8顾客信息反馈及处理控制程序

□总经理□计划采购部□汽车 OEM 研发部□生产总监□外贸部□生产工程部□常务副总经理□内销部□市场部□人事行政部□各生产车间□客服部□研发中心□品管部□财务部□生产总监□外贸部□生产工程部□总经理□计划采购部□汽车 OEM 研发部□常务副总经理□内销部□市场部□人事行政部□各生产车间□客服部□研发中心□品管部□财务部2022-07-01顾客反馈及满意度控制程序制订时间修订时间修订时间版本 章节 页码 日期 内 容 备 注2022-07-01顾客反馈及满意度控制程序1、目的 :从服务中得到有关薄弱环节方面的认识，用于产品和过程的改进。

2、合用范围 :本公司销售所有产品的服务工作。

3、定义：8D 或者 5D-一种格式化的解决问题的方法，即问题解决八原则或者五原则。

4、职责:销售部负责顾客服务信息的采集和反馈、投诉事宜。

研发部负责顾客技术咨询的回复,顾客反馈涉及的产品设计和过程更改。

品管部负责产品质量问题的分析，负责信息反馈、验证。

生产工程部负责顾客退货产品的工艺问题的鉴定和在线跟进。

5、工作程序 :输入顾客信息、退货顾客信息处理单8D 或者 5D 报告工作流程顾客投诉、退货记录顾客投诉、退货产品分析质量问题的遏制措施A权责销售部门客服部品管部B品管部重点说明1、接受顾客信息、投诉、；2、退货信息传递给售后部2、信息传递品管部；3、重大投诉和批量退货需紧急召集管理例会讨论。

1、品管部组织研发部、生产工程部、采购部对顾客投诉、退货产品的缺陷分析和原因论证；2、必要时对退货产品进行性能测试；3、根据反馈问题的性质，必要时发出 8D 或者 5D 报告，并成立解决问题小组；5、确定责任并指定责任人。

1、品管部就顾客投诉和退货的质量问题实施紧急遏制措施，遏制措施包括对相同或者类似产品的评审、现场、在库、已发货的在途产品的隔离和重新确认。

2、如果质量问题对使用者及其财产有安全隐患时，需对用户产品实施召回。

支持性文件不合格品控制程序输出(表单)顾客索赔处理单退货产品分析记录不合格品处理单2022-07-01顾客反馈及满意度控制程序制订时间修订时间品管部生产工 程部 研发部 生产部 品管部8D 或者 5D报告 图纸 控制计划流程图 退货测试 报告8D 或者 5D报告原因 分析研发部制定并实施永久性的纠正措施供应商改 善 SCAR品管部文件更改 申请纠正措施有效性的验证C供应商物1、不合格产品批的分选； 返工品2、制定不合格产品的处理方案 指导书 (包括返工、降级和报废)；3、研发部负责产品设计问题的解 决、及后续更改。

客户反馈流程客户反馈是企业与客户之间沟通的重要环节，通过及时有效地处理客户反馈，可以增强客户满意度，提升企业形象，促进业务发展。

因此，建立健全的客户反馈流程显得尤为重要。

下面将介绍一个标准的客户反馈流程，以供参考。

1. 收集客户反馈。

客户反馈的渠道多种多样，可以通过电话、邮件、社交媒体、客户调查等方式收集。

企业需要建立统一的反馈收集渠道，确保客户可以方便地表达意见和建议。

同时，也可以通过数据分析工具对客户反馈进行归类和整理，以便后续分析和处理。

2. 反馈分类与优先级划分。

收集到的客户反馈需要进行分类和优先级划分。

一般可以分为产品质量、服务态度、售后支持等方面。

针对不同的问题，需要确定不同的处理优先级，以确保重要问题能够得到及时处理。

3. 反馈处理与跟进。

对于客户反馈，企业需要建立专门的处理团队或部门，负责对反馈进行处理与跟进。

在处理过程中，需要与客户保持及时的沟通，告知处理进展和结果。

对于一些重要的问题，还可以安排专人进行跟进，确保问题得到圆满解决。

4. 反馈结果分析与总结。

处理完客户反馈后，企业需要对处理结果进行分析与总结。

通过对反馈结果的分析，可以发现潜在的问题和改进的空间，为企业的持续改进提供参考。

5. 反馈闭环与回馈。

对于客户反馈的处理，需要形成闭环。

即处理完问题后，需要及时向客户反馈处理结果，并表示感谢。

对于一些重要的问题，还可以适当给予客户一些回馈，以弥补客户的损失和提升客户满意度。

6. 持续改进。

客户反馈流程不是一成不变的，企业需要不断地对客户反馈流程进行评估和改进。

通过持续改进，可以提升客户反馈处理的效率和质量，为客户提供更好的服务和体验。

以上就是一个标准的客户反馈流程，希望能够对您有所帮助。

建立健全的客户反馈流程，可以帮助企业更好地了解客户需求，提升客户满意度，增强竞争力。

客户反馈不仅是问题，更是机遇，希望各企业能够重视客户反馈，不断改进，为客户创造更大的价值。

玲珑电子科技有限公司顾客反馈和投诉控制程序（依据YY/T0287-2017/ISO13485:2016）■受控□非受控发放号：编制：审核：批准：文件编号：QP15 版本： A/0 发布日期: XXXX年 12 月 10 日实施日期:XXXX 年 12 月 10 日文件履历表1 目的对顾客反馈信息进行收集、评估和调查分析及进行此活动的过程做出规定，及时处置来自顾客的投诉，以确保公司满足顾客的要求和期望。

2 适用范围适用于公司销售的所有产品，收到的顾客口头和书面的所有反馈。

3 术语和定义3.1 反馈：作为对质量管理体系业绩的测量，组织对有关组织是否已满足顾客要求的信息进行的监视。

3.2 顾客投诉：已从公司的控制中放行的医疗器械存在与标识、质量、耐用性、可靠性、可用性、安全或性能有关的缺陷或宣称影响这些医疗器械性能的服务存在不足的书面、电子或口头的沟通。

4 引用标准4.1 YY/T 0287-2017 idt ISO 13485：2016《医疗器械质量管理体系用于法规的要求》4.2 《医疗器械生产质量管理规范》5 职责5.1 业务部：负责对顾客特殊要求/投诉/退货等相关信息的接收、反馈与沟通，包含产品售前、售中、售后过程中的有效沟通；以及对客户满意度调查过程的实施和管理。

5.2 品保部：负责处理顾客投诉，根据顾客投诉调查分析的结果，启动纠正与预防措施要求各部门改进。

组织相关部门对《客户满意度调查表》中问题进行检讨，跟踪处理结果。

5.3 各相关部门：根据顾客投诉的调查结果采取纠正和预防措施，根据《客户满意度调查表》中的问题检讨解决对策，执行相关的改善措施。

6 内容6.1 顾客反馈和投诉6.1.1 顾客反馈与投诉包含但不限于以下几个来源：a）来自临床机构的口头或书面的的反馈与投诉；b）来自分销商的口头或书面的反馈与投诉；c）来自政府部门及监管机构的事故通知。

6.1.2 业务部相关人员接到顾客反馈信息时，应根据法规要求，对于反馈信息进行评价。

顾客反馈管理程序
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0目的
为使顾客抱怨能得到及时有效的处理，并采取相应的纠正预防措施，消除造成产品或服务不合格的因素，防止其再次发生，以满足顾客要求，有效提高顾客满意度。

2.0适用范围
本程序适用于所有顾客对本公司产品或服务质量的抱怨及产品退货。

3.0术语
3.1 顾客：接受公司产品或服务的组织或个人。

3.2 顾客抱怨：顾客因对公司产品或服务不满意而提出的意见、建议、投诉、退货或换货。

4.0职责
4.1 供销部：负责顾客抱怨信息和顾客退货产品的接收和跟踪处理。

4.2 品技部：负责顾客抱怨信息的确认、分析、处理和反馈；负责顾客退货产品的检验、分析、处理和反馈；负责组织各责任单位针对顾客抱怨所制定的纠正预防措施实施效果的验证。

4.3 各责任部门：针对顾客抱怨进行原因分析，制定纠正预防措施及实施并负责信息反馈。

5.0工作流程及内容
5.5 顾客服务信息反馈
5.5.1 当顾客要求公司提供服务时，如售后服务、培训服务等，由供销部组织相关部门实施，当与顾客签定有服务协议时，按协议执行。

5.5.2 供销部每次服务后，应作好书面记录，并将外部发生的不合格通报给相关部门。

6.0相关支持性文件
《文件和记录控制程序》
《不合格品控制程序》
7.0质量记录
《顾客反馈报告及解决通知》
顾客反馈报告及解
决通知.d oc
《顾客退货产品处理单》
退货处理单.d oc
《供应商问题解决报告》
供应商问题报告与解决PR R表.xl s。

10与顾客有关的过程控制程序过程控制程序是指用于管理和控制顾客相关活动的一系列程序。

这些程序在商业、服务行业和零售行业中广泛应用，可以提高顾客满意度、提高销售额和增加利润。

下面将介绍10个与顾客有关的过程控制程序。

2.排队管理程序：这个程序用于管理顾客的排队，以确保公平和高效的服务。

它可以通过电子屏幕和语音提示，向顾客提供实时信息，帮助他们了解自己的位置和等待时间。

3.顾客关系管理程序：这个程序用于管理和分析顾客信息，包括购买历史、偏好、反馈和投诉。

它可以帮助企业更好地了解顾客需求，提供个性化的服务和推荐产品，提高客户满意度和忠诚度。

4.售后服务程序：这个程序用于管理和处理顾客的售后问题和投诉。

它可以建立一个统一的售后服务系统，帮助企业快速响应并解决问题，保障顾客权益，维护企业声誉。

5.库存管理程序：这个程序用于管理产品库存，确保商品充足并避免缺货。

它可以通过预测需求和自动补货，帮助企业提供及时和准确的产品，满足顾客的购买需求。

6.采购管理程序：这个程序用于管理供应商关系和采购流程，确保及时获得高质量和有竞争力的产品。

它可以帮助企业减少采购成本，提高产品质量，提供更有竞争力的价格给顾客。

7.支付管理程序：这个程序用于管理各种支付方式，包括现金、信用卡和移动支付。

它可以提供多种支付选项，简化支付流程，提高交易速度和安全性，提供更便捷的支付体验给顾客。

8.反馈管理程序：这个程序用于管理顾客的反馈和评价。

它可以收集、分析和响应顾客的反馈，及时改进产品和服务，增加顾客满意度和忠诚度。

9.促销管理程序：这个程序用于管理促销活动，包括打折、赠品和积分兑换。

它可以帮助企业提高销售额，吸引新顾客并保持现有顾客的忠诚度。

10.数据分析程序：这个程序用于分析销售数据和顾客行为，帮助企业了解销售趋势、顾客需求和市场竞争。

它可以为企业提供有用的信息和洞察，支持决策制定和优化经营策略。

综上所述，过程控制程序在顾客相关活动中发挥着重要的作用。

1．目的：为使顾客反馈能得到及时有效的处理，并采取相应的纠正预防措施，消除造成产品或服务不合格的因素，防止其再次发生，以满足顾客要求，有效提高顾客满意度。

2．范围：适用于公司顾客反馈（顾客以电话、信函、传真、拜访、电子邮件等方式表达的顾客抱怨）的输入、传递、处理及反馈过程。

3．定义：无4．职责：市场部是顾客反馈的归口管理部门，负责接收、沟通确认、分析、传递和处理结果反馈顾客；各责任部门针对顾客反馈进行原因分析，制定纠正预防措施及实施；质量部负责组织各责任部门针对顾客反馈所制定的纠正预防措施实施效果的验证并反馈（需要时与顾客进行沟通）。

5.程序：职责/接口1.顾客/公司3.市场部、质量部/制造部、技术部等相关部门，顾客反馈报告及解决通知4.责任部门/纠正和预防措施控制程序、顾客反馈报告和解决通知5.程序：（续） 职责/接口6．注释：注释1:[框2]市场部是公司的顾客反馈归口管理部门，相关部门从不同渠道收集到的顾客信息反馈均应传递到市场部汇总。

注释2:[框3] 市场部收到顾客反馈后应立即记录并填写“顾客反馈报告及解决通知”，并会同质量部调查分析，确定责任：2.1属顾客责任：由质量部填“质量信息回复单”协同市场部请顾客确认，详见《售后质量信息管理规定》；2.2属公司责任：质量部在“顾客反馈报告及解决通知”签署意见后下发到责任部门，使其采取纠正预防措施。

2.3属供方责任的：质量部会同物流部按相关协作配套质保协议书的有关条款执行。

并将相关记录填写在《PRR 报告》中。

注释3:[框4]3.1责任部门接通知单后可用SPC 及多方论证方法找出主、次原因,根据主要原因制定相应措施并填写 “顾客反馈报告及解决通知” [顾客有要求时，填写顾客规定的表格，如：8D 报告、（长安公司）配套件不良对策表]报质量部；5.责任部门/ 纠正和预防措施控制程序、质量记录控制程序7.市场部、质量部/相关部门、质量记录控制程序8.相关部门/持续改进控制程序6.质量部/纠正和预防措施控制程序3.2纠正预防措施由质量部(必要时报管理者代表审查批准)核准后（顾客有要求时按顾客要求格式填写表单）反馈给顾客，质量部应在顾客要求的时间内回复顾客，若需延迟应与顾客联络并征得其同意；3.3责任部门对未批准的措施需重新分析原因而再制定。

文件修订履历1目的为做好售后服务和正确及时地处置顾客反馈的信息，促进公司的服务质量和产品质量的提高，特制定此程序。

2范围对产品售出后顾客对本公司产品的包装、质量、使用等信息反馈和处理都受本程序控制。

3职责3.1 市场部负责识别顾客的要求；在顾客合同/订单实现过程中与顾客的沟通；3.2技术部负责产品销售后的服务、收集、处理顾客反馈的信息（包括日常的抱怨）及参与产品有关的忠告性通知发布等。

3.3 质量管理中心负责组织分析并处理顾客反馈的信息，编制与产品有关的忠告性通知发布等。

3.4 管理者代表负责监督顾客反馈信息的处理，领导处理重大事故及审核忠告性通知等。

3.5 总经理负责听取关于顾客反馈、投诉的汇报；批准顾客投诉引发的纠正与预防措施；批准与产品有关的忠告性通知发布等。

4控制程序4.1 顾客信息反馈收集市场部可通过以下渠道来收集顾客反馈信息：1) 与顾客洽谈订单的沟通过程中；2) 相关的信息网站上；3) 产品售出后顾客的反馈；4) 同类或相似产品的其它公司的顾客的反馈；5) 监管机构、媒体上公布的与顾客相关的信息。

接收顾客反馈的方式，如电话、传真、邮件、网络、口头及面谈等方式。

4.2 顾客信息的记录凡是市场部通过各种渠道获取的反馈信息，应填写《顾客信息反馈单》交由质量管理中心组织分析、处理。

4.3 顾客信息的分析与处理4.3.1 质量管理中心接收到市场部的《顾客信息反馈单》后，将相关信息汇总登记在《顾客信息反馈登记表》上，并针对反馈的相应信息进行分类处理。

4.3.2凡是属于产品售后的一般质量报怨、或研发、改进新产品、提高产品质量、质量问题的早期报警等有价值的顾客信息时，质量管理中心需组织相关部门进行分析，最大限度的利用这些信息资源，应执行《纠正和预防措施控制程序》。

4.3.3 凡是属于产品售后的重大质量报怨、严重事故信息（特别是涉及伤害、死亡或危害的抱怨），则报告管理者代表，由管理者代表组织立即进行调查分析，具体实施步骤如下：1）由管理者代表组织相关人员对抱怨进行调查，调查时首先进行两方面的评价：一方面产品是否符合产品规范、是否存在设计上的缺陷；另一方面是否是使用上的问题，同时确定是否属供方零部件的问题。

更改历史1.0目的1.1将对顾客满意程度的测量作为测量质量管理体系业绩的一种手段。

2.0范围2.1适用于对顾客对本公司产品满意程度的感受进行的测量。

3.0职责3.1经营部3.1.1负责与顾客联络、组织处理顾客报怨，负责保存相关服务记录。

3.1.2负责组织对顾客满意程度进行测量，确定顾客的需求和潜在的需求。

3.2质管部负责分析顾客反馈信息，确定责任部门并监督实施。

4.0工作程序4.1流程说明4.1.1客户信息的接收4.1.2对顾客面谈、信函、电话、传真等方式进行的咨询、提供的建议，由经营部专人解答记录、收集；暂时未能解答的，要详细记录，并与有关部门研究后予以答复。

4.1.3经营部人员利用外出的各种活动，及时掌握市场动态和顾客需求的动向，通过各种商品展销会，积极与顾客沟通，收集有关信息及时反馈给本公司有关部门。

4.1.4产品上市后监督，根据收集和分析上市的医疗器械获得的经验的系统过程，以及客户反馈信息，如有必要进行产品的变更，由经营部组织评审，并保留记录。

4.1.5客户反馈报告创建4.1.5.1经营部在接收到来自客户或非经营部门传递的客户反馈信息后应即时在《客户投诉/反馈报告》上登记相关信息，启动客户反馈处理流程。

4.1.5.2对于所有客户投诉，经营部应及时跟客户了解该事件是否已经实际发生严重伤害和死亡相关的事故，并且应当将客户的回复记录或作为附件附在《客户投诉/反馈报告》上。

如果已经实际发生严重伤害和死亡相关事故，经营部应立即启动不良事件评估，参见《医疗器械不良事件监测和再评价控制程序》执行。

4.1.5.3《客户投诉/反馈报告》的内容应包括：●客户名称、详细地址、联系电话、联系人●反馈/投诉的接收日期。

●客户反馈/投诉的来源，包括传真等书面形式、邮件等电子形式、电话等口头形式。

●产品的名称、型号、批号或序列号、产品编码和发货日期●客户反馈信息的详细描述。

4.1.5.4《客户投诉/反馈报告》的信息的保留；按照《文件记录控制程序》执行，且这些信息应用作监视和保持产品要求的风险管理的潜在输入以及产品实现或改进过程的潜在输入，也可作为管理评审的输入。

客户反馈处理标准程序流程第一章总则1.目的为规范顾客反馈的处理，提高顾客满意度，特制定本程序。

2.适用范围适用于****所生产的产品或提供的服务所引起的顾客反馈的处理。

3.职责3.1 销管部：负责客服反馈电话的接听，相关信息的核对与传递、处理结果的跟踪。

3.2质量部：负责销管部客诉信息的转接与结果的回传，负责投诉产品质量问题的调查和纠正预防措施的跟踪验证。

3.4 计划科：负责产品生产量等信息的提供。

3.5成品科：负责产品发货区域的调查。

3.6 财务科：负责顾客投诉处理等费用的项目划分，受理顾客投诉处理人员费用的报账。

4.顾客投诉相关定义和分类4.1 定义4.1.1 顾客：接受我公司产品的组织或个人，顾客包括消费者、经销商、商超、职能部门、媒体、零售商、采购者、公司内部员工等。

4.1.2 顾客投诉：顾客对我公司产品或服务的不良反馈。

4.1.3有效顾客投诉：经确认是我公司产品，确有质量异常的产品投诉。

4.1.4职能部门抽查的定义：中华人民共和国《流通环节食品安全监督管理办法》规定：县级及其以上地方工商行政管理机关应当依照《食品安全法》的有关规定和当地人民政府的食品监测计划，对流通环节食品进行定期或者不定期的抽样检验。

4.2 顾客投诉的分类4.2.1 一般顾客投诉：无产品质量问题，顾客反馈及建议等。

如：产品太甜、价格太贵等。

4.2.2 次要顾客投诉：存在轻微质量问题，但不会对消费者造成任何伤害的有效顾客投诉，如：产品开裂、数量不足、瘪袋、漏气、封口不严等。

4.2.3主要顾客投诉：存在质量问题，会对消费者造成伤害的有效顾客投诉，如：异物、发霉等。

4.2.4特殊顾客投诉：产品不存在质量问题，消费者为达到某种经济目的或商业目的而进行的投诉，如：恶性顾客投诉。

4.2.5严重顾客投诉：引起严重后果，或给顾客造成伤害的有效顾客投诉，如：因产品中异物造成顾客身体伤害、经销商处发生的批量性投诉、职能部门的抽检、媒体投诉等。

1.适用范围1.1本程序适用于本公司生产交付后的顾客反馈及抱怨的处理。

2.术语和定义2.1顾客质量/交付/包装等抱怨：是指顾客对产品质量、交付与包装发出的书面或电话抱怨，并要求提交书面整改内容的，或是没有达到预定目标的情况。

2.2 8D方法：一种以小组工作方式进行的、程式化的纠正措施方法，通常按8个步骤的顺序进行。

3.规范性引用文件无4.管理流程4.1顾客反馈处理控制流程4.1顾客反馈处理控制说明活动1：获得反馈信息➢销售部是我司面对顾客反馈的唯一渠道，负责接受顾客反馈的信息，其他部门获取到的顾客反馈应及时通知销售部经理或业务员。

活动2：反馈信息登记➢销售部经理或业务员接到顾客投诉或报怨后，应及时将信息登记在《顾客反馈登记表》中，并传递至品管部经理；活动3：反馈问题的调查与确认➢品管部经理负责顾客投诉或报怨的调查与确认，如不属于我司责任，品管部经理应及时将信息反馈至顾客，并协助顾客对反馈问题进行处理，如调查结果属于我司责任，则按照下述流程执行。

活动4：应急处理/临时措施➢接到顾客投诉或报怨信息后，品管部经理应在当日内组织相关部门进行评审，并决定所需采用的临时措施，临时措施可以包括：派专人到现场进行处理，对外部产品进行分选、退换，满足顾客现场临时生产需求，并保证后续供货等）；➢临时措施决定后，由品管部经理填写在8D报告中，并明确责任人和完成时间。

活动5：组织原因分析➢品管部经理负责根据顾客投诉或报怨的问题，组织相关部门人员对问题产生的根本原因进行分析。

原因分析应涵盖产生原因和流出原因，分析的方法可以采用5WHY、FMEA、8D、因果图、柏拉图等工具进行。

活动6：制定永久措施➢品管部经理组织责任部门针对根本原因，制定永久措施。

活动7：实施整改措施➢品管部经理确认永久措施后，应指定专人负责实施，必要时，可以成立临时问题解决小组共同完成。

活动8：措施验证与关闭➢永久措施完成后，责任部门将实施措施的证据提交至品管部经理，品管部经理负责验证措施的有效性，直至问题关闭为止，并将结果记录在8D报告中。