公关和接待制度
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公关部VIP客人接待流程1. 前期准备在 VIP 客人到达前,公关部门需要进行准备工作。
具体包括:1.1. 客人资料核查在客人到达之前,公关部应该仔细核查客人的资料。
包括客人姓名、职务、所属公司、需求等信息。
这个步骤非常重要,能够帮助公关部门更好地理解和满足客人的需求。
在此基础上,公关部门能够更好地安排好 VIP 客人的活动和接待。
1.2. 活动策划针对不同的 VIP 客人,公关部门需要进行不同的活动策划。
例如,如果是政府官员,可以安排接见会议,如果是商界大佬,可以安排商务洽谈等。
活动策划需要提前根据 VIP 客人的需求和公关部门的实际情况进行精细化策划。
1.3. 员工培训公关部门需要对接待 VIP 客人的员工进行培训,叮嘱他们在接待过程中要保持礼节、耐心和友好。
员工需要熟练掌握 VIP 客人的背景和需求,提供专业和周到的服务。
1.4. 常规准备接待 VIP 客人需要做好常规准备,例如:准备干净整洁的会场、提前布置鲜花、准备茶水和零食等。
这些小细节也是待客之道的重要环节。
2. 到场接待2.1. 迎接 VIP 客人在 VIP 客人到达前,公关部应该派出专人前往机场或酒店等地点接待。
接待人员应该准备好各种资料、礼品和车辆等,提前与司机协调好车辆位置,确保无误安排。
接待人员注意接待 VIP 客人的第一印象,需要穿着整洁、仪表端庄。
在接待过程中应该保持礼貌、耐心、周到,表现出专业和贴心的服务。
2.2. 交接资料在迎接完 VIP 客人后,如果有相关的资料需要与客人交接,应该在交接地点进行。
需要注意的是,交接资料的整个过程要安排清晰,避免遗漏或混淆(例如:使用专人转交资料)。
2.3. 客人安排住宿如果 VIP 客人需要安排住宿,应该提前与酒店进行联系,保证客人入住期间的住宿条件符合客人的要求和公关部门的规格。
在 VIP 客人入住时,接待人员应该提前到达酒店,迎接客人并将其引领到预定房间内。
2.4. 接待晚宴在客人到达时段内,公关部门还需要为客人安排晚宴等接待活动。
建筑公司公关接待制度范本一、总则第一条为了加强公司公关接待工作的规范化、制度化,提高公司形象,促进业务发展,制定本制度。
第二条公关接待工作应以诚信、专业、高效、节约为原则,注重公司形象和品牌传播,努力提高客户满意度和忠诚度。
第三条公关接待工作应严格遵守国家法律法规、公司规章制度和社会公德,遵循职业道德和商业道德,确保公司利益和客户权益。
二、接待对象和范围第四条接待对象包括:客户、合作伙伴、政府官员、行业专家、媒体人士等。
第五条接待范围包括:业务洽谈、项目合作、技术交流、产品推广、市场调研、媒体采访、参观考察等活动。
三、接待流程和程序第六条接待工作由公司公关部门负责统筹策划和组织实施,相关部门配合。
第七条接待前,公关部门应了解接待对象的需求和特点,制定详细的接待方案,包括接待时间、地点、人员、活动内容、费用预算等。
第八条接待方案报公司领导审批后,由公关部门通知相关部门执行。
第九条接待过程中,公关部门应做好沟通协调工作,确保接待工作顺利进行。
第十条接待结束后,公关部门应汇总接待情况,向公司领导报告,并对接待效果进行评估。
四、接待标准和规范第十一条接待标准应根据公司规定和接待对象的身份、活动性质等因素确定,遵循适度、节约、务实、高效的原则。
第十二条接待场所应选择符合公司形象和活动需求的场地,确保安全和舒适。
第十三条接待餐饮应保证食品安全、卫生,注重营养搭配,体现公司特色和文化。
第十四条接待礼品应符合活动主题,具有纪念意义,体现公司形象和品牌。
第十五条接待人员应具备良好的职业素养和沟通技巧,穿着得体,言谈举止得体。
五、接待费用管理第十六条接待费用实行预算管理,由公关部门根据接待方案编制预算,报公司领导审批。
第十七条接待费用报销应严格按照公司财务管理制度执行,提供真实、完整的报销凭证。
第十八条接待费用使用应遵循节约原则,合理控制成本,提高接待效果。
六、监督和考核第十九条公司审计部门应对公关接待工作进行定期审计,确保接待工作合规、高效。
公司招待及接待管理制度制度范本的核心是确保每一次的招待和接待都能够达到预期的效果,同时兼顾成本控制与资源合理利用。
以下是该制度的关键组成部分:一、目的明确:制度的制定需基于提升企业对外形象,增强客户关系,促进业务发展的目的。
每次接待都应符合企业的市场定位和发展战略。
二、适用范围:该制度适用于公司内所有需要进行客户或合作伙伴接待的部门和个人。
无论是面对面的接待,还是远程的视频接待,均应遵循此制度。
三、基本原则:1. 公平公正:对所有来宾一视同仁,保证接待标准的一致性;2. 透明高效:接待流程公开透明,简化程序,提高办事效率;3. 成本控制:合理安排预算,避免不必要的开支,追求性价比最优。
四、接待标准:根据来访人员级别、访问目的等因素设定不同级别的接待标准。
包括交通、住宿、餐饮、礼品等各个方面,并定期根据实际情况进行调整优化。
五、接待流程:从接待申请、审批到执行和后续反馈,每个步骤都要有明确的流程和负责人。
例如,接待前需填写接待申请表,详细列明来访人员信息、访问目的等,经过上级审批后方可执行。
六、费用管理:接待费用需提前预算,并在接待过程中严格控制。
所有费用必须有凭证支持,并于活动结束后进行核对报销。
七、培训与提升:定期对负责接待的员工进行培训,提升其职业素养和服务技能,确保每一次接待都能体现出公司的专业性和细致周到。
八、监督与评估:建立一套完善的监督机制,确保接待工作的标准化和规范化。
通过客户满意度调查等方式,评估接待效果,及时调整改善。
九、异常处理:对于突发情况应有预案,如来访人员临时变更行程、特殊饮食要求等,都需要有快速反应和灵活处理的能力。
十、持续改进:制度不是一成不变的,要根据实际运行情况进行定期回顾和改进,以适应企业发展和市场变化的需要。
政府客户接待规及标准一、目的为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约,严格标准,统一管理”的原则二、围本标准适用于公司接待政府部门领导接待工作。
三、管理公共关系部为公司接待政府部门工作的归口管理部门,负责接待政府部门工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,行政部门协助公共关系部门落实接待任务,提供后勤保障;若接待需要公司领导、财务、技术部门等其他部门的配合,由公共关系部负责通知其他部门参加接待工作。
四、接待流程五、接待职责分工1、接待工作是公司窗口工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的意义。
2、接待容包括:迎客、参观、接待洽谈、招待服务等。
分工如下:①前台:负责来客引入及会议室的环境保持。
②行政部:根据《客户接待方案》中的接待要求,提供一般接待良好环境的保障及备品准备,提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。
③公共关系部:a.在接到政府相关部门来访预约时,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等。
在这基础上拟定接待计划,填写《客户接待方案》的相关容后,提交到行政部;b.公共关系部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
c.负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍并陪同始终。
④其他部门:在接待有需要时配合参与接待工作。
3、公共关系部经理对接待政府部门领导工作负有全面责任。
六、接待客户分类及接待标准公务员的职务与级别:1、领导职务公务员共10级:国家级正职、国家级副职、省部级正职、省部级副职、厅局级正职、厅局级副职、县处级正职、县处级副职、乡科级正职、乡科级副职。
2、非领导职公务员共8级:巡视员、副巡视员、调研员、副调研员、主任科员、副主任科员、科员、科办员。
3、领导职务公务员级别共27级:国家级正职一级、国家级副职四至二级、省部级正职八至四级、省部级副职十至六级、厅局级正职十三至八级、厅局级副职十五至十级、县处级正职十八至十二级、县处级副职二十至十四级、乡科级正职二十二至十六级、乡科级副职二十四至十七级。
学校公关接待与外事管理规定
第一条公关和外事接待是学校一项特殊工作,是展示学校及学生的良好形象,弘扬中华武术的大好时机,学校全体员工要高度予以重视。
第二条门卫保安、办公室、行政后勤、小卖部等部门是接触外界较多的地方,一定要加强公关礼仪知识的培训,其一言一行都要文明有礼,大方得体,树立学校的良好形象,不得与来访者大吵大闹,发生有损学校声誉的事件要严肃处理当事人。
第三条校队外出进行武术表演或交流活动是展示学校整体形象的一个重要方面,一定要尊重对主国家的礼节和风俗,将中华民族的热情好客和深厚友谊带到世界各地,为国争光。
第四条加强学生的文化课及德育教育工作,对文化水平低、举止欠文明、修养较差者一律不准入选校队,坚决维护学校的形象。
第五条每个学期在师生中评选一次“最佳形象老师”和“最佳形象学生”活动,对获奖者予以奖励。
第六条校长作为直接最具权威的学校形象代言人,时时刻刻都要做好自身形象设计工作,在公关和新闻媒介中树立良好形象。
公关部VIP客人接待流程一、接待准备阶段1.定义VIP客人:根据企业内部规定,明确VIP客人的身份标准,如高级管理层、重要合作伙伴、重要客户等。
2.了解客人信息:提前了解客人的来访目的、职务、个人爱好等,以便做好接待准备和安排。
3.分配接待人员:根据VIP客人的身份和来访目的,安排专门负责接待的工作人员,确保每位客人都得到专业的服务。
4.安排接待时间和地点:根据客人的计划安排接待时间和地点,确保接待的顺利进行。
5.提前准备接待场所:提前确保接待场所的整洁、舒适,提供符合客人需求的设施和服务,如饮品、糕点、网络连接等。
二、接待实施阶段1.接待人员的礼仪培训:接待人员应接受专业礼仪培训,了解与VIP 客人接触中的应对技巧和注意事项,如着装、言谈举止等。
2.迎接客人:提前到达接待地点,准备好迎接VIP客人,用热情友好的态度与客人打招呼并致以问候,主动介绍自己的身份和职务。
3.客人身份核实:核实客人的身份,确保正在接待的是预期的客人,并与预定信息核对一致。
4.详细询问来访目的:与客人交流并询问来访目的,了解客人需求和期望,为后续安排提供指导。
5.安排饮食和会议设施:根据客人的需求和在接待场所的停留时间安排合适的饮食和会议设施,如需要午餐或会议室等。
6.提供必要的服务和支持:根据客人的需求,及时提供必要的服务和支持,如打印文件、帮助预定交通工具等。
7.提供个性化服务:根据客人的个人喜好和需求,提供个性化的服务,如提供特定的饮品或安排特定的娱乐活动等。
8.陪同参观或安排会议:根据客人的需求,安排适当的陪同人员,为客人进行参观或会议,并提供必要的引导和解释。
9.关心客人离开:在客人即将离开时,表达对客人来访的感谢,并询问客人对接待过程的满意度,以便改进服务。
三、接待后续处理阶段1.撰写接待报告:接待人员根据接待过程和接待结果撰写接待报告,汇总有关客人来访的信息和反馈,为后续工作和客户关系维护提供依据。
2.后续跟进工作:根据VIP客人的需求和来访目的,及时进行后续跟进工作,如发送感谢信函、介绍重要资源等,以巩固客户关系。
一、制度目的为提高酒店服务质量,提升酒店形象,规范公关招待行为,特制定本制度。
二、制度适用范围本制度适用于酒店各部门在接待重要客户、合作伙伴、政府机关、社会团体及其他重要宾客时的公关招待工作。
三、公关招待原则1. 客户至上,服务第一;2. 实事求是,适度招待;3. 严格审批,规范操作;4. 保密原则,防止泄露。
四、公关招待流程1. 提前准备(1)市场部经理或办公室主任填写《接待通知单》分发各部门,对环境布置、人员要求、所需物品、设施、音响做好相应的规定;(2)落实主要负责人和各项准备工作的完成时间。
2. 迎宾规格(1)制作专门欢迎横幅和水牌;(2)四大经营部门各抽2名咨客穿着统一红色旗袍提前15分钟在大堂门口迎客;(3)总经理亲率各部门正副经理穿齐制服提前15分钟在大堂门口列队欢迎客人;(4)客人的车队到后,车场保安立刻行军礼,并迅速为客人打开车门;(5)如天气下雨,保安部还须备好雨伞准备为客人挡雨。
3. 接待规格(1)中餐经理提前3天落实专门菜单和各项所需原材料的准备工作;召开出品部会议,强调出品的质量;对某些特殊菜式提前进行试食;(2)餐厅接待:如果是宴会,开餐前必须召工班前会,落实各项具体接待工作;如是散餐,必须安排楼面领班级以上人员为该客人服务,各部门经理集中敬酒并互赠名片;(3)客房接待:对a级客人入住的客房摆放高级贺卡及总经理名片,送鲜花、水果;入住前1天须做好准备。
4. 招待费用控制(1)严格按照预算执行,不得超支;(2)严格控制招待范围,避免铺张浪费;(3)接待过程中,注意节约,合理使用资源。
五、监督检查1. 总经理助理在客人到达前1小时,完成对各项准备工作的质量检查;2. 各部门主管负责监督本部门执行公关招待制度的情况;3. 定期对公关招待工作进行总结,发现问题及时整改。
六、奖惩措施1. 对严格执行本制度,取得良好效果的部门和个人给予表彰和奖励;2. 对违反本制度,造成不良影响的部门和个人,给予通报批评、经济处罚等处理。
商务公关接待方案在商务活动中,公关接待起着非常重要的作用。
良好的公关接待能够提高企业在客户心目中的形象和口碑,增强客户对企业的信任和满意度。
因此,制订一套完善的商务公关接待方案对企业的经营发展具有重要的意义。
一、接待准备1.了解客户情况:在接待客户前,先了解客户的基本情况,包括客户来访目的、需求、偏好等。
可以通过电话、邮件等途径与客户沟通并建立联系。
2.安排接待人员:接待人员必须熟悉接待流程和商务礼仪,具有沟通能力和表达能力,且需打扮整洁,举止得当。
3.制定接待方案:根据客户情况和接待需求制定接待方案,涉及到场所、时间、饮食、活动等多个方面。
二、接待流程1.到达之前:在客户到达前,安排专人对接客户,确保接待人员的到场时间和企业形象的整体印象。
2.接待过程中:接待人员需主动关注客户需求和感受,及时提供服务和帮助。
在交流过程中,要适度展示企业的实力和成就,但不要过于炫耀。
3.接待结束后:在客户离开后,及时与客户沟通反馈,了解客户的感受和建议,并做好后续跟进工作。
三、接待要点1.场所要整洁舒适:场所中的桌椅、地面、墙壁等设施要保持整洁干净,现场布置也要符合客户的要求和喜好。
2.餐饮要考虑客户口味:在接待过程中,提供的餐饮要根据客户需求和口味进行匹配,给予客户良好的食品体验。
3.活动要精简高效:在接待活动中,活动的精简和高效能让客户感受到您的专业性,在短时间内达到目的,并给予客户足够的关注和宾至如归的体验。
4.礼物要有实用价值:精心准备的礼物稍显心意,礼物选择要有实质性的意义,并且不能太过夸张。
四、接待考量1.调整策略:在接待客户的过程中,因为种种原因,客户的态度可能会有变化。
在这种情况下,接待人员需要及时调整策略,使客户尽快回到与企业良好合作关系的状态。
2.跟进反馈:在接待之后,及时跟进客户的反馈和建议。
在下一次接待之前,改进客户反馈对企业形象提高及成交率提高的作用非常显著五、结语良好的商务公关接待方案能够提高企业形象和品牌价值,提高客户对企业的满意度和信任感。
商务公关接待方案1. 概述商务公关接待是企业与客户、供应商、投资者等商务伙伴进行沟通交流的重要环节。
一个精心设计的商务公关接待方案可以提升企业形象,增强信任感,提高客户满意度。
本文将介绍商务公关接待的流程及注意事项,并给出一份可行的商务公关接待方案。
2. 商务公关接待流程2.1. 接待前准备接待前的准备工作非常重要,包括以下几个方面:2.1.1. 了解来访客户背景在接待前,要了解来访客户的背景信息,例如客户的行业、业务范围、产品特点、需求等。
此外,还应了解客户的文化背景、习俗和礼仪,以便在接待过程中避免冒犯客户。
2.1.2. 确认接待人员及时间地点接待前要明确接待人员的身份,职责和权限,并确定接待时间和地点。
2.1.3. 接待场所布置接待场所的布置要有商务氛围,要洁净、整洁、舒适。
布局应紧凑,方便交流,同时还需要提供充足的饮品和餐点。
2.2. 接待过程2.2.1. 会议开始首先,接待人员应向来客介绍自己和其他接待人员,并表达对客户造访的感谢之意。
接下来,介绍会议议程和流程,以便让客户对接待过程有清晰的认识。
2.2.2. 企业介绍在会议进行过程中,接待人员应向客户介绍企业概况、规模、地位等基本信息。
此外,还可宣传企业在行业内的领先地位、先进技术和成功案例。
2.2.3. 具体业务介绍针对客户需求,接待人员应介绍企业在该领域的具体业务范畴,以及企业提供的服务、产品和解决方案。
同时,还要着重介绍企业所具备的技术、产品优势及优势行业解决方案等。
2.2.4. 反馈及答疑在介绍完企业的所有业务后,应留足时间接受客户的提问、反馈和意见,以便更好地了解客户需求和反馈意见。
2.3. 接待后工作2.3.1. 建立联系在接待结束后,接待人员应尽快与客户进行联系,建立稳固的合作关系,并及时反馈会议内容和讨论结果。
2.3.2. 总结分析会议在接待结束后,应及时组织会议记录,并进行总结、归纳和分析,以便改善下次接待方案。
3. 商务公关接待注意事项3.1. 接待过程中应注意做到以下几个方面:3.1.1. 风度翩翩接待人员应尽量维持好的声音、姿态、表情和举止等礼仪,以便对客户有好的印象。
公关接待的工作内容公关接待是指负责接待和处理外来访客、客户、媒体代表等的工作。
作为一种重要的沟通和形象塑造工作,公关接待在企业中扮演着重要的角色。
下面将详细介绍公关接待的工作内容。
一、接待外来访客公关接待的首要任务是接待来访的外来访客。
无论是客户、合作伙伴、媒体代表还是政府官员,都需要得到热情周到的接待。
接待工作包括迎接访客、引导访客到达指定地点、提供所需的资料和信息等。
在接待过程中,要用礼貌和友好的态度与访客沟通,关注访客的需求,并及时解答疑问。
二、安排会议和活动公关接待还需要安排会议和活动。
这包括与访客的商务会谈、合作洽谈、项目推介等。
接待人员需要提前准备会议室、设备、文件资料等,并确保会议的顺利进行。
同时,还需要组织安排相关的活动,如参观工厂、参加庆典、举办招待会等,以增进互相了解和友好合作。
三、解决问题和协调工作在公关接待的过程中,难免会遇到各种问题和困难。
这时,接待人员需要及时解决问题,并与各部门进行协调工作。
例如,如果访客有特殊需求或投诉,接待人员需要与相关部门沟通,协调解决。
此外,还要与其他员工进行有效的沟通和协作,确保各项工作的顺利进行。
四、提供信息和咨询服务公关接待也需要提供信息和咨询服务。
访客可能对企业的产品、业务、发展方向等有疑问,接待人员需要提供准确、及时的信息回答。
此外,接待人员还需要向访客介绍企业的背景、优势、成就等,以增强企业的形象和知名度。
在提供信息和咨询服务的过程中,要注意语言表达清晰,态度热情友好,以给访客留下良好的印象。
五、处理媒体事务在公关接待中,接待人员还需要处理媒体事务。
这包括接待媒体记者、安排媒体采访、回答记者提问等。
接待人员需要了解媒体的需求和规则,与媒体保持良好的沟通关系,并及时提供准确的信息。
同时,还要注意企业形象的塑造和维护,确保媒体报道的准确性和正面性。
六、记录和整理工作公关接待的工作还包括记录和整理工作。
接待人员需要记录访客的来访信息、事务处理情况等,以备后续参考和使用。
公关人员如何做好礼宾接待在公关工作中呢,接待往往是必不可少的。
实际的公关工作,主要的是一种对外交往,它往往少不了自己要走出去。
但也不能否认,在实际工作中,我们还会把别人请进来,还有一个接待的问题。
比如,举行一个重大的公关活动,记者招待会,新闻发布会,开业剪彩、庆典仪式。
有时候客人会来很多,高朋满座,盛友如云。
在这样的情况下恐怕接待礼仪就会显得非常重要。
如果说接待礼仪指的是现场接待的具体细则的话,那么礼宾讲的就是一种对客人总体接待的规则。
不管公关人员还是其他任何社会组织的从业人员,待客都要热情而友善,这是最基本的礼仪。
坐、请坐、请上座,茶、上茶、上好茶。
这是必讲的。
但是,说实话,很多人对具体细则不清楚。
这里想问一个问题,假定你是公关人员,我到你的办公室去了或者我到你家去了,你招待我喝饮料。
你应该如何招待客人喝饮料?就是茶、上茶、上好茶。
你招待我喝茶会注意什么问题?如果你问我喜欢喝什么茶,那你就倒霉了,你这就不是训练有素的公关人员所应有的表现。
那么公关人员应该怎么表现呢?我给你下了个套,其实这个问题很麻烦。
有一次一家公司说要请我去做一个讲座,董事长说先来跟我见见面。
结果董事长没有来得及赶过来,迟到了。
他的公关经理过来了,公关经理大概也就是大学刚毕业的一个女孩,长得挺漂亮,也挺热情。
那女孩上来就跟我说:金教授,董事长在路上呢,让我先赶过来,老板说了,说我们有求于你,让我伺候好你,要什么给什么。
我说:姑娘,你不能这么说话,这么说话你就倒大霉了。
你招呼我喝点饮料算了。
她问:金老师您喝点儿什么?"您喝点什么",这叫开放式问题,你会给客人无限选择。
她当时问我喝点儿什么?我说来杯路易十三吧。
她眼都直了:你还真要,我口袋里一共就一千钱多块钱,加上信用卡也不到三千,听说那一瓶路易十三一万多。
我说那你给我来豌豆汁儿吧。
她是南方人,她不知道什么叫豆汁,豆汁是北京人喝的,当时那里只有豆浆。
其实,我是在刁难她。
礼仪/职场礼仪公关迎接接待礼仪*主要从握手;迎接礼仪;介绍礼仪;接待礼仪;进行讲述。
其中包括:握手时力度要适中,太轻给人以轻视;太重,也不好、握手时在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手、了解客人基本情况、确定迎送规格、布置接待环境、做好迎客安排、与行政或公交部门联系,按时安排迎客车辆、预先为客人准备好客房及膳食、若对所迎接的客人不熟悉,需准备一块迎客牌、要先介绍最高领导,依次介绍、把男士介绍给女士、把小的介绍给老的、飞机场接人时,拿行李,安排住宿、引导,要走在客人前面、要让客人走楼梯的内侧,主人走外侧等,具体材料详见:一、握手1、握手时力度要适中,大家可以练练。
太轻给人以轻视;太重,也不好。
2、时间:在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手。
二、迎接礼仪1了解客人基本情况接到来客通知时,首先要了解客人的单位、姓名、性别、民族、职业、级别、人数等。
其次要掌握客人的意图,了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。
第三要了解客人到达的日期、所乘车次、航班和到达时间,然后将上述情况及时向主管人员汇报,并通知有关部门和人员做好接待的各项准备工作。
2确定迎送规格按照身份对等的原则,安排接待人员。
对较重要的客人,应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送;亦可根据特殊需要或关系程度,安排比客人身份高的人士破格接待。
对于一般客人,可由公关部门派懂礼仪、有礼貌、言谈流利的人员接待。
3布置接待环境良好的环境是对来宾的尊重与礼貌的表示。
接待室的环境应该明亮、安静、整洁、幽雅,配置沙发、茶几、衣架、电话,以备接待客人、进行谈话和通讯联络之用。
室内应适当点缀一些花卉盆景、字画,增加雅致的气氛。
还可放置几份报刊和有关本单位的宣传材料,供客人翻阅。
4做好迎客安排三、介绍礼仪与行政或公交部门联系,按时安排迎客车辆;预先为客人准备好客房及膳食;若对所迎接的客人不熟悉,需准备一块迎客牌,写上“欢迎先生(女士)”以及本单位的名称;若有需要,还可准备鲜花等。
公关接待事务管理规定 This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020公关事务管理制度第1章总则第1条目的为加强对公司形象的建设与管理,保持与社会、员工的沟通和理解,规范公司的公关活动和行为,特制定本办法。
第2条管理职责公司公关事务由行政部统一管理,公司高层领导负责整体协调公关工作。
第3条公关原则1.公司对外口径保持一致,不能各自表述。
2.动员公司全员参与公关。
3.根据公关目标、任务和对象,精心设计、策划公关方案,可以起到事半功倍的效果。
4.切忌弄虚作假、夸夸其谈。
第4条行政公关人员的素质要求公关人员应具备广泛的学科知识(如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识)、较合理的能力结构(如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等)、良好的心理素质等。
第2章公关管理内容第5条公关目标1.树立公司良好的信誉和形象。
2.改善、适应公司的运作环境。
3.联络公众和传递内外信息。
4.辅助决策和协调人际关系。
5.提高公司的社会效益和经济效益。
第6条公关对象1.业务关系单位,包括顾客、供应商和竞争对手等。
2.公司内部对象,包括员工、股东等。
3.公司外部对象,包括新闻媒体、政府机关和社会公众等。
第7条公关方式维护公共关系所采取的主要方式如下表所示。
公关方式第3章企业形象管理第8条公司视觉识别系统是规范企业对内、对外形象管理的重要手段。
第4章重大公共关系活动管理第9条凡重大公关活动,由公司领导亲自组织和领导。
必要时可聘请、委托专业公关咨询公司或企划人员策划公关方案。
第10条分公司举办的重大公关活动,其涉及有关公司重要公关活动的文字、照片和音像资料,必须自活动结束之日起日内上报行政部。
参观管理规定第1条目的为规范公司来宾参观接待程序,特制定本制度。
第2条参观种类参观种类可以分为如下图所示的两大类别。
参观种类 第3条 参观规定1.凡欲参观公司者,需事先与公司行政部取得联系,并填写“参观申请表”。
公关活动与公务接待制度1. 前言本公司为规范公关活动与公务接待行为,提高企业形象,强化沟通合作,特订立本制度。
该制度适用于全体员工,包含行政人员、销售人员及其他相关从业人员。
全部员工在参加公关活动与公务接待时,应严格依照本制度中的规定执行,以确保公关活动与公务接待的透亮度、合法性和合规性。
2. 公关活动管理2.1 政策订立与审批1.公关活动涉及的政策、原则和流程由公关部门负责订立,并报批公司高层领导。
2.各部门在执行公关活动前,必需提前向公关部门提交公关活动方案,并获得公关部门的批准。
2.2 预算与费用管理1.公关活动的费用由各部门预算并承当,相关费用由财务部门核准支出。
2.公关活动的费用必需符合公司费用管理规定,各部门应在预算管理下合理掌控费用。
2.3 合作供应商选择1.公关活动需与合作供应商合作时,各部门应依据公司采购规定,选择合规、专业的供应商,并与供应商签订合作协议。
2.在选择合作供应商时,应进行多方比较,确保选择最符合公司利益和形象的供应商。
2.4 活动与内容准备1.公关活动内容应与公司战略相契合,能够有效传递企业形象和价值观。
2.活动准备工作应确保严谨、缜密,包含活动计划、媒体发布、宣传物料等。
3.活动期间的礼品赠送应符合行业规范,且不得违反公司政策和法律法规。
2.5 活动成效评估1.对每次公关活动,应及时进行整理和分析,评估活动的有效性和成效,并对活动结果进行总结和反馈。
2.活动评估结果应及时向公司高层呈报,为今后的公关活动供应参考。
3. 公务接待管理3.1 接待对象选择与邀请1.公务接待对象必需与公司业务相关,或为公司合作伙伴、政府官员等。
2.接待对象应经过严格筛选,确保其地位和影响力与接待布置相匹配。
3.2 接待计划与预算1.全部接待活动必需有明确的接待计划,包含活动内容、时间、地方、费用预算等。
2.接待费用须经过正式审批,明确预算额度,并在费用范围内合理布置接待活动。
3.3 接待活动布置1.接待活动应严格依照接待计划进行,确保活动顺利进行,并尽可能满足接待对象的需求。
公司接待管理制度(精选9篇)公司接待管理制度篇1一、来人接待1、来人时,要按照一起身、二让坐、三倒水、四询问、五解答或办理、六送客“六个环节”的顺序操作,态度热情,语气平和。
2、需引见领导的,经报告后予以引见。
未能与领导取得联系的,于当日内报告领导。
二、接打电话1、办公室及值班科室要坚守岗位,确保办公室电话畅通。
2、接打电话时,要使用文明用语,语调高低适中,态度谦虚,语言清晰,简单明快。
要将来话单位、来话人、来话时间、内容记清并及时通知有关领导及个人。
凡会议通知,要记清会议时间、地点、内容、会期、参加人员及要求,及时告知办公室人员,由办公室处理。
三、来人招待1、招待标准本着厉行节约、严禁浪费、杜绝不正之风的原则,对来客确需招待的,从严掌握,严格按市里规定的招待标准办理。
2、招待安排:单位来人时,经主要领导批准后,由办公室按要求安排,并将餐后明细送主要领导审阅,严禁假公济私、损公肥。
凡违反规定,私自安排的自行负责。
3、确因工作原因耽误就餐,经主要领导批准,安排加班餐,标准按每人8元执行。
公司接待管理制度篇2一、目的为使公司的各类接待工作有章可循、有条不紊,并不断提升公司的综合能力,就同行、业务关系往来单位及行政主管部门的考察、参观特制定本制度。
二、接待流程1、各部门/项目在接到有要来公司考察、参观信息后要提前通知预订参观项目负责人或相应职能部门负责人,以便各项目/部门做好充分的接待准备。
2、各项目/部门在接到考察、参观信息后应及时做好准备,以便检查、参观。
三、接待前准备1、对小区进行大扫除,做到辖区地面上没有明显垃圾;绿篱中没有白色垃圾;小区没卫生死角;2、辖区内及消防通道没有乱堆乱放的现象;3、办公室卫生:做到干净整洁;桌上的物品摆放整齐;4、所有员工须着工装、带工号牌、系领带,保安人员系素带,带帽子(温度超过32摄氏度可以不带);5、打扫会议室,并根据气温的不同开空调或风扇,准备茶水、水果、烟及槟榔;6、预定参观路线,并在接待前对预备参观路线进行摸底,以确保留给检查人员最好的影响;8、选定陪参观的人员要对检查的内容及实施的情况、项目的基本情况以及公司的基本情况进行了解,以便更好的进行接待;四、检查接待1、小区出入口对来访的人员、车辆按照公司的制度实行来访登记,值班人员在检查人员进出时要敬礼;2、有专人陪同检查人员进行检查,并对提出的问题进行解答;3、会议室有专人进行接待;五、注意事项1、倒茶不能倒满杯只能倒60%―70%,上茶时应一手拿柄一手托杯底;2、准备水果时应尽量选不用剥皮、不用吐子,梨类不能购买;3、会议桌上要准备相应数量的抽纸和烟灰缸,并视情况及时清理垃圾;4、客户人员在当检查人员到来时应起身,表示迎接。
商务公关接待方案1. 前言商务公关接待是企业间相互交流合作的重要环节之一,它直接影响到企业的品牌形象和业务发展。
因此,在接待客户时,我们需要制定一套完善的方案,以确保客户感到舒适、满意并有信心与我们合作。
2. 客户接待前的准备在客户来访之前,我们需要做好以下准备工作:2.1 确认来访计划在客户提出来访计划后,我们应及时与其确认具体时间、人数以及来访目的,以便为接待做好进一步准备。
2.2 确认客户需求了解客户的一些基本信息以及需求,并制定详细的接待方案以达到客户满意的目的。
2.3 安排接待人员为客户的接待安排专人负责,确保在客户到访前完成理论操作。
2.4 安排接待场所根据客户需求以及接待人数确定接待场所,并确保场所的环境整洁、舒适,并且设备完好。
2.5 安排细节问题在客户到来之前,需要进行细节问题的检查和安排,如宣传资料的准备、接待饮品的准备、椅子的摆放等等。
3. 客户接待流程客户到来后,我们应该按照制定好的接待方案,进行有条不紊的流程安排。
一般流程如下:3.1 接待客户接待专人应当准时到达任意约定地点,与客户见面,并做好简短的自我介绍和问候。
3.2 引领客户接待人员应带领客户到达接待场所,并介绍场所的基本情况。
3.3 客户对接公司人员与客户代表认真对接,了解客户需求和合作意向,并提供公司业务的基本信息。
3.4 交流谈判双方围绕合作的具体内容进行深入交流,包括技术细节、商务条款、合作模式等方面。
3.5 酒水招待为客户提供酒水,例如茶水,确保环境温馨,舒适。
3.6 陪同参观如果客户需要参观公司的一些设施设备等,在进行详细介绍并陪伴客户参观。
3.7 送客在商务公关接待过程结束后,专人陪同客户到达下一驻地,并进行恰当的告别和谢意表达。
4. 注意事项商务公关接待的过程中需要注意的事项有:4.1 尊重客户要对客户表示敬意,尊重对方的意愿和与其直接或间接相关的个人观念。
4.2 细节准备自始至终,要注意细节的处理和考虑,包括场所的整洁、饮水服务等等。
公关接待治理制度第一章总那么第一条公关接待是公司行政事务和公关活动的重要局部,为了加强对外公共关系、提高宣传效果、树立公司良好的外部形象,标准公共接待工作,特制订本制度。
第二条本制度规定的接待包括公司各部门经营治理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参看等方面的安排和工作。
第三条本制度适用于公司各部门。
第二章公关接待原那么第四条接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密〞的原那么,使客人欢乐而来、满足而回。
〔一〕平等原那么:一般情况下,级不与权限相等,对等接待,特不情况高规格接待;〔二〕对口原那么:各部门对口接待为主,综合性接待时由公司行政部牵头、相关部门予以协助;〔三〕节约原那么:招待来宾力求从简,不展张白费,不重复宴请,主方人数原那么上不多于来宾人数。
〔四〕周到原那么:接待任务的交接应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到;〔五〕保密原那么:一直宾介绍情况时,注重保守公司隐秘,巧妙回避不宜答复的咨询题,果断拒尽恶意竞争的同行或间谍以来访为名窃取公司的隐秘。
第五条其他规定〔一〕不得以任何理由拒尽善意的来访者。
假设因人数太多而不便一次接待的,在条件答应的情况下,应通过分批形式接待;〔二〕因工作需要安排客人用餐、住宿、用车、订票、酒水、礼品赠予的,必须提早一天〔12小时〕以上通知行政部;〔三〕因工作需要安排客人在酒店用餐时,须自备酒水,由负责接待人员填写烟酒礼品出库单,并由该部门负责人签字,交常务副总审批签字后,方可在行政人事部烟酒礼品库领取酒水,酒店的酒水费用由部门负责人担当。
〔四〕凡进住酒店的客人,公司只负责其住房费用、早餐费;其间发生的洗衣费、小酒吧费用、有限电视费等其它费用,原那么上公司不予支付,负责接待人员须事前与客人交待清晰;〔五〕接待的所有费用纳进接待部门预算考核,用车费用划进行政人事部。
第三章接待级不第六条接待级不〔一〕一级接待:要紧是指市委书记、市长;〔二〕二级接待:要紧是指副市长;〔三〕三级接待:要紧是指县委书记、县长;〔四〕四级接待:要紧是指副县长、处级、区级干部;〔五〕五级接待:要紧是指科级干部;〔六〕六级接待:要紧是指一般客户、业务人员等;第七条客人住宿标准、客人礼品标准、客人游玩景点标准及其他特不接待标准报董事长或常务副总裁或分管副总裁批示。
公关和接待制度
1总则
1.1为使公关和接待工作规范有序,体现公司形象,控制招待费用,特制订本制度。
1.2本制度适用于阳泉市南煤龙川发电有限责任公司公关和接待工作。
2职责分工
2.1综合部是公司公关和接待工作归口管理部门,负责接待工作的组织协调。
2.2各部门负责专业对口接待,按照综合部统一安排做好公关接待工作。
3管理内容
3.1公关管理
3.1.1搞好与地方政府及政府各职能部门的工作关系,定期进行工作联系,做到坚持原则,有礼有节。
3.1.2搞好公司与周边地区单位、农村的工作协调。
3.2公关招待费用开支范围
公关招待费用是用于业务交往和其他工作需要发生的一些必要的招待开支。
对不属于公司业务交往的活动和与工作无关的往来,一律不安排招待。
3.3接待原则
3.3.1平等原则。
对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑
不亢。
一般情况下,级别与权限对等出面,上级领导视察,由公司主要负责人接待。
3.3.2对口原则。
专业部门对口接待,招待费用由综合部统一管理。
3.3.3节约原则。
招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,本着“必要、合理、节约”的原则开支。
3.3.4周到原则。
接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。
3.3.5保密原则。
向来宾介绍情况,注意保守公司机密。
3.4公关和接待规则
3.4.1公关活动规则
3.4.1.1需要公司领导参加会议或出席重要活动的,由综合部提出方案,请示总经理后统一安排。
3.4.1.2需要部门负责人出席会议或重要活动的,由综合部按业务分工请示公司分管领导后统一安排。
3.4.2接待工作规则
3.4.2.1凡来公司指导工作的上级有关部门、相关业务单位,可视情况安排食宿。
公司需在外地招待的客人可就地安排,但必须事先向综合部提出申请。
3.4.2.2重要来访招待,原则上用工作餐,可安排一次宴请。
重要来客或因业务需要停留时间较长者,可视情况增加一次宴请。
3.4.2.3普通来访人员一般安排工作餐;特殊情况或事关公司业务成败
者,由综合部提出申请,经总经理批准后安排宴请。
3.5接待规格的确定
3.5.1高规格接待由公司主要负责人作陪。
此适用于上级机关派员来人、其它单位来员洽商重要事宜。
3.5.2对等接待。
主陪人职务与来宾相当。
适用于一般性接待活动。
3.5.3低规格接待,主陪人职务低于来宾。
适用于日常业务往来。
3.6接待工作的分工。
3.6.1与公司直接联系的参观学习来宾,由综合部统筹安排,有关部门协助做好资料准备和现场介绍工作。
3.6.2相关业务单位来公司办理有关事务的,接待由对口部门负责。
3.6.3股东方来宾,地方政府领导、劳动人事、法律治安、党群工团、工商管理、社会保障部门等方面的来宾由综合部负责接待。
凡没有接待对口部门的来人由综合部接待。
3.6.4税务、财政、审计,银行、保险、会计师事务所、投资方、公司监事等来宾由综合部部负责接待。
3.6.5外事接待由综合部负责。
按业务性质与有关部门共同拟定接待工作方案,并经公司有关领导批准后办理。
3.7接待内容和程序
3.7.1日常接待工作
3.7.1.1对事先联系的客人,相关部门要及时了解来宾的意图、职务、人数、到达时间等情况,提前安排好食宿、会见的领导及有关人员、地点、时间。
3.7.1.2对未联系直接来公司的客人,了解来客身份,及时安排接待,或按专业转介到对口部门进行接待。
3.7.1.3来客需在公司就餐的,接待部门至少提前一小时联系综合部,并办理就餐手续。
3.7.1.4凡来公司视察参观人员,由综合部统一安排,并由相关业务部门人员负责进行现场介绍。
3.7.2重要接待工作。
主要指上级领导、地方政府主要领导到公司视察指导时的接待工作。
3.7.2.1接受任务。
及时了解来宾身份、人数、来意、大体停留时间,掌握所乘车、船、机班次,抵达时间、地点,并提前向公司领导汇报。
3.7.2.2布置接待。
在来宾抵达前初步制订好接待方案,提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报总经理审批。
3.7.2.3迎接安排。
来宾抵达前须提前联系宾馆,落实客人的房间、就餐地点、时间等。
按抵达时间,派人派车迎接。
3.7.2.4看望、商议日程。
来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。
3.7.2.5安排有关领导会见。
按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
3.7.2.6安排好现场参观,确定陪同人员和参观路线,并通知现场人员作好准备;对于上级检查,要安排汇报、座谈会。
3.7.2.7需到附近观光、游览的,安排好行动路线、陪同人员及照相、摄像
等服务。
3.7.2.8送别。
主动征询客人意见,及时为客人订购返程票,并安排好送站的人员、车辆等。
3.7.2.9小结。
每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。
3.7.3会议接待工作。
包括各类大、中型会议。
3.7.3.1综合性会议由综合部提出会议预算,拟订接待方案,经总经理批准后组织实施;其他专业性会议由相关部门主办,综合部配合,主办部门提出会议预算和接待方案,经综合部审核并报总经理批准后组织实施。
3.7.3.2会议主办部门会同相关部门组成会务组,具体做好以下工作:了解会议内容、时间、人数、年龄、性别、职务、民族、车(机)班次,到站时间等情况;研究、拟定接待程序、会议指南;客房的合理分配;确定用餐标准、方式;安排好接站和会务用车;根据会议主办部门要求,安排好文体娱乐、参观、游览等活动。
3.7.3.3会议的接待用餐及会外活动,由会务组与会议主办部门商定。
3.8接待标准
3.8.1来客接待用餐一般以工作餐为主,其标准:每人每餐不超过20元。
3.8.2需要安排宴请的,按有关程序办理,其费用标准为:公司高级管理人员宴请,每人每餐100元;部门宴请每人每餐50元。
原则上用当地烟、酒。
特殊情况需要提高标准的,报总经理批准。
3.8.3住宿标准:参照财务有关规定的标准执行。
3.9接待费用的审批程序。
3.9.1接待用品。
日常接待用品如烟、茶、饮料等,由综合部提出计划,经总经理审批后,由综合部负责按计划采购和管理。
3.9.2纪念品。
赠送纪念品以地方特产为主,价值视来客人员情况酌情掌握。
纪念品赠送由需用部门提前提出申请,经综合部报总经理批准后,由综合部负责采购,需用部门负责赠送。
3.9.3工作餐。
由接待部门到综合部填写工作餐申请单,综合部负责人批准,接待部门按要求安排用餐。
3.9.4宴请。
接待部门填写宴请招待申请单,经综合部负责人审核,接待部门报总经理审批。
3.9.5在本市以外的招待活动,事前应办好申请单。
3.10接待费用报销。
接待费用报销必须凭批准后的用餐申请单、合法发票,按规定程序审批报销。
4检查执行
4.1综合部负责监督和落实本制度执行情况。
4.2公司考核办负责对本制度执行和监督情况实施检查考核。
4.3本制度由综合部负责解释。
4.4本制度于2008年11月1日发布。
4.5本制度于2008年12月1日起执行。