卷内备考表标准

科学技术档案案卷构成的一般要求为加强科学技术档案管理，提高案卷质量，更有效地服务于经济建设，特制定本标准。

主题内容与适用范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。

本标准适用于一般科学技术档案的案卷管理。

某些形式特殊的科学技术档案的案卷要求可参考本标准。

术语科学技术档案是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。

案卷由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

卷内目录案卷内登记文件及其排列次序的目录。

卷内备考表说明案卷内文件状况的表格。

档号档案的编号。

包括分类号、项目代号、案卷号。

项目代号产品、工程、课题、设备的代字或代号。

组卷要求组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。

产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷。

与产品、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的；管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。

要保证案卷内所反映问题的科技文件材料的齐全完整。

案卷内科技文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容。

案卷内科技文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。

案卷内科技文件材料的排列产品按设计（含初步设计、技术设计）、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列，也可按其产品系列、结构（部件或组件）排列。

科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。

基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等排列。

设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。

随机图样也可单独组卷。

管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

行政执法案卷制作规范第一条为加强和规范城市管理行政执法案卷管理，进一步促进依法行政，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省依法行政考核办法》和《江苏省城市管理行政执法规范（试行)》等法律、法规的规范，结合工作实际，制定本规范.第二条本规范所称行政执法案卷，是指行政执法活动中形成的、具有查考利用的、能反映案件真实情况、体现整个行政执法过程、有保存价值的各种文字、图表、声像、证物等不同形式的历史记录，包括行政执法过程中制作并使用的文书和所取得的证据载体材料，以及产生的其他具有法律效力或者法律定义的材料。

第三条城市管理行政执法机关具体办理行政执法事项的机关处（科、室）和执法机构，均应按本规范做好行政执法案卷管理工作.行政执法案卷管理绩效列入行政执法责任制、依法行政考核、法制工作考核、本单位综合绩效考核内容.第四条行政执法案件承办人在受理案件后，应当收集本案的各种文书及证据材料。

案件办结后，应核查案件材料是否齐全完整，发现缺漏和法律手续不完备的，及时补齐或在法律允许范围内进行补救,以确保案卷材料的完整性、规范性.第五条案卷文书材料一般应使用计算机打印的文书原件，尺寸规格为A4型纸;不能使用文书原件的可使用与原件核对无误的A4型纸张复印件,并注明出处及加盖文书原件保管单位公章.文书材料确需手工填写的，不得使用不耐久字迹材料书写,应使用黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写，字体工整、清晰。

文书材料有涂改的应更换修正后的文书原件，不能更换的应由相关人员在涂改处加盖印章或按手印.第六条行政执法案卷立卷归档，一般按年度编号，一案一卷一号，区分行政许可、行政处罚、行政复议、违纪处理等不同类别.案卷材料较多的可分为正卷、副卷，结论性材料归入正卷,依据性材料归入副卷；涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的文书材料，应归入副卷保存。

案卷文书材料较少的可按工作阶段合订立卷。

第七条案卷文书材料编目顺序，应体现行政执法程序，其排序的原则:1、密不可分的材料依顺序排列在一起；2、文件材料在前、证据材料在后；批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；3、结论性材料在前,案件（许可）办理的客观进程形成的案件材料按自然顺序排列在后。

...建设工程文件归档整理规范1 总则1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。

1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。

专业工程按有关规定执行。

1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。

2 术语2.0.1建设工程项目（construction project）经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。

它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

2.0.2单位工程（single project）具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

单位工程中可以独立组织施工的工程。

2.0.4建设工程文件（construction project document）在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

2.0.5 工程准备阶段文件（ seedtime document of a construction project ）工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2.0.6监理文件（project management document）监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

2.0.7施工文件（constructing document）施工单位在工程施工过程中形成的文件。

2.0.8竣工图（as-build drawing）工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

2.0.9竣工验收文件（handing over document）建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2.0.10建设工程档案（project archive）在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

卷内备考表说明：本卷为合同项目开工令及开工申请表、技术交底、合同协议书等，包括科技文件9件，共计40页。

在组卷时按照《水利工程建设项目档案管理规定》进行分类组卷。

格式统一按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》设置。

立卷人：年月日检查人：年月日卷内备考表说明：本卷为施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审核文件，包括科技文件3件，共计43页。

在组卷时按照《水利工程建设项目档案管理规定》进行分类组卷。

格式统一按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》设置。

立卷人：年月日检查人：年月日卷内备考表说明：本卷为建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复试单及试验报告，包括科技文件8件，共计116页。

在组卷时按照《水利工程建设项目档案管理规定》进行分类组卷。

格式统一按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》设置。

立卷人：年月日检查人：年月日卷内备考表说明：本卷为设计变更通知、工程更改洽商单，包括科技文件1件，共计2页。

在组卷时按照《水利工程建设项目档案管理规定》进行分类组卷。

格式统一按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》设置。

立卷人：年月日检查人：年月日卷内备考表说明：本卷为施工放样记录及有关材料，包括科技文件1件，共21页。

在组卷时按照《水利工程建设项目档案管理规定》进行分类组卷。

格式统一按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》设置。

立卷人：年月日检查人：年月日卷内备考表说明：本卷为隐蔽工程验收记录，包括科技文件5件，共计16页。

在组卷时按照《水利工程建设项目档案管理规定》进行分类组卷。

格式统一按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》设置。

立卷人：年月日检查人：年月日卷内备考表说明：本卷为工程质量检查自评材料，第一分部北干渠改造工程，第1-5单元评定资料，包括科技文件5件，共计133页。

该卷为工程质量检查自评材料第一册。

在组卷时按照《水利工程建设项目档案管理规定》进行分类组卷。

格式统一按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》设置。

文书档案案卷格式（国家标准）GB/T 9705-19881 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。

2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。

各项目具体位置、尺寸。

2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。

填写全宗名称必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。

不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。

在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。

案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

文字应力求简炼、明确。

2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。

2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

备考表问题作者：沧海一粟整理来源：《档案管理》2010年第01期zzia050406220：卷内备考表是为了说明卷内文件的整体状况的，新的整理规则施行以后，文书档案以件为单位进行整理，不再组卷。

那么，卷内备考表是不是也随着卷的结束而不再存在了呢?那么它原来发挥的作用如今又通过什么来发挥?是不是有新的替代?临溪羡鱼：《归档文件整理规则》要求：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明(填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况)、整理人(填写负责整理归档文件的人员姓名)、检查人(填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名)和日期(填写归档文件整理完毕的日期)。

在实践中，也有的地方直接将备考表印在档案盒上。

亓晓华：我认为盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件(如转发文与被转发文、请示与批示等各组成一件)的情况进行说明备注。

填写整理人是为了明确责任，在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。

检查人项目一般由机关档案人员填写，也可与机关内部负责人联署。

日期可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。

但是据我了解，由于有些档案员对备考表的作用认识不够，个别档案员不放备考表或填写备考表时填写得不全，造成档案利用不便。

一井水：在归档文件整理系统中选择打印备考表一项，对于有情况需要说明的，需要在打印之前输入微机，然后选择打印备考表；如果没有需要说明的情况，填写上本盒共几件，从××××件至××××件，保管期限为××，整理人×××，检查人×××，归档时间×年×月×日(用阿拉伯数字表示)，选择打印，即可打印出备考表。

zzia050406220：在原来规则指导下整理的时候，组卷后要进行装订，卷内文件的次序是被固定的，或者说不容易被抽出或者替换。