采购经典管理制度之五---采购价格的监管

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采购经典管理制度之五---采购价格的监管

物资采购价格监管制度

目的:为确保材料采购的高品质低价格,实现采购过程的阳光操作,规范采购价格审核管理,特制定本规章。

适用范围:各种生产、工程用物资、原材料、辅料采购的价格审核、确认,除另有规定外,均依照本制度执行。

管理职责:

物资采购部负责按照本规定向价格审核部门提供采购询价信息;

计划经营部、财务部门负责按照本制度的规定进行价格审核、监管;

物资采购工作主管副总组织本规章制度的执行和检查,对执行情况负责。管理要求:

1、凡属本公司需长期、大量使用的通用性物资材料,应采用招标采购或签订合同协议采购,选择确立定点的合格供应商,议定供货价格和结算方式等,以集中批量定时、定量采购为主。

2、凡属本公司非常规性物资材料的采购,物资材料单价在500元以上,采购金额在20000元以上的,必须办理询价、比价、核价手续,按本制度规定的询价、核价流程执行。

价格监管程序:

一、报价依据

计划经营部根据工程设计和预算提供工程项目所需物资材料的数量、价格、质量标准,作为采购部成本分析的基础依据和招标采购的报价参考。

计划经营部负责对外包劳务提出的劳动用工数量、价格进行核算、审查,签署意见后报工程部、财务部门作为核算劳动用工成本的基础依据。

对从公司核定的合格供应商进行物资采购时,有合约采购协议的,原则上按照已签署的协议价格执行。没有协议价格的,供应商应在接到物资采购报价、送样要求后,应在规定期限内提出报价单,必要时并寄送物资产品的样品。

非常规用物资材料和劳务价格,由物资采购部或工程部门通过市场询价调查,由供应商先提供样品和报价资料,经计划经营部确认可用后,可作为报价

参考依据。

采购员应依据收集到的询价信息,对供应商的报价、交期、质量保证、付款方式等进行综合比较,选择品质、成本、交期符合本企业要求的供应商作为拟采购的对象,填写《物料报价、核价明细表》,按照程序进行价格审核。

二、价格审核

1)凡属在非定点供应商处购买物资材料单价在500元以上,采购金额在20000元以上的,物资采购部都应挑选三家以上供应商询价,填写《物料报价、核价明细表》,以作比价、议价依据。

2)凡属非常规性的物资采购,对采购价格较高、低价是否合理难以确认、或供应商单一、采购金额较大时,也必须填报《物料报价、核价明细表》,执行比价、核价流程。

3)采购人员根据市场调查或根据向供应商询价信息,填写《物料报价、核价明细表》一式两份分别送部门主管(经理)和计划经营部审核。

4)《物料报价、核价明细表》经计划经营部核准后,一联转财务,一联由采购部存档,一联由物资采购部送分管副总审核,并呈总经理确认批准。

5)其他一般小额物资或服务的采购,采购人员通过市场询价后,可将询价信息填写《采购询价表》一式三份,经部门经理审核同意后,经主管副总批准后执行采购。

3、价格调查

1)计划经营部在接到物资采购部门报来的《物料报价、核价明细表》后,应立即组织有关工程技术人员,对报价是否合理进行评估、审核,评估审核工作应在接到《物料报价、核价明细表》的2-3个工作日内完成。

2)在供货过程中,对因市场变化已经价格已经上涨或降低的,应按《物料报价、核价明细表》形式重新报批,且附上书面之原因说明。

3)在我公司采购数量或频率有明显增加时,应要求供应商适当降低单价。

三、采购成本分析

1、成本分析项目

对采购价格较高、低价难以确认、或供应商单一、采购金额较大时,或今后可能要长期供货的物资、设备,可要求供应商提供成本分析依据;

成本分析一般包括下列项目:

1)直接及间接材料成本;2)工艺方法;3)所需设备、工具;4)制造费用或外包费用;

5)营销费用; 6)税金; 7)供应商行业利润;

必要时可并将采购计划及供应商提供的成本分析材料,一并送计划经营部审核。

2、成本分析的运用。对属于以下情况的采购业务时,应进行成本分析:

1)新材料无采购经验时。2)底价难以确认时。3)无法确认供应商报价之合理性的。

4)供应商单一时。 5)采购金额巨大时。 6)为提高议价效率时。

3、成本分析表的提供方式:成本分析表提供方式一般有两种:

1)由供应商提供。2)由物资采购部编制标准报价单或成本分析表,交供应商填妥。

四、价格监管

1、对一次采购金额在2万元以上的大额采购,原则上应采取分期付款的结算方式,对属于工程用原材料的大额采购,为确保质量,应扣缴10%的质量保证金。

2、在实际采购业务中,采购物资材料不仅要考虑采购价格、质量等因素,还要受到付款结算方式、送货方式、售后服务等多种因素的制约;往往是现金结算的价格有利,而延期付款结算的价格不利。因而,我们在控制采购成本时,必须面对现实、综合考虑。

3、执行议价、核价审核权限,详见《议价、比价审核权限界定表》如下:

《议价、比价审核权限界定表》

3、经过核价部门的调查、核价,使采购价格降低、采购支出节省的费用,提取节省、减少采购费用总额的25%,对核价人员、采购人员给予奖励,奖励额在下月工资发放时予以兑现。

4、批量购买原材料、或租赁大型工程机械设备,经价格调查发现批量采购价格、租赁价格明显高于市场零售价格,单批采购因价格因素给公司造成经济损失在2000元以上的;由直接责任人承担85%责任,部门领导承担15%的责任。

二〇〇九年九月三十日

附一:《物料报价、核价明细表》式样

《物料报价、核价明细表》

采购人员编报日期:年月日表号:CG-05

附二:《采购询价表》式样

《采购询价表》表号:CG-06编号:日期:

批准:审核:填单人:

(本文稿提供人----生产质量管理专家宋小平)