会议管理制度

会议管理制度
1 目的
1.1 为规范公司会议管理，提高会议质量，加强公司会议纪律，特制定本制度。

2 适用范围
2.1 适用于公司各种会议。

3 术语
3.1 会议指的是，在公司经营管理过程中因纵向、横向协调沟通的需要，或者是针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。

4 职责
4.1 综合办负责各种会议的会场安排、设备准备；
4.2 档案室负责管理保存所有会议纪要原件；
4.3 办公室负责监督该制度的执行。

5 规范重点
5.1 会议分类
5.1.1 公司级会议。

是指企业的经营目标、经营计划、经营策略的讨论决定，还有月度工作任务的完成、工作分析、工作总结等内容的会议，由公司的总裁、副总裁、总监、助理总监等高层组成，会议由副总裁牵头组织。

如公司领导工作例会、总裁办公会议等。

5.1.2 专业会议。

是指企业内部经营、生产、管理等过程中解决实际问题的会议。

如经营分析会议、营销策划会议、市场开发会议、财务分析会议、安全生产会议、质量检验会议、新产品研发会议、宣传公关会议、后勤保障会议、保卫工作会议、××等等
5.1.3 部门会议。

是指各部门工作的任务分配、计划安排、分析总结及交流配合的会议。

如部门办公会、业务会、部门员工会等。

5.1.4 班组（小组）会议。

由各部门小组长或业务主管决定并主持召开。

5.2 会议要求
5.2.1 会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。

5.2.2 会议应注重质量，提高效率。

会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。

5.2.3 讲求实效。

会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。

5.2.4 严格会议纪律。

会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。

5.3 会议安排
5.3.1 会议的召开时间、参加人员、会议内容、会议组织等参见具体《××会议管理制度》。

5.3.2 根据会议分类，重点对公司级会议、专业会议中的经营分析会、部门会议进行了详细介绍，具体参见《公司例会管理制度》、《总裁办公会议管理制度》、《经营分析会议管理制度》、《专题会议管理制度》、《部门会议管理制度》。

5.3.3 其它会议参照以上会议组织召开。

5.4 会议计划与统筹
5.4.1 每月23日前，综合办应与各部门协调确定下月计划召开的各类公司级会议，统一报总裁审批后，会同公司领导工作例会、部门例会，编制《公司月度会议计划》，于月底前
发放给公司领导和各部门负责人。

5.4.2 凡综合办已列入《月度会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提前2天完成会议提议和报批手续，并报请综合办调整会议计划。

未经综合办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

5.4.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。

各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司领导工作例会、公司销售例会、部门会议。

5.4.4 因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。

5.5 会议准备
5.5.1 会议通知
5.5.1.1 例会时间固定，不需另行通知。

5.5.1.2 例会除外的所有会议，会议组织召开部门需提前三个工作日统一下达通知。

如未发通知单，会议召集部门负责人乐捐50元。

5.5.1.3 若时间调整，会议组织召开部门需提前一个工作日下达通知。

如未发通知单，会议召集部门负责人乐捐50元。

5.5.2 会前准备
5.5.2.1 会务服务部门需提前30分钟做好会务准备工作，落实会场、布置会场、备好座位、会议器材、茶具茶水及会议所需的各种设施、用品。

5.5.2.2 会议召集部门应提前准备好会议资料，包括签到表、会议议程议题、提案、汇报材料等。

5.5.2.3 会议召集部门做好参会人员的引导和组织。

5.5.2.4 重要会议需要接待的，会务服务部门应制定会议接待方案。

5.6 会议组织
5.6.1 会议组织遵照“谁主办，谁组织”原则。

5.6.2 主持人应不迟于会前5分钟到达会场。

5.6.3 主持人负责将会议的议题、议程、需解决问题及需达成目标、议程推进中应注意的问题，进行必要的说明。

5.6.4 会议进行中，主持人有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进，提高会议效率。

5.6.5 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议得出结论。

对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人；对未议决事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

5.7 会议纪律
5.7.1 会议组织部门负责会议纪律的维护。

实行签到制度，组织参会人员签到。

未准备签到
表，会议组织人乐捐50元。

5.7.2 参会人员提前10分钟到达会场进行签到。

会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。

5.7.3 参会人员如不能按时出席，需至少提前1小时向会议组织部门负责人请假，未请假视同缺席。

5.7.4 公司例会由部门负责人参加，如部门负责人因故不能出席，需指派本部门其他人员代替，并提前通知行政办公室。

5.7.5 参会人员严禁迟到、中途退会和旷会。

无故缺席会议，每次乐捐100元；迟到、中途退会每次乐捐50元。

5.7.6 会议期间严禁吸烟、嬉笑打闹、大声喧哗、打瞌睡；不得随地吐痰、乱扔垃圾；与
会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动；严禁带与会议无关的东西进入会场，认真做好笔记，手机要关机或调为会议状态，不得在会议中随意接听电话。

违者每次乐捐20元。

5.8 会议记录
5.8.1 会议组织部门安排专人做好会议记录，会后整理会议纪要（附表二《会议纪要表》），并于会后一个工作日内，将会议记录复印件发送各参会部门，原件（附《签到表》）交档案室存档。

未提交会议纪要的，会议负责人乐捐50元。

5.8.2 会议纪要需参会人员签字确认。

经总经理审阅后下发，未签字下发的，会议组织人乐捐50元。

5.9 会议资料的存档
5.9.1 会议纪要于每月30号之前统一交档案室归档。

5.9.2 会议纪要按《档案管理制度》分类保管，其调阅应严格按公司《档案管理制度》和《保密制度》的有关规定执行。

5.10 会议跟进
5.10.1 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，会议组织部门按照会议纪要跟进落实。

5.10.2 会议组织部门定期检查会议决议、纪要、会议记录及落实情况。

5.10.3 部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

5.11 公司级会议的保密
5.11.1 与会人员要严格遵守保密纪律，除按规定履行职责需要外，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。

如有违反，传播人乐捐50元，并视情节严重情况予以追究法律责任。

5.12 附则
5.12.1 例会如遇节假日，召开时间相应顺延。

5.12.2 本制度由行政办公室负责解释及修订。

5.12.3 本制度自总经理签发之日起施行。