集系统。以电子文档或扫描件的形式保存档案资料，并建立标准化的标识和管理体系，确保档案的整洁和完整性。

事业单位档案信息化管理策略应注重安全性和隐私保护。事业单位档案中包含大量的个人和机构敏感信息，这就要求系统具备强大的安全性和权限管理能力。通过数据备份、加密、权限控制等措施，保障档案信息的安全性，防止泄露和滥用。

第四，事业单位档案信息化管理策略应注重知识管理和共享。信息化管理可以极大地提高知识管理和共享的效率和水平。事业单位可以通过建设专业的知识管理系统，将各个部门的知识和经验进行整合和共享，提供给需要的人员查阅和利用，提高工作效率和质量。

第五，事业单位档案信息化管理策略应注重技术研发和创新。信息化管理是一个不断发展和创新的过程，需要不断引进先进的技术和方法。事业单位应积极采用各种新技术，如人工智能、大数据、云计算等，以提高数据处理和管理的能力，推动信息化管理工作的进一步发展。

事业单位档案信息化管理策略是一项全面而复杂的工作，需要从多个方面进行考虑和规划。只有制定科学合理的策略，才能更好地实现事业单位档案管理工作的现代化和规范化。

2019年7月上第13期总第134期文化建设

在新形势下的事业单位发展建设中，如何对档

案信息进行有效管理，提高档案利用率，增强事业

单位竞争力，成为发展中应关注的重点。传统的档

案管理方式比较落后，档案的归纳与应用更多依靠

人力，档案利用效率较低[1]。信息时代下，档案信

息化管理方式出现，提高了档案管理工作的效率，

但在实际档案管理中仍然有新的问题出现，我们应

认真探讨和研究。

一、事业单位档案信息化管理的意义

科学技术在不断进步，推动了信息化技术的发

展，信息技术逐渐进入人们生活，改变了人们的生

活与工作方式。人事档案的信息化管理，主要是指

依托于信息化技术，对事业单位中的各类档案进行

数字化处理，并通过网络进行管理，以增强档案服

务能力，为事业单位的人力资源、战略发展等提供

准确、全面的数据支撑。在事业单位的档案管理中，

信息化管理方式具有如下优势：其一，人事档案实

现信息化管理后，人事档案无论是生成、采集，还

是归档、入库，都可以直接通过信息平台完成，管

理效率明显提升。档案管理员也从档案整理、档案

室打扫、档案室保护等繁琐的工作中解脱，简化了

人工成本，提高了档案管理工作的质量[2]。其二，

档案的信息化管理，让事业单位在开展薪酬管理、事业单位档案信息化管理问题探讨

◎王　玲

（湖北省襄阳宜城市公共资源交易中心 湖北 襄阳 441400）

【摘　要】随着经济不断发展，信息化已经成为社会发展的必然趋势，事业单位档案管理工作也逐渐实现向信息化转变，档案信息的利用率明显提升。针对当前事业单位档案信息化管理中存在的问题，针对性地提出要完善档案信息管理制度，提高档案管理人员的综合素质，统一信息管理标准，以更好发挥事业单位档案信息化管理的作用，推动事业单位的进一步发展。【关键词】事业单位　档案信息化管理　问题　措施【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3520（2019）13-41-02

【收稿日期】2019-06-06【作者简介】王玲(1979-　)，女，汉族，湖北襄阳人，专科，湖北省襄阳宜城市公共资源交易中心，中级职称；研究方向：经济管理。职称测评、战略目标制定等工作时，可直接通过网