采购管理制度
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采购管理制度
1 总则
为加强公司规范化管理，选择合格的供应商并对采购过程进行严格控制，确保公司能采购到高性价比的物资，从而达到降低成本的目的，特制定本制度。
2 适用范围
本制度适用于公司各项物资采购时，计划的申请、价格的审核、下单、订购等，除另有规定外，均依据本制度处理。
3 权责
3.1由物供部负责对物资的采购工作。
3.2相关技术部门负责提供物资相关技术要求、质量保证条件等。
3.3对于重要物资的采购，分管领导可直接与供应商或代理商议价。
3.4专项物资采购，必要时由总经理指派专人或指定部门协助办理。
4 计划申报管理
4.2采购计划的制定
4.2.1采购计划申报人应依据实际生产情况按月提报采购计划，计划中注明物资的品名、编码、规格型号（技术参数）、数量、用途、需求日期、物资品牌及技术要求等，经相关领导审批后交物供部，计划申报期限为每月20—25日；
4.2.2物供部需根据公司业务的需求，核对仓库的库存量，确定寄售物资的品种、规格、数量等方面的实际缺口，编制当月《寄售采购月计划》，经物供部经理及分管领导核准后，进行采购；
4.2.3紧急请购时，由申报单位于“采购计划”“备注栏”注明原因，采购类型填写为“紧急采购”，紧急采购由总经理审定，在2个工作日内完成审批交物供部；
4.2.4对于采购物资需“试车”方能实施检验者，申报单位需在《采购计划》“备注栏”填写“试车检验”及预定试车期限，便于物供部与供应商协商合同条款；
4.2.5下列用品可免予申报采购计划，由综合办负责办理:
a贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等；
b招待用品：酒水、香烟、水果等；
c书报(含技术性书籍及定期刊物)；
d打字、刻印、报表等；
e节假日员工福利。
4.2.6申报计划时,申报单位对于能使用通用物资的，尽量申报通用物资的采购。
4.3 计划核准权限
4.3.1 输变电线路、电缆、电器、配电柜等涉电物资采购计划，报公司分管电气设备物资的领导审核；
4.3.2 采区、建井设备及设备关键零部件的采购计划，报公司分管采矿、建井管理的领导审核；
4.3.3常用办公、生活物资、常用劳保、工具、常用生产及辅助生产物资报公司分管采购、供应的领导审核；
4.3.4 办公自动化、监控、自控、网络、通讯、办公设备等物资的采购计划，报公司分管信息资源及自动化建设的领导审核；
4.3.5 井建、土建工程原则上实行“包工包料”，特殊情况需要的物资采购计划，报公司分管工程建设与管理的领导审核；
4.3.6选矿设备及关键零部件的采购计划，报公司分管选矿技术的领导审核；
4.3.7机械设备及关键零部件的采购计划，报公司分管机械设备的领导审核；
4.3.8车辆配件报公司分管车辆的领导审核。
4.4 采购计划撤销
4.4.1采购计划需撤销时应立即由原申请部门通知物供部停止采购，同时撤销采购计划单并注明撤销原因；
4.4.2 原采购计划已经执行未能撤销时，采购部门应通知原申请部门，并追究申请部门相关人员及负责人责任。
5采购过程管理
5.1 采购方式
本公司采购方式分为普通采购（其中包括寄售采购）、紧急采购、自行采购及战略性采购，物供部根据各单位上报的审批手续完备的采购计划及库存情况，依据物资使用及采购特性，选择一种最有利的方式进行采购；对大宗原料、燃料、辅助料及其它金额较大的物资采购,凡具备招标条件的,必须采取招标方式进行。
5.2采购作业处理期限
综合部应依据采购地区、物资特性及市场供需，分类制定物资采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
5.3采购的实施
5.3.1选择供应商
a供应商的选择需从批准的供应商名单中选取，在同等条件下优先选择六安、合肥供应商。
b采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商。
5.3.2价格调查
a已核定之物资，物供部必须经常分析或收集资料，作为采购价格调整的依据；
b本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利于物供部进行比价参考；
c已核定的物资采购单价如需上涨或降低，应附书面资料说明原因； d采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价；
e物供部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场。
5.3.3询价、比价、议价
a采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；
b根据采购物资的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象，并填写《询价表》；
c在得到供应商的报价信息后，采购人员应对报价单中的物资品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商提供的物资符合
公司实际的采购要求；同时对价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以电话、邮件等联络方式向厂商议价,以便选择条件最优的供应商。
物供部经理在最后审价时，认为需要再进一步议价的，需指导采购员与供应商议价，必要时可亲自参与议价；总经理在核价时，可视需要再行议价或要求物供部进一步议价；
d采购员按照批准的物资采购计划实施采购，如有疑问，应充分与申报人员及上级领导沟通，不得擅自变更；申报单位有义务答复物供部提出的物资采购疑问。
供应商提供报价的物资规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应与申报单位进行确认；
e专用物资，物供部应会同使用部门共同询价与议价；
f在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；
g如属于买卖惯例供应商最低供货量超过请购量，采购员在议价后，应于“询价记录”中注明，报请部门领导确定；“试车检验”的采购条件，采购员应与供应商进行议价的同时商定付款方式；
h采购部门接到申报单位以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定采购员先行询价、议价，待接到采购计划后，按普通采购程序优先办理。
5.3.4合同订立
a采购合同的签订是一种经济责任，必须由物供部统一对外签订；
b在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，按集团公司《合同管理办法》规定与供应商签订采购合同或订单，采购合同不但要明确技术要求，验收条件和质量保证，还要保证合同的严肃性、时效性和可操作性，并明确发票种类；合同或订单原件档案室存档，复印件物供部保存；合同签订后采购员要立即进行系统录入，统计员进行审核；
c在合同项下的每次订货，采购员均需填写正式的采购订单，订单需要列明下列条款：
①供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；
②采购物资的描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；
③订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；
④单价、总价、付款方式；
⑤计划到货时间：分批交付时应明确每批物资的交付时间和交付数量；
⑥对应合同号。
d采购员应要求供应商在其“发货清单”中列明对应的合同或订单号以及包装方式，并根据供应商的“发货清单”制作“到货单”，若属分批交货者，采购员应于“到货单”上标明“分批交货”以资识别；
e采购员使用暂借款采购时，应于“到货单”标明“暂借款采购”，以资识别。
5.3.5进度管理
a采购员应注意采购物资的交货期，及时向供应商跟催交货进度；
b物供部采购主管对采购过程进行监督，对于采购员未能按既定进度完成作业时，通知申报单位，依据申报单位意见拟订对策处理；如因采购员个人原因造成的进度不畅，将追究采购员责任。
5.3.6 采购员管理
a参加物资采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金；
b严格遵守采购规范流程，按流程办事；
c 无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。
d 参与招标各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害。
6 验收与付款
6.1依据相关检验与入库规定进行验收工作。
6.2依据财务管理规定，办理供应商付款工作。
7本制度经公司总经理办公会议审核通过后公布实施，修正时亦同。
