档案保管规定

文件编号：ZCPX-DAGL-001

中材萍乡水泥有限公司

档案管理规定

（第1版)

受控状态：受控□ 非受控□

受 控 号：032

2009年6月22日发布 2009年6月22日实施

起 草 人: 刘启娜 审 核 人: 彭文胜 批 准 人: 黄宝春

起草日期: 2009.6.10 审核日期: 2009.6.17 批准日期: 2009.6.22 档 案 管 理 规 定

1 目的

加强企业档案管理，逐步实现科学化、规范化，为公司生产经营提供服务和支持。

2 适应范围

本管理规定适用于公司及所属各部门档案管理。

3 职责

3.1 企业档案管理实行总经理负责制。

3.2 综合管理部

3.2.1 负责监督、检查、指导档案法规的贯彻落实情况。

3.2.2 对公司各部门档案资料管理工作定期检查和考评，并监督其改进和完善。

3.2.3 负责对本企业各类档案的鉴定、销毁，确定密级和保管期限。

3.2.4 对做出贡献的专兼职档案人员建议给予表扬和奖励。

3.2.5 对档案工作中造成重大失误、渎职和违法的档案人员建议给予批评、处分。

3.2.6 负责基建、设备、电气、技术改造、人事、实物及公司文件的接收、立卷、保管工作。

3.2.7 健全档案管理网络，负责指导各部门兼职档案员的档案业务工作。

3.3 其它单位

负责所属工作业务范围内档案材料的收集、归档、移交、保管工作。

4 管理程序

收集 → 整理鉴定 → 立卷 → 入库

判断是否需要 → 填写借阅薄 → 借阅人签字 → 归还 → 入库

5 内容与要求

5.1 档案管理的原则采取“归口管理、分散控制”的原则，由综合管理部负责综合管理，其它部门按业务范围实施控制管理。

5.2 总体要求

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 (国家档案局 8 号令 )

国家档案局令

第 8 号

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 已经 2006 年 9 月 19 日国家档案局

局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。

局长 杨冬权

二 00 六年十二月十八日

第一条 为便于各级党政机关和人民团体 (以下统称机关 )正确界定文件材料归档范围，

准确划分档案保管期限， 使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况， 维护其历史面貌，

又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》 、《中华人民共和国档案法实施办法》 ，

制定本规定。

第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载

体的历史记录。

第三条 机关文件材料归档范围是：

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究

具有利用价值的文件材料；

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材

料；

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件

材料；

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是：

(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关

工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

(二)本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文

件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封， 不需办理的一般性人民来信、 电话

记录，机关内部互相抄送的文件材料， 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的

文件材料，有关工作参考的文件材料；

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料， 必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门

档案管理规定

第一条 为了加强XX发展档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司经营管理服务，制定本规定。

第二条 本规定适用于XX发展档案的归档、保管、借阅、销毁等管理工作。

第三条 人事行政管理中心是XX发展档案管理部门，负责公司档案的归档、保管、借阅及鉴定销毁工作。

第四条 归档范围

包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料：

（一）管理文件：上级党委、政府和相关主管部门下发的文件、通知及相关许可、批复或批件，在经营活动中具有重要依据的各种文件，包括规章制度、年度工作总结和计划、大事记；各类公文、会议纪要、业务往来信件及传真；各部门上报的文件等。

（二）立项文件：包括项目的可行性报告、评估报告、合作合同、章程，关于项目立项的各种批复文件。

（三）证照文件：经营活动中产生的各类证件、证照。如：企业营业执照、企业代码证、资质证书等。

（四）资信文件：验资、审计、评估报告等。

（五）项目开发报批文件：征地文件、规划报建文件、施工及竣工验收等文件。

（六）合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议。

（七）技术和设备：设备、技术资料、项目工程内业资料等。

（八）声像信息：公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的图片、录音、录像、电子文件等。

第五条 归档要求

（一）凡属应归档范围的收文，各中心（各子公司）应及时办理归档手续。

（二）公司的档案由人事行政管理中心负责整理归档，并按照档案管理的有关规定，进行档案的密级及类别划分，针对不同密级的划分，进行相应的档案管理;各中心（各子公司）负责保存本部门档案。

（三）做好文件的分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，确保完整性。

第六条 档案的借阅与复制

（一）公司董事会成员、各中心（各子公司）负责人需借阅档案、文件时，在填写《文件借阅、复制记录表》后，经分管领导签字，可通过档案管理员办理借阅手续，提档或复制，阅后返还。 （二）公司其他人员因工作或业务活动需要借阅公司档案时，在填写《文件借阅、复制记录表》，经各中心（各子公司）负责人、人事行政管理中心负责人签字后，档案管理员方可办理档案的借阅手续；重要文件、资料需经总经理批准。

国家档案局关于机关档案保管期限的规定

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(1987年12月4日国家档案局发布)

根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，为了便于各级党、政机关和人民团体(以下统称机关)准确地划分档案保管期限，使保存的档案既能反映和维护机关的主要职能活动的历史面貌，又便于保管和利用，我们对1983年制定的《关于文书档案保管期限的规定》及《文书档案保管期限表》进行了修订，并作如下规定：

1.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期3种。长期为16至50年左右，短期为15年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的，按有关规定执行。

2.确定机关档案保管期限的原则：

确定档案的保存价值，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。

2.1凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

2.2凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。